Реквізити документів та їх оформлення

 

№ з/п	Реквізити	Правила оформлення
	Державний герб	Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації
	Емблема організації чи підприємства	Розмішується поряд із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
	Зображення держав­них нагород	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа
	Код підприємства, ус­танови, організації	Розташовується у верхньому правому кутку
	Код форми документа	Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується ус­танова	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка
	Повна назва установи, організації або під­приємства — автора документа	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допо­могою штампа або друкарським способом

N8 46 (478), грудень 2007 ДИРЕКТОР ШКОЛИ |

Продовження

 

№ ї/п	Реквізити	Правила оформлення
	Назва структурного підрозділу	Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
	Індекс підприємства зв'язку, поштова й те­леграфна адреса, но­мер телетайпу, номер телефону, факсу, но­мер рахунка в банку	Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахун­кового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Киє­ва МФО№ 321518
	Назва виду документа	Розташовується зліва або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, наводиться наз­ва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особли­вості викладу
	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Во­на записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік —17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
	Індекс	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити опера­тивний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за жур­налом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи, документа; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних доку­ментів та канцелярії
	Посилання на індекс та дату вхідного до­кумента	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у докумен­ті організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135 — поряд­ковий номер
	Місце укладання чи видання	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
	Гриф обмеження до­ступу до документа	Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «для служ­бового користування», «таємно», «цілком таємно»
	Адресат	В особових офіційних документах розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка: Директорові Інституту ботаніки НАН Украї­ни докторові природничих наук Петренку О. І. У порядку адресування поштових відправ­лень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності: 1) ім'я, по батькові та прізвище адресата (для організацій — найменування підприємства, організації, установи); 2) вулиця, номер будинку, квартири; 3) населений пункт; номер відді­лення зв'язку; 4) район і область (у разі потреби). На поштових відправленнях, адресованих «До запитання», на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв ву­лиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначаються повністю. Адреса відправника: В. Ф. Кутніроко, вул. Січових стрільців, 20, к. 47, м. Івано-Франківськ, 04016 Адреса одержувача: Василю Семеновичу Саленку, с. Зелений Гай, ВЗ Верховині, Дубнінсь-кий район, Рівненська область, 33028
	Гриф затвердження	Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення до­кумента після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»; • назва посади; • особистий підпис; • ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; • дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.2002

Продовження

 

№ з/п	Реквізити	Правила оформлення
	Резолюція	Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщуєть­ся у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: • прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; • вказівка про порядок у характері виконання документа; • термін виконання документа; • особистий підпис керівника; • дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відпові­дальною за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першою. Резолюція має силу розпорядчого документа, бо пише її керівник установи або його заступ­ник (в особливих випадках або в разі відсутності керівника). За змістом резолюції бувають кількох видів: 1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій із боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: «До наказу», «До протоколу», «До керівництва», «До виконання» тощо, залежно від то­го, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. У такій резолюції зазначається підпис керівника і дата; термін виконання не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи. 2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник вказує безпосереднього виконавця; термін виконання; ставить підпис і дату. Ре­золюції цього виду формулюються так: «Підготувати відповідь до...», «Вжити заходів», «Зробити висновки», «Розглянути питання», «Обговорити на засіданні...» тощо. 3. Резолю-ція-відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром, можлива така резолюція, особливо якщо відповідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за поперед­ні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: «На жаль, змушені Вам відмовити з причини...», «Не заперечуємо», «Про результати і вжиті заходи повідомимо до­датково», «Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін» тощо. Вона використовується для оперативності ділового листування. У ній вказується основний текст; дата; підпис; посада відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення
	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розмішується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точ­ним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа
	Відмітка про контроль	Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її простав­ляють за формою «К» або «Контроль»
	Текст	Складається з таких логічних елементів: • вступу; • доказу; • закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля)
	Відмітка про наяв­ність додатка	Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: І) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то від­мітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор., у 3 прим.; 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожно­му додатку й кількості їх примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 стор. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 стор. лише ад­ресатові. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: • зазначення посади (ліворуч); • ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); • підпис (посередині). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідов­ності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні: Директор СЗШ № 277 СЗШ № 282 (підпис) (підпис) Л. С. Семенова Ю. Ю. Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться
	Гриф узгодження	Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф уз­годження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із: • слова «УЗГОДЖЕНО» або «ПОГОДЖЕНО»; • назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується до­ кумент; • особистого підпису; • його розшифрування; • дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор СЗШ № 246 (підпис) К. С Кущаєва 01.09.2002

№ 46 (478), грудень 2007

ДИРЕКТОР ШКОЛИ |

Закінчення

 

№ з/п	Реквізити	Правила оформлення
	Віза	Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: • особистого підпису особи, що візує; • —дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазнача­ються ініціали і прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 28.08.2002. Невеликі за­уваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою: Не бачу підстави Завбібліотеки (під­пис) Б. В. Коваленко При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гер­бові та прості Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Про­сту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок із місця роботи тощо
	Відмітка про засвід­чення копії	У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «пра­вильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвід­чується печаткою
	Прізвище виконавця та номер його теле­фону	Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Скла­дається з: • прізвища виконавця; • номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа
	Відмітка про виконан­ня документа й скеру­вання його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить у собі такі дані: • стислу довідку про виконання; • слова «До СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; • дату скерування документа до справи; • підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
ЗО	Відмітка про перене­сення даних на ма­шинний носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: • запис «Інформація перенесена на машинний носій»; • підпис особи, відповідальної за перенесення даних; • дату перенесення
	Відмітка про надход­ження	Містить: • скорочену назву організації, що отримала документ; • дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстрацій­ного штампа). Відбиток штампа містить: • назву організації; • дату надходження; • індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа

Текст як реквізит документа

Управлінські документи оформляють на па­пері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні — на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово від по­переднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на на­ступній сторінці;

3) переносити слово на межі сторінок, слід пере­нести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верх­нього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пи­шеться, а також біля цифр не ставляться ніякі по­значки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верх­ньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Вимоги до мови ділових паперів

Під час складання тексту документа слід дотри­муватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщу­вати реквізити документа.