Модель системы документооборота «как есть» (AS-IS)

Документооборот - это сложный процесс, протекающий в каждом учреждении по-разному. Он бывает бумажным и электронным. В бумажном документообороте документы регистрируются в специальных журналах. На каждом документе существует надпись, к какому виду он относится, то есть исходящий, входящий или внутренний, ставится печать, номер и дата документа. В Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области документооборот осуществляется электронно. Рассматриваемое учреждение пользуется программой под названием Directum. Данная программа дает возможность работникам работать быстрее и эффективнее. Программа не зависит от интернета, она направлена из Администрации Томской области и зависит от сервера, который находится в Администрации Томской области. На данном сервере подразделяются документы на входящие, исходящие и внутренние. К входящим относятся документы, которые присылаются из сельских поселений, обращения граждан. К исходящим относятся документы, которые отсылаются из Департамента, например, в другие сельские поселения, ответы на обращения граждан. А к внутренним документам относятся документы, которые приходят из Администрации Томской области и отсылаются в Администрацию Томской области. В Directumе документы нумеруются последовательно. Департаменту принадлежит число 58, а после него идут по порядку следующие цифры. Входящие документы нумеруются «58/…»; внутренние документы нумеруются «58-…», а исходящие нумеруются «58-…-…».

Далее целесообразно разобрать, какой путь проходят документы, которые присылаются в Департамент. Ниже изображен жизненный цикл входящего документа (рисунок 2.1).

 

 

Рисунок 2.1 - Жизненный цикл входящего документа

 

Согласно рисунку 2.1 жизненный цикл входящего документа начинается с приема и первичной обработки и заканчивается отправкой в архив или в другую организацию. Теперь целесообразно рассмотреть каждую стадию жизненного цикла входящего документа.

Первой стадией документа является прием и первичная обработка. В Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области документы приходят в Directum, на электронную почту или почтальон посредством почты России. В основном, по почте России приходят оригиналы. По электронной почте приходят, в основном, срочные для исполнения документы.

В Directume непрочитанные письма выделяются жирным шрифтом, документы, у которых просрочен срок исполнения, то горит жирным красным. Данные документы приходят секретарю.

Во второй стадии предварительного рассмотрения и распределения документы рассматривает секретарь. А потом распределяет документы одному из двух заместителей или начальнику Департамента. Далее они пишут рецензию и отдают обратно секретарю.

Третьей стадией входящего документа является регистрация. Регистрация документа проходит определенные этапы. Документ регистрируется в Directume секретарем. Там пишутся реквизиты документа, то есть адресат, которому предназначен документ (все документы приходят на имя начальника Департамента), содержание, исполнитель и кто подписывал. Далее документ сканируется и прикрепляется в Directum.

Четвертой стадией является направление на исполнение. Секретарь отдает документы по рецензии председателям комитета. Они уже, в свою очередь, распределяют по исполнителям своего комитета.

Пятой стадией является оформление и удостоверение документа проходит по своему пути председателя комитета, который проверяет и если все правильно, отдает на подписание заместителю начальника Департамента через секретаря, а заместитель также через секретаря на подпись начальнику Департамента.

Шестой стадией является отправка документа. Отправка документа осуществляется либо в архив либо через секретаря в другое учреждение.

Выше был рассмотрен жизненный цикл входящих и внутренних документов, которые приходят в Департамент.

Теперь целесообразно рассмотреть жизненный цикл исходящего документа. Исходящие документы - это те документы, которые отсылаются из учреждения, в нашем случае, из Департамента по вопросам семьи и детей Томской области в другие организации, подведомственные учреждения, другие сельские поселения, Администрацию города Томска, органам опеки и попечительства. Исходящие также регистрируются в программе «Directum». Что входящие, что исходящие, что внутренние нельзя удалить из Directuma, можно только переделать.

К исходящим документам относятся ответы на обращения граждан, письма главам муниципальных образований. Исходящий документ также как входящий документ проходит определенные стадии документооборота. Ни одну из стадий нельзя пропустить, так как документ должен проходить все пути и не должен пропустить ни одной подписи, а если пропустит, то этот документ считается не достоверным. Данные стадии показаны ниже, на рисунке 2.2.

 

 

Рисунок 2.2 - Жизненный цикл исходящего документа

 

Жизненный цикл исходящего документа состоит из пяти стадий, каждая из которых важна.

Первая стадия - это составление проекта документа. Проект составляется исполнителем в двух экземплярах. Один только должен подписать начальник Департамента, а другой должны подписать заместители начальника или один из заместителей начальника Департамента и председатель комитета, в котором работает исполнитель.

Второй стадией исходящего документа является согласование проекта документа. Проект документа согласовывает исполнитель с председателем комитета. Если председатель комитета одобрил проект, то документ идет на следующую стадию, а если нет, то исполнитель переделывает и опять согласовывает с председателем комитета.

Третьей стадией является проверка правильности документа, которую проводит секретарь. Если секретарь не нашел недостатков, то проект идет на следующую стадию, а если не одобрил, исполнитель переделывает проект в соответствии с требованиями. После одобрения секретарем исполнитель относит документы на подпись начальнику Департамента, заместителям начальника Департамента. Каждый из руководителей могут пописать документ или отправить на доработку. Если они подписали, то документ переходит на следующую стадию.

Четвертой стадией является регистрация документа. Регистрацию осуществляет секретарь в программе Directum. Он проверяет правильность адресата и если все правильно, то регистрирует, сканирует сам документ и прикрепляет, а программа сама дает ему номер.

Пятой стадией движения исходящего документа является отправка документа в другое учреждение. Отправляет секретарь.

Данный жизненный цикл подходит и к стадиям внутреннего документа, который отправляется из Департамента по вопросам семьи и детей Томской области в Администрацию Томской области.

В данных моделях ничего не сказано о контроле документооборота. В данном учреждении контроля сроков исполнения документов нет. Если какой-то документ потеряется, то будет отвечать секретарь. Контроль документационного обеспечения всего Департамента осуществляет канцелярия Администрации Томской области.

Теперь вышесказанное следует оформить в виде системы IDEEF0. Далее будут рассмотрены следующие составляющие модели:

А0 - нулевой уровень диаграммы;

I1 - основания для создания документа:

· инициатива подразделений;

· поручения начальника Департамента и его заместителей;

· решения, которые приняты на совещаниях;

· решения других вышестоящих инстанций;

I2 - входящий документ.

Существуют следующие элементы управления:

· С1 - стандарты по оформлению документов;

· С2 - должностные инструкции;

· С3 - технология согласования;

· С4 - правила регистрации;

· С5 - классификатор документов.

Существуют следующие механизмы:

· М1 - исполнитель;

· М2 - секретарь;

· М3 - шаблоны документов;

· М4 - начальник;

· М5 - заместители начальника;

· М6 - председатель комитета;

· М7 - автоматизированные информационные системы.

Существуют следующие результаты на входящие потоки:

· О1 - возврат адресату корреспонденции, которая прислана не по назначению или оформлена ненадлежащим образом;

· О2 - архивные документы.

Целесообразно проанализировать следующие обозначения, которые будут в моделях:

· ВД - входящий документ;

· ВнД - внутренний документ;

· ИД - исходящий документ.

В соответствии с моделями ранее построенных моделей жизненного цикла документооборота первый уровень функциональной модели представлен на рисунке 2.3, далее будут рассмотрены создание документа (рисунок 2.4), предварительное рассмотрение и распределение (рисунок 2.5).

Функциональная модель (рисунок 2.3) включает в себя блоки, которые могут разделяться на другие блоки, такое разделение изображено на рисунках 2.4 - 2.5.

Рисунок 2.3 - Функциональная модель документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей

 

Рисунок 2.4 - Создание документа А1

 

Рисунок 2.5 - Предварительное рассмотрение и распределение А3

Функциональная модель IDEEF0 системы документооборота (рисунок 2.3) содержит некоторые блоки, которые состоят из одного действия, поэтому в детальном рассмотрении модели IDEEF0 не нуждаются. Но на раннем этапе они были проанализированы.

Документы в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области подразделяются, в основном, на входящие, исходящие и внутренние. Программа электронного документооборота облегчает работу секретаря данного учреждения. Как было замечено ранее, то секретарь является главным звеном цепи стадий документооборота на разных документопотоках. Модель IDEEF0 показала взаимосвязь каждой из стадий документооборота разных документов. Но рассмотренная модель не является идеальной, в ней нет контроля сроков исполнения документов внутри Департамента.

Данная модель IDEEF0 не идеальна, далее будет рассмотрена модель «как должно быть».