Особенности нормативного регулирования системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей

Требования к организации документооборота и делопроизводства играют большую роль на предприятии. Поэтому нормативное регулирование данной деятельности играет отчасти главную роль. Нормативное регулирование Департамента по вопросам семьи и детей Томской области составляют рассмотренные выше законы и государственные стандарты, положение о самом Департаменте и положения о комитетах.

Положение о Департаменте определяет цели, задачи, функции и организацию деятельности всего Департамента.

Департамент по вопросам семьи и детей Томской области занимается реализацией государственной политики по улучшению положения детей на территории региона, создание благоприятных условий развития и жизнедеятельности детей, которые попали в трудную ситуацию.

В соответствии с положением о деятельности Департамента [15] можно выделить следующие основные задачи, решаемые Департаментом:

· осуществление государственной семейной политики в Томской области;

· развитие системы комплексного социального обслуживания семьи и детей на территории Томской области в пределах компетенции Департамента;

· развитие и укрепление системы жизнеустройства детей-сирот и детей, которые остались без попечения родителей;

· совершенствование системы профилактики безнадзорности несовершеннолетних, социального сиротства в Томской области.

Департамент по вопросам семьи и детей Томской области обладает правами юридического лица. Он имеет свой лицевой счет в Департаменте финансов Томской области.

Теперь целесообразно определиться с перечнем функций Департамента по вопросам семьи и детей, которые относятся к документационному обеспечению. Итак, рассматриваемый орган руководствуется следующими функциями:

· разработка областных программ, концепций, стратегий и проектов в сфере реализации защиты прав и законных интересов семьи и детей региона;

· разработка и реализация ведомственных целевых программ;

· участие в реализации межведомственных и федеральных программ и проектов негосударственных институтов, общественных обьединений, благотворительных фондов;

· разработка проектов нормативных правовых актов в сфере реализации защиты прав и законных интересов детей и семьи региона;

· разработка нормативно-правовых актов, которые определяют стандарты качества бюджетных услуг;

· разработка долгосрочных, краткосрочных, среднесрочных прогнозов развития в данной сфере;

· ведение учета ведомственных и статистических показателей в данной сфере.

Рассматриваемым Департаментом руководит начальник Органа, которого назначает на должность и освобождает от должности Губернатор Томской области.

И, наконец, следует рассмотреть положения о комитетах. В данной работе будет рассмотрен только один комитет, он связан с темой документирования. Данный комитет называется: «Комитет правового обеспечения, организационно-кадровой работы и государственного заказа Департамента по вопросам семьи и детей Томской области».

Деятельность комитета осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников комитета за надлежащее исполнение на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника Департамента[16].

Комитет осуществляет свою деятельность посредством следующих задач [16]:

· юридическое и правовое обеспечения деятельности Департамента;

· обеспечение кадрами;

· организация и проведение определенных мероприятий, связанных с прохождением государственной гражданской службой;

· подготовка мероприятий по повышению квалификации сотрудников;

· подготовка и координирование деятельности по общества о деятельности Департамента;

· подготовка мероприятий, которые направлены на укрепление института семьи;

· организация и ведение делопроизводства;

· обеспечение исполнения положений Федерального закона от 5 апреля 2013 года №44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и других правовых актов, которые связаны с сферой закупок, услуг, работ и товаров для обеспечения государственных нужд.

Ниже представлены основные функции, выполняемые комитетом в части документационного обеспечения учреждения [16]:

· самостоятельно или совместно с другими структурными подразделениями готовит проекты нормативно-правовых актов, которые связаны с сферой деятельности Департамента в порядке, который установлен законодательством Российской Федерации и законами Томской области;

· самостоятельно или совместно с другими структурными подразделениями готовит предложения об отмене, изменении правовых актов Томской области, которые относятся к сфере деятельности Департамента;

· проводит мониторинг федеральных нормативных-правовых актов и проводит проверку нормативно-правовых актов Томской области, которые относятся к сфере деятельности Департамента, составляет и отправляет отчеты ежеквартально;

· организует проведение правовой экспертизы проектов нормативно-правовых актов и локальных актов, которые разработаны структурными подразделениями Департамента, а также которые поступают от других лиц на отзыв или заключение в Департамент, в области соответствия их законодательству Томской области и Российской Федерации;

· подготавливает заключения, служебные записки по правовым вопросам, которые возникают в сфере деятельности Департамента;

· ознакамливает сотрудников Департамента с определенными нормативно-правовыми актами, помогает в поиске и применении;

· проводит антикоррупционную экспертизу проектов нормативно-правовых и локальны актов;

· ведет учет судебных актов, взаимодействует с судебными приставами по организации исполнения судебных решений;

· рассматривает жалобы от физических и юридических лиц по деятельности, связанной с комитетом и готовит по ним ответы, заключения и предложения;

· заключает договоры гражданско-правового характера с гражданами и организациями по вопросам сферы деятельности Департамента;

· составляет реестр приказов и распоряжений Департамента;

· формирует и ведет личные дела работников;

· контролирует соблюдение исполнительской дисциплины и правил делопроизводства;

· занимается оформлением приема, перевода и увольнения работников, ведет учет личного состава, выдает справки о трудовой деятельности работников, хранит и заполняет трудовые книжки и ведет документацию по кадрам, подготавливает материалы о поощрениях и награждениях работников;

· готовит распоряжения Департамента по премиям, отпускам и командировкам;

· составляет учет и составление отчетности по кадровой работе;

· разрабатывает Положения, должностные регламенты и должностные инструкции, касающиеся деятельности структурных подразделений Департамента;

· организует ведение делопроизводства и внутриведомственного архива в Департаменте;

· разрабатывает номенклатуру дел;

· доводит до работников поручения, приказы и распоряжения начальника и заместителей начальника;

· контролирует исполнение распоряжений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Губернатора Томской области;

· планирует организационные мероприятия и организует текущее планирование деятельности Департамента;

· составляет аналитические материалы по вопросам компетенции Департамента;

· организует ведение воинского учета, бронирования работников, пребывающих в запасе;

· организует соблюдение правил обращения со сведениями, которые составляют государственную тайну.

Для того чтобы полностью проанализировать деятельность Департамента целесообразно рассмотреть его взаимодействие с другими учреждениями.

Рассматриваемый Орган взаимодействует с другими Департаментами Администрации Томской области, с Администрацией города Томска, с Главами муниципальных образований, входящими в состав субъекта, с органами опеки и попечительства и подведомственными учреждениями, с заместителем Губернатора Томской области по социальной политике.

Вообще Томская область составляет 314,4тысяч км². Томская область делится на 4 городских округа, 16 муниципальных районов, 3 городских и 115 сельских поселений, 578 сельских населённых пунктов. В области 6 городов: Томск, Северск, Асино, Колпашево, Стрежевой и Кедровый [17]. Со всеми названными населенными пунктами взаимодействует Департамент по вопросам семьи и детей Томской области.

Подведомственные учреждения Департамента по вопросам семьи и детей Томской области разделены на следующие сферы деятельности [18]:

· учреждения социального обслуживания семьи и детей;

· образовательные учреждения для детей-сирот, которые остались без попечения родителей;

· учреждения социального обслуживания для детей и подростков с ограниченными способностями.

В данной работе был рассмотрен перечень локальных актов Департамента по вопросам семьи и детей Томской области, рассмотрена его взаимосвязь с другими учреждениями. Департамент по вопросам семьи и детей Томской области взаимодействует с Главами муниципальных образований, с подведомственными учреждениями, с органами опеки и попечительства, с Администрацией города Томска, ну и, конечно, с Департаментами Томской области. Тема данной работы очень важна в учреждениях, на предприятиях, для любой организации, в целом. Нормативное регулирование и взаимосвязь с другими учреждениями играют важные роли в организации и управлении учреждением. К локальным актам Департамента относятся Положение о Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области и Положение о комитетах. В данной работе было большее внимание комитету правового обеспечения, организационно-кадровой работы и государственного заказа Департамента по вопросам семьи и детей Томской области. Он напрямую связан с делопроизводством и документооборотом.

 

 

Выводы к разделу 1

 

Документооборот и делопроизводство являются важными, а можно сказать и главными, частями в организации и управлении учреждением. Ведь если эти части не будут хорошо функционировать, то учреждение можно считать не способным к ведению собственной деятельности, а в итоге и бесполезным, с таким учреждением никакая организация не захочет сотрудничать.

Ранее была рассмотрена классификация документов, взаимосвязь документооборота и делопроизводства. Документооборот является самостоятельной частью и может существовать отдельно от делопроизводства и, наоборот. Вообще документооборот - это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение, а делопроизводство - это ведение канцелярских дел.

К нормативным актам, регулирующим документационное обеспечение, относятся: федеральные законы, постановления Правительства, указы Президента, государственные стандарты и локальные акты учреждения. В данном случае к локальным актам относятся Положение о Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области и Положение о комитете правового обеспечения, организационно-кадровой работы и государственного заказа Департамента по вопросам семьи и детей Томской области.

Важно отметить, что взаимосвязь Департамента с другими организациями играет значимую роль в процессе управления за деятельностью, направленной на улучшение жизнедеятельности детей, попавших в трудную жизненную ситуацию, детей-сирот, детей-инвалидов. Поэтому Департамент направлен сотрудничать со всеми Главами муниципальных образований Томской области, с Администрацией Томской области, с Администрацией города Томска и с подведомственными ему учреждениями.