Использование документов архива

 

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из ос­новных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политиче­ские, управленческие, научные, культурно-просветительские, учеб­ные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архи­ва, его технической оснащенности выбирается и форма использова­ния документов.

В государственных архивах формы использования документов; более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архи­вы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выда­вать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необ­ходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стахсе ра­боты и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых пра­вах и по другим вопросам.

Архивные справки организациям выдаются на основании запро­сов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справ­ки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и пере­дача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книж­ки, дипломы и т.д.), за исключением паспорта, военного, профсоюз­ного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявите­лям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении па­спорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверен­ные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного докумен­та должен расписаться на копии справки или на обороте копии лич­ного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдав­шую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававше­гося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения докумен­тов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправ­ление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов - ценным. Архивные справки о привлече­нии к уголовной ответственности, судимости, лишении прав граж­данства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не вы­даются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреж­дениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за кото--рых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заин­тересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направле­на справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архив­ных справок социально-правового характера. Эта работа выполняет­ся всеми архивами безвозмездно.

Архивная справка - официально заверенный документ, имею­щий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указа­нием поисковых данных документов: номера описи или номенклату­ры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке'организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законода­тельством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобио­графии не могут служить основанием для выдачи справки. При от­сутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагают­ся сведения из этих документов в хронологической последователь­ности событий, а не документов, в которых они освещаются. Вы­держки из документов заключаются в кавычки, названия организа­ций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, дан­ных включаются в архивную справку так, как они значатся в доку­ментах архива, и оговариваются в справке («так в тексте»).

В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для под­тверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекоменда­ций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии докумен­тов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью ор­ганизации.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборот­ной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заве­ренная печатью подпись руководителя организации может простав­ляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников до­кументов.

Копирование архивных документ ч. в размере до 10% от обыч­ного объема фонда может проводиться по разрешению архива, уве­личение объема копирования должно быть согласовано с руководст­вом, а по научно-технической документации — с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держате­лей документов.

Изготовление копий документа является платной услугой архи­ва, наряду с:

исполнением запросов генеалогического, историко-биографиче-ского, тематического характера;

тематическим выявлением документов;

расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов до­кументов с языка оригинала;

составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений);

проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках государственные, ведомствен­ные архивы, экономические архивы частных фирм проводят само-,, стоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными под­разделениями и организациями культурно-просветительскую работу.

По материалам архивных документов готовятся печатные доку­менты, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других ма­териалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпрета­цию архивных документов.

В архиве могут готовиться тематические подборки копий доку­ментов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информацион­ных сетях.

Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, от­раслевые центры и архивы общественных организаций издают тема­тические книжные, аудио-, видеосборники документов самостоятель­но или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубеж­ными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.

Достаточно распространенной формой использования докумен­тов в архивах любого вида является непосредственное предоставле­ние документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в обо­рудованный при архиве читальный зал или во временное пользова­ние.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организа­ции (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным • правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.

Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;

3 месяца для работников других организаций.

При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получа­теля.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища Дела подкладывается карта-заместитель с ука­занием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих докумен­ты, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соот­ветствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи еди­ницы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обна­ружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них дол­жен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользовате­лям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей ин­формации, характером и задачами поиска и интенсивностью исполь­зования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Литература к главе 12

 

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14с.

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации //Указ Президента РФ от 17.03.94 №552. - М., - 10 с.

3. Положение о Государственной архивной службе России (там же) -7с.

4. Закон РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры// Постановление ВС РСФСР от 15.12.78. - М., - 14с.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., Глав-архив СССР, 1988. - 173 с.

6. Особенности комплектования архивных фондов машиночита­емой и телеметрической документации и совершенствование мето­дов сохранности документов на пленочных носителях//Сборник на­учных трудов. - М., Росархив, 1992. - 53 с.

7. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224 с.

8. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. - М., Главархив СССР, 1985. - 77 с.

9. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. — М., Высшая школа, 1989. — 215 с.