Роль и место управленческих решений в системе государственного и муниципального управления.

Принятие решений – составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений.

Деятельность политических институтов и органов административного управления воплощается в принятии и реализации соответствующих государственных решений: политических и административных. Анализ решений — неотъемлемый аспект теории государственного управления. По типу решений, способу их разработки, уровню участия различных субъектов, в том числе массовых, можно судить о существенных признаках общественно-политической системы.

Решения принимаются на всех уровнях системы управления: на федеральном, региональном и муниципальном. Соответственно субъектами, принимающими решения, выступают органы федеральной власти, субъектов Федерации и местного самоуправления. Проблемы решений определяются потребностями и интересами управляемых ими объектов. Несмотря на различия типов и уровней решений, им присущи некоторые общие черты, характеризующие процессы принятия и реализации. Теоретический анализ включает объяснение как общих признаков, так и особенных, связанных со спецификой условий деятельности субъектов управления.

1. Решения в системе государственного и муниципального управления

1.1 Сущность и содержание управленческих решений

Разработка управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность протекающих в управляемой системе процессов, но и возможность устойчивого и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.

Процессы принятия решений охватывают практически все области человеческой деятельности и являются неотъемлемой составляющей процессов управления. Стадии принятия решения в процессе управления приведены в Таблице 1 (Приложение 1)

Существует два определения теории принятия решений: расширенное и узкое. Расширенное отождествляет принятие решений со всем процессом управления. Узкое трактует процесс как выбор наилучшего из множества альтернативных вариантов.

Управленческое решение в системе управления. Следует уточнить, что не всякое решение, принимаемое руководителем, является управленческим. Например, решения, связанные с технической стороной деятельности организации, направленные на подведение итогов или оформление документации, таковыми не являются.

Управленческим называется решение, принятое в социальной системе и направленное:

· на управление управленческой деятельностью;

· проектирование системы управления организации (методология, структура, процесс, механизм);

· стратегическое планирование;

· управление кадрами;

· управленческое консультирование;

· взаимодействие с внешней средой.

Примером управленческого решения в области стратегического планирования муниципального образования является программа комплексного социально-экономического развития.

Управленческим решением (УР) называют творческое, волевое действие субъекта управления, основанное на знании объективных законов функционирования управляемой системы и анализе информации о ее функционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов разрешения проблемы. УР является основой процесса управления. Управлять — значит решать. Термин "управленческое решение" употребляется в двух основных значениях: как процесс и как явление (рис. 1.2. Как процесс УР — это поиск, переработка и анализ информации, разработка альтернатив, выбор лучшей из них, утверждение и реализация. Как явление УР — это план действий, приказ, программа, постановление, устное или письменное распоряжение.

Сущность управленческих решений.

Любое УР связано с социальными, экономическими, организационными, правовыми и технологическими интересами организации.

Социальная сущность УР заложена в механизме управления персоналом, который включает способы воздействия на людей с целью согласования их деятельности. Чтобы успешно воздействовать на подчиненных, руководитель должен четко представлять их интересы и потребности, мотивы и стимулы, установки и ценности, опасения и тревоги, неформальную структуру рабочих групп. Социальная сущность УР проявляется в цели. Приоритетом при разработке решений должно быть создание комфортной домашней и рабочей обстановки, всестороннее развитие личности в профессиональном и общекультурном плане, развитие системы участия в управлении.

Экономическая сущность УР заключается в том, что для разработки и реализации любого решения требуются финансовые, материальные, временные и иные затраты. Каждое УР имеет реальную стоимость. Эффективные и качественные решения должны принести организации (муниципальному образованию, стране) доход, а ошибочные приводят к убыткам. Необходимо учитывать материальную заинтересованность всех участников процесса разработки и реализации, эффективность использования всех видов ресурсов.

Организационная сущность состоит в том, что в процессе разработки и реализации управленческого решения участвуют работники организации. Для организации эффективной работы необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать должностные инструкции и положения, наделить сотрудников полномочиями, нравами, обязанностями и ответственностью, обеспечить систему контроля, предоставить необходимые ресурсы и технические средства, постоянно координировать работу.

Правовая сущность УР проявляется в точном соблюдении правовых норм при подготовке и реализации. Нарушение законодательства в процессе разработки и реализации УР может привести к его отмене, а также быть предметом рассмотрения в суде. Вся организация может понести ощутимые потери, если уже разработанное решение будет отменено, так как уже были потрачены ресурсы и необходимо будет потратить дополнительные средства на новую разработку. За незаконно реализованное решение может быть наложен штраф или начато уголовное преследование кого-либо из инициаторов. Незнание законодательства не освобождает от ответственности. Чтобы избежать подобных ситуаций, во многих организациях проводятся правовые экспертизы УР.

Технологическая сущность УР заключается в возможности обеспечения персонала необходимыми техническими, информационно-коммуникационными средствами и ресурсами для разработки и реализации решения. Иногда разработчики недостаточно четко представляют себе объект, на который направлено решение, или используют устаревшую, недостоверную или неполную информацию.

Обобщенная схема процесса разработки управленческих решений. Каждое УР имеет целевую направленность. Процесс разработки и реализации УР представлен в Таблице 1.3 (Приложение 1)

Глобальная цель управления социальной системой — это максимальное удовлетворение потребностей и интересов личности, коллектива, общества.

Например, стратегической долгосрочной целью управления социально-экономическим развитием муниципального образования является повышение качества жизни населения.

Глобальная цель может включать технократические, социальные и экономические цели.

К технократическим относятся технические, технологические цели, достижение которых основано на формализованных подходах и алгоритмах.

К социальным — обеспечение социальной справедливости, регулирование занятости и трудовых отношений, решение жилищных проблем, социальная поддержка отдельных групп населения, охрана окружающей среды и здоровья населения, создание условий для профессионального и общекультурного развития личности, развитие физической культуры и спорта.

К экономическим — рациональное использование земли и природных ресурсов, эффективное управление муниципальными финансами и имуществом, обеспечение налогового, ценового и тарифного регулирования, налаживание внешних экономических связей.

Конкретная ситуация — это реальное положение дел в контексте установленной цели.

Проблема трактуется как "разность" между целью и ситуацией.

Группы проблем обобщаются в общую проблему (П), которая является индикатором эффективности реализуемых решений. Чаще всего проблему анализируют с точки зрения остроты и решаемости.

В процессе анализа составляют таблицу, в которой остроте и решаемости проблемы присваиваются численные показатели от 0 до 10 (0 — самый высокий). Решение должно быть направлено на изменение ситуации и приближение к цели, значит, масштаб проблемы будет убывать до минимально допустимого Пзад. Если ситуация не меняется, то следует сосредоточиться на изменении цели до достижения значения Пзад (см. Табл. 1.3). Довольно часто сложная на первый взгляд проблема в результате оценки по данным критериям может оказаться незначительной. Тогда процесс разработки управленческого решения (РУР) завершается. Никакое решение разрабатывать и реализовывать не нужно.

Управление человеческими ресурсами.

Сформировать службу управления персоналом и включить в ее состав отдел кадров, отдел профессионального обучения, отдел оценки и аттестации персонала, отдел оплаты труда, отдел социальной защиты, отдел охраны труда и техники безопасности.

Службе управления персоналом разработать систему управления проблемными сотрудниками. Выявить объективные характеристики при оценке работы, определить проблемы, связанные с характером подчиненных.

Разработать и внедрить системы повышения эффективности работы коллектива. Определить факторы, влияющие на групповое поведение и эффективность труда.

Управление качеством.

Разработать систему управления качеством. Определить стандарты и требования, выявить отклонения и принять меры, провести организационные и технические мероприятия.

Коммуникации с внешней средой.

Силами информационного отдела разработать и внедрить муниципальную информационно-коммуникационную систему для повышения эффективности информационного взаимодействия с муниципалитетами других городов.

Начальнику кадровой службы принять на временную работу для чтения персоналу лекций по жилищно-коммунальному хозяйству заместителя начальника отдела ЖКХ администрации города.

Особенности процесса принятия управленческих решений на муниципальном уровне. Специфика муниципального управления и процесса принятия решений предполагает осуществление управляющих воздействий субъектом (население, органы местного самоуправления) на объект управления (муниципальное образование). В муниципальном управлении сами субъекты являются источниками и причинами неопределенности и субъективности принимаемых решений. Особенности процесса муниципального управления вытекают из особенностей самого муниципального образования как объекта управления, а также из особенностей муниципального управления как вида управленческой деятельности.

Если проанализировать возможности воздействия субъекта управления на объект, то характеристики муниципального образования подразделяются на две группы:

· устойчивые, которые достаточно сложно или невозможно изменить в процессе управления, и

· изменяемые, восприимчивые к управляющим воздействиям (Таблица 1.4, Приложение 1)

Поскольку особенность устойчивых характеристик муниципального образования как объекта управления состоит в том, что их изменение приводит к корректировке сущностных параметров объекта и влечет за собой коренное изменение соотношений между объектом и субъектом, процесс муниципального управления осуществляется главным образом в рамках воздействия на изменяемые характеристики. Так, при повышении квалификации персонала или совершенствовании системы взаимоотношений органов местного самоуправления с хозяйствующими субъектами и структурами гражданского общества существенно улучшается социально-экономическая ситуация в муниципальном образовании.

Процесс муниципального управления, как и любой другой управленческий процесс, включает:

· изучение и анализ исходной ситуации,

· выявление и оценку проблем,

· формулирование цели,

· координацию,

· разработку,

· принятие и реализацию управленческих решений;

· контроль их реализации.

Специфические особенности принятия и реализации управленческих решений, характерные для системы муниципального управления, таковы:

· необходимость анализа мнений различных групп населения в процессе подготовки управленческих решений;

· наиболее важные решения принимаются коллегиально, что соответствует федеральному законодательству и уставу муниципального образования;

· необходимость разработки механизма взаимоотношений между отдельными органами местного самоуправления (глава муниципального образования — представительный орган — администрация) в процессе принятия управленческих решений;

· наличие, помимо обычных видов контроля реализуемых управленческих решений, дополнительной формы контроля — общественного.

Соблюдение данных принципов, бесспорно, усложняет процесс муниципального управления, однако обеспечивает принятие более качественных решений и более эффективный контроль их исполнения, а их нарушение приводит к сбоям в системе муниципального управления, вызывая конфликты между ветвями муниципальной власти и недовольство населения.

1.2 Формы разработки и реализации управленческих решений принимаемые органами государственного и муниципального управления

Управленческие решения, принимаемые органами государственного и муниципального управления, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в реализации целей и задач, регулировании деятельности объекта управления, обеспечении его финансовыми, трудовыми, материальными и информационными ресурсами.

К формам разработки управленческих решений относят следующие.

Указ — решение верховного органа власти или главы государства, имеющее силу закона.

Указание — решение, разрабатываемое органом государственного или муниципального управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления, носящее методический, технологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.

Закон — решение высшей государственной власти, носящее обязательный и непреложный характер.

Акт — решение широкого круга государственных и общественных организаций, подтверждающее установленные факты, события, действия. Например, акт о передаче чего-либо в собственность.

Приказ — решение, принимаемое руководителем органа государственного или муниципального управления, действующего на основе единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В некоторых случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

Распоряжение — решение руководителя, главным образом коллегиального органа государственного или муниципального управления, принимаемое в целях разрешения оперативных вопросов.

Протокол — решение, принимаемое коллегиальным органом или группой лиц, по вопросам, требующим совместного обсуждения. Например, протокол прошедшего собрания, дипломатический протокол.

Инструкция — решение, устанавливающее порядок и правила выполнения каких-либо действий в определенной сфере деятельности. Например, должностная инструкция специалиста Управления экономики и промышленной политики администрации города, инструкция по работе с обращениями граждан.

Договор — решение двух и более сторон об установлении, изменении и прекращении правоотношений.

Соглашение — решение, формирующее общую позитивную инфраструктуру для какой-либо деятельности. Например, соглашение о разделе рынков сбыта, соглашение о квотах на экспорт нефти странами ОПЕК.

План — решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации. Например, бизнес-план, план мероприятий по реформированию и реструктуризации организации.

Контракт — решение коммерческого характера о выполнении совместной деятельности с указанием взаимных прав и обязательств.

Положение — решение, представляющее собой набор законов, правил и инструкций, регламентирующих определенный вид деятельности. Например, положение об Управлении экономики и промышленной политики администрации города.

Правила — решение, представляющее набор предлагаемых для исполнения устоявшихся норм поведения и деятельности определенных групп работников. Например, правила предоставления льгот определенным слоям населения.

Модель какого-либо процесса или явления — решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса или явления на внешние воздействия.

Например, модель администрации города включает:

справочные данные;

организационную структуру;

методики формирования статистической информации, проведения экономических расчетов и прогнозирования;

информацию о решениях в аналогичных ситуациях и реальных полученных при этом результатах;

нормативно-правовое обеспечение.

Формы реализации управленческих решений включают следующие.

деловая беседа — встреча руководителя с подчиненным для обсуждения заранее оговоренной темы. Включает следующие этапы:

· организация атмосферы взаимной заинтересованности;

· согласование целевых установок;

· информационная подготовка исполнителей;

· обоснование целей и задач;

· учет предложений исполнителей;

· принятие решения.

Предписание — официальное извещение, направленное конкретному исполнителю, об обязательном выполнении решения в установленный срок.

Убеждение — проводимая руководителем деловая беседа с целью добиться у исполнителей прочных взглядов и установок относительно содержания управленческого решения для его выполнения.

Разъяснение — проводимая руководителем деловая беседа, направленная на то, чтобы объяснить суть и содержание решения.

Принуждение — деловая беседа, цель которой — осознанно заставить работника выполнить управленческое решение.

Наставление — деловая беседа, цель которой — обучить, подготовить работника к выполнению решения.

Сообщение — передача информации, данных, необходимых для успешного исполнения управленческого решения.

Обучение — деловая беседа, цель которой — дать новую информацию и знания, необходимые исполнителям для реализации управленческого решения.

Совет — деловая беседа, цель которой — передать подчиненным рекомендации по поводу возможных вариантов реализации управленческого решения.

Деловая игра — мероприятия, проводимые на основе имитационных моделей реальных процессов с целью развития навыков и способностей сотрудников, необходимых для разработки и реализации управленческих решений.

Совещание — мероприятие, проводимое руководителем с целью оперативного сообщения подчиненным текущих задач, обмена информацией и обсуждения специальных вопросов, возникающих в процессе реализации решений.

Заседание — совещание для решения организационных проблем.

Отчет — результаты проделанной работы по воплощению в жизнь управленческого решения.

Для каждой формы разработки УР используется свой набор форм реализации. (рис. 1.7)

 

Содержание, структура и виды управленческих решений.

Содержание и виды управленческих решений

правленческое решение представляется как социальный акт, направленный на разрешение проблемной ситуации. Принятие решений - один из основных и наиболее ответственных видов деятельности менеджера, поскольку от правильности и своевременности управленческих решений зависит эффективность управления, а следовательно, и эффективность работы гостиницы.

Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления и связана с различными аспектами управленческого труда. И хотя каждый из нас в течение дня принимает десятки решений (где пообедать? что купить? и т.д.), принятие управленческих решений существенно отличается от решений, принимаемых в повседневной частной жизни.

Для менеджера принятие решений - постоянная и ответственная работа. Необходимость принятия решений сопровождает все, что делает руководитель гостиницы любого уровня. Поскольку принятые решения касаются не только менеджера, но и других людей и во многих случаях - всей гостиницы, понимание природы и сути этого процесса чрезвычайно важно для каждого, кто хочет добиться успеха в области управления.

Одним из показателей успешной деятельности менеджера является его способность принимать правильные решения. Так как менеджеры выполняют четыре функции управления, они реально имеют дело с постоянным потоком решений по каждой из них, то есть планированию, организации, мотивации и контролю. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей.

Он включает в себя стадии:

¾ выработку и постановку цели;

¾ изучение проблемы;

¾ выбор и обоснование критериев эффективности и возможных последствий принимаемых решений;

¾ рассмотрение вариантов решений;

¾ выбор и окончательное формулирование решения;

¾ принятие решения;

¾ доведение решений до исполнителей;

¾ контроль за выполнением решений.

В итоге управленческое решение представляется как результат управленческой деятельности. Управленческое решение рассматривают как основной вид управленческого труда, совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Решения можно классифицировать по разным признакам. Однако определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются или в обстановке определенности, или в обстановке риска (неопределенности).

В условиях определенности менеджер более или менее уверен в результатах каждого решения. В обстановке риска (неопределенности) максимум, что может сделать менеджер, - определить вероятность успеха для каждого варианта решения.

Существуют и другие критерии классификации управленческих решений:

¾ по сроку действия последствий решения: долго-, средне- и краткосрочные решения;

¾ по частоте принятия: одноразовые (случайные) и повторяющиеся;

¾ по широте охвата: общие (касающиеся всех сотрудников) и узкоспециализированные;

¾ по форме подготовки: единоличные, групповые и коллективные;

¾ по сложности: простые и сложные;

¾ по жесткости регламентации: контурные, структурированные и алгоритмические.

Контурные решения лишь приблизительно обозначают схему действия подчиненных и дают им широкий простор для выбора приемов и методов реализации решений. Структурированные решения предполагают жесткое регламентирование действий подчиненных. Инициатива же с их стороны может проявляться лишь в решении второстепенных вопросов. Алгоритмические решения предельно жестко регламентируют деятельность подчиненных и практически исключают их инициативу.

Определенный интерес представляет классификация управленческих решений, данная М.Месконом, М.Альбертом и Ф.Хедоури, которые выделяют организационные, интуитивные и рациональные решения. Организационное решение - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Цель организационного решения - движение к поставленным перед организацией задачам.

Организационные решения можно разделить на две группы: запрограммированные и незапрограммированные. В запрограммированном решении число альтернатив ограничено и выбор должен быть сделан в пределах направлений, заданных организацией. Незапрограммированные решения принимаются в новых ситуациях. Они внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами. К числу незапрограммированных можно отнести решения по выбору цели организации, улучшения продукции, усовершенствования структуры и т.п. На практике немногие управленческие решения оказываются запрограммированными или незапрограммированными в чистом виде.

По существу, процесс принятия организационных решений очень тесно связан с процессом управления организацией в целом.

Интуитивные решения принимаются менеджером по интуиции ("на глазок"). К ним склонны, как правило, менеджеры с большим стажем управленческой работы.

Рациональное решение отличается тем, что не зависит от опыта и стажа работы менеджера. В его основе лежит глубокий анализ и синтез всех явлений и процессов, происходящих в гостиничной индустрии.

Применительно к гостиничному комплексу можно выделить следующие критерии классификации управленческих решений:

1. степень структурированности (незапрограммированные и запрограммированные);

2. содержание (юридические, экономические, технические и др.);

3. количество лиц, участвующих в принятии решения (групповые и индивидуальные);

4. уровень управления (высший, средний, низший);

5. количество целей (одноцелевые и многоцелевые).

Структура управленческого решения.

На первый взгляд может показаться, что конкретные управленческие решения по своему специфическому содержанию совершенно непохожи друг от друга. Решения могут приниматься не только по разным, с точки зрения, сложности и составу проблемам, но и на разных иерархических уровнях. Однако оказывается, что изучение множества решений под определенным углом зрения позволяет выявить весьма существенные общие свойства.

Что же это за свойства, которые присущи разным решениям?

Прежде всего - это единство внутреннего строения управленческих решений. Это свойство достаточно четко обнаруживается, если задаться целью, выяснить, на какие вопросы должно отвечать решение.

Например, хозяйственные решения на уровне крупной организации (предприятия) обычно включает в себя ответы на следующие вопросы:

• Содержание цели (или целей) при подготовке, принятии и реализации данного решения?

• Состав используемых средств (ресурсов), необходимых для достижения данной цели?

• Каковы задачи структурных подразделений (функциональных областей) объекта управления?

• Характеристика путей и способов, используемых для достижения данной цели?

• Какова последовательность, порядок действий, сроки (промежуточные и конечные) разработки решения?

• Кто является ответственным исполнителем?

• Какие формы организации координации и взаимодействия между соисполнителями используются?

Список вопросов может быть продолжен, но, наверное, уже очевидно, что ни число этих вопросов, ни их содержание не могут быть постоянными.

Этот список демонстрирует только наличие типовой модели структуры у правленческого решения. В конечном итоге структура управленческого решения, как и его форма, определяется содержанием. Но поскольку почти все перечисленные вопросы повторяются во многих решениях, - это дает право считать их относительно устойчивыми элементами, а совокупность элементов - структурой управленческого решения. Таким образом, можно сформулировать понятие структуры управленческого решения.

Структура управленческого решения - это совокупность относительно устойчивых элементов, входящих в содержание данного решения,

В этой структуре ряд элементов включает в себя специфическое содержание решения (цель, средства, ресурсы, задачи, способы их выполнения). Они составляют содержательную часть решения. Другие элементы отражают организационные вопросы деятельности коллектива управляемой системы. Это организационная часть управленческого решения.

С точки зрения теории информации, всякое решение представляет собой определенный вид информации. Оно обязательно включает прескриптивную (предписывающую) информацию. В представленном варианте все элементы управленческого решения содержат именно такой вид информации. При разработке сложных, перспективных решений, рекомендуется включать в его состав и дескриптивную (описывающую) информацию. Дескриптивная информация обычно дается в виде преамбулы, в которой излагается объективный анализ ситуации и состояния объекта управления, в отношении которого принимается решение. Кроме этого, дескриптивная информация может даваться в виде приложения, в котором описывается та или иная методика или технология работы.

Подводя итог вышесказанному, отметим, что если при разработке управленческого решения отображается максимально возможное число элементов его структуры, то можно ожидать минимального числа обращений подчиненного к своему руководителю за разъяснением и помощью. А это, в свою очередь, является не только признаком хорошо продуманного управленческого решения, но и признаком высокого уровня организационной и управленческой культуры предприятия.