Задачи и результаты стадии завершения этапа

Задача	Результат
Контроль и	Отчетность
Подписать акт приемки	| Приемка результатов этапа
Управление ресурсами
Оценить работу персонала	Высвобождение персонала
Оценить материальные ресурсы	Высвобождение материальных ресурсов
Управление качеством
Провести оценку качества работ	| Отчет по качеству работ
Управление конфигурацией
Провести аудит ключевых результатов	| Аудит базовой версии

 

 

3. УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ

Среди наиболее вероятных областей риска на стадии заверше­ния этапа можно отметить следующие: 1) заказчик не подготовлен к участию в приемке результатов; 2) затягивание решения спорных вопросов и проблем препятствует началу процесса приемки ре­зультатов; 3) вопросы, связанные с контролем изменений, конт­ролем конфигурации проекта, обеспечением качества работ, не­достаточно документированы, в результате чего могут возникнуть проблемы с достижением запланированных результатов этапа. Для смягчения этих рисков можно использовать следующие пути:

рассмотрение процедуры приемки с менеджером проекта со стороны заказчика и членами команды проекта заказчика, учас­твующими в приемке;

проведение совещаний, посвященных разрешению спорных вопросов/проблем, до начала стадии завершения этапа; проведение в ходе контроля этапа аудита качества, подтверж­дающего достоверность регистрируемой информации; информирование спонсора проекта о состоянии работ на этапе; выявление, обсуждение и решение проблем, вновь возникаю­щих у заказчика.

 

4. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Рассматривается технология проведения ра­бот на стадии завершения этапа. Вопрос включает ряд практи­ческих рекомендаций и комментариев по каждому из процессов управления проектом.

Контроль и отчетность. Центральное место в данном процессе занимает утверждение заказчиком результатов этапа. Используемые методы — проведение переговоров и консультации. Используемый документ — «Приемка результатов». Наилучший способ подготов­ки к приемке результатов этапа — использование документа «Обзор качества работ» для идентификации и разрешения вопросов, ко­торые могут возникнуть у заказчика. Для небольших проектов наиболее эффективно завершить выполнение задач по достиже­нию ключевых результатов этапа в одно время и «собрать» всю информацию в одном документе. Наиболее применимый для это­го путь — подготовить отчет об окончании этапа с описанием клю­чевых результатов. Отчет об окончании этапа включает основную часть (стандартный титульный лист, резюме по управлению, со­ответствующее конкретному этапу содержание — видение, реше­ния, рекомендации и т.д.) и приложения (копии ключевых доку­ментов, подготовленных на этапе).

Управление ресурсами. При высвобождении персонала и мате­риальных ресурсов предполагается, что для последующего этапа уже разработаны план по персоналу и организационный план, а также план по материальным ресурсам. Нормальной является си­туация, когда планирование следующего этапа завершается до выполнения данной задачи, а окончательная оценка работы пер­сонала проводится до того, как персонал будет высвобожден из данного проекта и приступит к повседневной деятельности.

Управление качеством. Отчет по качеству предоставляет воз­можность показать заказчику, что все его замечания по проекту были учтены. Задача по оценке качества работ может быть выпол­нена либо кем-то из персонала проекта, либо внешним консуль­тантом по качеству.

Управление конфигурацией. Релиз об окончании этапа может быть использован как составная часть отчета об окончании этапа или вместо этого отчета. Этот релиз включает ключевые результа­ты этапа и представляется заказчику в согласованном обеими сто­ронами виде.

 

ЛЕКЦИЯ 9. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ. ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

ОБЗОР

Цель завер­шения проекта — обеспечить приемку заказчиком результатов проекта. При эффективном управлении на стадии завершения проекта должно быть продемонстрировано, что потребности за­казчика удовлетворены и проект близится к успешному заверше­нию.

Целями стадии завершения проекта являются: I) утверждение заказчиком результатов проекта; 2) закрытие всех договорных со­глашений с заказчиком; 3) передача дел (результаты проекта, ап­паратное обеспечение и др.) команде сопровождения (если такая имеется); 4) высвобождение из проекта персонала и материальных ресурсов; 5) подготовка документации (в том числе в архивном виде) с описанием результатов проекта.

Критическими факторами успеха на стадии завершения проек­та выступают следующие моменты: а) проработка вопросов, каса­ющихся планирования приемки результатов и определения кри­териев приемки, производится на ранних стадиях проекта; б) ак­тивное взаимодействие с заказчиком; в) наличие запаса времени для возможных доработок при проведении приемки; г) все возни­кающие проблемы и спорные вопросы решаются до того, как на­чата процедура приемки.

На рис. 7.1 представлены исходная информация, процессы и ключевые результаты стадии завершения проекта. Приведенная в табл. 7.1 информация является исходной для завершения про­екта. Это документы, которые подготавливаются и корректиру­ются на ранних стадиях проекта. В табл. 7.2 приводится описа­ние процессов, которые задействованы на стадии завершения проекта.

 

В табл. 7.3 приводится описание ключевых результатов стадии завершения проекта.

 

Таблица 7.3

Ключевые результаты

Результат	Описание результата
Приемка результатов проекта	Утвержденные заказчиком результаты проекта (в соответствии с договором)
Эксплуатационная готовность управления конфигурацией	Способность заказчика управлять конфигурацией при использовании результатов проекта

 

 

ЗАДАЧИ И РЕЗУЛЬТАТЫ

На рис. 7.2 показаны зависимости между задачами на стадии завершения проекта.

Сформулируем основные задачи этой стадии.

Подписать акт приемки. Выполнение данной задачи означает приемку результатов проекта на основе взаимных договоренностей между его исполнителем и заказчиком. Приемка результатов означает выполнение всех требований заказчика к проекту, а при ус­ловии принятия всех результатов — успешное завершение проектов в целом.

Оценить работу персонала. Данная задача описывает, как про­изводится высвобождение персонала, который завершил работу По проекту. Освобождение члена команды персонала от обязан­ностей по проекту — это событие, которое оказывает влияние как на организационный план проекта, так и на данного конкретного человека и даже на заказчика. Результаты оценки работы персо­нала необходимо выражать достаточно ясно и убедительно, чтобы Предотвратить недопонимание и учесть данный опыт в дальней­шем.

Оценить материальные ресурсы. Данная задача описывает, как Производится высвобождение материальных ресурсов, не задейс­твованных более для выполнения проекта.

Провести оценку качества. Данная задача предназначена для того, чтобы оценить организацию контроля качества проектных работ (состояние обзоров, аудита, тестов, стадии разрешения про­блем). Ее основная цель — дать оценку степени завершенности проекта на конкретную дату. Оценка качества работ по проекту может быть выполнена кем-то из состава команды проекта либо внешним консультантом по качеству.

Оценить материальные ресурсы. Данная задача описывает, как производится высвобождение материальных ресурсов, не задейс­твованных более для выполнения проекта.

Провести оценку качества. Данная задача предназначена для того, чтобы оценить организацию контроля качества проектных работ (состояние обзоров, аудита, тестов, стадии разрешения про­блем). Ее основная цель — дать оценку

Провести аудит ключевых результатов. В рамках данного под­процесса менеджеру проекта и заказчику демонстрируется соот­ветствие полученных и планируемых результатов и наличие аде­кватного контроля результатов. Результаты выполнения данной задачи, как правило, используются менеджером проекта в про­цессе «контроль и отчетность» при подписании заказчиком акта по приемке ключевых результатов проекта. Однако данная зада­ча может быть применима к любому ключевому результату или релизу для заказчика. Аудит физической конфигурации проверяет позиционирование всех необходимых ключевых результатов в качестве элементов конфигурации. Аудит функциональной кон­фигурации должен продемонстрировать возможность отследить соответствие элементов конфигурации предъявляемым требова­ниям.

Завершить процесс управления конфигурацией. Результат выпол­нения данной задачи — передача заказчику ответственности за процесс управления конфигурацией, а также подготовка архива с материалами проекта. Передача заказчику используемых в про­цессе управления конфигурацией приложений, методик и инструментальных средств должна носить организованный характер. Объем передаваемых материалов зависит как от характера проек­та, так и от самого заказчика. Заказчик может запросить, к при­меру, все материалы из репозитария управления конфигурацией, или только часть необходимых материалов, или последний релиз (с целью дальнейшего самостоятельного ведения процесса управ­ления конфигурацией). Если же заказчик не планирует самосто­ятельно вести этот процесс, то передачи в этом случае может и не потребоваться

 

 

УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ

Среди наиболее вероятных областей риска на стадии заверше­ния проекта можно отметить следующие: 1) критерии и процеду­ры приемки не согласованы с заказчиком; 2) остаются нерешен­ными вопросы, касающиеся качества результатов проекта; 3) не определены лица, ответственные за приемку и утверждение ре­зультатов в организации-заказчике.

Для смягчения этих рисков можно использовать следующие пути:

1 использование при планировании проекта документов «План качества работ по проекту» и «Область применения проекта, его цели и подход» для согласования процедур приемки резуль­татов, подтверждение этих процедур при планировании заклю­чительного этапа;

2 оперативное решение спорных вопросов и проблем при заклю­чительном тестировании результатов проекта;

3 обсуждение бизнес-менеджером исполнителя и спонсором про­екта вопросов об ответственности заказчика за проведение при­емки.

 

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

В данном случае рассматривается технология проведения ра­бот на стадии завершения проекта. Подраздел включает ряд прак­тических рекомендаций и комментариев по каждому из процессов управления проектом на этой стадии.

Контроль и отчетность. Данный процесс связан с управлением завершением проекта (с административной точки зрения и с точ­ки зрения договорных обязательств) со стороны как исполнителя, так и заказчика. Наиболее эффективными методами работы здесь являются взаимодействие участников проекта, ведение перегово­ров и разрешение конфликтов. Общий подход, рекомендуемый для стадии завершения проекта, состоит в том, чтобы переложить на заказчика ответственность за выполнение ряда задач по при­емке, например задач по тестированию. В ходе завершения про­екта при проведении приемки его результатов не следует забывать об управлении изменениями, спорными вопросами и проблемами. Возникающие в самый последний момент спорные вопросы и проблемы могут носить достаточно общий характер, но при этом необходимо иметь в виду, что остается мало времени для внесения изменений в результаты проекта. Спонсор проекта и менеджер проекта должны контролировать возникновение новых замечаний со стороны заказчика. При завершении проекта основное внима­ние, как правило, сосредоточивается на вопросах, связанных с прекращением договорных обязательств и высвобождением ре­сурсов. Однако не следует забывать, что каждый новый проект расширяет возможности практической деятельности исполнителя ипозволяет использовать накопленный опыт в будущих проектах (с этой целью подготавливается отчет об окончании проекта с описанием результатов проекта).

Управление ресурсами Необходима тесная координация взаимодействия бизнес-менеджера исполнителя и менеджера проекта по распределению ресурсов, потребность в которых сохранится и после закрытия проекта. Могут быть не полностью решены во­просы, связанные с поддержкой и сопровождением проекта, ко­торые потребуют отвлечения части персонала. Как только пост­проектные обязательства будут определены, персонал может быть перераспределен. В ходе проекта часто возникают ситуации, когда материальные ресурсы утрачиваются или в рамках проектной ин­фраструктуры находятся в совместном использовании с заказчи­ком. Если регистрационные записи об используемых материаль­ных ресурсах велись регулярно, то нетрудно рассортировать обо­рудование, лицензии и материалы на остающиеся у заказчика и у исполнителя. В ином случае возможны договорные разногласия с заказчиком.

_ Управление качеством. На данной стадии проекта проводится на предыдущих этапах приемка результатов проекта должна быть точно выверена с точки зрения обеспечения качества работ. Окончательный вариант отчета по качеству работ может быть по­лезен в процессе приемки результатов проекта, а также при воз­никновении спорных вопросов, связанных с обеспечением каче­ства проектных решений.

Управление конфигурацией. Передача заказчику результатов про­цесса управления конфигурацией должна быть скоординирована с передачей других результатов проекта, связанных с его разработ­кой, сопровождением и тестированием. Объем передаваемых дан­ных зависит от проекта и в общем случае должен оговариваться заранее (желательно в договоре). Кроме того, должны передавать­ся архивные копии результатов проекта исполнителю в соответ­ствии с принятыми у него процедурами. В связи с этим необхо­димо ответить на следующие вопросы:

· можно ли удалять из библиотеки проекта полученные резуль­таты? Указание на возможность такого удаления должно содер­жаться в договоре. Кроме того, если даже у исполнителя име­ются законные основания для таких действий, ему следует уведомить заказчика о своих намерениях;

· обладает ли заказчик юридическим правом использовать свое имя в материалах проекта;

· требуется ли дополнительная информация для того, чтобы при­менить на практике полученные результаты? Если да, то необ­ходимо подготовить соответствующее «предисловие» к исполь­зованию результатов проекта.

Отметим, что важно учитывать юридические моменты. Заказчик может обладать конфиденциальной информацией, опубликование которой может повредить его положению на рынке. Исполнитель должен взять обязательства по защите информации о своих заказ­чиках. Раскрытие информации о заказчике относится к категории юридического и финансового риска.

 

5. РОЛЕВЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

В данном разделе приводится перечень ролей управления про­ектом и тех задач стадии завершения проекта, в выполнении ко­торых данная роль принимает участие. В табл. 7.6—7.10 представлены специфические задачи, характерные для стадии завершения проекта.

 

 

Таблица 7.6