Реквізити документів та їх оформлення



Мы поможем в написании ваших работ!


Мы поможем в написании ваших работ!



Мы поможем в написании ваших работ!


ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Реквізити документів та їх оформлення



 

№ з/п Реквізити Правила оформлення
Державний герб Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації
Емблема організації чи підприємства Розмішується поряд із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
Зображення держав­них нагород Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа
Код підприємства, ус­танови, організації Розташовується у верхньому правому кутку
Код форми документа Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується ус­танова Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка
Повна назва установи, організації або під­приємства — автора документа Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допо­могою штампа або друкарським способом

N8 46 (478), грудень 2007 ДИРЕКТОР ШКОЛИ |

Продовження

 

№ ї/п Реквізити Правила оформлення
Назва структурного підрозділу Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
Індекс підприємства зв'язку, поштова й те­леграфна адреса, но­мер телетайпу, номер телефону, факсу, но­мер рахунка в банку Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахун­кового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Киє­ва МФО№ 321518
Назва виду документа Розташовується зліва або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, наводиться наз­ва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особли­вості викладу
Дата Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Во­на записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік —17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
Індекс Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити опера­тивний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за жур­налом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи, документа; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних доку­ментів та канцелярії
Посилання на індекс та дату вхідного до­кумента Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у докумен­ті організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135 — поряд­ковий номер
Місце укладання чи видання Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
Гриф обмеження до­ступу до документа Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «для служ­бового користування», «таємно», «цілком таємно»
Адресат В особових офіційних документах розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка: Директорові Інституту ботаніки НАН Украї­ни докторові природничих наук Петренку О. І. У порядку адресування поштових відправ­лень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності: 1) ім'я, по батькові та прізвище адресата (для організацій — найменування підприємства, організації, установи); 2) вулиця, номер будинку, квартири; 3) населений пункт; номер відді­лення зв'язку; 4) район і область (у разі потреби). На поштових відправленнях, адресованих «До запитання», на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв ву­лиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначаються повністю. Адреса відправника: В. Ф. Кутніроко, вул. Січових стрільців, 20, к. 47, м. Івано-Франківськ, 04016 Адреса одержувача: Василю Семеновичу Саленку, с. Зелений Гай, ВЗ Верховині, Дубнінсь-кий район, Рівненська область, 33028
Гриф затвердження Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення до­кумента після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»; • назва посади; • особистий підпис; • ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; • дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.2002

Продовження

 

№ з/п Реквізити Правила оформлення
Резолюція Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщуєть­ся у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: • прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; • вказівка про порядок у характері виконання документа; • термін виконання документа; • особистий підпис керівника; • дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відпові­дальною за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першою. Резолюція має силу розпорядчого документа, бо пише її керівник установи або його заступ­ник (в особливих випадках або в разі відсутності керівника). За змістом резолюції бувають кількох видів: 1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій із боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: «До наказу», «До протоколу», «До керівництва», «До виконання» тощо, залежно від то­го, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. У такій резолюції зазначається підпис керівника і дата; термін виконання не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи. 2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник вказує безпосереднього виконавця; термін виконання; ставить підпис і дату. Ре­золюції цього виду формулюються так: «Підготувати відповідь до...», «Вжити заходів», «Зробити висновки», «Розглянути питання», «Обговорити на засіданні...» тощо. 3. Резолю-ція-відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром, можлива така резолюція, особливо якщо відповідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за поперед­ні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: «На жаль, змушені Вам відмовити з причини...», «Не заперечуємо», «Про результати і вжиті заходи повідомимо до­датково», «Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін» тощо. Вона використовується для оперативності ділового листування. У ній вказується основний текст; дата; підпис; посада відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення
Заголовок до тексту Друкується малими літерами, розмішується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точ­ним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа
Відмітка про контроль Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її простав­ляють за формою «К» або «Контроль»
Текст Складається з таких логічних елементів: • вступу; • доказу; • закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля)
Відмітка про наяв­ність додатка Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: І) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то від­мітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор., у 3 прим.; 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожно­му додатку й кількості їх примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 стор. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 стор. лише ад­ресатові. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
Підпис Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: • зазначення посади (ліворуч); • ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); • підпис (посередині). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідов­ності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні: Директор СЗШ № 277 СЗШ № 282 (підпис) (підпис) Л. С. Семенова Ю. Ю. Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться
Гриф узгодження Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф уз­годження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із: • слова «УЗГОДЖЕНО» або «ПОГОДЖЕНО»; • назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується до­ кумент; • особистого підпису; • його розшифрування; • дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор СЗШ № 246 (підпис) К. С Кущаєва 01.09.2002

№ 46 (478), грудень 2007


ДИРЕКТОР ШКОЛИ |


Закінчення

 

№ з/п Реквізити Правила оформлення
Віза Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: • особистого підпису особи, що візує; • —дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазнача­ються ініціали і прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 28.08.2002. Невеликі за­уваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою: Не бачу підстави Завбібліотеки (під­пис) Б. В. Коваленко При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
Печатка Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гер­бові та прості Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Про­сту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок із місця роботи тощо
Відмітка про засвід­чення копії У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «пра­вильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвід­чується печаткою
Прізвище виконавця та номер його теле­фону Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Скла­дається з: • прізвища виконавця; • номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа
Відмітка про виконан­ня документа й скеру­вання його до справи Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить у собі такі дані: • стислу довідку про виконання; • слова «До СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; • дату скерування документа до справи; • підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
ЗО Відмітка про перене­сення даних на ма­шинний носій Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: • запис «Інформація перенесена на машинний носій»; • підпис особи, відповідальної за перенесення даних; • дату перенесення
Відмітка про надход­ження Містить: • скорочену назву організації, що отримала документ; • дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстрацій­ного штампа). Відбиток штампа містить: • назву організації; • дату надходження; • індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа

Текст як реквізит документа

Управлінські документи оформляють напа­пері формату А4 (297x210 мм)та А5 (148x210 мм).Для зручності з усіх боків сторінки залишаютьвільні поля: ліве — 35 мм; правене менше 8 мм;верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4)та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкуєтьсяна бланку, друга й наступні — на чистих аркушахпаперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку,то на другу сторінку не можна переносити тількипідпис. На другій сторінці має бути не менше двохрядків тексту. Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово відпо­переднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці,що закінчується, краще почати новий абзац нана­ступній сторінці;

3) переносити слово на межі сторінок, слід пере­нестице слово на нову сторінку.


Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляютьсяпосередині верх­нього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пи­шеться, а також біля цифр не ставляться ніякі по­значки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верх­ньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Вимогидо мовиділових паперів

Під час складання тексту документа слід дотри­муватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщу­вати реквізити документа.



Последнее изменение этой страницы: 2016-04-19; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.236.13.53 (0.02 с.)