Общая характеристика программных средств 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Общая характеристика программных средств



подготовки табличных документов

 

При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности приходится представлять и обрабатывать информацию в табличной форме в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. Создание и обработка табличных документов на основе использования средств вычисли­тельной техники первоначально реализовывались двумя способами:

данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка произ­водится с помощью электронного калькулятора;

данные размещаются в памяти компьютера, а для их обработки создается и используется программа на одном из языков программи­рования.

Первый способ хорош тем, что он рассчитан на самого рядового пользователя, нагляден, легко проверяется, но расчеты выполняют­ся очень медленно.

Второй способ, естественно, во много раз быстрее, но есть свой недостаток — он не подходит для неподготовленного пользователя, тре­бует работы квалифицированного программиста. Сам заказчик не бу­дет непосредственно выполнять разработку и отладку таких программ.

Средством разрешения этого противоречия при проведении рас­четов над данными, представленными в табличной форме, явились пакеты прикладных программ для работы с электронными таблица-. ми, так называемые табличные процессоры или SPREAD SHEETS, которые в простой и естественной форме соединяют преимущества обоих способов и благодаря своей простоте и универсальности полу­чили широкое распространение.

Организация подготовки табличных документов основана на двух основных категориях:

форма представления данных на экране монитора в виде табли­цы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);

программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

Диапазон возможных применений современных табличных про­цессоров невероятно широк: они позволяют не только безошибочно проводить операции над числами в столбцах и строках, но и строить на основе табличных данных диаграммы, производить сложный финансово-экономический анализ, автоматизировать различные сферы бухгалтерской и экономической деятельности.

История работы с табличными процессорами насчитывает уже около 20 лет. Современные программы по всем характеристикам сильно отличаются от своих предшественников. Обратимся к основ­ным вехам развития табличных процессоров.

Самую первую программу работы с электронными таблицами разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple II. Затем идею разработки табличных процессоров подхватили другие фирмы и в течение нескольких лет появился целый спектр программ данно­го класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates выпустила систе­му, пользовавшуюся долгое время большой полулярностью — SuperCalc (Super Calculator). В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу данного класса Multiplan, ставшую прототи­пом табличных процессоров нового поколения. Multiplan была пер­воначально спланирована как легко переносимая прикладная про­грамма для работы на Apple II, IBM PC и в других вычислительных системах. У Multiplan было больше возможностей, и она превосхо­дила системы данного класса по уровню сервиса.

В нашей стране наибольшее распространение получило именно семейство SuperCalc, был разработан ряд русифицированных адап­тированных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.

Значительное влияние на развитие программ для работы с эле­ктронными таблицами оказала разработка пакета Lotus 1-2-3 фир­мой Lotus Development. Этот табличный процессор работал на IBM PC примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч Капор при разработке Lotus 1-2-3 все поставил на карту: с целью, увеличения эффективности были полностью использованы специальные технические возможности компьютера IBM PC и опе­рационной системы MS-DOS.

В начале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представле­на система Excel на Macintosh, разработанная фирмой Microsoft. Позднее эта программа появилась в версии, предназначенной для использования на персональных компьютерах типа IBM PC. Разра­ботка этой системы шла почти параллельно с разработкой первой версии операционной оболочки Windows, в основе построения кото­рой лежал принцип GUI (Graphical User Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он также нашел свое отражение в программе калькуляции электронных таблиц Excel 2.1.

Следующая версия Excel 3.0 принесла с собой ряд улучшений, например инструментальное (пиктографическое) меню под строкой меню директив и сильно переработанные графические функции. Вскоре без нее невозможно было себе представить рынок Windows-приложений.

Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для Windows 3.1, позволившая значительно упростить и унифицировать обслужи­вание. Появились также версии для Macintosh и OS/2. Затем — сле­дующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, при разработке которой фирма Microsoft сконцентрировала свое внимание на улучшениях, еще больше облегчивших работу пользователя.

Для Windows 3.1 существуют и другие программы табличной обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой Borland. Особенностью данной системы является более широкие возможнос­ти для проведения технических расчетов. В настоящий момент фир­ма Borland продала права на дальнейшую разработку этого программ­ного продукта фирме Corel Co. Поэтому его более поздние версии известны под названием Corel Quattro.

Табличный процессор — обязательная составляющая любого ин­тегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что воз­можностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспе­чивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включаю­щих системы обработки электронных таблиц, могут быть:

Corel Office Professional фирмы Corel;

Word Perfect Suite 7.0 for Windows 95 фирмы Corel;

Works for Windows 95 фирмы Microsoft;

MS Office 4.21 for MAC фирмы Microsoft;

Office Professional for Windows 95 фирмы Microsoft;

SmartSuite 96 for Win 95 фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows 95 были разрабо­таны версии самых популярных табличных процессоров, ориентиро­ванных на работу в этой среде:

Excel 7.0 фирмы Microsoft;

Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation:

Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.

Следует отметить, что безусловным лидером (пс объему продаж, а следовательно, по популярности, которой она пользуется у по~хзо-вателей) среди программ этого класса является система Excel.

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка (Help). Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и поз­воляет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню (Shortcut menu). Разворачивается по щелчку правой кнопки мыши на объекте. Речь идет, например, о месте таб­лицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситу­ации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым коман­дам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографи^ ческие меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы или рабочие папки (Workbook). Документы мож­но объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы рас­положен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содер­жимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интер­фейса может быть определен в соответствии с требованиями пользо­вателя, что делает работу максимально удобной. Среди таких воз­можностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заго­ловков строк и столбцов и т.д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие, как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а так­же предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные системы предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие, как: выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возмож­ность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клет­ки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а так­же автоформатирование - в систему уже встроены различные воз­можности оформления таблиц и пользователь может выбрать наибо­лее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позво­ляют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно раз­решить заполнять такие бланки, но при этом не менять форму бланка.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в совре­менных системах 'они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные раз­ных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессо­рах имеются встроенные функции, а именно: математические, ста­тистические, финансовые, функции даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, под­ставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить современный таблич­ный процессор без возможности построения различного типа дву­мерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается бо­лее 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, напри­мер вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и др. Современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощ­ными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполне­нию базы данных, т.е. через экранную форму; защиту данных, сорти­ровку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, со­зданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование -одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные реше­ния для многих задач. Методы оптимизации варьируют от про­стого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и огра­ничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это мож­но делать, создавая сценарии, которые представляют собой опи­сание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения ча­сто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным язы­ком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных ко­манд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и.функции, расширив набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последова­тельность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от суще­ствующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максималь­но удобным.

 

18.2. Основные требования к оформлению

Табличных документов

В основе табличного документа лежит понятие таблица.

Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой матери­ал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — со­ставная часть и столбца и графы[1].

Таблица (польск. tablica < лат. tabula доска, таблица) — 1) пере­чень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде несколь­ких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отде­ленных друг от друга линейками[2].

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в стро­ку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и сущест­венно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу дан­ных.

Существуют определенные условия, при которых организация

материала в таблицу не имеет смысла:

в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные.не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из кото­рой используется далеко не вся информация;

таблица уступает организации данных в виде текста,"когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по струк­туре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;

таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания про­цесса, выявить структуру, показать соотношение частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Под­лежащее - это наименование того явления или объекта, рассмотре­нию которого посвящена таблица. Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов. Структура табли­цы представлена на примере таблицы 18.1.

Чтобы построить таблицу, необходимо:

1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таб­лице, - показатели ее подлежащего.

2. Сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить те дан­ные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего.

3. Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боко­вике, или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежаще­го), а наименования показателей сказуемого - в головке.

 

Нумерационный

заголовок

Таблица 18.1

 

4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и за­полнить его данными. Построение макета, в основном, способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.

5. Определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголов­ком. При построении таблицы необходимо выполнять условия ло­гичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

2. Правильная, логическая соподчиненность элементов табли­цы: данных графы - ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединя­ющему их заголовку верхнего яруса.

3. Логичность деления в подчиненных рубриках. Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следую­щих требований:

1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертика­ли, при этом они должны быть выровнены по десятичной точке. Подобное расположение может быть затруднено, если:

при одном-двух показателях сказуемого очень много показате­лей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание табли­цы по горизонтали);

велико число показателей сказуемого, а число показателей под­лежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повто­рив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);

требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.

2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.

3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей зна­чимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае равнозначности показателей и требования про­стоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в госу­дарственном или ином документе; по нарастающему или ниспадаю­щему признаку и т.д.).

4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наиме­нований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уров­не) — подлежащего.

5. Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк).

6. Преимущественное использование продольных таблиц.

7. Минимально возможное число ярусов в головке и максималь­ный лаконизм каждого заголовка; рекомендуется: избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один; объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпонов­кой граф; образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова; устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов; переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф много­кратно повторяемые пояснительные и уточняющие слова; заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначе­ниями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

8. Максимальный лаконизм данных прографки; рекомендуется выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок; ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относи­тельных — тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок; объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и стро­ках; заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >, более >, менее <, приблизительно = и т.п.).

9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заго­ловке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюде­нием следующих условий.

1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, раз­делив такую таблицу на 2—3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется, так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких по­казателей сказуемого относится каждое число.

2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, пе­реводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.

3. Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Раз­местив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице ус­ловными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущер­ба сэкономить место.

4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежа­щих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5. Размещать показатели подлежащего большого объема (много­строчные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше пока­зателей подлежащего.

6. Объединять, соседние однотипные таблицы.

7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее

число строк.

При подготовке табличных документов необходимо выполнять определенные требования к оформлению отдельных элементов таб­лиц.

Нумерационный заголовок. Назначение нумерационного заголов­ка — упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заго­ловка:

1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова «Таблица» с последующим номером.

2. Перед тематическим заголовком в виде слова «Таблица» с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизон­тально центрируется.

3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последую­щей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.

5. Над продолжением таблицы нумерационный-заголовок оформляется в виде слов «Продолжение табл.» с последующим но­мером и выравниванием вправо.

6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформ­ляется в виде слов «Окончание табл.» с последующим номером и выравниванием вправо.

Тематический заголовок. Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:

1. Тематический заголовок необязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа.

2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.

3. Тематический заголовок горизонтально центрируется. Заголовки граф в головке таблицы. При их оформлении учитыва­ется следующее:

1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боко-виком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сде­лать более лаконичным текст боковика.

2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозна­чений) и располагаются в следующем порядке:

а) словесное обозначение данных графы;

б) буквенное обозначение данных графы;

в) обозначение единицы измерения;

г) указание на ограничение (от, до, не более, не менее).

3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе — только в слу­чаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множествен­ном числе, или когда заголовки графы — существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.

4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного доку­мента.

5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы — °С, проценты - %, доллары США -$ и т.п.).

6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах только в случаях, когда заголовки грамма­тически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы.

7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каж­дой части таблицы повторяется ее головка (шапка).

8. Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице.

Нумерация и литерация граф. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач. Оформление этих элементов таблицы должно производиться с учетом следующих требований:

Г. Нумерация или литерация граф не используется в продолже­ниях таблиц вместо заголовков граф.

2. В статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы — арабскими цифрами.

Графа «Номер по порядку». Оформляется с учетом следующих требований:

1. Данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы.

2. Графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик раз­ных ступеней в боковике.

3. Заголовок графы оформляется в виде: «№ п/п».

4. Допускается вместо указанной графы проставлять соответст­вующий номер с последующей точкой непосредственно перед наи­менованием показателя в боковике.

Единицы измерения. Их представление должно удовлетворять сле­дующим требованиям:

1. Включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается.

2. Если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таб­лицы, будучи отделена от него запятой.

3. Если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков со­ответствующих граф.

4. Если данные в таблице выражены в различных единицах из­мерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф.

5. Единицу измерения, общую для всех данных строки, указыва­ют после заголовка строки в боковике таблицы.

Заголовки «Итого», «Всего». Оформляются с учетом следующих требований:

1. Как в боковике, так и в головке заголовок «Итого» относится к частным, промежуточным итогам, заголовок «Всего» — к суммиру­ющим частные итоги.

2. В боковике принято заголовки «Итого» и «Всего» выравни­вать по левому краю.

Заголовки боковика. Оформляются с учетом следующих требова­ний:

1. Заголовки боковика располагаются:

а) при одной ступени:

от края боковика, если большинство умещается в 1 строку;

с абзацного отступа, если они в 2—3 строки.

б) при нескольких ступенях:

заголовки 1-й ступени — согласно п. а);

заголовки последующих ступеней — с отступом от начала заго­ловков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;

в) заголовок «В том числе» рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.

2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с за­головками старшей ступени.

3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек чис­лом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку про­графки); отточие не является обязательным; при отсутствии его ни­каких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней сту­пени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.

4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при одно­строчных заголовках) или сначала поставлены слова «То же» (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.

Указание на отсутствие сведений или явления в прографке. Оформ­ляется следующим образом:

1. При отсутствии сведений в соответствующей ячейке про­ставляется либо многоточие (...), либо слова «Нет свед.».

2. При отсутствии явления в соответствующей ячейке простав­ляется тире.

Обозначение ничтожно малых чисел. Оформляется следующим образом:

1. Если число значительно меньше одной десятой, то проставля­ется «0,0».

2. Если число значительно меньше одной сотой, то проставляет­ся «0,00», и т.д.

Деление чисел на цифровые группы. При представлении многораз­рядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и слева направо — для дробной части.

Расположение чисел в графах. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:

1. Числовые значения, относящиеся к одному и тому же показа­телю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах).

2. Числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются.

3. Числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю.

4. При указании в таблицах последовательных интервалов чи­сел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут (ОТ...ДО...БКЛЮЧ.).

5. В интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числа­ми необходимо ставить тире.

6. Округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для одного типа данных должно быть оди­наковым.

Расположение строк прографки по отношению к заголовку бокови­ка. Определяется следующим образом:

1. Если строки прографки состоят из одного ряда числовых зна­чений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика.

2. Если среди строк прографки есть элементы в две и более стро­ки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соот­ветствующего заголовка боковика.

3. Если боковик начинается с графы «Номер по порядку», то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

4. Текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

Текст в прографке. Оформление текста в ячейках таблицы долж­но удовлетворять следующим требованиям:

1. Текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы).

2. Точка в конце текста в ячейке прографки не ставится.

3. При повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

Линейки в прографке. Они предназначены для разделения граф и оформляются следующим образом:

1. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы.

2. В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой обычно двойными линейками.

Примечания к таблице. Оформляются следующим образом:

1. Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы.

2. Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.

3. Примечания связываются с соответствующими местами табли­цы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов).

4. Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.

 

Основные понятия и технология работы с

Табличными процессорами

 

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее окно, отображающее инструментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в кни­гу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именуется рабочим листом.

 

Структура рабочего окна

 

Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов:

1. Строка заголовка.

Строка заголовка содержит имя программы, имя текущего фай­ла (книги или блокнота) и кнопки управления окном, состав и на­значение которых определяется операционной средой, в которой работает табличный процессор.

2. Строка меню.

В строке меню расположены имена основных групп команд и инструментальных средств табличного процессора, каждой из кото­рых соответствует собственное выпадающее меню, детализирующее возможности управления электронными таблицами.

3. Пиктографические меню.

Пиктограммы, объединенные в инструментальные панели, пред­назначены для вызова наиболее часто используемых команд. Количе­ство и состав пиктографических меню определяются пользователем.

4. Строка ввода (редактирования).

Строка ввода (редактирования) предназначена для ввода и изме­нения данных в ячейках электронной таблицы. Она содержит имя рабочего листа и адрес активной ячейки, в которой расположен ука­затель ячеек в виде рамки, окружающей ячейку. Указатель ячеек можно перемещать по рабочему листу с помощью мыши или клавиш управления курсором.

5. Рабочий лист.

Рабочий лист отображает собственно электронную таблицу и разбит на ячейки, которые образуют прямоугольный массив и коор­динаты которых определяются путем задания их позиции по верти­кали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы обознача­ются буквами латинского алфавита (А, В, С... Z, АА, АВ, АС... AZ, ВА, ВВ...), а строки — числами натурального ряда. Так, D14 обозна­чает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, а CD99 — ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк — на его левой границе.

6. Линейки прокрутки.



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2016-09-13; просмотров: 517; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 54.198.37.250 (0.16 с.)