Тема 6. Организация делопроизводства на предприятии. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

План

1. Организация работы с документами. Документооборот.

2. Основные группы документов.

3. Принципы работы с документами.

4. Регистрация документов. Контроль исполнения документов.

5. Формирование и оформление дел.

6. Подготовка дел к передачи в архив.

7. Работа с конфиденциальными документами.

[4; 6; 7; 10–12; 14–17; 20–22; 35–27]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению службы делопроизводства на предприятии. Рассматриваются функции канцелярии, основные принципы организации делопроизводства на предприятии, правила регистрации документов, контроль их исполнения. Правила систематизации и хранения документов в организации. Понятие конфиденциальных документов

При изучении темы студентам необходимо усвоить такие вопросы, как инструкция по документированию управленческой деятельности, табель форм документов, понятие документооборота и его принципы, организационная структура службы производства, прохождение и порядок исполнения входящих документов, прохождение исходящих и внутренних документов, работа с конфиденциальными документами, контроль исполнения документов, экспертиза документов.

Для документационного обеспечения работы лю­бого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматри­вается делопроизводственная служба.

Под документооборотом по­нимается движение документов в учреждении с момен­та их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки.

Объем документо­оборота – это общее количество входящих, исходя­щих и внутренних документов за год. Учет документо­оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом.

Регистрация документов заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необхо­димой информации.

Важной функцией делопроизводственной служ­бы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобраз­ная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, ре­шать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы ком­плектуются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организа­ции и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком – этикеткой.

К конфиденциальным причисляются документы, которые содержат конфиденциальную информацию (сведения конфиденциального характера).

Служебная (коммерческая) тайна - организационная, финансово-экономическая, научно-техническая и прочая информация, обладающая реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для законного ознакомления с нею.

Контрольные вопросы

1. Что такое документооборот и каковы принципы его организации?

2. Какие потоки документации можно выделить в документообороте предприятия?

3. Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?

4. В чем заключается первоначальная и предварительная обработка поступающей корреспонденции?

5. Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов?

6. Опишите порядок прохождения внутренних документов.

7. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов?

8. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

9. В чем заключается сущность службы делопроизводства?

10. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

11. Каковы сроки хранения документов в организациях?

12. Какие документы на предприятии считаются конфиденциальными?

13. Что такое служебная тайна на предприятии?

14. Назовите задачи архива предприятия.

15. Назовите порядок формирования и оформления дел на предприятиях.

Тема 7. Современное деловое письмо.

План

1. Деловые письма в условиях унификации.

2. Структура и правила оформления делового письма.

3. Виды писем.

4. Документы, передаваемые по каналам электронной связи.

[12–27]

 

Методические указания к изучению темы

 

Семинар посвящен изучению реквизитов делового письма и правилам оформления. При изучении темы студентам необходимо научиться составлять разные письма, в зависимости от управленческой ситуации. Очень важно, чтобы текст делового письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. В практической части занятия студенту предлагается составление различных видов писем.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Макет оформления письма приведен в прил. 24. Все исходящие (прил.25) и входящие письма (прил. 26) на предприятии регистрируются.

Различают письма циркулярные, информационные (прил.27), гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания (прил.28), письма-уведомления (прил.29), письма-извещения, письма-приглаше­ния, коммерческие письма и ряд других.

 

Контрольные вопросы

 

1. Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма?

2. Как располагаются реквизиты на бланках служебных писем? Назовите реквизиты на бланке.

3. Какой вид служебного письма имеет реквизит «Отметка о наличии приложения» и как он оформляется?

4. Как оформляются реквизиты «адресат» и «адрес»?

5. Кто может быть автором письма?

6. Кто подписывает письмо? В каких случаях на письме ставятся две подписи?

7. Все ли служебные письма перед текстом имеют заголовок?

8. Для каких целей и в служебных письмах оформляется реквизит «отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется?

9. Как оформляются совместные письма организаций?

10. Какова структура письма-запроса, письма-просьбы, письма-ответа, сопроводительного письма?

Задания

Задание 1.

Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ЗАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.0000 по 00.00.0000.

Задание 2.

Составьте гарантийное письмо ОАО «Кедр» в ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычисли­тельного центра.

Задание 3.

Составьте сопроводительное письмо о направлении подпи­санного договора ОАО «Алекс» в ОАО «Горизонт» № 00 от 00.00.0000.

Задание 4.

Составьте письмо-ответ ОАО «Вымпел» для ОАО «Партнер» о раз­работке проекта на строительство жилого дома.

Задание 5.

Составьте сопроводительное письмо на имя генерального дирек­тора ЗАО «Интерком». В письме содержится просьба рас­смотреть претензию на полученные (в соответствии с контрак­том №___ от 00.00.0000, транс №__, по железнодорожной накладной №___) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акта экспертизы обнаружены дефекты про­изводственного характера.

Задание 6.

Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кеме­ровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудо­вания.

Задание 7.

Составьте информационное письмо о продаже предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

Задание 8.

Составить гарантийное письмо о сроках выполнения ремонтных работ. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Задание 9.

Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Дельта» с ООО «Алекс» на поставку строительных материалов.

Задание 10.

Составьте письмо-ответ ЗАО «Мир» на просьбу строительно-монтажной фирмы ООО «Альтаир» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в с. Саргатское.

Задание 11.

Составьте письмо в администрацию Омской области о выделении лимита на приобретение железобетонных конструкций предприятием ОАО «Метрострой-Омск» для дальнейшего строительства станции метро «Библиотека им. Пушкина».

Задание 12.

Составьте письмо-напоминание об истечении сроков аренды помещения. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Задание 13.

Составьте письмо-просьбу Омской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 250 тыс. р. до начала реализации молодняка птицы населению.

Задание 14.

Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирс­ких перевозок г. Омска ООО «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите при­чину отказа.

Задание 15.

ТЕСТ Правила составления и оформления служебных писем

1. Реквизит служебного письма – это:

а) его отдельный элемент;

б) часть служебного письма;

в) фирменный бланк.

2. Автором служебного письма является:

a) организация, фирма, от имени которой посылается письмо;

б) должностное лицо, которое подписывает письмо;

в) исполнитель, который готовит текст письма.

3. В каком случае правильно оформлен реквизит:

а) Директору школы № 269

Матвеевой Тамаре Александровне

 

 

б) Генеральному директору ООО «Аякс»

Т. Г. Ларионову

Скатертный пер., 22, Москва,

 

в) Директору УПО СВАО г.Москвы

В.А. Петрову

129128, Москва, Ростокинская, 7

 

г) 129128, Москва, ул.Бажова, д.16, кв.7

Е.К. Вознесенской

 

4. При адресовании инициалы ставят:

a) перед фамилией адресата;

б) после фамилии адресата.

5. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату входящего документа:

a) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответе;

г) циркулярном

д) на всех видах.

6. Индекс служебного письма – это:

a) порядковый номер письма;

б) порядковый номер с буквенным обозначением;

в) зашифрованная в цифрах информация о месте исполне­ния и хранения документа.

7. Исходящий номер служебного письма – это:

7.1. Регистрационный номер, проставляемый адресатом.

7.2. Регистрационными номер, проставляемый автором.

8. Какое служебное письмо имеет отметку о наличии приложения:

a) запрос;

б) информационное;

в) сопроводительное;

г) все служебные письма.

9. В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма:

 

а) Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

б) Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

2. Отзывы по проекту на 2 л. в 1 экз. посылается

 

10. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме:

a) Директор ООO «Мария» В. А. Щеголькова;

 

б) Главный бухгалтер В. А. Овчинникова
Директор УПО В. А.Петров;

 

в) Директор школы Коленкина И. А.;

 

г) Директор Н. Н. Новиков.

11. С какой целью на письме указывают фамилию и телефон исполнителя:

a) для оперативной связи;

б) для придания документу юридической силы.

12. Печать ставится на служебных письмах:

a) сопроводительных;

б) запросах;

в) гарантийных;

г) информационных;

д) на всех служебных письмах.

13. Резолюцию на служебном письме можно писать:

a) по тексту;

б) на отдельном листе бумаги;

в) на свободном от текста месте.

 

 

 

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ 7.32–2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

3. ГОСТ 9327–60. Бумага. Потребительские форматы.

4. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

5. ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

6. Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон Российской Федерации от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1995. – № 8.

7. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: указ Президента Российской Федерации от 6.03.1997 г. № 188 // Российская газета. – 1997. – № 51.

8. Трудовой кодекс Российской Федерации: федеральный закон РФ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ // Российская газета. – 2001. – № 256.

9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. – 2001. – № 2.

10. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. – М., 1989.

11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: Научная книга, 2001.

12. Андреева, В. И. Делопроизводство: практическое пособие / В. И. Андреева. – 10-е изд., перераб. и доп. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.

13. Айман, Т. О. Делопроизводство: Образцы документов / Т. О. Айман. – 3-е изд. – М.: РИОР, 2008. – 280с.

14. Басаков, М.И. Делопроизводство: учебное пособие / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. – 5-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д.: Феникс, 2006. – 344 с.

15. Басаков, М. И. Делопроизводство: конспект лекций / М. И. Басаков. – 5-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 192 с.

16. Басовская, Е. Н. Делопроизводство: учебник для начального проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Бычкова, Л.М. Вялова и др. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2002. – 176 с.

17. Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие / А. Н. Белов, А. А. Белов. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2008. – 560с.

18. Березина, Н. М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. Н. Лысенко. – СПб.: Питер, 2004. – 256 с.

19. Быкова, Т. А. Делопроизводство: учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

20. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 367 с.

21. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / И. Ю. Крылова. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004. – 240 с.

22. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Т. В. Кузнецова. – 5-е издание, испр. и доп. – М.: ООО «Журнал» Управление персоналом», 2007. – 528с.

23. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. / И. Н. Кузнецов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 520с.

24. Лопатникова, Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. – 5-е издание, стяр. – М.: Омега – Л, 2008. – 319с.

25. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов / А. В. Непогода, П. А. Семченко. – 2-е издание, стяр. – М.: Омега-Л, 2008. – 480с.

26. Плешко, А. В. Делопроизводство: практическое пособие. / А. В. Плешко. – М.: Юрайт-Издат, 2004. – 182с.

27. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. / М. Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, издательство «Проспект», 2008.-240с.

28. Спивак, В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В. А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – 240с.

29. Татарников, М. А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. / М. А. Татарников. – М.: ИНФРА-М, 2004.-208с.

30. Журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело». – 2007, 2008.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Пример оформления резюме

РЕЗЮМЕ

Ф.И.О.

Дата: 00.00.0000

Адрес: индекс, город, улица, дом.

Телефон: [phone]

Дата и место рождения: день месяца, месяц, год; город, село.

Гражданство: Российская Федерация (Украина и т. д.).

Семейное положение: женат, холост, состав семьи.

Образование: годы учебы, учебное заведение, специ­альность.

Опыт работы: годы работы, занимаемые должности (сведения излагаются в обратном хро­нологическом порядке).

Дополнительные сведения: владение иностранным языком, ис­пользование техники, наличие публи­кации и т. п.

Черты характера: указываются три важнейших по мне­нию претендента на должность свой­ства своего характера.

 

Подпись

 

 

 

Приложение 2