Наименование организации (6, 7, 8).

Данный реквизит указывает в документе наименование органи­зации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наимено­вания даются в именительном падеже. Например:

 

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления.

Институт информационных систем управления.

 

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указыва­ется не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, - то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного наци­ональный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случа­ях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименова­ния на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представля­ющее организацию.

Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних до­кументах организации.

Справочные данные об организации (7).

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить:.индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, отно­сящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа (8).

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку поз­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регла­ментируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ.

Дата (9).

Дата является одним из основных реквизитов документа, кото­рые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата прове­дения заседания. Если авторами документа является несколько орга­низаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата под­писания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следу­ющей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1996 года следует оформлять: 22.08.97. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 1998.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведе­ния финансового характера, допускается применять словесно-циф­ровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты простав­ляются часы и минуты.

Регистрационный индекс документа (10).

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.

Регистрационный номер — это условное обозначение докумен­та, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганизации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих докумен­тов он складывается из нескольких частей: индекс структурного под­разделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Напри­мер: 04-12/5.7, где 04 - индекс структурного подразделения, 12 - но­мер дела по номенклатуре, 57 - порядковый № отправляемого доку­мента.

На документах, составленных совместно несколькими организа­циями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11).

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Дан­ная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Место составления или издания (12).

Место составления или издания документа обязательно указы­вают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организа­ции». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого админист­ративно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Например:

Москва;

г. Коломна, Московской области;

с. Ивановка, Мытищинского района, Московской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих­ся на «град» и «бург».

Гриф ограничения доступа к документу (13).

Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или кон­фиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т.д. В коммерческих структурах на доку­ментах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна) и «Конфиденциально». Во второй строке дан­ного реквизита проставляется № экземпляра и иногда адресат. Он может быть дополнен другими данными, предусмотренными дейст­вующим законодательством.

Адресат (14).

Данный реквизит проставляется в основном на исходящих доку­ментах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несо­ответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ воз­вращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть про­ставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

фамилия, инициалы (в дательном падеже);

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой стро­ки. Например:

 

ООО «Тема»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Петрову Н.А.

117134 Москва

ул.Строителей, 8

 

Почтовый адрес не принято проставлять на документах, кото­рые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

Перед фамилией при наличии указываются ученая степень, звание. Форма вежливого обращения для письменной официаль­ной речи устанавливается законодательно, при его использовании перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т.д. некор­ректно.

Если документ отправляется в несколько однородных организа­ций, их указывают обобщенно:

 

Генеральным директорам производственных объединений

 

Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не ука­зываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляет­ся только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым прави­лам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформ­ляется по Международным правилам.

Гриф утверждения (15).

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, лич­ной подписи, ее расшифровки и даты' утверждения. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

подпись А.Б. Сидоров

12.07.98

 

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:

 

УТВЕРЖДЕНО

приказ директора

предприятия

от 05.08.98 № 15

 

Резолюция (16).

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на неболь­шом дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя:

Фамилия И.О. исполнителя

Содержание поручения

Срок исполнения

Подпись руководителя

Дата резолюции

Например:

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта к 26.01.98

подпись 06.01.98

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолю­ции первым.

Заголовок к тексту (17).

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

приказ - о приеме на работу

положение - о бухгалтерии

протокол - собрания акционеров

должностная инструкция - менеджера по кадрам

Отметка о контроле (18).

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Текст документа (19).

Текст документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направ­лении их:

в федеративные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящи­еся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связан­ного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущест­вительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Ха­рактеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предло­жения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть, без констати­рующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, до­кладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголо­вок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение тек­ста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст из­лагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного чис­ла (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих право и обязанности организа­ции, их структурных подразделений (положения, инструкция), а так­же содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Министерство не возра­жает», «Академия управления считает возможным»).