Решение проблемы и завершение переговоров

 

Каждая сторона соглашается с принимаемым решением, а также заинтересована в том, чтобы и партнеры сделали это. В ходе переговоров вырабатывается общее решение. Если вы не согласны с тем, что предлагает другая сторона, и не можете достичь согласия относительно других возможных вариантов, вы имеете право не принимать предложение, поскольку переговоры предполагают добровольное согласие с решением обеих сторон. Когда вас вынуждают согласиться против вашей воли — это не переговоры. Если же ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать (кратко повторить) основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, дать характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют себе суть основных положений будущего соглашения. Все участники переговоров должны быть убеждены, что в ходе их достигнут определенный прогресс. Целесообразно также, основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В этом случае внимание акцентируется не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем, т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая будет представлять интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров. Они несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачного исхода. Деловой протокол включает в себя организацию встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, вручение сувениров, удовлетворение культурных запросов гостей, ношение определенной формы одежды и т.п. Для решения этих вопросов в организации целесообразно создать протокольную группу — два-три человека, которые и будут заниматься этими формальностями.

 

Анализ деловых переговоров

 

Переговоры можно считать завершенными, когда тщательно и ответственно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры для их реализации, сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров. Анализ переговоров предполагает:

- сравнение целей переговоров с их результатами;

- определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

- деловые, личные и организационные выводы относительно будущих переговоров или продолжения проводившихся.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

- анализ сразу же после завершения переговоров. Такой анализ помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначение исполнителей и определение сроков выполнения достигнутого соглашения);

- анализ на высшем уровне руководством организацией. Такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели:

обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение причин отклонения от ранее установленных директив;

оценка информации об уже принятых мерах и о предстоящей ответственности;

определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров;

получение дополнительной информации о партнере по переговорам;

- индивидуальный анализ деловых переговоров — это выяснение степени ответственности каждого их участника за выполнение своих задач и задач организации в целом. Это также и критический самоанализ, извлечение уроков из переговоров.

В процессе индивидуального анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорам;

соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям, сложившейся ситуации и определенным требованиям;

насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе, как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом плане;

что определило результат переговоров, как исключить в будущем негативные нюансы в процедуре проведения переговоров;

кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров.

Получение объективного и полного ответа на последний вопрос имеет решающее значение в успешной деятельности организации.

 

Условия эффективности переговоров

 

Предпосылки успешного завершения деловых переговоров затрагивают ряд объективных и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия:

обе стороны должны иметь устойчивый интерес к предмету переговоров;

они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров);

партнеры должны иметь достаточную компетентность и необходимые знания в отношении предмета переговоров;

каждая сторона должна уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на необходимые компромиссы;

партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

Для обеспечения эффективности переговоров следует соблюдать определенные правила. Основное правило — обе стороны должны быть убеждены, что они что-то выиграли в результате переговоров.

Самое важное на переговорах — партнер. Его нужно убедить принять ваши предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

Переговоры — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому важно найти «общий знаменатель» для различных интересов партнеров.

Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь правильно задать вопрос, а также уметь слушать партнера.

Позитивные результаты переговоров следует рассматривать как естественное их завершение. В связи с этим на последней стадии ведения переговоров необходимо остановиться на содержании договора, в котором должны найти отражение все интересы партнеров.

Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.

 

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

1. Как руководителю туристской фирмы, вам следует организовать и провести совещание по результатам работы фирмы за прошедший год. Разработайте технологию проведения делового совещания.

2. Ваша компания организует туристские поездки по определенным маршрутам. Вы ведете переговоры с представителем испанской гостиничной сети. За неделю проживания одного человека в следующем сезоне они хотят получить на 30 долларов США больше, чем вы можете себе позволить. Вам предлагают «компромиссное решение»: среднюю от двух величин. Вы:

а) предложите «разделить разницу» в соотношении 60 к 40 в вашу пользу;

б) откажитесь пойти на это;

в) согласитесь с таким решением;

г) скажете, что пойдете на компромисс, если соотношение будет для вас более благоприятным: 75 к 25.

3. Обсудите следующие моменты подготовительного к переговорам этапа:

- каким правилом регулируется количество участников переговоров?

- какую информацию следует получить до того, как сесть за стол переговоров?

- планируя программу переговоров, какую последовательность в их проведении вы предложите:

а) встреча – размещение – отдых – переговоры?

б) встреча – размещение – переговоры – отдых?

- где лучше поставить минеральную воду для участников переговоров?

- вы не хотите, чтобы во время переговоров курили? Вы не возражаете, чтобы во время переговоров курили? Ваши действия?

4. Как следует поступить на начальной стадии переговоров:

- кто должен встретить прибывающих для переговоров гостей?

- представление участников переговоров лучше сделать до начала или за столом переговоров?

- как поступить, если во время представления вы не расслышали имя и отчество партнера?

- что является сигналом к началу переговоров?

- какая тактика предпочтительнее в начале переговоров:

а) изложить свою точку зрения?

б) выслушать точку зрения другой стороны?

- если цена вас устраивает, то вы сразу согласитесь с ней или поторгуетесь хотя бы для виду?

- в каких случаях предлагают чай (кофе):

а) всегда?

б) если переговоры затягиваются?

- если вы увидели просчет партнера по переговорам, дающий вам выгоду, какие будут ваши действия:

а) скажете ему об этом?

б) не скажете?

в) в крайнем случае сделаете потом какие-то уступки?

 

Вопросы для повторения

1. Приведите классификацию деловых совещаний.

2. Опишите основные этапы организации проведения деловых совещаний.

3. Определите условия эффективности деловых совещаний.

4. Дайте понятие и опишите основные этапы проведения деловых переговоров.

5. В чем суть этапа подготовки к деловым переговорам?

6. Опишите методы ведения переговоров.

7. Назовите условия эффективности деловых переговоров.

 

 

ГЛАВА 12