Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться:

· по административным вопросам;

· материально-техническому снабжению;

· планированию;

· оперативной деятельности;

· бухгалтерскому учету;

· подготовке и расстановке кадров;

· финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Контрольные вопросы к теме №2

1. Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

2. Какое определение понятия «документ» дано в законе «Об информатизации» и в ГОСТ 16487–83?

3. Как развивалось понятие «документ»?

4. Почему информационная функция присуща всем документам?

5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?

6. Почему документ полифункционален?

7. Какие способы документирования можете назвать?

8. Какие новые носители информации Вы знаете?

9. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

10. Какие классификации документа, и по каким признакам можно дать?

11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Основные понятия:

Унификация документов; стандартизация документов; реквизиты документа; бланк документа.

Унификация и стандартизация

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает закон, а также государственные стандарты.

Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:

· форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;

· системы документации;

· тексты документов;

· виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

 

СТБ 6.38–2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.

Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

· 01 – Государственный герб Республики Беларусь;

· 02 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 03 – код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

· 04 – код формы документа по ОКРБ 010–95;

· 05 – наименование вышестоящей организации;

· 06 – наименование организации;

· 07 – наименование структурного подразделения;

· 08 – почтовый адрес отправителя;

· 09 – коммуникационные и коммерческие данные;

· 10 – название вида документа;

· 11 – дата;

· 12 – регистрационный индекс документа;

· 13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

· 14 – место составления или издания документа;

· 15 – гриф ограничения доступа к документу;

· 16 – адресат;

· 17 – гриф утверждения документа;

· 18 – резолюция;

· 19 – заголовок к тексту;

· 20 – отметка о контроле;

· 21 – текст документа;

· 22 – отметка о наличии приложения;

· 23 –подпись;

· 24 – гриф приложения;

· 25 – гриф согласования документа;

· 26 – визы;

· 27 – печать;

· 28 – отметка об исполнителе;

· 29 – отметка о заверении копии;

· 30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· 31 – отметка о поступлении документа в организацию;

· 32 – отметка о переносе данных на машинный носитель.

 

Расстояние от левого поля в сантиметрах (кол-во знаков при плотности печати 10 зн./дюйм)

Левое Поле

(0)

1,27 (5)

(16)

(24)

(32)

(40)

(48)

(56)

Правое поле

Верхнее поле

Заголовочная часть документа     20- отметка о контроле

1–Государственный герб

15– гриф ограничения доступа

3–код организации

2– эмблема

17– гриф утверждения

4–код документа

5 – вышестоящая организация

16– адресат

6 – организация

7 – подразделение

8 – почтовый адрес

9– коммуникационные Данные

18 – резолюция

10– вид документа

11– дата

12–индекс

13– ссылка на индекс и дату

14– место издания документа

19– заголовок к тексту документа

Содержательная часть документа

21– текст   22– отметка о наличии приложений

Оформляющая часть документа

23– должность лица, подписавшего документ

Подпись

Расшифровка подписи

24 – гриф приложения

27– печать

25 – гриф согласования

28 – исполнитель

29 – заверение копии

30– отметка об исполнении

32 – отметка о переносе данных

31– отметка о поступлении

Нижнее поле

Рисунок 3.1 Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов

 

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ можно условно разделить на три части:

1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты
1–20;

2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22;

3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

Текст документа выполняется шрифтом Times New Roman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5 – один межстрочный интервал.

Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке – двумя-тремя интервалами.

Количество и значение стандартных положений табулятора приведено на рис. 3.1.

Если в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Реквизит 01. Государственный герб РБ помещается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.

Реквизит 03. Код организации – проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций. Код служит для электронной идентификации документа.

Реквизит 04. Код документа проставляют на бланке по ОКРБ 010–95 Унифицированные документы.

Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.

Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование.

Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя.

Реквизит 09. Справочные данные об организации включают: номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11. Дата документа: реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Буква «г.» после цифр года не ставится.

Для финансовых и нормативных правовых актах используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 01– 07/5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.

Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т.д.

Реквизит 16. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Республики Беларусь

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО «Белорусский текстиль»

бухгалтерия

старшему экономисту

Николаеву А.С.

или

Генеральному директору

ЗАО «Минскводоочистка»

Петрову В.И.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Брестской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами, оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Черкасский пер, д.2,

220000, г. Минск

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

ул.Садовая, д.5, кв.12

Гомельская обл., Киреевский р-н,

236264, г.Липки

Михееву И.П.

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5–2 интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 17. Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Белорусский текстиль»

Личная подпись И.В. Аненков

12.02.2001

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания

акционеров

Протокол

от 15.08.2001 №14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 30.09.2001 №54

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит 18. Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату, например:

И.А.Медведевой

В.Н.Егорову

Прошу подготовить проектгенерального соглашения

с фирмой «Заречье»к 13.02.2001

Смирнов

21.01.2001

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).

Реквизит 19. Заголовок к тексту официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Акт ревизии;

(кому?), например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 20. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 21. Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «НИЦЭД считает возможным»).

Текст печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца, если текст не делится на подразделы.

Реквизит 22. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

от 15.01.2001 №319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Комархива от 14.06.99 №02–4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2–4 интервала) от левого поля.

Реквизит 23. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Исполнительный директор

ОАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Никитенко

или

Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Никитенко

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Генеральный директор Личная подпись М.А. Лисицин

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Козлова

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Дементьев

Члены комиссии Личная подпись К.М. Аршинова

Личная подпись С.П. Хитрунов

Личная подпись В.А. Малов

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит 24. Гриф приложения располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа и в дательном падеже, его даты и номера. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

от 15.01.2001 №319

Реквизит 25. Гриф согласования: Реквизит официального документа, располагаемый ниже реквизита «Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Гомельского государственного

университета

Личная подпись Г.Ф.Куцев

23.04.2001

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

 

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Письмо Национальной академии Протокол заседания

наук Республики Беларусь Правления страховой

от 25.01.2001 №451–805 компании «Евразия»

от 15.02.2001 №10

 

Реквизит 26. Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Начальник юридического

отдела Петроченко В.А. Петроченко

25.11.2001

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического

отдела Воробьев А.С. Воробьев

16.10.2001

 

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 27. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.

Реквизит 28. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2–4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

Петров 924 45 67 или Петров Иван Васильевич 924 45 67

 

При исполнении документов на ЭВМ данные дополняются именем файла, датой его создания и другими поисковыми данными.

Реквизит 29. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Хлебников С.А. Хлебников

07.03.2001

 

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если копию документа представляется в другие организации или передают ее на руки. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.).

Реквизит 30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:

Подготовлено письмо №12/06–13 от 28.01.2000

В дело № 07–06. Исполнитель Подпись Б.Л. Осипов

Реквизит 31. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель». Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

Требования к бланкам документов

Форматы бумажных документов

Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С. Ряд А –основной, В и С – дополнительные.

Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т.д.

Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т.д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Рассмотрим на примере, как это происходит.

Исходный лист А1 имеет размеры – 840х594.

Делим большую сторону пополам – получаем формат А2 размером 594х420.

Делим большую сторону пополам – получаем фор