Верстка страниц многостраничного документа

Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то в тексте могут появить­ся новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, пе­рекрестные ссылки.

Под закладкой (bookmark) или меткой понимается определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может исполь­зоваться для:

быстрого перехода к месту документа;, обозначенному закладкой;

создания перекрестных ссылок в документе.

Иногда по ходу чтения документа необходимы дополнения к основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные примеча­ния оформляют сносками. В состав подстрочного примечания входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к которому относится примечание и в начале самого приме­чания. Рекомендуется в текстовом материале использовать знак сно­ски в виде арабских цифр, а в цифровом - в виде букв или знаков.

Перекрестная ссылка — это текст, предлагающий читателю доку­мента обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержа­щемуся в тексте. Например:

«Вернитесь к разделу «Базовые функции редактирования текста» (страница ###)»

В случае изменения названия раздела или расположения его на другой странице в результате коррекции документа подобный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подго­товки текстов позволяют автоматически отслеживать процесс изме­нения за счет организации перекрестных ссылок на элементы текс­та, отмеченные специальным образом как закладки, заголовки, сно­ски, рисунки или формулы.

Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для груп­пы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно находится над тек­стом документами нижний (Footer), располагаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их назы­вают колонцифрами.

Стандартными параметрами оформления страниц документа

являются:

поля страниц;

размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;

расположение колонтитулов;

количество колонок текста (газетный стиль).

 

Печать документа

 

Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совер­шенствуются, что позволяет получать «твердую» копию разрабатывае­мого документа, максимально приближенную к изображению докумен­та любого типа сложности в окне редактирования. Различают подго­товку текста документа к печати и собственно печать текста.

Спектр возможностей программ класса СПТД для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания опреде­ляется конкретной системой подготовки текстов. К основным опе­рациям можно отнести процесс разбиения документа на страницы, нумерацию страниц, оформление колонтитулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме. По­следняя операция позволяет пользователю проверить, как будет вы­глядеть документ при печати на бумаге, не делая распечатки.

Процедура разбиения на страницы выполняется программами СПТД чаще всего автоматически в процессе набора текста, но ино­гда по специальной команде системы. Аналогично существованию «жестких» и «мягких» разделителей строк и слов существуют «жест­кие» и «мягкие» разделители страниц. Установка «мягких» раздели­телей страниц производится программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматировании текста. Положение маркера «мягкого» разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы — установленных величин полей, формата листа бумаги для печати. Кроме того, неко­торые универсальные системы подготовки текстов позволяют произ­вести разбиение на страницы по правилам полиграфии. Например, не допускается так называемых висячих строк — одиночных строк абзаца вверху или внизу страницы, может автоматически отслеживаться расположение двух соседних абзацев на одной странице доку­мента (хотя бы две строки следующего абзаца расположены на стра­нице с предыдущим абзацем текста) и т.п. «Жесткие» разделители страниц устанавливаются пользователем при необходимости начать новую страницу документа, например перед таблицей, в конце главы и т.п. Положение маркера «жесткого» разделителя страниц полно­стью во власти разработчика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повто­рять процедуру подготовки к печати либо с целью печати на принте­ре, подключенном к другому компьютеру.

Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа и в значительной степени зависит от типа и воз­можностей печатающего устройства, а также сервисных возможнос­тей операционной системы по обслуживанию процесса печати. Ино­гда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления. Конкретные возможности работы печатающего устрой­ства подробно описываются в инструкции по его эксплуатации. Уни­версальные системы текстовой обработки допускают различные ва­риации печати текста документа, например: печать нескольких ко­пий, печать в обратном порядке, печать только некоторых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмен­та текста или указанного диапазона страниц, настройку на различ­ные модели принтеров и т.п.

 

Использование СПТД для выполнения

Сложных задач

 

Создание шаблона документа

 

Современные информационные технологии активно использу­ют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут. Эта идея в систе­мах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов. Шаблон — это документ специального типа, который со­держит разнообразную информацию о стилях форматирования час­тей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, "нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохранен­ным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в об­щем случае, план текста, графики документа и набор способов фор­матирования отдельных его частей. Концепция использования шаб­лона для подготовки определенного типа документов как нельзя луч­ше соответствует целям современного делопроизводства: стандарти­зации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприя­тие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых кон­тактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и кра­сиво оформленным, шаблон определенного типа документа позво­ляет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необ­ходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.

В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержат­ся обширные библиотеки готовых стилей, однако необходимо заме­тить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требова­ниям государственного стандарта. Как показывает практика, в ре­альном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовы­ми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходи­мо выполнить определенную последовательность шагов:

1. Установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей).

2. Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требова­ниям государственного стандарта или международных правил оформ­ления документов. При этом используются все возможности кон­кретной программы СПТД, например: вставка графических изобра­жений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атри­бутов оформления абзацев основной и заголовочной части докумен­та и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глосса­рий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов.

3. Сохранить разработанный бланк как шаблон.

Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов/ используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к еди­нообразию оформления документов предприятия и уменьшает вре­мя изготовления конкретного.документа.