Стандарты контроля документов

Цель данных стандартов — определить, каким образом создаются, хранятся и поддерживаются документы по проекту. Данные стандар­ты предназначены для использования всеми членами команды про­екта при работе с документацией по проекту.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Библиотека проекта. Вся документация по проекту хранится в биб­лиотеке проекта. Библиотека проекта организована для: 1) гарантии доступности всех документов для персонала проекта; 2) регистрации и хранения копий измененных документов, предоставления по требованию текущей и предыдущих версий документов; 3) хранения справочных материалов, включая документацию по стандартам и качеству; 4) поддержки административной информации по проекту такой, как материалы по логистике, созданию отчетности; 5) хранения рабочей информации, отражающей день за днем ход проекта. Библиотека проекта делится на три части — файлы управления, Файлы выполнения и справочные файлы.

Файлы управления. Файлы управления содержат управляющие документы по проекту, такие, как рабочий план и план качества управления проектом, корреспонденцию, протоколы, документы с контролем изменений, акты приемки. Информация о конкретных доку-Я ментах, подготавливаемых по данному проекту, содержится в документе «План качества управления проектом». Менеджеры отвечают за то, что все документы, находящиеся в сфере их ответственности, должны представляться администратору проекта в конце каждой недели. Эти файлы делятся на разделы в соответствии со следующими процессами управления: «Контроль и отчетность» (CR),Я «Управление работами» (WM), «Управление ресурсами» (ЛЛ/) «Управление качеством» (QM), «Управление конфигурацией» (СМ). ^Я Файлы выполнения. Эти файлы содержат все документы с результатами выполняемых задач по проекту. Как только документы утверждаются, они поступают к администратору проекта. Данные файлы делятся на разделы в соответствии со следующими выполняемыми Я процессами: «Обучение», «Сбор данных», «Моделирование», «Подготовка отчетов и презентаций».

Справочные файлы. Справочные файлы включают документы, со- Я держащие информацию, которая чаще всего необходима персоналу проекта при управлении и реализации проекта. Администратор проекта несет ответственность за полноту и актуальность этой информации. Эти файлы делятся на следующие разделы (с добавлением в случае необходимости дополнительных разделов): «План качества управления проектом», «Руководства по системе качества», «Стандарты, I процедуры и руководства по проекту», «Технические руководства», Я «Политика и процедуры заказчика», «Политика и процедуры исполнителя», «Материалы по администрированию проекта».

Индекс документов. Индекс документов используется, чтобы опр е делить, какие документы хранятся в библиотеке проекта и как они 1 там размещаются. Вся эта информация заносится в форму «Список оригиналов и индексов». Для каждого нового документа в этой форме выделяется отдельная строка. Как только становится доступна новая У версия документа, номер этой версии и ее дата добавляются в форму. ] Если в форме не хватает места для записи новых версий и дат, то Я создается новая форма с пометкой «продолжение». Для сложных биб­лиотек может возникнуть необходимость поддержания субиндексов,

но в любом случае форма «Список оригиналов и индексов» должна обязательно вестись и поддерживаться по ходу проекта.

Электронные документы. К программному обеспечению, исполь­зуемому в проекте для подготовки документов, относятся Microsoft Word, Visio. Электронные документы по проекту представляют собой составную часть библиотеки проекта. Также в библиотеке проекта хранятся идентичные бумажные копии каждого электронного доку­мента с результатами по проекту. Электронная документация должна быть защищена как часть репозитария процесса управления конфи­гурацией и должна контролироваться при помощи процедуры кон­троля конфигурации.

РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ

Контроль рассылки. Рассылка должна производиться и поддержи­ваться авторами для всех контролируемых документов по проекту. Список рассылки должен включать следующую информацию: номер копии (если копии контролируются), фамилия, имя и отчество полу­чателя, его местоположение или роль. Чтобы идентифицировать копии контролируемых документов, документ должен содержать одинаковый номер копии на титульном листе и в списке рассылки. В тех случаях, когда документ заведомо не контролируем (например, при копирова­нии документа в информационных целях), он должен быть помечен как «неконтролируемая копия».

Электронная рассылка. Все документы, рассылаемые по электрон­ной почте (размещаемые или внутри самих сообщений, или как «при­соединенные»), должны удовлетворять требованиям тех же стандартов. Если документ рассылается в электронном виде, то нужно обеспечить получение копии каждым адресатом. Текст сообщения может быть следующим: «Это Ваша копия (см. список рассылки). Если Вы буде­те ее распечатывать, укажите свое имя. Если Вы будете пересылать кому-либо данную копию, то пометьте ее как “электронная некон­тролируемая копия”». Рассылка документов по факсимильной связи снабжается аннотацией для получателя: «Это Ваша копия (см. список рассылки)».

ПОДГОТОВКА ДОКУМ ЕНТОВ

Все документы по проекту включают ряд стандартных компонен­тов (титульный лист, историю изменений, список рецензентов и таб­лицу рассылки).

Контролируемые документы. Контролируемые документы — это любые документы, описывающие результаты по проекту или пред­ставляющие собой объект обзора и ревизии. Контролируемый доку­мент стандартно включает титульный лист, историю изменений, спи­сок рецензентов и список рассылки. Титульный лист содержит сле­дующую информацию (табл. 8.3).

Таблица 8.3

Элемент	Описание элемента
Заголовок	Включает наименование результата
Полное наименование организации	Наименование организации, для которой готовится документ
Предмет	Тема документа
Автор	Член команды проекта, подготовивший документ
Дата создания	Дата создания документа
Последнее изменение	Дата последней модификации — зтз дата должна соответствовать дате в последней заполненной строке таблицы «История изменений»
Контрольный номер	Идентификатор, по которому можно ссылаться на документ, — обычно включает идентификатор результата
Версия	Номер версии документа — этот номер должен соответствовать номеру версии в последней заполненной строке таблицы «История изменений»
Утверждение	Кто утверждает документ [со стороны заказчика и со стороны исполнителя)
Номер копии	Если документ контролируется по копии, то это уникальный номер копии для данного документа. Номер должен соответствовать номеру в списке рассылки

 

Таблица «История изменений» используется для того, чтобы отра­зить все изменения документа, начиная с выхода первой версии. Эта таблица содержит следующую информацию (табл. 8.4).

 

Таблица 8.4

История изменений

Элемент
Дата	Дата изменения
Автор	Кто внес изменения
Версия	Номер версии [с изменениями)
Ссылка на изменяемый документ	Указание на изменение

 

В таблице «Список рецензентов» перечисляются лица, которые будут рецензировать данный документ. Эта таблица содержит следу­ющую информацию (табл. 8.5).

 

Список рецензентов

Таблица 8.5

Элемент
ФИО	ФИО рецензента
Положение	Положение и роль рецензента

 

 

Список рассылки определяет получателей документа (включая библиотеку проекта и другие возможные хранилища информации). Ж Таблица рассылки содержит следующую информацию (табл. 8.6)

 

Таблица 8.6

Таблица рассылки

Элемент	Описание элемента
Номер копии	Уникальный номер копии для получателя, для ненумерованных документов остается незаполненным.
ФИО	ФИО получателя
Местоположение	Местоположение получателя

 

Неконтролируемые документы. Неконтролируемые документы не требуют рецензии или пересмотра (например, протоколы), а также формальной рассылки. Однако копия такого документа всегда сохра­няется в библиотеке проекта. Неконтролируемый документ стандар­тно включает титульный лист, имеющий следующую структуру (табл. 8.7).

 

Таблица 8.7

Титульный лист

Элемент	Описание элемента
Заголовок __	Включает наименование результата
Полное наименование организации	Наименование организации, для которой готовится документ
Предмет	Тема документа
Автор	Член команды проекта, подготовивший документ
Дата создания	Дата создания документа
Контрольный номер	Ипентийикатоо. по которому можно ссылаться на документ

 

ИДЕНТИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТА

Контрольный номер. Контрольный номер (вместе с номером вер­сии и датой) делает документ уникально идентифицируемым. Контрольный номер документа должен иметь формат DDDD/CCCC/ TTTT/NNNN, где DDDD — идентификатор программы, оргединицы и т.д.; СССС — ссылка на заказчика или проект; ТТТТ — мнемони­ческое обозначение; NNNN — «внутрисерийный» номер (не номер версии). Отметим, что длина каждой из частей может быть различ­ной. К примеру, если тип документа «Предложение», то данный до­кумент имеет трехсимвольный идентификатор ПРД в DDDD-фор­мате и четырехсимвольный идентификатор для 7Т7Т-формата. Например, номер ‘АДМ/ВТ173/ПК/002’ означает, что документ по­ступил из администрации, заказчик — British Telecommunications и этот документ — план качества управления проектом. Обратите вни­мание на последние цифры: они указывают на то, что существуют два плана качества управления проектом (001 и 002), а не на то, что это вторая версия плана.

Версия. Все контролируемые документы поддерживаются после­довательной нумерацией версий. Если изменения, вносимые в версию, значительны, то номер версии увеличивается на единицу; если же изменения небольшие, то номер версии увеличивается на 0.1. Дата версии указывается в следующем формате ‘09 Май 2004’. Если в кон­тролируемом документе подвергается изменению не весь документ, А его отдельные страницы, то изменение номера версии происходит следующим образом. Измененный номер в формате ‘X. Z' (где X — те­кущая версия, a Z— номер правки) указывается только на страницах, которые подверглись изменению, на титульном листе и в таблице «История изменений». Например, в документе с номером версии 1 изменения вносились только на стр. 3 и 10. В этом случае устанавливается новый номер версии 1.1 (с новой датой), который указывается! на титульном листе, в таблице «История изменений» и на стр. 3 и 10. Остальные страницы остаются без каких-либо изменений.

Верхний и нижний колонтитулы. В каждом документе на всех стра­ницах в верхнем и нижнем колонтитулах указывается следующая ин- | формация: контрольный номер, номер версии, номер страницы и название файла (включая полный путь). Помимо этой информации I могут быть также указаны заголовок документа и требования по его защите.

 

СОКРАЩЕНИЯ В ДОКУМЕНТАХ

В табл. 8.8 приведен список сокращений, встречающихся в доку- 1 ментах по проекту.

Список сокращений

Таблица 8.8

- Сокращение | Тип документа
ПК	План качества работ по проекте
ФРС	Форма «Риски и спорные вопросы»
ЖРС	Журнал рисков и спорных вопросов
ОПР	Отчет по проблемам
ЖПР	Журнал отчетов по проблемам
ФЗИ	Форма «Запрос на изменение»
жзи	Журнал запросов на изменение
лл	Протокол совещания
осп	Отчет о состоянии проекта
оио	Отчет об исполнении обязательств
00Р	Отчет об окончании работ
АПР	Акт приемки
ПК0	Процедуры «Контроль и отчетность»
ПУР	I!роцедуры управления работами
0РБ	Отчет о работе
РПЛ	Рабочий план
ФПЛ	Финансовый план
иэк	Индекс элементов конфиптаиии
0PA	Отчет о результатах аудита
ОПК	Отчет по показателям качества
ОКЧ	Отчет по качеству
ПУЧ	Процедуры управления качеством
РСЭ	Регистрация состояния элементов конфигурации
ИНД	Индекс документов
ПУФ	Процедуры управления конфигурацией

 

Сокращение	Тип документа
СРП	Справка о релизе
СИД	Справка об изменениях в документе
РОБ	Резюме по обязательствам
пвд	Повестка дня
ОПР	Отчет о посещении рабочих мест
КУК	Контрольные вопросы по
	управлению качеством работ
БСР	Бюллетень о состоянии работ
БФС	Бюллетень о финансовом состоянии
ПП0	План по персоналу и организацион­
	ный план
ПОП	План обучения персонала
ПФР	План по материальным ресурсам
ВВП	Введение в проект
ПУС	Процедуры управления ресурсами
оси	Описание системы назначений
0Ф0	Основная форма обзора
КОБ	Комментарии к обзору
ФПА i	Форма «Проведение аудита»
ДЗП	Докладная записка по проекту
0TK	Отказ
	Ответ об окончании этапа
КУП	Контрольные вопросы по управлению проектом
ПРД	Технико-коммерческое предложе- ние
дгв	Договор

РАЗРАБОТКА ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ

Как правило, для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: I) определить стратегии управления; 2) опре­делить стандарты и процедуры; 3) подготовить предварительный вариант плана качества работ по проекту; 4) утвердить план у за­казчика и исполнителя; 5) подготовить окончательный вариант плана качества работ.

Определение стратегий управления. Проводится анализ стратегий управления на полноту и совместимость, анализ всех планов — на согласованность и координацию. В случае необходимости планы корректируются.

Определение стандартов и процедур. Проводится анализ стан­дартов и процедур на совместимость со стратегиями управления, а также на согласованность и координацию. В частности, необхо­димо убедиться, что процедура утверждения документов позволяет избежать излишней бюрократизации.

Предварительный вариант плана качества работ. Необходимо включить в план качества работ по проекту разработанные стра­тегии управления, стандарты и процедуры и подготовить документ по стандартному формату.

Утверждение плана заказчиком и исполнителем. Для утверждения со стороны исполнителя плана качества работ по проекту (и дру­гих связанных с ним документов), а также рабочего плана и фи­нансового плана необходимо использовать процедуру обзора ка­чества. Согласованию подлежат сроки, ресурсы, график работ и т.д. Для утверждения со стороны заказчика плана качества работ по проекту и рабочего плана также необходимо использовать про­цедуру обзора качества. Необходимо согласовать с заказчиком требования по ресурсам, график работ и обязательства, внести в планы необходимые поправки и поставить на контроль процесс управления конфигурацией.

Окончательный вариант плана качества работ. Опубликовать и разослать план качества работ по проекту и другие соответству­ющие документы. Провести совещания по запуску проекта. Отметим, что запуск проекта — это итоговый результат совещаний и встреч, проводимых с целью согласования области применения проекта, его целей и используемого подхода.

СОСТАВЛЕНИЕ РАБОЧЕГО ПЛАНА

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) создать структуру распределения работ; 2) разработать схему зависимостей задач; 3) провести оценку работ; 4) составить график работ; 5) определить требования к ресурсам; 6) подготовить календарный план работ.

Структура распределения работ. Необходимо разработать систе­му организации работ, которые предстоит выполнить, и опреде­лить, как эти работы согласуются с документом «Область приме­нения проекта, его цели и подход», планом качества работ по проекту, ключевыми показателями выполнения. Структура рас­пределения работ создается путем определения соответствующих этапов, задач, результатов и ролей, с указанием оценки трудоем­кости планируемых работ.

Схема зависимостей задач. Необходимо разработать схему за­висимостей задач и идентифицировать ключевые показатели вы­полнения (представляющие собой некие стратегические моменты проекта, во время которых будет проверяться, отвечает ли ход выполнения проекта его целям). Следует проверить зависимости между задачами в структуре распределения задач. Результаты каж­дой из задач должны быть согласованы с документом «Область применения проекта, его цели и подход», а также с планом каче­ства работ. Отметим, что необходимо избегать добавления зави­симостей между задачами для того, чтобы отразить желаемую пос­ледовательность задач, тогда как на самом деле такой зависимости не существует.

Оценка работ. Оценка затрат, необходимых для выполнения каждой задачи и роли, производится в соответствии с выбранным подходом к осуществлению проекта. Прежде всего оценивается сложность проекта. Для каждой задачи в структуре распределения

В работ определяется формула оценки. Всем оценочным показателям I присваиваются значения. Оценки рассчитываются для каждой В задачи и роли в структуре распределения работ. Устанавливаются I ограничения для неизмеримых рисков.

В График работ. График работ составляется в соответствии с календарным планом работ по проекту, исходя из плановой продолжительности проекта (как определено в документе «Область применения проекта, его цели и подход»), с указанием объема ресурсов, требуемых для выполнения каждой из ключевых ролей.

Требования к ресурсам. Необходимо определить требования к персоналу и ресурсам заказчика, которые удовлетворяли бы доку- В менту «Область применения проекта, его цели и подход» и соответствовали бы календарному плану работ по проекту. В соответствии с графиком работ для каждого ресурса надо установить приоритет и для каждой задачи указать объем требуемых ресурсов. В результате требования к ресурсам должны включать даты нача­ла и окончания работ, затраты, роль, описание ответственности и I требуемых навыков персонала.

· Календарный план работ. Календарный план работ разрабатывается на основе плана по персоналу. Сопоставив план по персоналу и график работ, подготавливают один или несколько воз­можных вариантов календарного плана работ для согласования заказчиком и исполнителем. Необходимо проанализировать план по персоналу и установить ожидаемую или фактическую загрузку. В соответствии с графиком работ и требованиями к ресурсам вносятся изменения в план по персоналу. Календарный план работ В корректируется до тех пор, пока не будет достигнут оптимальный вариант, предполагающий рациональную загрузку персонала и эффективное использование ресурсов заказчика. Отметим, что если в календарном плане работ предполагается отслеживать фи­нансовое состояние проекта, то необходимо указать соответству­ющие расценки на ресурсы, исходя из их категории.

РАЗРАБОТКА ФИНАНСОВОГО ПЛАНА

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) провести оценку трудоемкости; 2) оценить расходы по проекту; 3) провести анализ прибыли; 4) составить график плате­жей; 5) составить график затрат. Оценка трудоемкости. На основе документа «Область примене­ния проекта, его цели и подход», а также информации из кален­дарного плана работ необходимо оценить трудоемкость работ персонала исполнителя, заказчика и субподрядчика. В качестве источника информации можно использовать требования к ресур­сам (из рабочего плана).

Оценка расходов по проекту. Необходимо составить по месяцам смету затрат и указать сроки, когда расходы будут произведены.

Анализ прибыли. На основании данных оценки трудоемкости работ и расходов по проекту необходимо оценить доходы, расходы. (прямые и накладные) и ожидаемую прибыль.

Составление графика платежей. На основании данных оценки расходов по проекту и анализа прибыли составляется график платежей.

Составление графика затрат. Финансовый бюджет проекта раз­рабатывается на основании анализа прибыли и графика платежей. Составляется график затрат, который используется в подпроцессе «контроль рабочего плана» для отслеживания финансового состо­яния проекта.

 

РАЗРАБОТКА ПЛАНА ПО ПЕРСОНАЛУ

И ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПЛАНА

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) спланировать организационную подготовку, роли и от­ветственность участников проекта; 2) определить наличие персо­нала требуемой квалификации.

Планирование организационной подготовки, ролей и ответствен­ности. Необходимо проанализировать требования к ресурсам, пре­жний план организационной подготовки, сформулировать обя­занности для каждой роли, составить предварительный организа­ционный план проекта.

Определение персонала требуемой квалификации. Вместе с ме­неджерами необходимо подобрать персонал требуемой квалифи­кации, установить требования для субподрядчиков, провести со­беседование с кандидатами и оценить потребности в обучении, разослать запросы по необходимым назначениям и получить под­тверждения на эти запросы. Если подтверждения не удовлетворя­ют требованиям организационного плана, то необходимо снова спланировать организационную подготовку, роли и ответствен­ность участников проекта. Может быть целесообразно пересмот­реть требования (в рабочем плане). Если требования организаци­онного плана выполнены, то работа по подготовке плана по пер­соналу завершается.

ПЛАНИРОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОДГОТОВКИ

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) провести набор персонала в команду проекта; 2) спла­нировать обучение персонала; 3) сделать назначения и провести обучение персонала.

Набор персонала в команду проекта. Необходимо утвердить даты начала работ с менеджерами и субподрядчиками. В случае невоз­можности задействовать в проекте запланированный персонал по каким-либо внешним причинам следует провести поиск кандида­тур для замены.

Планирование обучения персонала. В соответствии с установ­ленными требованиями необходимо составить график обучения, подготовить «Введение в проект».

Назначения и обучение персонала. Необходимо провести вводное обучение для новых членов команды проекта. Для каждого члена команды проекта следует согласовать круг обязанностей, прокон­тролировать и зарегистрировать проведение обучения.

 

РАЗРАБОТКА ПЛАНА

ПО МАТЕРИАЛЬНЫМ РЕСУРСАМ

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) подготовить требования к рабочей среде; 2) спланиро­вать создание инфраструктуры; 3) спланировать поставку матери­альных ресурсов; 4) спланировать сервисное обслуживание.

Подготовка требований к рабочей среде. Необходимо определить требования к рабочей среде для персональных компьютеров, фай­лового пространства, офисного программного обеспечения для всех процессов проекта и т.д.

Планирование создания инфраструктуры. Следует определить инструментальные средства и компьютерные ресурсы, необходи­мые для удовлетворения требований, и спланировать соответству­ющее сервисное обслуживание.

Планирование поставки материальных ресурсов. Необходимо провести анализ материальных ресурсов исполнителя и заказчика, составить перечень потенциальных поставщиков, подготовить предварительный план поставок по всем материальным ресурсам,

проанализировать и утвердить план поставок в организации-ис­полнителе и организации-заказчике.

Планирование сервисного обслуживания. Необходимо проана­лизировать опыт практической деятельности исполнителя и за­нести ответственность за сервисное обслуживание с обеих сторон, подготовить проект соглашения по данному вопросу, определить, будут ли участвовать какие-либо сторонние организации (не со стороны заказчика или исполнителя), и скорректировать соответ­ственно план поставок. Следует проанализировать и утвердить соглашения по сервисному обслуживанию в организации-испол­нителе и организации-заказчике.