Систем управления и радиоэлектроники (тусур)

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)

Кафедра автоматизации обработки информации (АОИ)

 

К ЗАЩИТЕ ДОПУСТИТЬ

Заведующий кафедрой АОИ

д-р техн. наук, проф.

___________Ю.П. Ехлаков

«____»____________2016г.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

(на примере Департамента по вопросам семьи и детей Томской области)

Бакалаврская работа
по направлению 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление»

 

 

Студент гр. 472-1

__________ М.А. Ермолова

«____»___________ 2016 г.

 

 

Руководитель от ТУСУРа

канд. техн. наук,
доцент кафедры АОИ

__________ П.В. Сенченко

«____»___________ 2016 г.

 

 

Томск 2016

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)

 

Кафедра автоматизации обработки информации (АОИ)

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой АОИ

д-р техн. наук, проф.

____________ Ю.П. Ехлаков

«____»____________ 2016 г.

 

ЗАДАНИЕ

На выполнение бакалаврской работы

студенту Ермоловой Марии Александровне гр. 472-1 факультета систем управления

 

1. Тема работы: Организация документооборота в государственных учреждениях (на примере Департамента по вопросам семьи и детей Томской области)

утверждена приказом по вузу от ________________№ ________________

2. Срок сдачи работы на кафедру: ________________

3. Содержание работы (перечень подлежащих разработке вопросов):

1) рассмотреть основные правила ведения делопроизводства и документооборота;

2) изучить правовое регулирование делопроизводства и документооборота в Российской Федерации;

3) рассмотреть особенности правового регулирования системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области;

4) провести сравнительный анализ существующей системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области и модели «как должно быть»;

5) представить план мероприятий по усовершенствованию системы документооборота.

 

4. Дата выдачи задания: ______________

 

Руководитель:

 

кандидат технических наук, доцент кафедры АОИ Сенченко Павел Васильевич­­­____________

^{(подпись)}

«__»____20__г.

Задание принял к исполнению:

студент гр. 472-1 Ермолова Мария Александровна_____________________________________

^{(подпись)}

«__»____20__г.

 

РЕФЕРАТ

Бакалаврская работа, 53 страницы, 9 рисунков, 19 источников.

Объект исследования: управление документационным обеспечением в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области.

Предмет исследования: организационно-управленческие отношения в сфере документационного обеспечения.

Цель работы: рассмотрение движения документов и усовершенствование системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области.

Методы исследования: общенаучные методы исследования (анализ, синтез, дедуктивный и индуктивный вывод, сравнение), системный подход.

Результаты работы: детерминированы понятия «документооборот» и «делопроизводство»; проведен сравнительный анализ существующей системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области и системой «как должны быть»; составлены функциональные модели системы документооборота «как есть» и «как должно быть». План организационных мероприятий по внедрению системы документооборота «как должно быть».

Дальнейшее развитие работы заключается в усовершенствовании системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области.

Бакалаврская работа выполнена в текстовом редакторе MSMicrosoftWord и представлена в твердой копии и на CD-диске (в конверте на обороте обложки).

 

ABSTRACT

 

Bachelor work, 53 pages, 9 pictures, 19 sources.

The object of study: management of documentary maintenance in the Department of Family and Children of the Tomsk region.

Subject of research: organizational and managerial relations in the field of documentary maintenance.

Objective: motion the examination of documents and improvement of system of document circulation in the Department of Family and Children of the Tomsk region.

Methods: scientific methods of research (analysis, synthesis, deductive and inductive reasoning, comparison), a systematic approach.

The results: determined the concept of "document" and "record keeping"; A comparative analysis of the existing document management system in the Department of Family and Children of the Tomsk region and "a must have" system; composed functional model system of document circulation "as is" and "as it should be." Plan of institutional arrangements for the implementation of document management system "as it should be."

Further development work is to improve the system, we document in the Department of Family and Children of the Tomsk region.

Graduation work was made by text redactor Microsoft Word and was represented in paper version and CD-ROM (on the envelope on the cover).

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение………………..……………………………………………………… 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА………… 1.1 Основные правила ведения делопроизводства и документооборота… 1.2 Правовое регулирование делопроизводства и документооборота в Российской Федерации……………………………………………………. 1.3 Особенности правового регулирования системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей……………………………….. 2 ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕПАРТАМЕНТЕ ПО ВОПРОСАМ СЕМЬИ И ДЕТЕЙ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ……………………………… 2.1 Модель системы документооборота «как есть» (AS-IS)………………... 2.2 Модель системы документооборота «как должно быть» (TO-BE)…….. 2.3 План организационных мероприятий по внедрению предлагаемой системы документооборота……………………………………………… Заключение……………………………………………………………………... Список использованных источников………………………………………….

 

ВВЕДЕНИЕ

На территории Томской области Департамент по вопросам семьи и детей занимается вопросами, связанными с осуществлением государственной политики по улучшению положения детей, а также создания условий развития и жизнедеятельности детей, попавших в трудную ситуацию.

В структуре исполнительного органа власти субъекта Российской Федерации главное звено занимает Губернатор по Томской области, следующим уровнем являются Заместители Губернатора по Томской области, у них в подчинении находятся Департаменты Томской области. Одному из Заместителей и подчинен рассматриваемый Департамент. А именно Заместителю Губернатора по Томской области по социальной политике и подчиняется Департамент по вопросам семьи и детей.

Любое учреждение не может состоять без документационного обеспечения. Документационное обеспечения для рассматриваемого Департамента играет самую главную роль, так как он распространяет свою деятельность на такие вопросы как: отдых детей, их оздоровление и занятость, опека и попечительство, помощь семьям с ребенком-инвалидом и улучшение положения семей, которые оказались в трудной жизненной ситуации. Вся данная деятельность состоит из разных документов, которые необходимо проверять.

Данная выпускная квалификационная работа посвящается анализу документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области.

Документооборот в учреждении играет важную роль, так как документооборот- это движение документов в учреждении с момента его создания или получения до его исполнения или отправки в другое учреждение. Данная тема в современных условиях актуальна. Актуальность заключается в эффективном управлении учреждением. Успех учреждения зависит от эффективного управления в сфере документационного обеспечения.

Целью данной выпускной квалификационной работы является рассмотрение движения документов и усовершенствование системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области.

Для достижения поставленной цели обозначены следующие задачи:

· рассмотрение теоретических и нормативно-правовых оснований ведения документооборота и делопроизводства;

· анализ системы документооборота «как есть»;

· совершенствование системы документооборота «как должно быть»;

· рассмотрение мероприятий по совершенствованию предлагаемой системы документооборота.

Объект исследования - управление документационным обеспечением в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области.

Предметом исследования являются организационно-управленческие отношения в сфере документационного обеспечения.

 

Выводы к разделу 1

 

Документооборот и делопроизводство являются важными, а можно сказать и главными, частями в организации и управлении учреждением. Ведь если эти части не будут хорошо функционировать, то учреждение можно считать не способным к ведению собственной деятельности, а в итоге и бесполезным, с таким учреждением никакая организация не захочет сотрудничать.

Ранее была рассмотрена классификация документов, взаимосвязь документооборота и делопроизводства. Документооборот является самостоятельной частью и может существовать отдельно от делопроизводства и, наоборот. Вообще документооборот - это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение, а делопроизводство - это ведение канцелярских дел.

К нормативным актам, регулирующим документационное обеспечение, относятся: федеральные законы, постановления Правительства, указы Президента, государственные стандарты и локальные акты учреждения. В данном случае к локальным актам относятся Положение о Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области и Положение о комитете правового обеспечения, организационно-кадровой работы и государственного заказа Департамента по вопросам семьи и детей Томской области.

Важно отметить, что взаимосвязь Департамента с другими организациями играет значимую роль в процессе управления за деятельностью, направленной на улучшение жизнедеятельности детей, попавших в трудную жизненную ситуацию, детей-сирот, детей-инвалидов. Поэтому Департамент направлен сотрудничать со всеми Главами муниципальных образований Томской области, с Администрацией Томской области, с Администрацией города Томска и с подведомственными ему учреждениями.

 

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

 

План организационных мероприятий по внедрению предлагаемой системы документооборота

Гражданские служащие раз в три года проходят аттестацию. Данная процедура показывает, соответствует ли работник замещаемой должности. При проведении аттестации руководитель представляет мотивированный отзыв об исполнении работником должностных обязанностей за, собственно, три года.К мотивированному отзыву прилагаются сведения о выполненных гражданским служащим за аттестационный период поручениях и подготовленных им проектах документов, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, а при необходимости пояснительная записка гражданского служащего на отзыв непосредственного руководителя [19].

В Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области документационное обеспечение управления осуществляется при поддержке системы электронного документооборота Directum, при этом в учреждении целесообразно назначить лиц, ответственных за сроки исполнения документов(помощника по контролю и лицо, контролирующее исполнение документов, в целом).

Наделить работника данными функциями или ввести новую должность может начальник Департамента посредством приказа или внесением изменений в соответствующие должностные инструкции.

Контроль сроков исполнения документов необходим для повышения исполнительской дисциплины работника при работе с организационно-распорядительными документами. Такая деятельность предполагает отчетность об исполнении документов по каждому сотруднику. В отчете должна содержаться следующая информация:

· должность исполнителя документа;

· исполнитель документа;

· количество документов, срок исполнения которых был продлен начальником Департамента;

· количество просроченных документов;

· общее количество документов у исполнителя за определенный период времени (за месяц или за год).

Такой перечень показывает, справляется ли работник с данным объемом работы. Этот отчет прилагается к перечню выполненных поручений и подготовленных работником проектов документов за аттестационный период.

Таким образом, описанные выше мероприятия могут способствовать повышению производительности труда работников Департамента в части их работы по формированию, ведению и исполнению соответствующих документов и связанных с ними поручений.

 

 

Выводы к разделу 2

 

Данный раздел посвящен анализу документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области,у которого существуют недостатки. Для того чтобы улучшить ситуацию была построена модель системы документооборота «как должно быть» и план мероприятий по внедрению улучшенной модели в Департамент.

Недостатком является отсутствие контроля сроков исполнения документов. Это важный показатель, так как если будет такая деятельность, то будет и отчетность по каждому сотруднику, которая будет показывать, справляется ли работник с занимаемой им должностью.

Помимо недостатка есть и достоинство. Достоинство заключается в том, что деятельность документационного обеспечения формируется посредством электронного документооборота Directum. Она облегчает работу с документами. Данная программа делит документы на три документопотока. К таким относятся внутренние документы, исходящие и входящие. В Департаменте к внутренним документам относятся не только оборот документов структурного подразделения, но и Администрации Томской области в целом. К исходящим относятся ответы на обращения граждан, ответы на входящие документы, которые присланы из других учреждений. К входящим относятся обращения граждан, письма, присланные из других учреждений. Программа автоматически всем документам присваивает номера.

Рассматривая модель системы документооборота в Департаменте, регистрацией занимается секретарь, который вносит всю необходимую информацию в систему. Секретарь, можно сказать, является центральным звеном цепи документооборота.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данная выпускная квалификационная работа предназначена для рассмотрения процесса документооборота в государственных учреждениях на примере Департамента по вопросам семьи и детей Томской области, выявить недостатки и пути совершенствования системы документооборота. Для детального рассмотрения системы документооборота был рассмотрен перечень законов, государственных стандартов, нормативно-правовых актов, которые регулируют деятельность документационного обеспечения, в целом в Российской Федерации. К особенностям правового регулирования рассматриваемой деятельности Департамента относятся положение о Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области и положение о комитете правового обеспечения, организационно-кадровой работы и государственного заказа.

В данной работе построена модель системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области. У данной модели существует как недостаток, так и достоинство. Недостатком является отсутствие контроля сроков исполнения документов. Достоинством данной модели является документационное обеспечение, которое осуществляется посредством электронного документооборота Directum.

Для устранения недостатка требуется введение двух новых должностей: помощник по контролю и лицо, контролирующее исполнение документов в целом. Это повысит эффективность исполнения документов.

 

 

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)

Кафедра автоматизации обработки информации (АОИ)

 

К ЗАЩИТЕ ДОПУСТИТЬ

Заведующий кафедрой АОИ

д-р техн. наук, проф.

___________Ю.П. Ехлаков

«____»____________2016г.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

(на примере Департамента по вопросам семьи и детей Томской области)

Бакалаврская работа
по направлению 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление»

 

 

Студент гр. 472-1

__________ М.А. Ермолова

«____»___________ 2016 г.

 

 

Руководитель от ТУСУРа

канд. техн. наук,
доцент кафедры АОИ

__________ П.В. Сенченко

«____»___________ 2016 г.

 

 

Томск 2016

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ