Поля документа. Нумерация страниц

 

Существующим стандартом в современном делопроизводстве для документов установлены следующие размеры полей:

левое поле - 20 мм;

правое поле - не менее 10 мм;

верхнее поле - не менее 20 мм;

нижнее поле - не менее 20 мм.

Кроме того, иногда разрешается делать левое поле 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и т.п.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономного расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению составителя выбирают в пределах 20-35 мм, но одинаковые для данного документа.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При оформлении документа на двух и более листах все последующие за первым листы нумеруются арабскими цифрами в центре верхнего поля листа без точек и тире. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные – на обратной.

 

Понятие бланка

 

Сегодня практически все служебные документы, как в государственных, так и в коммерческих организациях, оформляются на бланках. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – на нем создаются, в основном, документы, используемые внутри организации.

2. Бланк для писем – используется в большинстве случаев для общения организации с внешним миром.

3. Бланк конкретного вида документа – создается путем дополнения общего бланка наименованием вида документа. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации создается большое количество определенных видов документов (например, приказов, актов распоряжений и др.) – более 200 в год.

Эти бланки различаются набором реквизитов.

Кроме того, в организациях существует практика применения должностных бланков, которые создаются в тех случаях, когда должностное лицо имеет право подписи.

Так же организация может иметь бланк структурного подразделения.

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки на двух языках. В них реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания» печатаются на двух языках: русском и национальном. Реквизиты размещают на одном уровне, используя продольное расположение заголовочной части документа.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языках. Бланковые надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств помещается изображение Государственного герба Российской Федерации – это гербовые бланки.

 

Угловой и продольный штампы

 

Государственным стандартом предусмотрено расположение реквизитов на бланках в двух вариантах: угловом и продольном.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов вдоль документа верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в левой верхней части листа (72,8 х 88,6 мм). Особенно удобен угловой бланк для факсов, писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловое расположение так же предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное.

При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается.

При центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Чаще всего центрованное расположение используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты «Дата», «Номер документа», «Ссылка на номер и дату входящего документа» отставляются трафаретные места.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии пощади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

В последнее время обозначилась новая тенденция в размещении на бланках реквизита «Справочные данные об организации». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа» элементы реквизита «Справочные данные об организации» размещаются флаговым способом. Небольшая потеря бумажной площади компенсируется удобством для прочтения составных частей реквизита.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифта выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используются шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6–24 кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименование организаций и видов документов. Допускается наименование организации печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими получать качественные копии документов с помощью ксерокса.

На бланках документов:

допускается:

располагать ограничительные отметки, которые служат ориентирами при оформлении документов:

«уголки» – указывают начало и конец размещения реквизитов;

«крестики» – отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов;

отрезки прямой линии – для нанесения переменных реквизитов.

не допускается:

размещение на бланке только сокращенного наименования организации, отсутствия сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации – авторе.

«украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих данным государственной регистрации;

произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;

размещение дополнительных элементов в оформлении (лишних линий, штрихов и т.д.);

размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что уместно только для совместных предприятий.

На рис.1,2 дано расположение реквизитов на бланке фирмы на основе их углового и продольного расположения соответственно.

 

Количество печатных знаков

0 5 16 24 32 40 48 56 64

Эмблема фирмы Контроль

Гриф утверждения

Наименование фирмы

Юридический адрес фирмы Адресат

ОКПО ОКУД

ОГРН ИНН/КПП

Копия

Вид документа

 

Дата_____________№______

На №____________от_______

Место составления

 

Заголовок к тексту Резолюция

 

Начало текста (абзац)

 

Т Е К С Т

 

Приложение

 

 

Должность лица,

подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия

Печать

 

 

Гриф согласования

Виза

Отметка о заверении копий

Отметка об исполнителе

 

Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Идентификатор

Отметка о электронного поиска

поступлении документа

 

Рис. 1. Формуляр-образец расположения реквизитов

на основе углового штамп

 

Количество печатных знаков

0 5 16 24 32 40 48 56 64

Эмблема фирмы Контроль

 

Наименование фирмы Юридический адрес Коды

Вид документа

 

Дата № На № от

Место издания

Адресат

Гриф утверждения

 

__

 

Заголовок к тексту Резолюция

 

Начало текста (абзац)

 

Т Е К С Т

 

Приложение

 

 

Должность лица,

подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия

Печать

 

Гриф согласования

Виза

Отметка о заверении копий

Отметка об исполнителе

 

Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

 

 

 

Идентификатор

Отметка о электронного поиска

поступлении документа

 

Рис. 2. Формуляр-образец расположения реквизитов

на основе продольного штампа

 

ПЕРЕЧЕНЬ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ