Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Обработка поступивших и отправляемыхСодержание книги
Поиск на нашем сайте
Документов
В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей: не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций; убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата; предотвратить утрату документов после вскрытия пакета; исключить возможность ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами; исключить возможность ознакомления любых работников фирмы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лично»; не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов; убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа. Пакеты, конверты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и фирм, от посетителей. Эти документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на пакетах, конвертах и часто на самих документах не ставится гриф конфиденциальности. Объясняется это не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа. Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции выполняется квалифицированным сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью определения возможной их конфиденциальности. Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку ограничения доступа и не имеющие такой отметки. Документы второй группы сравниваются с перечнем документов фирмы, отнесенных к категории конфиденциальных. Подобный перечень регулярно корректируется в соответствии с изменениями в деятельности фирмы, появлением новых видов работы, составленными прогнозами и планами. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиций перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности. Одновременно ставится срок действия грифа и условия его снятия, указанные в перечне. Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой. Все поступившие конфиденциальные документы подлежат немедленному учету. Документы, не отнесенные к разряду конфиденциальных, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых документов. В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей: исключить возможность тайного вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов; ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальным документом; подтвердить факт отправки документа и правильность оформления этого факта в учетных формах; исключить ошибочную отправку документа, пакета другому адресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов. Конвертование и отправка конфиденциальных документов осуществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается. Разрешением на отправку исходящего конфиденциального документа является подписанное первым руководителем фирмы сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной карточке, если документ отправляется без сопроводительного письма. При пересылке конфиденциальных документов почтой или по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа шифруется. Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело. Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами передаются адресатам курьерами (нарочными) фирмы. В этом случае двойное конвертование, как правило не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке. Следовательно, обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, позволяющей решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.
Учет конфиденциальных документов и Формирование справочно-информационного Банка данных по документам
Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по инстанциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или у референта первого руководителя. Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи: фиксирование факта поступления или издания документа; фиксирование местонахождения документа; обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу; обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам; предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов. Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы: учет входящих (поступивших, входных) документов; учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов; инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации. При любом виде учета индексирование конфиденциальных документов базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимущество валовой нумерации состоит в гарантированной сохранности номера, выделенного для данного документа, записи исходных сведений о документе и карточки, заведенной на документ. Ни один номер не может исчезнуть, а карточка выпасть из систематизированного по номерам массива. Серьезным недостатком валовой нумерации документов является отсутствие ее привязки к месту хранения документа. Однако к валовому номеру документа может добавляться смысловой индекс, обозначающий дело по номенклатуре, в котором будет храниться документ, подразделение-исполнитель и т.п. Номер поступившего конфиденциального документа проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе «К вх. № __» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа дополнительно проставляется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например: «Кол-во листов: 1 к + 5 нк». При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером. В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с момента поступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы конфиденциальной документации и исполнителя или второго сотрудника этой службы. При заполнении на конфиденциальный документ одного экземпляра учетной карточки возникает необходимость ведения контрольного журнала. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения поиска документов. Против учетного номера документа в журнале указывается фамилия лица, расписавшегося в карточке за получение документа, т.е. фиксируется местонахождение документа. При заполнении на документ двух и более экземпляров карточки функцию контрольного журнала выполняет валовая картотека. Традиционный учетный и справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам обычно включает в себя: справочную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям; валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземпляров карточек) и исполненных (для первых экземпляров карточек) документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов; контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по' срокам исполнения документов; справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам. Если на конфиденциальные документы ведется справочная картотека, аналогичная картотеке на открытые документы, то часть картотеки на неисполненные документы формируется по исполнителям, а в части на исполненные документы карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел (если нумерация документов ведется по каждому делу отдельно) или в валовой последовательности номеров документов. В обоих вариантах экземпляры карточки помещаются одновременно в обе части картотеки. По окончании рабочего дня второй сотрудник службы конфиденциальной документации проверяет правильность регистрации документов и их наличие. В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником службы конфиденциальной документации рядом или выше ошибочной записи и заверяются его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Учетные формы не должны содержать конфиденциальные сведения. Вместе с тем журналы и картотеки содержат в совокупности данные ограниченного распространения, в связи с чем их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц. Перемещение конфиденциальных документов между сотрудниками службы конфиденциальной документации фиксируется в передаточном журнале. Автоматизированный учет конфиденциальных документов включает в себя следующие процедуры: ввод в систему исходных сведений о документах и формирование машинного (электронного) журнала (картотеки); контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам; распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки); распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа. В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической последовательности их поступления в службу конфиденциальной документации. Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функцию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно: описью конфиденциальных документов; страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала. Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных. Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль контрольного журнала. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе. Выдача документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов. Документы (например, инвентарного учета) могут также выдаваться под роспись в распечатке карточки учета выдачи документа. В крупных предпринимательских структурах иногда используется метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника. Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие задачи: предотвращение утери черновиков и вариантов документа; подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа; подтверждение факта передачи документа на отправку или, исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации. Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации: все экземпляры подписанного руководителем документа; приложения к документу (при наличии); черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи; документ, послуживший основанием для составления данного документа. О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя. Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденциальному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины. Приложения к изданным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета. Изданным конфиденциальным распорядительным документам и протоколам присваивается не только общий валовый учетный номер, но и порядковый номер в данной группе документов. На инвентарный (списочный, перечневый) учет берутся следующие конфиденциальные документы: не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, в том числе являющиеся приложениями к основным документам, фотографии, рисунки; изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на выделенное хранение (образовавшие самостоятельное дело), например, особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и т.п.; технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.; бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с отрывными листами и т.п.; журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные производством дела. На инвентарный учет после заполнения справочных карточек могут браться все конфиденциальные документы фирмы, если объем таких документов невелик. Картотека (журнал) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. № ___ и дата». Одновременно может формироваться электронный справочный массив по документам. Поставленные на инвентарный учет технические носители информации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, номера или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи делаются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стойкость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализации об их несанкционированном вскрытии. Учет конфиденциальных документов позволяет не только обеспечить сохранность документов и организовать по ним справочно-инфсрмационную и контрольную работу, но и проводить периодические и непериодические проверки наличия документов. Целью проверки наличия конфиденциальных документов является установление фактического соответствия имеющихся документов записям в учетных формах, их сохранности, целостности и комплектности. Такие проверки побуждают исполнителей к тщательному соблюдению правил работы с документами и заботе об их физической сохранности. Проверка ведется от учетных данных к документам, экземплярам документов и составным частям каждого экземпляра. Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, после завершения экстремальной ситуации, выявлении фактов угрозы информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы фирмы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации. Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица. По результатам проверки составляется акт. Ежедневные проверки наличия документов (самопроверки) проводятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работающими с конфиденциальными документами. Следовательно, основной целью учета конфиденциальных документов является, прежде всего, формирование информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.
|
||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-09-13; просмотров: 1389; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.147.77.119 (0.01 с.) |