Національний університет імені Т. Г. Шевченка

Наказ №

200_р.

Зразок 59

Про прийняття на роботу за контрактом

ПРИЗНАЧИТИ:

(прізвище, ім'я, по батькові)

200_р.

на посаду
від «___»___

Підстава: контракт від «__»

Ректор (підпис)

Печатка

200_р.

на умовах укладеного з ним контракту

Розшифрування

 

Зразок 60

Харківський державний педагогічний

Університет імені Г. Сковороди

Наказ № 209

Щодо особового складу

18.06.2000

ПРИЗНАЧИТИ:

3. Григоренко Наталію Юхимівну на посаду асис­тента кафедри органічної хімії з 1 липня 2000 р., вста­новити посадовий оклад 120 гривень.

Підстава: заява Н. Ю. Григоренко з візами завіду­вача кафедри органічної хімії і декана природничо-географічного факультету.

НАДАТИ:

2. Олефіренку Ігореві Миколайовичу, доценту ка­
федри психології, чергову відпустку з 01.07.2000 по
28.07.2000 р. на 24 робочих дні, за період роботи.

Підстава: графік відпусток, заява І. М. Оле-фіренка.

ЗВІЛЬНИТИ:

3. Ковальчук Олену Василівну, лаборанта ка­
федри історії України, із посади з 1 липня 2000 р.
у зв'язку з виходом на пенсію.

Підстава: заява О. В. Ковальчук.

Ректор

(підпис)

Ф. М. Васильєв

№ 46 (478), грудень 2007

ДИРЕКТОР Ш КОЛИ | 43

 

Зразок 61

Державна акціонерна компанія

«Хліб України»

Колективне орендне

Підприємство «Київмлин»

Наказ №

від «__»________ 200_ р.

м. Київ

про проведення...

ТЕКСТ

Генеральний

директор (підпис) Розшифрування

Печатка

Розпорядження

Це правовий акт, що видається керівником або ко­легіальним органом із метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії та стосується вузь­кого кола організацій, посадових осіб і громадян — виконавців розпорядження (див. зразки 62—64).

Реквізити:

1. Назва структурного підрозділу.

2. Коди.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Місце видання.

7. Заголовок до тексту.

8. Текст, що містить такі частини:

 

• констатуючу (вказуються мета або причини видання);

• розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).

9. Підпис.

Зразок 62 Ватутінська районна державна адміністрація м. Києва Розпорядження № 923

від 28.11.95 м. Київ

Про надання шефської допомоги установам освіти

Для поліпшення виховної робота та матеріальної бази в установах освіти району пропоную:

1. Закріпити підприємства, установи, організації, зареєстровані у Ватутінському районі, за установами освіти згідно з додатком 1.

2. Вважати рішення виконавчого комітету Ва-тутінської районної Ради народних депутатів від 18.11.92 № 1417 «Про надання шефської допо­моги установам освіти» таким, що втратило чин­ність.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови районної держад­міністрації Шевчука О.К. та завідувача відділу ос­віти Зайченко О. І.

Голова Ватутінської

держадміністрації (підпис) С. Головач

Зразок 63 Кабінет Міністрів України Розпорядження № 324-р від 8 серпня 2001 року м. Київ

про затвердження членів колегії Держатомрегулювання

Затвердити членами колегії Держатомрегулю­вання Бережного Миколу Семеновича, Викова Ва­лерія Олександровича, Васильченка Віктора Мико­лайовича, Вишневського Івана Миколайовича, Ло­пату Сергія Дмитровича.

Прем'єр-міністр України (підпис) А. Кінах

Зразок 64 Кабінет Міністрів України Розпорядження № 302-р від 26 липня 2001 року м. Київ

Про відзначення 80-річчя

Від дня заснування Академії

Державної податкової служби

З урахуванням значного внеску Академії держав­ної податкової служби у підготовку висококваліфі­кованих спеціалістів, розвиток науки та у зв'язку з 80-річчям від дня її заснування утворити Органі­заційний комітет з підготовки та відзначення ювілею на чолі з Віце-прем'єр-міністром України Семино-женком В. П. Доручити голові Організаційного ко­мітету затвердити його персональний склад.

Організаційному комітетові розробити і затвер­дити план ювілейних заходів, виходячи з того, що їх фінансування здійснюватиметься за рахунок Ака­демії.

Прем'єр-міністр України (підпис) А. Кінах

Усне ділове мовлення Нарада

Наради стали невід'ємною частиною нашого життя. їх проводять для вирішення виробничих пи­тань на підприємствах та в установах, управліннях, організаціях.

Наради є одним із найефективніших способів обговорення актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського і політичного життя.

І ДИРЕКТОР ШКОЛИ

N6 46 (478), грудень 2007

 

Залежно від мети і завдань, які потрібно вирі­шити, ділові наради поділяються на проблемні, інст­руктивні та оперативні.

Проблемні наради проводять у невеликому колі спеціалістів або компетентних осіб для того, щоб знайти оптимальне управлінське вирішення обгово­рюваних питань. Схема вирішення таких питань міс­тить доповідь (може бути і співдоповідь), запитання до неї, обговорення доповіді і вироблення загального рішення, прийнятого голосуванням присутніх.

Інструктивні наради організовують безпосеред­ньо управлінці (конкретні виконавці) з метою дове­дення до працівників загального завдання, передачі розпоряджень, необхідних відомостей по управлінсь­кій вертикалі чи горизонталі, залежно від фахового рівня виконавців. їх проводять за схемою доповіді (інформації про щось) із уточненням поставлених завдань, термінів їх виконання для конкретних ви­конавців.

Оперативні (диспетчерські) наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ за схемою вертикального розподілу інформації. Особливістю оперативних (диспетчерських) нарад є їх проведення у точно визначені дні й години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. По­запланові оперативні наради спричиняють неритміч-ність виконання їх учасниками прямих обов'язків і тому проводяться в надзвичайних ситуаціях. Най­більш складними за схемою побудови, за особливос­тями взаємодії об'єктивних та суб'єктивних факторів є проблемні наради.

Наради корисні лише тоді, коли вони добре ор­ганізовані, досягають визначеної мети і дають мож­ливість зекономити робочий час.

Нараду проводить голова — керівник установи, підрозділу або відповідальна за певний напрям ро­боти особа.

Його завдання під час підготовки наради такі:

1. Спланувати коло обговорюваних питань.

2. Визначити час, необхідний для обговорення кожного питання (при цьому врахувати можливість виникнення дискусії, обміну думками).

3. Продумати послідовність обговорення питань (переважно нараду починають із кардинальних ви­робничих проблем, які потребують інтенсивної розумової діяльності під час обговорення та вирі­шення; наприкінці наради вирішуються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголо­шень і максимально скоротити час на дискусію) та їх взаємозв'язок (наприклад, кадрове питання, яке обговорюється після виробничого, учасники можуть поставити в причинно-наслідкову залеж­ність від першого, і голова наради повинен звести до мінімуму такий асоціативний зв'язок, якщо він небажаний).

4. Передбачити мету, якої слід досягти під час розгляду кожного питання (довести до відома, ско­ординувати роботу різних ланок виробництва, вирі­шити питання, спланувати діяльність, ознайомити

з проблемою для її подальшого обдумування та ви­рішення тощо).

5. Визначити коло учасників наради, врахувати при цьому їх особисту компетентність, посадові обов'язки, а також комунікабельність, уміння вести дискусію, приймати рішення, конструктивно спів­працювати.

6. Продумати механізми проведення дискусії з поставленою метою, оптимальної за часом та кіль­кістю учасників: обговорення у послідовності, яку визначає голова; спонтанне обговорення, поділ на групи, мозковий штурм тощо.

7. Передбачити (і заздалегідь відвести на це пев­ний час) звертання до кожного з учасників, творчі завдання, ліричні відступи тощо, які створять неви­мушену ділову атмосферу, нейтралізують особисті недоліки та взаємні претензії учасників.

8. Перед засіданням підготувати вступ, який, за­лежно від характеру проблеми та обставин, може бути коротшим або довшим (2—3 хвилини, іноді — 5 хвилин).

Підготовка наради полягає не тільки в обмірку­ванні проблеми й формулюванні запитань, а й у за­безпеченні організованості заходу. Запрошення на нараду повинно містити:

• тему наради;

• день проведення наради;

• місце проведення наради: точна адреса, поверх, а в разі потреби — номер кімнати (якщо місце про­ведення наради для більшості учасників незнайоме, то треба вказати номери трамваїв, тролейбусів чи автобусів).

Найкраще надсилати запрошення на нараду приб­лизно за 10— 14 днів до її початку, а незадовго перед її проведенням доручити секретареві зателефонувати й нагадати учасникам, принаймні найвідповідальні­шим із них.

Перед тим як розсилати запрошення, треба підго­тувати приміщення для проведення наради. Не шко­дуйте часу, щоб належним чином зробити це. Не­приємно, коли в приміщені ви побачите учасників іншої наради або доведеться звільнити його, бо там має розпочатися ще якийсь захід.

Отож, потурбуйтеся про те, щоб:

• у приміщенні було достатньо стільців і столів;

• у разі потреби були дошка, крейда і ганчірка;

• учасникам вчасно роздали друковані ма­теріали;

• було підготовлено наочне приладдя, магніто­фон, диктофон, відеомагнітофон тощо;

• працювали засоби затемнення, освітлення, опа­лення, вентиляції приміщення тощо;

• засіданню не заважали телефонні дзвінки та ви­падкові відвідувачі;

• якщо подаватимуть каву, заздалегідь призначте людину, котра її готуватиме.

Успіх наради залежить і від приміщення, у якому вона відбувається. Надто велике або мале

N6 46 (478), грудень 2007

ДИРЕКТОР ШКОЛИ | 45

 

приміщення, незручні сидіння, надміру тепла чи хо­лоду, гамір, що долинає з сусіднього будинку,—все це може зашкодити проведенню наради. Натомість приємне середовище сприятиме успішному прове­денню наради, встановленню здорової робочої ат­мосфери.

Під час проведення наради потрібно:

1. Впевнено керувати обговоренням винесе­
них на порядок денний питань (досвідчений голова
не дозволить ухилитися від основної теми і пору­
шити питання, що не стосуються справи).

2. Створити доброзичливу атмосферу для спілку­
вання і прийняття рішень:

• надавати учасникам можливість висловитися, заохочуючи їх до розмови;

• по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виді­ляти з-поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою;

• бути тактовним і витриманим.

Велику роль відіграє також зовнішній ви­гляд та манера поведінки відповідального голови на нараді.

3. За кожним пунктом дискусії потрібно підво­дити підсумки.

4. Наприкінці наради узагальнити зроблені вис­новки, а якщо будуть поставлені завдання, то до кож­ного з них слід додати:

що потрібно зробити;

хто і що саме робитиме (відповідальні);

термін виконання дорученої справи.

5. Запротоколювати нараду.

Результати наради залежать передусім від голови, який керує нею, від того, наскільки він зуміє під­готувати нараду і спрямувати її учасників на дис­кусію. Нарада, навіть якщо в ній беруть участь фа­хівці, може зайти у безвихідь через невміле керів­ництво. І, навпаки, при вмілому керівництві нарада досягне вагомих результатів навіть тоді, коли рівень знань її учасників не дуже високий.

Після проведення наради:

1. Виконання поставлених завдань повинно бути вчасно проконтрольоване (якщо ще не минув тер­мін виконання поставленого завдання, то в новому протоколі його треба відновити разом із терміном виконання).

2. У виробничому процесі максимально реалізу­вати позитивні рішення наради (заохотити підлег­лого, підкреслити важливість прийнятих рішень, дати

оцінку рівня відповідальності и компетентності ви­конавця) та нейтралізувати негативні проблемні мо­менти (критика роботи, складність завдання тощо) або недоліки під час проведення наради, якщо такі були.

3. Якщо на нараді це не обговорювалося, визна­чити тему і дату проведення наступної наради з ура­хуванням її актуальності та своєчасності.

У розмовній мові слово «збори» виступає синоні­мом слова «нарада». Термін «нарада» доцільно вжи­вати лише тоді, коли учасники справді радяться, об­мінюються поглядами і спільно доходять певних вис­новків. Не можна назвати нарадою збори, які скликає директор підприємства, щоб поінформувати підлег­лих і розпорядитися про виконання певних завдань і наказів.

Потрібно завжди чітко розрізняти нараду та інші форми зустрічей. Читаючи доповідь або лекцію, про­мовець подає слухачам певну інформацію, викладає певні думки й погляди. Отже, промовець «дає», а слу­хачі «беруть». Натомість під час наради учасники об­мінюються досвідом, думками, поглядами, а той, хто веде нараду, висловлюючи свої думки й погляди, за­бирає часу не більше, ніж інші її учасники.

Останнім часом набули поширення так звані дис­кусії «за круглим столом». Троє або більше фахівців дискутують на задану тему. Дискусія здійснюється у присутності слухачів.

Учасники її переважно заздалегідь знають, про що говоритимуть. Іноді вони навіть проводять ре­петиції майбутньої дискусії. Підготовлена таким чи­ном, вона, безперечно, має свої переваги, даючи мож­ливість щонайкраще ознайомити присутніх з погля­дами фахівців на певну проблему. Натомість під час звичайної наради виникають спонтанні дискусії, учасники яких виступають не в заздалегідь визна­ченому порядку, а залежно від ситуації. При цьому висновки передбачити важко, вони виникають після дискутування.

Оптимальна кількість учасників наради — 10—12 осіб. Цілком імовірно, що, охоплюючи де­які важливі проблеми, дискусія навіть між двома — трьома фахівцями може дати вагомі результати. Якщо кількість учасників перевищує 16—18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти активну участь в обговоренні.

Друкується за виданням: Глущик С. В.,

Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери:

Навчальний посібник. — К: «А.С.К», 2006.

ЛАМА