Документирование управленческой

Н. Ю. Рябова

 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания

к практическим и семинарским занятиям

 

Омск

ОГИС

УДК 35.077.1

ББК 65.050.2

Р 98

Рецензент

доц. каф ЭиОП, канд. эконом. наук. Т. В. Конорева

Ответственный за выпуск

зав. кафедрой ЭиОП, канд. эконом. наук, профессор В. Л. Рачек

Рябова, Н. Ю.

Р 98 Документирование управленческой деятельности: Методические указания к практическим и семинарским занятиям / Н. Ю. Рябова. – Омск: Омский государственный институт сервиса, 2009. – 64 с.

 

Содержат планы семинарских и практических занятий, рекомендации к изучению тем лекционного материала, вопросы для самопроверки, задания для решения, литературу основную и дополнительную для подготовки, а также образцы документов по делопроизводству (приложения).

Методические указания разработаны в соответствии с рабочей программой курса «Документирование управленческой деятельности».

Предназначены для студентов специальности 080502 – «Экономика и управление на предприятии» дневной формы обучения.

 

 

Печатается в авторской редакции

 

 

УДК 35.077.1

ББК 65.050.2

 

Рекомендовано заседанием кафедры

Протокол № от 00.00.2008

–––––––––––––––––––––––––––––

© Омский государственный институт сервиса, 2009

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..
Тема 1. Документ и системы документации. Управленческая документация………………………………………………………………………………….
Тема 2. Требования к оформлению реквизитов………………………………...
Тема 3. Документирование трудовых правоотношений ………………………
Тема 4.Оформление организационно-распорядительной документации…………………………………………………………………………………. Тема 5. Оформление информационно-справочной документации и документов коллегиальных органов………………………………………………………
Тема 6. Организация делопроизводства на предприятии. Организация работы с документами, содержащие конфиденциальные сведения…………………………
Тема 7. Современное деловое письмо…………………………………………...
Библиографический список………………………………………….................
Приложение 1. Пример оформления резюме……………………………………
Приложение 2.Угловое расположение реквизитов ОРД………………………
Приложение 3. Продольное расположение реквизитов ОРД…………………..
Приложение 4. Образец оформления трудового договора (контракта)…………………………………………………………………………………..
Приложение 5. Образец оформления приказа о приеме на работу ……………..
Приложение 6. Образец оформления приказа по личному составу…………...
Приложение 7. Примерный образец положения о структурном подразделении органа управления (отдела)…………………………………………………
Приложение 8. Макет оформления штатного расписания…………………….
Приложение 9. Макет оформления должностной инструкции………………..
Приложение 10. Макет оформления приказа……………………………………
Приложение 11. Макет оформления указания………………………..................
Приложение 12. Образец оформления решения………………………………...
Приложение 13. Макет оформления распоряжения…………………………….
Приложение 14. Макет оформления постановления……………………………
Приложение 15. Образец оформления внутренней докладной записки………
Приложение 16. Образец оформления внешней докладной записки………….
Приложение 17. Образец оформления справки…………………………………
Приложение 18.Образцы оформления обьяснительных записок……………..
Приложение 19. Макет оформления акта……………………………………….
Приложение 20. Образец оформления акта……………………………………..
Приложение 21. Макет оформления полного протокола………………………
Приложение 22. Образец выписки из протокола…………………….................
Приложение 23. Образец оформления краткого протокола……………………
Приложение 24. Макет оформления письма…………………………………….
Приложение 25. Образец оформления исходящего письма……………………
Приложение 26. Образец оформления входящего письма…………..................
Приложение 27. Образец оформления информационного письма…………….
Приложение 28. Образец оформления письма-напоминания………………….
Приложение 29. Образец оформления письма-уведомления………..................

Введение

Современное управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать многие задачи. Управленческая документация включает в себя семь унифицированных систем документов, среди которых унифицированная система организационно-распорядительной документации занимает особое место. Эта система фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и организациях независимо от формы и вида деятельности.

В соответствии с государственными стандартами, в методических указаниях рассмотрены вопросы организации работы с документами, включая движение документов с момента их получения (или создания) до завершения исполнения (или отправки), большое внимание уделено оформлению реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации». Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается примерами.

Методические указания написаны с учетом современных законодательных, нормативных и нормативно-методических документов. В конце каждой темы для закрепления изученного материала даются практические задания и тесты. В приложениях приведены примеры оформления различных видов документов, наиболее часто применяемых в повседневной деятельности управленческих аппаратов.

 

Тема 1. Документ и системы документации.

Управленческая документация.

План

1. Значение документов в управлении.

2. Понятие документа.

3. Функции документа.

4. Виды нормативных документов.

5. Классификация документов и ее виды.

6. Понятие и виды унифицированных систем документации.

7. Составление и оформление документов личного характера.

[1; 2; 3; 5; 11–28.]

 

Задания

1. Составьте свою автобиографию.

2. Составьте резюме для устройства на работу.

3. Составьте доверенность на имя Николаева Николая Николаевича, которому доверяете получить за Вас стипендию в кассе института.

4. Составьте расписку, в которой будет указан срок возвращения Вашему товарищу компьютера (необходимые реквизиты укажите самостоятельно).

5. Составьте характеристику на своего товарища.

 

 

Тема 2. Требования к оформлению реквизитов.

План

1. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.

2. Состав реквизитов документов.

3. Правила оформления реквизитов.

[ 1; 12; 14–22; 25–27]

 

Задание 1.

Адрес Наименование организации

Номер телефона

Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый__________________________________

 

ООО «Вымпел» просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности предприятия и оказать содействие в решение вопросов, затрудняющих его деятельность.

Заранее благодарны за оказанную помощь,

по поручению дирекции ООО «Вымпел»,

генеральный директор Круглов С.

Приложения:

1. Бизнес-план ООО «Вымпел», количество листов.

2. Заявление ООО«Вымпел» в Министерство экономики и финансов Омской области о выделении квоты на экспорт на 2009 г.

 

Задание 2.

Герб

Наименование организации

Директору ОАО «Русь»

Иванову В.А.

копия: главе администра

цииК.К. Петрову

копия начальнику ГНИ

Центрального района

Антонову

Текст

 

 

Генеральный директор Подпись ( А. Волков)

Печать

Задание 3.

Наименование организации

Адрес

Брагину Н.В.

Директору предприятия

--------№--------

 

Текст

Генеральный директор

ОАО

Г.И. Петров

Приложений нет.

 

Задание 4. Тест

 

1. Как называется реквизит № 22?

а) отметка о контроле

б) гриф согласования документа

в) реквизит – подпись

2. Какой реквизит помещается на бланке в соответствии с правовыми актами субъектов РФ?

а) государственный герб РФ

б) герб субъекта РФ

в) код организации

3. Где проставляется гриф утверждения документа?

а) в правом верхнем углу

б) в правом нижнем углу

в) в левом верхнем углу

4. Заголовок к тексту представляет собой краткое содержание документа. На какие вопросы он должен отвечать?

а) О чем? Чего?

б) Когда? Кому?

в) Кто? Что?

5. Какой из адресатов письма отправленного частному лицу является правильным?

 

а) А. В. Ивановой б) Ивановой А. В.

ул. Дмитриева 13, кв.9 ул. Дмитриева 13, кв. 9 644099, г. Омск г. Омск, 644099

 

в) Ивановой А. В.

Ул. Дмитриева 13, кв.9

644099, Омск

 

6. Как называется реквизит под №10?

а) код формы документа

б) наименование организации

в) наименование вида документа

7. Где проставляется реквизит №11 -дата документа?

а) всегда слева

б) всегда с права

в) всегда в правом верхнем углу

8. Какой из вариантов грифа утверждения документа правильный?

а) УТВЕРЖДАЮ б) УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Луч» Директор ООО «Луч»

(подпись) И. О. Ф. (подпись) И. О. Ф.

26.02.2009

9. В каком виде ставится отметка о контроле:

а) «К»

б) КОНТРОЛЬ

в) штамп

г) любой из трех вариантов

 

Задания

 

Задание 1.

1. Напишите заявление о приеме на работу (данные укажите самостоятельно).

2. На основании заявления оформите приказ о приеме на работу.

3. Оформите запись в трудовую книжку о приеме на работу по форме:

графа № 1 – номер записи;

графа № 2 – дата (число, месяц, год начала действия при­каза по личному составу);

графа № 3 – сведения о приеме на работу;

графа № 4 – на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

 

 

Задание 2.

Составьте текст приказов о переводе на другую работу;

1. Секретаря-референта Соловьеву С. Е. на должность эконо­миста планового отдела.

2. Электрика Козлова С. П. вре­менно на должность сторожа (причину укажите самостоятельно).

3. Программиста Симонову Л. Г. в связи с ремонтом поме­щений временно в Калачинский филиал с сохранением сред­немесячного заработка.

Задание 3.

1. Составить приказ по предприятию ОАО «Водолей», содержащий сведения о приеме Ивановой И. И. на должность бухгалтера, увольнении в связи с уходом на пенсию Петрова П. П., командировании Ким С. П. в г. Саратов на повышение квалификации с 29.01.2008г. по 13.02.2009г.

2. Составить выписку из приказа, содержащую пункт о командировании Ким С. П. в г. Саратов на повышение квалификации.

Задание 4. ТЕСТ «Оформление кадровой документации»

l. На чье имя адресуется заявление?

a) на имя руководителя организации;

б) на имя начальника отдела кадров организации;

в) на имя руководителя структурного подразделения, куда поступают на работу.

2. Приказ по личному составу подписывает:

а) руководитель организации;

б) начальник отдела кадров;

в) юрисконсульт.

3. Испытательный срок

a) обязательное условие трудового контракта;

б) не может превышать 6 месяцев;

в) не устанавливается при приеме на работу молодых спе­циалистов по окончании высших и средних специаль­ных учебных заведений.

4. В каком случае трудовой договор (контракт) не считается заключенным?

a) если не оговорены условия о месте работы;

б) если не оговорены условия о характере трудовой функции;

в) если не оговорены условия о времени действия трудо­вого договора;

г) если не оговорены условия о размере оплаты труда;

д) в любом из этих случаев.

5. На основании каких документов может быть издан приказ по личному составу?

а) на основании заявления;

б) на основании трудового контракта;

в) на основании докладной записки;

г) на основании справки;

д) на основании акта;

е) на основании любого из перечисленных документов

6. Трудовые книжки заводятся впервые;

a) в день поступления на работу;

б) на проработавших свыше 5 дней;

в) по окончании испытательного срока;

г) в другие сроки.

7. При поступлении на работу необходимо предъявить следующие документы:

a) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, личный листок по учету кадров, трудовую книжку, паспорт;

б) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, характеристику с прежнего места личный листок по учету кадров, трудовую книжку.

 

 

Тема 4. Оформление организационно-распорядительной

Документации.

План

1. Виды организационных документов.

2. Основные требования к содержанию и оформлению устава организации.

3.Оформление штатного расписания.

4. Оформление и содержание инструкции.

5. Основные требования к оформлению договора (контракта).

6. Содержание положения о персонале предприятия.

7. Понятие распорядительных документов, их виды и значение в работе предприятия.

[1; 11; 12 – 28]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению организационно-правовой и распорядительной документации. Рассматривается содержание и реквизиты устава организации, положения о структурном подразделении, штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций. Изучаются распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Важнейшим из орга­низационных документов является Устав организации, который является учредительным документом, устанав­ливающим правовой статус юридического лица, необ­ходимый согласно закона для его государственной ре­гистрации.

Положение о персонале предприятия – документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного об­щества в целом или его отдельных структурных под­разделений. Примерный образец положения о структурном подразделении приведен в прил. 7.

Штатное расписание – документ, который опре­деляет структуру организации и численность должнос­тей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно (прил. 8).

Инструкция – документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, ре­гулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организа­ций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция (прил. 9).

Договор – это документально оформленное со­глашение двух и более сторон об установлении опре­деленных отношений между ними, фиксирующее пра­ва, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы (прил.10), указания (прил.11), решения (прил. 12), распоряжения (прил.13), постановления (прил.14).

Контрольные вопросы

 

1. Что представляет собой устав организации?

2. Назначение и правила оформления штатного расписания?

3. Кто и с какой целью на предприятии составляет должностную инструкцию?

4. Какие требования предьявляются к оформлению договоров?

5. Обьясните значение положения о структурном подразделении.

6. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?

7. Как оформить выписку из приказа?

8. Как оформить распоряжение?

9. Как оформить указание?

10. В чем отличие решения от постановления?

 

Задания

Задание 1.

Напишите указание, составленное на предприятии ЗАО «Юнис», в котором руководитель предприятия обязывает всех сотрудник пройти полный медицинский осмотр и сдать результаты осмотра в отдел кадров.

Задание 2.

Составьте указание об организации работы сотрудников ООО «Образ» в праздничные дни.

Задание 3.

Составьте решение, подготовленное советом директоров ЗАО «Кристалл» от 10.05.2009г. в связи с предстоящей выставкой. Назначить ответственным за подготовку к мероприятию начальника отдела рекламы Давыдову Е.М., которой поручить подготовить набор экспонатов к выставке согласно указанным критериям, не позднее 17.05.2009г.

Задание 4.

Составьте решение совета директоров ОАО «Витязь» о подготовке к конкурсу «Менеджер года», проводимого в декабре. Ответственным за подготовку назначить секретаря Петровскую Г. П. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 5.

Напишите распоряжение директора ООО «Ника» о проведении капитального ремонта здания, где расположены сборочный и литейный цеха, в связи с аварийным состоянием. Ответственным за выполнение работ назначить Голобородько А. А. (начальника сборочного цеха). Все работы необходимо провести до 01 мая 2009г. О ходе выполнения работ сообщать лично руководителю предприятия Горину О. Д.

Задание 6.

Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 7.

Составьте приказ по предприятию ЗАО «Космос» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Задание 8.

ТЕСТ «Организационные документы организации»

 

1. Организация считается созданной

a) со дня государственной регистрации;

б) с момента утверждения устава.

2. Наличие устава является обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций?

a) да;

б) нет.

3. В каком документе определяется фонд заработной платы организации?

a) в штатной численности;

б) в штатном расписании.

4. Какой документ обсуждается на собрании трудового кол­лектива?

a) должностные инструкции;

б) правила внутреннего распорядка;

в) положения о структурных подразделениях организации.

5. Какие организационные документы утверждаются руко­водителем организации?

a) положения о структурных подразделениях;

б) должностные инструкции;

в) штатное расписание;

г) правила внутреннего распорядка;

д) все перечисленные документы.

6. На основании какого документа разрабатываются структуры организации и определяется ее штатная численность?

a) на основании Положения об организации;

б) на основании Устава организации;

7. В каком документе могут быть оговорены условия реорга­низации и ликвидации организации?

a) в Уставе организации;

б) в договоре учредителей;

в) во всех перечисленных документах.

8. При поступлении граждан на работу в организацию их обязательно должны познакомить с:

a) уставом организации;

б) положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;

в) должностной инструкцией;

г) всеми перечисленными документами.

 

задание 9.

Тест«Оформление распорядительной документации»

1. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия:

a) указы;

б) указания;

в) приказы;

г) решения;

д) постановления.

2. Кто несет ответственность за издание распорядительно документа, изданного на основе единоначалия:

a) лицо, подписавшее документ;

б) руководитель организации.

3. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности:

a) наименование организации;

б) название разновидности документа;

в) дата;

г) номер;

д) место издания;

е) заголовок к тексту;

ж) текст;

з) подпись;

и) адресат.

4. Какая часть текста приказа является обязательной:

a) констатирующая;

б) распорядительная.

5. Заверяется ли подпись руководителя организации на приказе печатью:

a) да;

б) нет.

6. В каком случае правильно оформлена заверительная надпись в выписке из приказа:

а) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

 

б) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

00.00.0000

 

в) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

00.00.00.

 

7. Что означает виза юриста на приказе:

a) внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

8. С кем необходимо согласовать проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечения:

а) с юристом;

б) с главным бухгалтером;

в) с исполнителями;

г) со всеми перечисленными должностными лицами.

9. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:

a) визы, согласования;

б) грифа согласования.

10. При регистрации приказов в журнал регистрации заносятся следующие данные:

а) номер;

б) дата;

в) автор документа;

г) место составления;

д) фамилия лица, подписавшего документ;

е) краткое содержание документа;

ж) фамилии исполнителей документа.

 

Тема 5. Оформление информационно-справочной документации и документов коллегиальных органов.

План

1. Назначение информационно-справочной документации.

2. Оформление докладных и объяснительных записок.

3. Требования, предъявляемые к оформлению справок.

4. Оформление актов.

5. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

6. Оформление краткого и полного протоколов.

[11 – 27]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению состава информационно-справочных документов и документов коллегиальных органов.

Студенты должны знать реквизиты и уметь заполнять докладные и объяснительные записки, справки и акты. Также знать правила организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний, а также требования к составлению и оформлению протоколов.

Информационно-справочный документ – документ, регламентирующий и носящий информационные сведения в управленческой деятельности, информация в данных документах может побудить к действию и использоваться только для принятия к сведению. В данной группе документов находятся: докладные и служебные записки, справки, объяснительные записки, акты и т.д.

Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, который содержит изложение какого либо вопроса (факта), а также выводы и предложения составителя (прил. 15, 16).

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, программа, отчет), объясняющие нарушение трудовой дисциплины или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка (прил. 18).

Справка – документ, содержащий описание (подтверждение) фактов, событий (прил. 17).

Актом называют документ, составляемый не­сколькими лицами (комиссией), подтверждающий ус­тановленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (прил. 19, 20).

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллеги­альных органов (прил. 21, 22, 23).

Протокол, как правило, ведется во время заседания, бывают развернутыми (полными) и краткими.

 

Контрольные вопросы

1. Назовите документы, входящие в состав информационно-справочных.

2. Назовите реквизиты докладной, служебной и объяснительной записок.

3. Для каких случаев предприятие выдает работникам справки?

1. Как оформить акт?

2. Какие требования предъявляются к оформлению протоколов и их виды?

 

Задания

Задание 1.

Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Задание 2.

Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 3.

Напишите объяснительную записку об опоздании на работу двух сотрудников предприятия. Причину и другие недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 4.

Составить объяснительную записку об отмене преподавателем занятий по делопроизводству из-за отсутствия свободной аудитории. Записку адресуйте на имя декана факультета. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 5.

Составьте справку на имя работника предприятия о занимаемой должности и заработной плате. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 6.

Составьте справку об исполнении контрольных документов за первое полугодие 2009 г. на предприятии. Всего контрольных документов было 300, они направлены для исполнения в пять отделов: в три отдела по 50 документов, в два отдела –по 75 документов. 20 документов исполнены с нарушением установленных сроков – нарушены сроки одним отделом. Остальные недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 7.

Составить акт предприятия ЗАО «Альтаир» о передаче начальником отдела эксплуатации Сидоровым И. Р. материальных ценностей главному инженеру Васильеву В. В. на период очередного отпуска. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 8.

Составить акт о проверке наличия лицензионного программного обеспечения в ОАО «Мир». Проверка осуществлялась 12 марта 2009г. Проверено 23 компьютера, на девятнадцати из которых установлено нелицензионное программное обеспечение. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 9.

Составьте акт ревизии кассы фирмы ревизором контрольно-ревизионного управления. Недостачи и излишки не установлены.

Задание 10.

Составьте протокол производственного совещания работ­ников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием деятельно­сти предприятия. В результате было принято решение о необходимости увеличения числен­ности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.

Задание 11.

Составьте протокол общего собрания учредителей 000 «Нептун» о ликвидации 000 в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидаци­онную комиссию в количестве __человек, в составе _____ и поручить ей в ___ срок в соответствии с уставом общест­ва и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам 000 ____ срок для за­явления своих претензий к обществу; заключенные на 200 г. договора исполнить до 00.00.0000, по остальным — сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ___ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора.

Голосование проводилось открытым (закрытым) путем. Ре­зультаты подсчета голосов: «За» — __ чел.; «Против» — __ человек; «Воздержались» — __ человек.

Общее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности 000 путем ликвидации.

 

Задания

Задание 1.

Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ЗАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.0000 по 00.00.0000.

Задание 2.

Составьте гарантийное письмо ОАО «Кедр» в ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычисли­тельного центра.

Задание 3.

Составьте сопроводительное письмо о направлении подпи­санного договора ОАО «Алекс» в ОАО «Горизонт» № 00 от 00.00.0000.

Задание 4.

Составьте письмо-ответ ОАО «Вымпел» для ОАО «Партнер» о раз­работке проекта на строительство жилого дома.

Задание 5.

Составьте сопроводительное письмо на имя генерального дирек­тора ЗАО «Интерком». В письме содержится просьба рас­смотреть претензию на полученные (в соответствии с контрак­том №___ от 00.00.0000, транс №__, по железнодорожной накладной №___) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акта экспертизы обнаружены дефекты про­изводственного характера.

Задание 6.

Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кеме­ровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудо­вания.

Задание 7.

Составьте информационное письмо о продаже предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

Задание 8.

Составить гарантийное письмо о сроках выполнения ремонтных работ. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Задание 9.

Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Дельта» с ООО «Алекс» на поставку строительных материалов.

Задание 10.

Составьте письмо-ответ ЗАО «Мир» на просьбу строительно-монтажной фирмы ООО «Альтаир» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в с. Саргатское.

Задание 11.

Составьте письмо в администрацию Омской области о выделении лимита на приобретение железобетонных конструкций предприятием ОАО «Метрострой-Омск» для дальнейшего строительства станции метро «Библиотека им. Пушкина».

Задание 12.

Составьте письмо-напоминание об истечении сроков аренды помещения. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Задание 13.

Составьте письмо-просьбу Омской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 250 тыс. р. до начала реализации молодняка птицы населению.

Задание 14.

Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирс­ких перевозок г. Омска ООО «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите при­чину отказа.

Задание 15.

ТЕСТ Правила составления и оформления служебных писем

1. Реквизит служебного письма – это:

а) его отдельный элемент;

б) часть служебного письма;

в) фирменный бланк.

2. Автором служебного письма является:

a) организация, фирма, от имени которой посылается письмо;

б) должностное лицо, которое подписывает письмо;

в) исполнитель, который готовит текст письма.

3. В каком случае правильно оформлен реквизит:

а) Директору школы № 269

Матвеевой Тамаре Александровне

 

 

б) Генеральному директору ООО «Аякс»

Т. Г. Ларионову

Скатертный пер., 22, Москва,

 

в) Директору УПО СВАО г.Москвы

В.А. Петрову

129128, Москва, Ростокинская, 7

 

г) 129128, Москва, ул.Бажова, д.16, кв.7

Е.К. Вознесенской

 

4. При адресовании инициалы ставят:

a) перед фамилией адресата;

б) после фамилии адресата.

5. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату входящего документа:

a) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответе;

г) циркулярном

д) на всех видах.

6. Индекс служебного письма – это:

a) порядковый номер письма;

б) порядковый номер с буквенным обозначением;

в) зашифрованная в цифрах информация о месте исполне­ния и хранения документа.

7. Исходящий номер служебного письма – это:

7.1. Регистрационный номер, проставляемый адресатом.

7.2. Регистрационными номер, проставляемый автором.

8. Какое служебное письмо имеет отметку о наличии приложения:

a) запрос;

б) информационное;

в) сопроводительное;

г) все служебные письма.

9. В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма:

 

а) Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

б) Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

2. Отзывы по проекту на 2 л. в 1 экз. посылается

 

10. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме:

a) Директор ООO «Мария» В. А. Щеголькова;

 

б) Главный бухгалтер В. А. Овчинникова
Директор УПО В. А.Петров;

 

в) Директор школы Коленкина И. А.;

 

г) Директор Н. Н. Новиков.

11. С какой целью на письме указывают фамилию и телефон исполнителя:

a) для оперативной связи;

б) для придания документу юридической силы.

12. Печать ставится на служебных письмах:

a) сопроводительных;

б) запросах;

в) гарантийных;

г) информационных;

д) на всех служебных письмах.

13. Резолюцию на служебном письме можно писать:

a) по тексту;

б) на отдельном листе бумаги;

в) на свободном от текста месте.

 

 

 

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ 7.32–2001. Система с