Форм унифицированных документов.

Штатного расписания и изменения к нему.

В таких документах, как структура и штатная численность и штатное расписание, гриф утверждения дополнительно удостоверяется печатью.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Резолюция

Это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ в документе. Резолюция состоит из следующих элементов:

текста;

подписи;

даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:

1.Содержащий решение вопроса (“Зачислить”, “Отказать”, “Выделить 200 р.”...).

2. Содержащий указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции содержит:

Ф.И.О. исполнителя;

характер и порядок решения вопроса;

срок исполнения;

подпись составившего резолюцию (без ее расшифровки);

дату составления.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, то ответственный указывается первым без пометки “ответственный”. Инициалы исполнителя указываются после фамилии.

На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции могут быть указаны только исполнитель и срок исполнения:

 

 

 

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то ставится только фамилия исполнителя с инициалами, подпись и дата:

 

 

Резолюция пишется разборчивым почерком, под углом по отношению к тексту документа на отведенном ГОСТом месте; если имеются другие резолюции, они пишутся на свободных местах лицевой стороны документа. Новым стандартом допускается оформление резолюций на отдельном листе, но, к сожалению, не оговариваются случаи, когда это приемлемо. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

Если исполнителей документа несколько, они указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»):

И.С. Малышеву

И.И. Федотову

Подготовить проект ответа

с обоснованием к 12.03.2011

Личная подпись 01.03.2011

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Ошибки в резолюциях

 

1. Руководитель не решает вопрос по существу, а лишь знакомится с содержанием и переадресовывает документ исполнителю с резолюцией типа “Для руководства”, “Для ответа” и т.д.

2. Во многих резолюциях отсутствует срок исполнения, когда он необходим. А в некоторых вместо сроков указывается “Срочно”. Призыв к срочности - обычно свидетельство отсутствия системности.

3. Резолюцию на документе вообще не ставят, переадресовывая его.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Заголовок к тексту

 

Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с названием документа.

 

ПРОТОКОЛ 12.02.2001 № 3 Москва производственного совещания

Заголовок не должен превышать двух строк и в длину должен быть не более 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается его продление до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок грамматически должен согласовываться с наименованием документа:

о реорганизации структуры предприятия (к документу ПРИКАЗ)

собрания акционеров (к документу ПРОТОКОЛ)

секретаря-референта (к документу ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)

о канцелярии (к документу ПОЛОЖЕНИЕ).

Если в тексте указано действие, заголовок следует формулировать на основе отглагольного существительного с указанием объекта действия (о чем?):

о поощрении

о выплате.

Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении бланка документа. На документах формата А5 заголовок к тексту можно не указывать.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях. Заголовок к тесту может не указываться документах, оформленных на бумаге формата А5.

Отметка о контроле

 

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка в виде буквы “К” (контроль) или контрольной даты в правом углу верхнего поля документа. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким карандашом, фломастером.

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Срок исполнения документов указывается, как правило, в резолюции руководителя, а если не указан, то контрольным сроком считается один месяц.

 

Текст документа

 

Это главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Текст документа делится на абзацы - простейшие компоненты, состоящие из одной или нескольких фраз (не больше 2-3 предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоров, отчетов и т.д.) разделяются на части; которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел (или глава).

1.1. Подраздел.

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. Подпункт.

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом и может включать таблицу, что чаще всего наблюдается в служебных документах.

Текст документа должен быть увязан с его видом (приказ, письмо, протокол, акт и т.д.). Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

– нейтральность (без эмоциональной окраски) тон изложения;

– точность и ясность изложения (включение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

– краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;

– употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период …; направляем на рассмотрение и утверждение …;, проверкой установлено, что …);

– ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

– использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

– безличный характер изложения текста;

– употребление специальных терминов;

– использование сокращенных слов;

– использование универсальных слов с неопределенным значением;

– исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

– исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже (содержание показателей; сумма; единицы измерения и т.д.).

Если есть подзаголовки граф и строк, то они должны грамматически согласовываться с заголовками. В случае, когда таблица не размещается на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. При наличии нескольких таблиц, их нумеруют с указанием справа над таблицей слова «Таблица» и ее порядкового номера (без знака №).