Отметка о наличии приложений

 

Если документ имеет приложение, о котором упоминается в тексте, то отметка о его наличии оформляется, начиная с нулевого положения печатающего устройства:

 

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, о которых не упоминается в тексте, то их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров:

 

Приложение: 1. Акт списания основных средств на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень оборудования для монтажа на 6 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров:

 

Приложение: 1. Акт на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень на 6 л. в 3 экз.

 

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе с двоеточием: «Приложение:».

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляются в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись

приложений к письму от _____ № _______-

№ п/п	Наименование документа	Количество листов	Количество экземпляров
1. 2. 3. …
Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия Дата

 

Если приложение направляется не во все адреса, которые указаны в документе, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

 

Приложение: на 2 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают:

 

Приложение: брошюра в1 экз.

 

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается отметка:

Приложение: по описи.

 

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

 

Приложение: письмо ООО «ПОЛЕТ»

от 14.05.2005 № 147/07-10

и приложение к нему, всего на 3 л.

Сами документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, которая указывала бы на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает слово «Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера:

Приложение 1

к письму ОАО «ФРЕЗЕР»

от 14.06.2005 № 45/03-14

или

Приложение 3

к приказу директора

ОАО «ФРЕЗЕР»

от 12.07.2005 № 19

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение относительно наименования документа, его даты и регистрационного номера:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к приказу директора

ОАО «ФРЕЗЕР»

от 12.07.2005 № 19

 

Подпись

 

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, подписывает председатель коллегиального органа и секретарь. Две и более подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Данный реквизит включает в себя:

наименование должностного лица, подписывающего бланк (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформляется на бланке организации). На бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают;

личную подпись;

расшифровку личной подписи (ставится на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией).

 

 

Директор завода «Агат» Потапов Н.И.Потапов

или

Директор Потапов Н.И.Потапов

 

Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

 

Зав.кафедрой истории профессор, д-р истор.наук

Крохин

Е.И.Крохин

 

 

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

 

Зав.кафедрой истории профессор, д-р истор.наук Крохин Е.И.Крохин

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

 

Директор Кротов А.Д.Кротов Гл.бухгалтер Иванова К.П.Иванова

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

 

Председатель Звягинцев С.Н.Звягинцев Члены комиссии Зайцева П.М.Зайцева Смирнов А.С.Смирнов Тимофеев О.Н.Тимофеев

 

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне (прил.1).

 

Директор школы № 12 Директор школы № 23 Никитин О.Д.Никитин Петров А.К.Петров

 

Экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи и визы согласования. Если лицо, подпись которого требуется, отсутствует, подписывает документ лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (“зам” или “И.О.”, и его фамилия). Проставления косой черты перед указанием должности или предлога “за” - грубая ошибка.

 

Гриф согласования документа

 

Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

Гриф согласования проставляется ниже грифа «подпись» на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник планового отдела

ОАО «ПОЛЕТ»

Личная подпись А.В. Светлова

01.07.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 14.02.2005 № 4

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 15.12.2005 № 6 6/05-09

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

 

Виза согласования документа

 

Это подпись, подтверждающая факт ознакомления с документом (прил.5). Данный реквизит включает в себя:

должность (при необходимости);

личную подпись;

ее расшифровку;

дату

 

Юрисконсульт Моисеева Е.М.Моисеева 25.04.2000

 

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае делается пометка “Замечания прилагаются”.

 

Замечания прилагаются Юрисконсульт Моисеева Е.М.Моисеева 25.04.2000

 

Место визы ниже подписи или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации. Для внутренних документов – это место в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника; для исходящих – это нижняя часть лицевой стороны копии отправляемого документа.

Проекты распорядительных документов – приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов – визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

В организациях должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении.

При наличии компьютерной сети согласование текста можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Этот реквизит используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: личную подпись визирующего, подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

 

Юрисконсульт

Личная подпись А.В.Бобров

01.07.2005

 

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с предоставленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.5 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.:

 

Главный бухгалтер

Не согласен

Личная подпись Н.С. Петрова

01.07.2005

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит «Визы согласования документа» используется также и для оформления процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника, ответственного за исполнение вопросов по данному документу, и начинается словами: «С приказом (акта, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату и располагается ниже реквизита «Подпись»:

С актом ознакомлен: Личная подпись О.В. Марков

01.10.2005

 

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника:

 

С приказом ознакомлены:

начальник

отдела кадров Личная подпись Н.С. Васильева

04.08.2005

экономист

планового отдела Личная подпись Е.В. Григорьева

04.08.2005

 

Оттиск печати

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. В сложившейся практике принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов:

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности; поставках; подрядах; научно-техническом сотрудничестве; аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; сводные; в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные листы.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые (в негосударственных организациях). Печать проставляется с захватом части слова, обозначающего должность:

Директор Личная подпись И.Л. Карасев

 

 

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати».

 

Отметка о заверении копии

 

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку, или документы выданные в качестве копии, обязательно заверяются по установленной форме. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименовании должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения:

Верно

Секретарь-референт Личная подпись А.П. Смирнов

12.05.2011

 

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.

 

Отметка об исполнителе

Эта отметка является особенно важной на документах, исходящих из крупных организаций. Она позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы дела.

Располагается данный реквизит с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа.

 

 

Дубровина Ирина Аркадьевна 978 09 34

или

Дубровина 978 09 34

 

При размещении этого реквизита целесообразно придерживаться следующего правила: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне (иначе придется делать копии двух сторон листа).

Ниже иногда указывается индекс машинистки (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. В случае необходимости, в том числе в документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатается количество экземпляров с указанием адресатов.