Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 

Обязательный реквизит

Проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, и направления ответа. Свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Этот реквизит может включать в себя:

краткую справку об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер;

слова “В дело”;

индекс дела, в которое будет подшит документ;

дату направления документа в дело;

подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

 

В дело 04-07 Чернова 09.06.01

 

Отвечено. 03-06/13 от 11.04.99. В дело. Петров

 

Указание передано по телефону Моисеевой Н.И. В дело 07-12. Петухова 13.09.98

 

 

Отметка о поступлении документа в организацию

 

Является обязательным реквизитом для всех входящих документов. Включает порядковый номер и дату поступления документа. Для данного реквизита часто изготавливается штамп.

 

Вход. №________ Дата___________

 

Реквизит располагается на первом листе документа. Дата получения является началом отсчета срока исполнения полученного документа.

Идентификатор электронной копии документа

 

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

 

 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Положение

Унифицированная форма положения

О структурном подразделении

 

Наименование организации   ПОЛОЖЕНИЕ   00.00.0000 № 00   Место составления документа __________________	УТВЕРЖДАЮ   Руководитель организации   Личная Расшифровка подпись подписи 00.00.0000
СТРУКТУРА ТЕКСТА 1. Общие положения. 2. Задачи и функции. 3. Права и ответственность. 4. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями. 5. Организация работы.
Наименование должности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	Расшифровка подписи
Визы согласования с заинтересованными должностными лицами   С положением ознакомлены:   должности     В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000	Личные подписи Даты	Расшифровки подписей

 

Пример оформления положения

О структурном подразделении

 

ОАО «АВТОТРАНС»   ПОЛОЖЕНИЕ   10.05.2010 № 1   г. Красноярск   О секретариате	УТВЕРЖДАЮ   Директор ООО «АВТОТРАНС»   Личная подпись П.И. Петров 12.05.2010
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным непосредственно директору предприятия. 1.2. Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и освобождаемый от должности директором предприятия. 1.3. … …. 2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ 2.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. 2.2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности предприятия. 2.3. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия, внесение в них изменений. 2.4. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы с документами. 2.5…. … 3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 3.1. Секретариат имеет право: 3.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами на предприятии; 3.1.2. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства. 3.2. Секретариат несет ответственность за: 3.2.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии. 3.2.2. Невыполнение указаний и поручений руководства предприятия и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата. 3.2.3... … 4. ВЗАИМОТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ Секретариат взаимодействует: 4.1. Со структурными подразделениями предприятия по вопросам документационного обеспечения управления. 4.2. С юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 4.3. … … 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 5.1. Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации. 5.2. Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день. 5.3. … …
Зав. секретариатом	Личная подпись	Н.П. Розова
Юрисконсульт   ________ К.А. Конев 10.05.2010     С положением ознакомлены:   секретарь-референт   секретарь   делопроизводитель   курьер   В дело № 01-03   Личная подпись 14.05.2010	Личная подпись 12.05.2010 Личная подпись 12.05.2010 Личная подпись 13.05.2010 Личная подпись 13.05.2010	Е.П. Ильин   Р.И. Иванова   Е.В. Ячнева   С.К. Морев

Должностная инструкция

 

Унифицированная форма

Должностной инструкции

 

Наименование организации     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ   00.00.0000 № 00   Место составления   наименование должности работника	УТВЕРЖДАЮ   Руководитель организации   Личная Расшифровка подпись подписи 00.00.0000
СТРУКТУРА ТЕКСТА 1. Общие положения. 2. Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Права. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения (связи по должности). 7. Оценка работы (по усмотрению организации).
Наименование должности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	Расшифровка подписи
Визы согласования с заинтересованными должностными лицами   С инструкцией ознакомлен:   должность   В дело № 00-00   Личная подпись 00.00.0000	Личная подпись Дата	Расшифровки подписи

Пример оформления должностной

Инструкции секретаря-референта

 

ООО «СТРОИТЕЛЬ»   ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ   07.01.2011 № 12   г. Красноярск   секретаря-референта	УТВЕРЖДАЮ   Директор ООО «СТРОИТЕЛЬ»   Личная подпись Е.М. Бобров 08.01.2011
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт является специалистом канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии. 1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности директором предприятия. 1.3. … … 2. ФУНКЦИИ 2.1. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных документов. 2.2. Контроль исполнения получаемых и внутренних документов. 2.3. … … 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Ведение регистрации организационно-распорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм. 3.2. Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку. 3.3. … … 4. ПРАВА 4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации. 4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства предприятия. 4.3. … …     5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность: 5.1. За некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов. 5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства предприятия. 5.3. … … 6. ВЗАИМОТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ Секретарь-референт взаимодействует со всеми сотрудниками предприятия по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.
Начальник канцелярии	Личная подпись	О.П. Николаева
Начальник отдела кадров   Личная подпись Ф.П. Щеглов 07.01.2010     Юрисконсульт   Личная подпись И.В. Басков 07.01.2010   С инструкцией ознакомлена:   секретарь-референт     В дело № 03-15   Личная подпись 10.01.2010	Личная подпись 09.01.2010	А.П. Мельникова

4. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Приказ

Форма приказа

Наименование организации   ПРИКАЗ   00.00.0000 № 00   Место составления   О ……
В связи с (В целях)….…………………………………………..………….. Основание ………………………………………………………………………..……………. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить ….…........................................................................................... …………………………………………………………………………………….. 2. Внести …...................................................................................................... ……………………………………………………………………………………… 3. … ……. Срок исполнения Пункт контроля за исполнением документа
Должность руководителя   Визы согласования с заинтересованными должностными лицами   С приказом ознакомлены:   должности   Фамилия исполнителя телефон   В дело № 00-00   Личная подпись 00.00.0000	Личная подпись   Личные подписи Даты	Расшифровка подписи   Расшифровки подписей

Пример приказа по основной деятельности

ООО «СТРОИТЕЛЬ»   ПРИКАЗ   08.01.2011 № 2   г. Красноярск   О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами в ООО «СТРОИТЕЛЬ» и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ООО «СТРОИТЕЛЬ» в срок до 01.02.2011. Ответственный – зам. директора Егоров П.И. 2. Ввести в действие инструкцию по делопроизводству с 01.02.2011. Ответственный – секретарь-референт Иванова А.И. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Егорова П.И.
Директор   Зам. директора   Личная подпись П.И. Егоров 08.01.2011   Юрисконсульт   Личная подпись А.П. Ветров 08.01.2011   С приказом ознакомлена:   секретарь-референт     Антонов 215-45-63 В дело № 01-08 Личная подпись 10.01.2011	Личная подпись   Личная подпись 09.01.2011	А.А. Павлов   А.И. Иванова

Указание

Форма указания

Наименование организации   УКАЗАНИЕ   00.00.0000 № 00   Место составления     О ……
Для (В целях)….……………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………. ПРЕДЛАГАЮ: 1 Провести ……………………………………………………………………. 2. … ……. Сроки исполнения Пункт контроля за исполнением документа
Должность руководителя     Визы согласования с заинтересованными должностными лицами   С указанием ознакомлены:   должности     Фамилия исполнителя телефон   В дело № 00-00   Личная подпись 00.00.0000	Личная подпись     Личные подписи Даты	Расшифровка подписи     Расшифровки подписей

Пример указания

ООО «ПРИБОР»   УКАЗАНИЕ   01.12.2010 № 18   г. Красноярск     О графике отпусков на 2011 г.
Для составления графика отпусков на 2011 г. ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока ежегодного оплачиваемого отпуска в 2011 г. Срок представления списков – 10.12.2010. 2. Отделу кадров составить сводный график отпусков на 2011 г. и представить его на утверждение в дирекцию. Ответственный – начальник отдела кадров Новикова А.С. Срок представления графика - 20.12.2010. 3. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела кадров Новикову А.С.
Зам. директора   С указанием ознакомлена:   начальник отдела кадров   Захарова Анна Владимировна 215-78-25   В дело № 05-21 Личная подпись 05.12.2010	Личная подпись     Личная подпись 01.12.2010	А.Н. Панов   А.С. Новикова

4.3. Распоряжение

 

Форма распоряжения

Наименование организации   РАСПОРЯЖЕНИЕ   00.00.0000 № 00   Место составления   О ……
В связи с (В целях)….……………………………………………………….. Основание ……………………………………………………………………………………….. ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести …................................................................................................... ……………………………………………………………………………………… 2.... ……. Срок исполнения Пункт контроля за исполнением документа
Должность руководителя     Визы согласования с заинтересованными должностными лицами   С распоряжением ознакомлены:   должности     Фамилия исполнителя телефон   В дело № 00-00   Личная подпись 00.00.0000	Личная подпись     Личные подписи Даты	Расшифровка подписи     Расшифровки подписей

Пример распоряжения по основной деятельности

ЗАО «ФРЕЗЕР»   РАСПОРЯЖЕНИЕ   15.03.2011 № 4   г. Красноярск   О проведении ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 2 ОБЯЗЫВАЮ: 1 Провести ремонтные работы в цехе № 2. Ответственный – начальник ремонтно-технической службы Морев А.В., срок – 18.03.2011. 2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха № 2 Васильева К.Н.
Директор   Главный инженер   Личная подпись К.А.Титов 15.03.2011   начальник цеха № 2   Личная подпись К.Н. Васильев 15.03.2011   С распоряжением ознакомлен:   начальник ремонтно- технической службы     Петрова Ольга Павловна 265-15-23   В дело № 07-15   Личная подпись 17.03.2011	Личная подпись   Личная подпись 16.03.2011	А.П. Некрасов     А.В. Морев

Протокол

 

Форма протокола

Наименование организации   ПРОТОКОЛ   00.00.0000 № 00   Место составления   Заголовок (например: заседания комиссии)   Председатель – Фамилия, инициалы Секретарь - Фамилия, инициалы
Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные: должности, фамилии, инициалы   ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О подготовке ……(например: Доклад зам. директора).……………… 2. О... 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. – Изложение содержания доклада ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О., должность – Содержание выступления Фамилия И.О., должность – Содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Утвердить… Голосование:…..(при необходимости) 1.2. Представить… 2. СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): …
Председатель Секретарь   С протоколом ознакомлены:   должности     В дело № 00-00   Личная подпись 00.00.0000	Личная подпись Личная подпись   Личные подписи Даты	Расшифровка подписи Расшифровка подписи   Расшифровки подписей

Пример протокола

ЗАО «ФРЕЗЕР»   ПРОТОКОЛ   15.04.2011 № 4   г. Омск   общего собрания трудового коллектива   Председатель – Васильев А.П. Секретарь – Соловьева О.П.
Присутствовали: 30 чел. (список прилагается) Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Максимов К.П.   ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой Н.С. 2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам директора Карасева А.Г.   1. СЛУШАЛИ: Матвеева Н.С. – текст сообщения прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Назарова А.П., начальник отдела кадров – одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом. Булатова Е.А., ведущий экономист – положительно оценил новую систему оплаты труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем.   ПОСТАНОВИЛИ: Перейти на новую систему оплаты труда с 01.06.2011. Ответственные - главный бухгалтер Матвеева Н.С., начальник отдела кадров Назарова А.П.   Голосование: за 27 человек, против -1 голос, воздержались – 2 голоса.   2. СЛУШАЛИ: Карасев А.Г – текст сообщения прилагается.   ВЫСТУПИЛИ: Петров А.И., генеральный директор – поддержал высказанные в сообщении Карасева А.Г. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности.   ПОСТАНОВИЛИ: Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2011 –2012 гг. Ответственный за подготовку - зам. директора Карасев А.Г. Срок – 12.05.2011.
Председатель Секретарь   С протоколом ознакомлены:   зам. директора   главный бухгалтер   начальник отдела кадров   В дело № 01-07   Личная подпись 17.04.2011	Личная подписьЛичная подпись   Личная подпись 16.04.2011 Личная подпись 16.04.2011 Личная подпись 16.04.2011	А.П. Васильев О.П. Соловьева   А.Г. Карасев   Н.С. Матвеева   А.П. Назарова

 

 

Выписка из протокола

Форма выписки из протокола

Наименование организации   ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА   00.00.0000 № 00   Место составления   Заголовок (например: заседания комиссии)   Председатель – Фамилия, инициалы Секретарь - Фамилия, инициалы
Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные: должности, фамилии, инициалы   ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О.........................Сообщение…………………..………………   3. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. – Текст выступления   ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Утвердить… 3.2. Представить… 3.3. …
Председатель Секретарь     Верно Должность 00.00.0000	Личная подпись Личная подпись   Личная подпись	Расшифровка подписи Расшифровка подписи   Расшифровка подписи

Пример выписки из протокола

ЗАО «ПРОЦЕССОР»   ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА   25.03.20011 № 4   г. Москва   общего собрания трудового коллектива   Председатель – Петров А.В. Секретарь – Самойлова О.П.
Присутствовали: 32 чел. (список прилагается). Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Егоров О.В.   ПОВЕСТКА ДНЯ: 2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.   2. СЛУШАЛИ: Голубев И.П. – Текст сообщения прилагается.   ПОСТАНОВИЛИ: Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2010 – 2011 гг. Ответственный – зам. директора Голубев И.П. Срок – 15.04.2011.
Председатель Секретарь     Верно Секретарь 26.03.2011	Личная подписьЛичная подпись   Личная подпись	А.В. Петров О.П. Самойлова   З.А. Зверева