Установление области применения проекта, его целей и подхода

Для выполнения этой процедуры необходимо выполнить сле­дующие задачи: I) выработать основные положения проекта; 2) определить область применения, цели и подход; 3) оценить рис­ки; 4) получить подтверждение заказчика и исполнителя.

Выработка основных положений проекта. Данный шаг задачи следует непосредственно из технико-коммерческого предложения (ТКП). Собираются материалы, которые могут быть полезными для определения основных положений проекта. Прежде всего со­бирается исходная информация от менеджера по подготовке ТКП. Затем совместно с менеджером по подготовке ТКП анализирует­ся подготовленная документация, проводится анализ принятых обязательств. Базовая документация помещается во временное хранилище файлов, которое затем включается в состав библиоте­ки проекта.

Определение области применения проекта, его целей и подхода.

На данном шаге выполнения задачи создается в предварительном виде документ «Область применения проекта, его цели и подход». Этот документ может подготавливаться либо отдельно, либо вклю­чаться в план качества работ по проекту. В рамках подготовки документа:

• проводятся встречи с заказчиком, посвященные обсуждению положений документа. В качестве основы для данного доку­мента берется информация из технико-коммерческого пред­ложения. Особо отметим необходимость согласования пози­ций с представителями заказчика относительно того, что яв­ляется содержанием проекта и что будет означать завершение проекта;

· устанавливаются область применения и цели проекта. В неко­торых случаях технико-коммерческое предложение может по­терять актуальность из-за изменений, возникших в результате предконтрактных переговоров. Если эти изменения влияют на стоимость или сроки, то позиции по этим вопросам также нуж­даются в обязательном согласовании;

· выявляются ограничения и допущения по проекту, которые должны быть обязательно согласованы и зарегистрированы. В дальнейшем это может потребоваться в случае внесения ка­ких-либо изменений, касающихся области определения про­екта;

· определяется подход, например какой-либо из подходов CDM (Classic, Fast Track, Lite)',

· подготавливается предварительный вариант документа «Область применения проекта, его цели и подход».

Оценка рисков. На этом шаге задачи необходимо идентифици­ровать риски, связанные с выполнением проекта (или откоррек­тировать оценки рисков, данные в технико-коммерческом пред­ложении), и сформулировать меры по сдерживанию этих рисков. Если есть возможность, анализируются ранее сделанные оценки рисков. В процессе анализа могут выявиться новые риски, а ранее установленные могут потерять актуальность. Кроме того, могли произойти изменения, касающиеся степени воздействия рисков на проект. Производится оценка рисков (с использованием соот­ветствующих средств оценки и документированием полученных результатов в журнале рисков и спорных вопросов). Если для ка­ких-то рисков выявлена их неприемлемость, то это может повлечь за собой необходимость возвратиться к определению области при­менения проекта, его целей и подхода. Для каждого риска необ­ходимо установить меры по его сдерживанию. Эти меры должны быть включены в рабочие и финансовые планы работ по проекту. Примером типичного риска может служить обеспечение и подде­ржка заказчиком среды разработки. Со стороны исполнителя это влечет за собой выделение средств и ресурсов на помощь заказ­чику в установке инструментальных средств, их настройке, конт­роле и т.д.

Получение подтверждения заказчика и исполнителя. Если риски признаются неприемлемыми или меры по их сдерживанию слиш­ком дорогостоящи, то необходимо провести дополнительный ана­лиз и внести коррективы в документ «Область применения про­екта, его цели и подход». Как правило, в данном документе отра­жаются следующие вопросы: вводная часть, или введение (описываются цели проекта, базовая информация, область при­менения и подход, связанные документы и т.д.), область примене­ния (описываются область применения проекта, ключевые пока­затели выполнения, получаемые результаты, ограничения и допу­щения, как ведется учет рисков и контроль за областью применения, связь с другими проектами), цели (описываются мис­сия, критические факторы успеха, цели проекта) и подход (описы­ваются методы ведения проекта, стратегия и схема реализации, организационная структура фирмы-заказчика, как будет прово­диться приемка результатов и администрирование проекта).

 

В качестве примера такого документа можно рассмотреть опи­сание границ проекта в области оказания консультационных услуг.

 

 

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЕКТА, ЕГО ЦЕЛИ И ПОДХОД (проект по оказанию консультационных услуг)

ВВЕДЕНИЕ

Целью данного документа является описание области применения, целей, ключевых показателей, критических факторов успеха, подходов к управлению проектом, стратегических технических решений, ис­пользуемых в проекте, рисков и допущений, условий приемки-сдачи результатов. Проект связан с проведением мероприятий по оценке текущего состояния программно-аппаратных средств и уровня инвес­тиций в информационные технологии компании «Бета» за 2004 г.

Цели проекта — получение полной информации о среде распреде­ленных вычислений и совокупной стоимости владения (ТСО) объектов исследования, сравнение организации-заказчика с типовой для дан­ной отрасли компанией, аналогичной по функциональным возмож­ностям. В основе подхода к выполнению проекта лежит использова­ние методологии оценки совокупной стоимости владения и инстру­ментального средства ТСО Manager компании Gartner.

Организация и выполнение проекта осуществляются по процеду­рам Project Management Method (PJM), разработанным корпорацией Oracle.

Участники проекта: заказчик — компания «Бета», исполнитель — компания «Гамма».

Область применения и подход. По завершении проекта заказчику должны быть представлены аналитические отчеты по оценке ТСО объектов исследования организации-заказчика, подготовленные в соответствии с методикой компании Gartner. Объектами исследований являются программно-аппаратные средства и обслуживающий их пер­сонал в Москве. Число автоматизированных рабочих мест — 2500.

Данный документ предназначен для группы управления проек­том.

Ключевые показатели выполнения

Связанные документы: технико-коммерческое предложение ком­пании «Гамма» по проекту анализа ТСО на 2004 г., договор на оказание консультационных услуг по анализу ТСО между компанией «Бета» и компанией «Гамма».

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЕКТА

Элементы области применения проекта. Область применения про­екта включает ряд элементов. Для каждого элемента должна иметься соответствующая стратегия, позволяющая объединить эти элементы в единый проект: 1) приложения — в результате работы должны быть подготовлены отчеты («План качества управления проектом», отчет ТСО Analysis на английском языке, «Оценка совокупной стоимости владения программно-аппаратными средствами компании «Бета»); 2) архитектура — прикладная и техническая архитектура проекта вклю­чает инструментальное средство ТСО Manager, шаблоны документов по управлению проектом; 3) сбор данных — следующие данные должны быть получены в ходе анкетирования персонала компании «Бета»: ИТ- активы (серверы, персональные компьютеры, периферийное и сетевое оборудование), затраты на программно-аппаратные средства и опера­ции по поддержке информационной системы организации, информа­ция о конечных пользователях информационной системы организации;

финансирование — финансирование проекта определено договором;

обучение — для пяти членов команды проекта будет проведено два семинара по методологии оценки ТСО. Все вышеперечисленные эле­менты составляют область применения проекта. Они должны быть включены в рабочий план проекта и обеспечены соответствующими ресурсами.

Ключевые показатели выполнения. Ключевые показатели выполне­ния определяются командой проекта. Исполнитель утверждает клю­чевой показатель выполнения по проекту, используя стандартный акт приемки. Ввиду того, что проект по анализу ТСО осуществляется в один этап, определяется только один ключевой результат выполнения. Дата достижения ключевого результата соответствует дате завершения проекта (табл. 8.1).