Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Нас здесь интересует целый ряд вопросов. Мы должны начинать прямо с определения актуальности вопроса применительно к юридической практике. Потому что на практике всё строится на одном- на исследовании документов.

А что такое документ? Документ- это материальный носитель учетной информации. Документ это также письменное свидетельство хозяйственной операции. Именно с помощью документа мы осуществляем первичное наблюдение за хозяйственной деятельностью. Есть документ- значит есть хозяйственная операция. Недопустимы в бух учете бездокументные записи. Нельзя осуществить операцию, не отразив её в документе.

Как с документами должен работать юрист? Исключительно важным является подборка документов в досье, при составлении различного рода правовых заключений. Нужно проанализировать нормативную базу, судебную практику и выразить своё мнение по поставленному вопросу. Нужно также подбирать документы, которые будут приложениями к исковому заявлению. Важно выстроить все документы хронологически. Важнейшим является хронология во всех отношениях, начиная с переговоров и последующей деятельности. После этого исковое заявление напишется само, т.к. будет уже всё ясно. Потом уже будет определение суда о принятии и т.д.

В бух учете документ- это средство, на основании которого осуществляется средство отражения хозяйственной операции в учете. Статья 9 Закона о бух учете называется первичные учетные документы- все хозяйственные операции, связанные с движением товарно-материальных ценностях и переходом их от одного к другого, должны подкрепляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых осуществляется бух учет.

i. Такие документы составляются в определенной форме.

Форма документа- это определенное соотношение показателей, реквизитов. В бух учете применяются унифицированные формы первичной учетной документации. Ест специальные альбомы унифицированных форм специальной первичной документации. Например, есть специальная форма автотранспортной накладной, дорожной ведомости, специальная форма учета. Такие альбомы, как правило, утверждаются Минфином или Госкомстатом.

Например, редкий случай, но возможный, когда есть документ, форма которого не предусмотрена. Нужно посмотреть статью 9 Закона об бух учете. Если нет соответствующей формы в альбомах первичной документации, то обязательны следующие реквизиты. Реквизиты с лат.- это нужные требования. Это обязательная часть требования. Например, указание на стоимость, указание на место, указание конкретного лица, указание расчетов. Есть обязательные реквизиты:

a) наименование документа;

b) дата составления документа;

c) наименования организации, в которой составлен документ;

d) содержание хозяйственной операции;

e) измерители хозяйственной операции;

f) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности её оформления;

g) личные подписи указанных лиц.

Был случай у Атанесяна- налоговый орган не принимает документ, т.к. нет расшифровки фамилии того, кто подписывал. Хотя в другим документах была такая же подпись того же лица. А это значит, что нет первичного документа, который подтверждает совершение хозяйственной операции. Атанесян предложил налоговикам посмотреть статью 9 Закона, где сказано, что должна быть личная подпись, но не должно быть расшифровки. Суд принял позицию Атанесяна.

Если документы связаны с оформлением денежных операций, то кто должен подписывать эти документы? Должны подписывать руководитель и главный бухгалтер.

Первичный документ должен быть оформлен в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственное после её совершения. Если большой разрыв между операцией и ей отражением, то это нарушение закона. Своевременность является необходимым требованием для оформления хозяйственной операции.

Путь от начала заполнения документа до сдачи его в архив именуется документооборотом.

Есть специальные графики документооборота на каждом предприятии, которые устанавливают процессы начиная от процесса заполнения документа и заканчивая сдачей его в архив. Этот путь включает в себя 4 этапа:

1) Составление документа- должны быть обязательные реквизиты; должна быть определенная хозяйственная операции, должен быть подписан уполномоченным лицом.;

2) Проверку первичных документов:

Ø проверка по форме;

Ø по существу;

Ø арифметическая проверка.

3) Обработку документов- записи проводок и включение документов.

Документы составляются в нескольких экземплярах. График документооборота утверждается ежегодно. Он приложен к приказу по учетной политике. В течение года все документы хранятся в бухгалтерии. По истечении года документы передаются в архив предприятия и находятся в архиве.

4) Сдачу в архив.

Внесение исправлений в документы.

В кассовые и банковские документы вносить изменения нельзя. Они уничтожаются и составляются новые. В остальные документы- лишь по согласования с участниками операции, что подтверждается их подписями с указанием даты внесения исправления. Для осуществления контроля и упорядочения данных, кроме первичных документов, составляются сводные документы. Например, на базе нескольких накладных составляется товарный отчет. Сводным документом является также акт сверки взаиморасчётов. Чаще всего, они составляются по требованию суда.

Было дело у Атанесяна: Мосмонтажспец строй vs. Мосстройэконом банк (строили здание около Храма Христа Спасителя). Было построено здание. Здание строили два инвестора. Банк предъявил иск в суд о признании права на площадь в этом здании (70%). Атанесян представлял ответчика- Мосмонтажспец строй. Истец сказал, что в акте выверки взаиморасчетов примерно было так- истец внес 17 млн, а ответчик- 12 млн. Атанесян спросил клиента, зачем тот подписывал акт? Клиент сказал, что не подписать было нельзя, иначе было бы приостановление финансирования. У суда встал вопрос- на основе сводного документа можно вынести решение или нет? судебная практика говорит, что каждый сводный документ должен быть обоснован первичной документацией. В итоге выяснилось, что банк в процессе финансирования зачислил мемориальным ордером на счет Мосмонтажспец строя 3,5 млн. $ и в тот же денег снял. А платежного поручения нет. его должны были подписать главбух и генеральный директор. Они сделали подлог- зачислили 3,5 млн, а потом в тот же день их сняли. Суд сказал, что акт выверки должен быть подтверждён первичными документами.

Другой пример: была осуществлена налоговая проверка на предприятии Danone. У них не было первичек более чем на 1 млн $. Сказали, что была протечка горячей воды и были уничтожены все первичные документы. Они были застрахованы. Ингосстрах выплатил соответствующее страховое возмещение. У Danone были сводные документы и суд сказал, что их можно принять, как обоснование совершенных операций.

Первичные и сводные документы могут быть как на бумажных носителях, так и машиночитаемыми документами.

Есть сроки хранения первичных документов- статья 17 Закона о бух учете- не менее 5 лет. Но здесь не оговаривается отдельно каждый вид документа, который должен храниться. После истечения 5 лет документы передаются из предприятия в местный архив, и дальше хранятся уже по правилам, установленным Росархивом. Если документы были уничтожены, то уже восстановить их нельзя. При уничтожении документов должна быть создана специальная ведомость, е должна подписать соответствующая комиссия. Вот эту ведомость документ нужно сохранить.

Сроки хранения бухгалтерских документов устанавливаются Росархивом, Инструкцией Минфина от 29.07.1983 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

 

Есть Постановление Правительства от 08.07.1997 № 835 «О первичных учётных документах». Все унифицированные формы утверждены Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином и действуют с 1 января 1999 года. Каждый вид деятельности, которая осуществляет организации, по нему есть свой альбом учета первичных документов.

12.11.2011.

Мы рассматривали тему документация. Рассмотрели понятие документа, документооборота. Всё касалось документа.

Документирование

Это оформление бухгалтерскими документами тех или иных хозяйственных операций. Этапы:

1) Восприятие документа;

2) Фиксация тех или иных моментов, связанных с документом;

3) Проверка документа

Документ является источником информации о той или иной хозяйственной операции и показывает, какая хозяйственная операция произошла.

Первое, что бухгалтер должен воспринять и проверить информацию.

Проверка документов осуществляется по форме. Смотрим обязательные реквизиты, указанные в статье 9 Закона о бух учета. Реквизиты утверждаются Унифицированными Формами Первичной Документации. Бухгалтер должен посмотреть правильность оформления, и все ли обязательные реквизиты указаны, а также, правильно ли они заполнены.

Необходимо проверить, все ли необходимы для учета данные содержит этот документ.

Последняя часть проверки документа по форме- это оформлен ли документ надлежащими подписями. Документы оформляются непосредственно принимающими участие в данной операции. Иногда документы называются оправдательными документами.

После того, как документ проверен по форме, документ проверяется с арифметической стороны. Здесь имеется в виду два аспекта:

i. Перевод различных натуральных измерителей в денежные. Такой перевод называется таксировка.

ii. Проверка, насколько верно были произведены расчеты.

Третий этап проверки- документ должен проверяться с точки зрения существа хозяйственной операции, т.е. проверяется содержание документа. С точки зрения содержания проверяется:

1) Законность и целесообразность совершенных хозяйственных операций;

2) логическая увязка отдельных показателей документа

приёмка и проверка осуществляется визуально или с использованием технических средств. Все документы обязательно подлежат гашению: например штампы «получено», «оплачено с указанием даты и месяцев».

Классификация бухгалтерских документов:

1. По назначению:

i. Распорядительные документы- распоряжение на или разрешение на выполнение определенной хозяйственной операции: например, банковские чеки, платежные поручения, доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

На распорядительных документах должна быть подпись руководителя организации. Документы составляются до того, как совершена хозяйственная операция.

ii. Оправдательные документы- документ, который свидетельствует о факте совершения хозяйственной операции. Составляют или подписывают такие документы лица, ответственные за произведенную хозяйственную операцию и за её оформление. Например, это накладные, приёмо-сдаточные документы (акт приёмки-передачи), квитанции к приёмо-кассовому ордеру.

Оправдательные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.

На основании оправдательных документов делаются записи в бухгалтерском учете.

Например, дело Бахминой. Были выведены активы из ОАО «Томскнефть». А активы могут вывести материально ответственные активы. Было решение СД об учреждении дочерних предприятий. Такой документ подписало человек 20. Бахмина никакого отношения к передачи товарно-материальных ценностей не имеет. Все акты подписывали ГД Томскнефти, ГД дочерних организаций, главные бухгалтера, которые принимали ценности. Оправдательный документ- это акт приёмки-передачи. Бахмина такие акты не подписывала. Мы обязательно привязываем оправдательный документ к конкретному лицу, который имеет право документ подписывать. Т.е. мы определяем уровень относимости к составлению документа, подписанию.

iii. Комбинированные документы: сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов.

Например, расчетно-платежная ведомость на выплату з/п, авансовый отчёт, расходно-кассовый ордер.

iv. Документы бухгалтерского оформления- документы, которые составляются в бухгалтерии на основании представленных распорядительных и оправдательных документов. Они нужны для того, чтобы систематизировать учетные записи; чтобы определить по ним корреспонденцию между счетами бухгалтерского учета.

Могут быть составленные справки, расчеты (например, расчет естественной убыли товаров), расчет начисления амортизации.

2. По содержанию хозяйственных операций:

i. Материальные документы- например, накладная.

ii. Денежные документы- например, кассовый ордер.

iii. Расчетные документы- например, платежное поручение, платежная ведомость.

3. Документы делятся на:

i. Первичные – отражают произведенные хозяйственные операции.

Первичные документы используют в суде в качестве доказательства по делу.

ii. Сводные- регистрируют количество хозяйственных операций за весь период времени (например, акт выверки взаиморасчетов).

Часто бывает так, что каждая сторона предоставляет свой акт выверки взаиморасчетов, который подписан только одной стороной, а судья потом уже сам («по внутреннему убеждению») анализирует эти документы.

Бывают случаи, когда налоговый орган говорит, что документы, которыми мы оформили хозяйственные операции, не являются первичными документами.

Например, дело Ашана- когда уничтожают продукты, когда упаковка их портится. Налоговый орган сказал, что в декларациях по налогу на прибыль в составе расходов учитываются товары на 206 млн. и 174 млн. Налоговый орган сказал, что налогоплательщик принял к учету документы, которые не соответствуют унифицированной форме первичной документации. Налоговые органы настаивали на старой форме, которая утверждена Минторгом СССР. Когда Ашан уничтожал продукты, то это экономически оправданные расходы, в том числе и с санитарно-эпидемиологических требований. Налоговые органы сказали, что это не может быть внесено на внереализационные расходы. Т.е. они считают, что занизили прибыль. Было возбуждено УД, которое было потом прекращено. Налоговики сказали, что постановление о прекращение УД не являются документом, на основании которого можно применить списание денежных средств и сказать, что они не включаются в налогооблагаемую базу по прибыли.

Всё доказывается исключительно на базе первичных документов. Сводные документы имеют только вспомогательное значение.

4. По месту составления документов:

i. Внутренние документы

ii. Внешние документы

Имеем в виду те документы, которые составлены внутри организации и документы, составленные вне её.

5. По способу составления и использования:

i. Разовые документы- документы на одну или несколько одновременно совершающихся операций, которые составлены в один рабочий приём и сразу после составления отражаются в системе учетных записей.

Например, кассовый ордер, авансовый отчет.

Повторение такого документа в отчетном периоде невозможно.

ii. Накопительные документы- документы, которые оформляются постепенно по мере совершения однородных, часто повторяющихся операций.

 

Любое действие, которое совершается, имеет подтверждение в соответствующих правилах. Как это отражается и где регулируется?

Есть Положение по бухгалтерскому учету об учетной политике организации №1/98. Здесь надо помнить, что учетная политика- это принятые организацией правила ведения бухгалтерского учета на год. Приказ по учетной политике подписывает руководитель организации и главный бухгалтер.

Учетная политика определяет основы формирования и раскрытия данных бухгалтерского учета, способов ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Там содержатся простые вещи: рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных документов, которые будут использованы для оформления хозяйственных операций, порядок проведения инвентаризации в год, график документооборота (можно посмотреть, где оформляются бухгалтерские документы, кто их оформляет, сколько экземпляров)., порядок контроля за хозяйственными операциями.

Например, по делу Ходорковского- 720 томов. А что там было в качестве доказательств? А в одном томе около 350 страниц.

Нужны изымать только те документы, которые являются доказательствами и относимыми. Очень часто бывает, что много лишних документов в деле.

Например, у Бахминой были в качестве доказательств распечатки из Интернета, как эмигрировать в Англию. Следователь говорил, что это доказывает, что она хочет скрыться. И поэтому её оставляли под стражей.

Приказ по учетной политике- это нормативное основание устанавливать фактические операции и операции, которые необходимо было произвести.

Все реквизиты и формы документов определяются Унифицированными Формами Первичной документации- Постановление Правительства от 08.07.1998 года № 835 «О первичных учетных документах».

Например, формы по оплату труда, по учету основных средств. Мы смотрим альбом форм документов, смотрим реальные документы, а потом проверяем, что изменилось. Важно помнить, что можно вносить дополнительные реквизиты, что должно быть отражено в Приказе по учетной политике.

Срок хранения бухгалтерских документов в среднем- 5 лет. После этого срок бухгалтерские документы могут быть уничтожены.

Бухгалтерские документы выполняют ряд функций:

1) Удостоверительную- т.е. документ оформляется соответствующими лицами и не одна хозяйственная операция не может быть учтена, если нет составленного и оформленного должным образом документа.

Каждая хозяйственная операция отражается комплексом документов. Содержание операции должно соответствовать определенным нормативам. Документ имеет нормативный характер. Каждый документ имеет индивидуализирующие признаки.

Таким образом, посредством документа на практике можно осуществлять контрольно-содержательную деятельность и проверять документ технически.