Про достовірність, повноту та відповідність

Законодавству бухгалтерської звітності

Акціонерного банку «Ажіо»

Аудиторська фірма «Аудит України» переві­рила звітність банку за період із 1 січня по 31 грудня 2000 року на підставі закону України «Про ауди­торську діяльність». Перевіркою встановлено:

1. Установчі документи акціонерного банку
«Ажіо» складено згідно з чинним законодавством
України.

2. Бухгалтерський облік здійснюється згідно з По­
ложенням «Про організацію бухгалтерського обліку
та звітності в Україні» № 250 від 3 квітня 1993 року,
методичними положеннями, нормативними актами
Національного банку України.

За період із 1 січня по 31 грудня 2000 року бух­галтерська звітність правдиво та об'єктивно відоб­ражає стан справ банку.

Директор аудиторської фірми

Дата

«Аудит України» (підпис) О. І. Шатохіна

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, у них від руки заповнюють тільки індиві­дуальні відомості (див. зразок 24).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видання.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій ви­дається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи службових осіб.

10. Печатка.

Зразок 24
Національний педагогічний університет
імені М. П. Драгоманова
«»_______ 200_ р. м. Київ №________

Довідка

Видана

факуль-

М. П. Драгоманова. Видано для____

в тому, що він (вона) є студентом

Печатка

Зразок 23 Висновок про санітарно-епідемічний стан дитячого садка № 467 м. Одеси

Комісія у складі чотирьох осіб відвідала дитячий садок № 467 м. Одеси і виявила:

1. Санітарно-епідемічний стан дитячого садка № 467 задовільний.

2. Усі роботи щодо підтримання дитячого садка в належному стані проводяться.

Голова комісії

(підпис) П. Н. Геращенко

Члени комісії

(підписи)

К. М. Воропай І. А. Віденко С. Н. Лобода

23.12.2001 Печатка

Довідка

Це документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (сто­суються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Декан факультету (підпис)
Секретар (підпис)

Печатка

Огляд

Це різновид довідки, що складається для інфор­мування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період.

Специфіка огляду полягає в тому, що він містить аналіз діяльності не однієї, а декількох установ (див. зразок 25).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, що складається з трьох частин:

 

• вступ (вказується підстава для створення до­кумента);

• основна частина (аналізуються факти, наво­дяться позитивні та негативні приклади);

• висновки (зауваження та пропозиції).

 

4. Дата.

5. Місце складання.

6. Підпис особи, яка складала огляд.

7. Печатка.

І ДИРЕКТОР ШКОЛИ

№ 46 (478), грудень 2007

 

Зразок 25 Огляд про дотримання порядку ведення трудових книжок станом на І півріччя 1999 р.

Згідно з планом роботи на І півріччя 1999 р. юри­дичним відділом перевірено дотримання порядку ведення трудових книжок. Перевіркою встанов­лено, що на більшості підприємств м. Києва трудові книжки заповнюються відповідно до постанови Ка­бінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 «Про трудові книжки працівників». Але виявлено і певні порушення щодо порядку ведення трудових книжок на підприємствах м. Києва «Квант», «Точелектрон-прилад». На цих підприємствах трудові книжки за­повнювалися пізніше тижневого терміну з дня прий­няття на роботу, допускалися закреслення раніше внесених неточних записів у розділі «Відомості про нагородження».

Старший юрисконсульт (підпис) 1.1. Головко

15.12.99

Печатка

Доповідна записка

Це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки пови­нен бути точним і лаконічним; для зручності поді­ляється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції (див. зразки 26—27).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Зразок 26 Назва структурного підрозділу Доповідна записка № про порушення

(приблизний зміст інформації)

1. Прізвище.

2. Ім'я.

3. По батькові.

4. Посада.

5. Структурний підрозділ.

6.3 якого часу працює в цій організації.

7. Вид і дата порушення.

8. Наявність письмового пояснення порушення.

9. Пропозиції про дисциплінарне стягнення.

Зразок 27

Деканові фізико-математичного

факультету доц. Бойко В. Г.

старшого викладача

кафедри теорії фізики

Рибникова Андрія Михайловича

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом II се­местру студентка Корнєєва С. Т. пропустила 26 ака­демічних годин, має неатестації, численні заува­ження. Прошу вжити заходів до студентки Корнєє-вої С. Т.

26.05.2002 Підпис

Пояснювальна записка

Цей термін використовується для назви двох до­кументів:

1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому обґрунто­вуються мета його створення, структура, зміст, тер­мін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояс­нюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації в деяких випадках — з ініціа­тиви підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (при по­требі домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють (див. зразки 28—29).

Зразок 28

Деканові

педагогічно-індустріального факультету

доц. Васильченку О. К.

старости 11 групи

педагогічно-індустріального факультету

Пономаренка Василя Івановича

Пояснювальна записка

Студенти 11-ї групи педагогічно-індустріального факультету не з'явилися на заняття з праці (II—III пари) тому, що відвідували виставку технічних за­собів навчання, організовану кафедрою ТЗН.

 

Керівник структурного

підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

20.10.2002

Підпис

№ 46 (478), грудень 2007

ДИРЕКТОР ШКОЛИ | 2 І

 

Зразок 29
Акціонерне товариство Начальникові цеху № 4

«Київмлин» Матвійчуку К. Д.

Пояснювальна записка про порушення виробничої дисципліни

07.01.2002

31 грудня 2001 року під час другої зміни виникла аварійна ситуація з вини робітника Швеця С. К., який порушив правила експлуатації устаткування.

Вважаю, що необхідно вжити суворих заходів дисциплінарного впливу щодо Швеця С. К.

Начальник зміни (підпис) ТІ. І. Кравець

Запрошення

Це документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або за­ході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих блан­ках із цупкого паперу або картону.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Текст, у якому вказуються:

 

• дата й час події;

• місце;

• порядок денний, тематика події;

• прізвища, ініціали доповідачів із кожного пи­тання;

• прізвище, ініціали й телефон відповідальної особи;

• маршрут проїзду.

 

4. Підпис.

5. Печатка (за потреби).

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним.

Якщо запрошуються шановані, вищі за службо­вим становищем особи, в тексті вживаються фор­мули ввічливості та подяки за увагу (див. зразки 30—33).

Зразок 30 Запрошення Вельмишановний Андрію Івановичу!

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Українська мова —■ дер­жавна мова».

Порядок денний:

1. Становлення української мови як державної (Заболотний А. Д.).

2. Українська мова—мова ділових паперів (Зюб-рецький К. М.).

3. Труднощі впровадження української мови
в документацію різних галузей промисловості (Оче-
ретний П. П.).

Науково-практична конференція відбудеться в ак­товій залі Будинку вчителя (вул. Володимирська, 57) 30—31 жовтня 2001 року.

Початок о 12.00.

їхати: тролейбусами № 5, 8, 9, 17, метро до зу­пинки «Університет».

Зразок 31

Всеукраїнське товариство

«Просвіта»

Запрошення Шановна пані Оксано!

Запрошуємо Вас на прем'єру повнометраж­ного науково-історичного фільму «Українці. Віра», яка відбудеться 12 травня 2001 року у Червоному залі республіканського Будинку кінематографістів (вул. Саксаганського, 6).

Початок о 19-й годині.

Зразок 32

Т/О «Четвер»

«Київнаукфільм»

Запрошення Шановний Семене Антоновичу!

Оргкомітет з підготовки і проведення Днів куль­тури Республіки Казахстан в Україні запрошує Вас на урочистий концерт, присвячений закриттю Днів культури Республіки Казахстан в Україні, який від­будеться в Палаці культури «Україна» 18 листопада 2002 року о 19-й годині.

Ваш ряд_____, місце_____.

Печатка

Зразок 33 Запрошення

Вельмишановні пані_________

та пане __________!

Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття персональної виставки, присвяченої 50-літтю твор­чої діяльності О. С. Тимошенка.

Урочистість відбудеться__________________

(дата і місце)

Щиро сподіваємося побачити Вас серед гостей свята.

З повагою ___________ ______

Звіт

Це письмове повідомлення про виконання певної роботи за визначений період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текс­тові. Статистичні звіти пишуться на спеціаль­них бланках, виготовлених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

І ДИРЕКТОР ШКОЛИ

№ 46 (478), грудень 2007

 

3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяль­ності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

 

• вступ (вказуються завдання, які було постав­лено перед установою за звітний період);

• основна частина (опис та аналіз виконаної ро­боти);

• висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

 

5. Підпис керівника установи або особи, відпові­дальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться (див. зразки 34—35).

Зразок 34 Звіт про навчально-методичну, науково-дослідну та організаційно-виховну діяльність із березня 1997 року по березень 2002 року старшого викладача кафедри культури української мови Бойчук Олени Володимирівни

На посаді старшого викладача кафедри куль­тури української мови працюю з березня 1997 року. За звітний період була виконана така робота:

1. Навчально-методична діяльність. Упродовж 1997—2002 років читала лекційні та практичні курси з українського правопису, практикуму на факультеті української філології, ділової української мови — на природничо-географічному, історичному, дефек­тологічному, соціально-гуманітарному факультетах та факультеті української філології. Для кожного фа­культету, враховуючи його специфіку, було складено робочі програми, розроблено курс лекцій, дібрано дидактичний матеріал, укладено екзаменаційну до­кументацію. Для активізації та підвищення інтенсив­ності навчально-пізнавальної діяльності студентів на заняттях було використано різноманітні форми роботи: експрес-опитування, індивідуальні завдання на картках, самостійна робота з підручником, творчі завдання, вправи з ключем, перфокарти «Код», про­грамовані диктанти, написання тематичних рефе­ратів тощо. Для студентів зазначених вище факуль­тетів проводилися додаткові заняття у дні консульта­цій. Згідно з планом кафедри було проведено відкриті заняття та подано для обговорення плани-конспекти «Довідка. Прикметники в діловому мовленні», «Ано­тація. Іншомовні слова в діловому мовленні». За звіт­ний період відвідувала практичні заняття та лекції колег-викладачів. Навчальне навантаження викону­вала відповідно до індивідуального плану.

Виконуючи Закон про мови, було проведено «круглий стіл» зі студентами факультету української

філології: «Новий український правопис: так чи ні» (2001). Упроваджуючи українську мову в діловод­ство, студентам неспеціальних факультетів читалися лекції про доцільність змін в українському правописі, наголошувалося на нормах слововживання, пропо­нувалися тексти для редагування та виправлення стилістичних помилок.

За звітний період вийшла друком така навчально-методична література:

1. Бойчук О. В., Малик С. В. Етикет спілкування вчителя-словесника: Навч. посіб. для вищ. та серед, спец. навч. закладів. — К.: Альянс, 1998. — 173 с.

2. Контрольні роботи з ділової мови: Для вищих навчальних закладів / Уклад.: Бойчук О. В., Чере-венко Ч. В. та ін. — К: НПУ, 1998. — 32 с.

3. Бойчук О. В., Малик С. В. Етикет спілкування вчителя-словесника: Навч. посіб. для вищ. та се­ред, спец. навч. закладів.— 2-ге вид. — К.: Альянс, 2000. —174 с.

 

4. Український правопис. Програма / Уклад. О. В. Бойчук.—К.: НПУ, 2001. — 18 с.

5. Бойчук О. В., Малик С. В. Етикет спілкування вчителя-словесника: Навч. посіб. для вищ. та серед, спец. навч. заклад. — 3-тє вид., перероб. і допов. — К.: Альянс, 2001. — 400 с.

Були написані рецензії на посібник Тим-ченко С. М. «Довідник службовця» (К.: Наука, 2000. — 416 с.) та на магістерську роботу студентки V курсу факультету української філології (спеціаль­ність: українська мова і література) Марченко Юлії Анатоліївни «Склад і структура лексико-семантич-ної групи прикметників кольористичної гами «чор­ний — білий — темний» (травень 2001 р.).

Окрім цього, підготовлені й подані до друку конт­рольні роботи для студентів вищих навчальних за­кладів (у співавторстві), а також тести І й II рівнів. Триває робота над навчальним посібником з ук­раїнського правопису.

У 2001 році працювала в складі методичних ко­місій із перевірки викладання дисциплін українознав­чого та соціально-гуманітарного циклу на факультеті української філології.

2. Науково-дослідна діяльність. Із березня 1997 року працюю над дисертаційним досліджен­ням з теми «Структурно-семантична організа­ція словотвірних гнізд з коренями на позначення металів», що затверджена Науковою радою Інс­титуту української мови НАН України 29 травня 1997 року. З 01.09.98 по 30.06.99 перебувала на ста­жуванні у відділі історії та граматики української мови НАН України. Відповідно до програми ста­жування був складений кандидатський іспит зі спе­ціальності.

На час звітування завершений робочий варіант ди­сертаційного дослідження «Структурно-семантична організація словотвірних гнізд з коренями на по­значення металів», який доопрацьовую, враховуючи зауваження та побажання. Матеріали дослідження були виголошені на звітно-наукових конференціях

№ 46 (478), грудень 2007

ДИРЕКТОР ШКОЛИ 1 23

 

викладачів університету (1998—2002 рр.) та укла­дені в статті:

1. Словотвірна парадигма кореня золот- у су­часній українській мові // Система і структура східнослов'янських мов: Міжкафедральний збірник наукових праць.— К.: НПУ ім. М. П. Драгоманова, 1998. —С. 178—183.

2. Структурно-семантична організація слово­твірного гнізда з вершиною заліз-(-о) //Ономастика і апелятиви: Збірник наукових праць / За ред. проф. В. О. Горпинича. — Вип. 6. — Дніпропетровськ: ДДУ.1999. —С. 103—109.

3. Словотвірна активність кореня мід- у су­часній українській мові // Система і струк­тура східнослов'янських мов: Збірник наукових праць.— К.: НПУ ім. М. П. Драгоманова, 2000.— С. 50—56.

4. Словотвірний потенціал кореня цинк- у сучас­ній українській мові // Наукові записки: 36. Наук, статей Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова.— К.: НПУ, 2001. — Ви­пуск 40. — С. 169—173.

5. Семантико-словотвірні зв'язки між компо­нентами словотвірного гнізда з вершиною свинець у сучасній українській мові // Система і структура східнослов'янських мов: До 200-річчя з дня наро­дження В. І. Даля: 36. Наук, праць.— К.: Знання, 2001. — С. 31—36.

Упродовж звітного періоду керувала науковими студентськими роботами, на основі яких було виго­лошено доповіді на студентській науковій конфе­ренції у квітні 2001 року (тези Кондратюка С. було подано до збірника тез наукової студентської кон­ференції 2000—2001 н.р.), організувала й провела (разом із Виноградовою Ю. Д.) конференцію, при­свячену Дням української мови, в університеті, на природничо-географічному факультеті (листопад 2001 р.), підготувала студентів (Плоткіна Я. (11 х/б), Судима М. (33 у/р)) до участі в читацькій конферен­ції, присвяченій Дню слов'янської писемності (гру­день 2001 р.).

3. Організаційно-виховна робота. Відповідно до графіка чергувань викладачів чергувала в гурто­житку у 1997 р., 1998 р., 1999 р., у вересні 2000 р. та в святкові дні січня 2001 р. (були проведені бесіди «Пам'ятки української мови», «Ознайомлення з біб­ліотечним фондом університету та бібліотеками м. Києва», «Про звичаї та побут українського на­роду»).

Упродовж 1999—2002 рр. виконувала обов'язки куратора 33 у/ред групи, здійснювала контроль за на­вчанням та відвідуванням студентів, вирішувала на­гальні питання. Згідно з планом куратора, поданим до деканату, проводилися години куратора, а також бесіди з виховною та інформаційною метою. Про ре­зультати заліково-екзаменаційних сесій доповідалося на засіданнях кафедри.

У травні 1998 р. та 2001 р. працювала в складі ро­бочої групи на Всеукраїнській олімпіаді з української

мови та літератури, що проводилася на базі нашого університету.

15 лютого 2002 року

Зразок 35

Звіт

про педагогічну практику

з 12.02.2002 по 12.03.2002 студентки

філологічного факультету

Яцеленко О. М.

Педагогічну практику проходила у СЗШ № 98 м. Києва. У школі було створено належні умови для проходження практики. Усі вчителі української мови та літератури мають великий стаж роботи і ви­соку фахову, методичну підготовку. Хоча шкільні кабінети української мови та літератури недостат­ньо обладнані технічними засобами навчання, проте добре забезпечені наочними посібниками та мето­дичною літературою.

За час практики провела 12 контрольних уроків із мови та літератури. Усі уроки були обговорені з учителем і методистом. Практика в школі допо­могла здобути практичні уміння і навички: прово­дити уроки різних тилів, перевіряти будь-які види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мов­лення, виготовляти дидактичний матеріал для уроків, організовувати позакласну роботу, проводити ви­ховні години.

Під час проведення уроків із мови та літератури особливих труднощів не виникало, за винятком аналізу контрольних робіт та диктантів.

За час педагогічної практики проводила поза­класну роботу: лінгвістичну вікторину, поетичний конкурс. До Шевченківських свят «В сім'ї вольній, новій...» випустила з учнями стіннівку.

Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в університеті, з фахових і психо-лого-педагогічних дисциплін, виробила вміння про­водити навчально-виховну роботу з дітьми серед­нього шкільного віку, випробувати себе як класний керівник.

12.03.2002 Підпис

Лист

Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фір­мами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропози-ції, листи-запити, листи-вимоги.

і_ДИРЕКТОР ШКОЛИ

№ 46 (478), грудень 2007

 

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-під-твердження, листи-відмови, супровідні листи, гаран­тійні листи, листи-розпорядження, листи-повідом-лення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркуляр­ний лист—цілій низці установ, колективний лист— на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Основні реквізити листа:

1. Штамп (повна назва установи — автора
листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

 

• опис фактів або подій, які послугували підста­вою для написання листа;

• висновки та пропозиції. Відмітка про наявність додатка.

 

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

Написання ділового листа—це справжнє мисте­цтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаре-тизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, спід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил.

1. Починати листа необхідно із звертання. Проб­
лема вибору звертання є доволі делікатною. Найпо­
ширенішими є такі звертання:

Шановний/а (ім 'я та по батькові)!

Шановний/а пане (пані)...!

Шановні панове (колеги)!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім 'я та по батькові)!

Високошановний пане...!

У сучасному діловому листуванні прийнято за­значати звання адресата чи вказувати на його про­фесію.

Високопоставлений пане Міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний учителю!

Високоповажний пане ректоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Від­сутність звертання може бути витлумачена як зне­вага до адресата і порушення етикету ділового листу­вання.

Наявність звертання не вичерпує проблеми пра­вильно розпочатого листа, щоб він справив на адре­сата належне враження.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати почат­
кову фразу листа, від якої може багато залежати,
адже саме вона має переконати адресата у право­
мірності написання листа. Якщо це лист-відповідь

на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у пер­шому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо за лист із порадами та рекомен­даціями щодо...

Перш за все дозвольте подякувати Вам за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу...

У листах-підтвердженнях варто скористатися та­кими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа — відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовле­ності (телефонноїрозмови) повідомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових лис­тах є посилання на попередній лист, телефонну роз­мову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Відповідно до пункту укладеної угоди...

Відповідно до контракту (домовленості)...

Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас...

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко дово­диться звертатися із проханнями. Для їх оформлення є чимало типових висловів:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

• Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунки.

Насамперед просимо повідомити...

Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом.

Вибачте за додаткові турботи, але чи не були б Ви настільки люб'язні дати детальні письмові по­яснення з приводу...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь.

У діловому світі з різних причин (наприклад, ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч із клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно ви­бачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпо­чинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

N8 46 (478), грудень 2007

ДИРЕКТОР ШКОЛИ | 25

 

Щиро просимо вибачення за затримку з від­повіддю.

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.

Вибачте, нам вельми незручно, що...

Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч.

Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності.

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

У листах-нагадуваннях, що належать до психоло­гічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав 'язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обоє 'язок ще раз нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не от­римали жодної відповіді на лист від (дата).

Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необ­хідність оплати рахунка за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Нам дуже незручно, що:-мушені нагадувати Вам про...

Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вважаємо необхідним нагадати Вам...

Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попере­дити Вас про свій намір розірвати контракт.

Узв 'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше на­стійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних листів належать листи-від-мови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доб­розичливо. За умови дотримання цих порад адре­сат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сфор­мулюйте відмову так:

Ми докладно вивчили запропонований Вами про­ект, із прикрістю повідомляємо, що не маємо ні най­меншої змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої про­позиції.

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з деяких причин.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам...

Вибачте, але ми не можемо погодитися на...

3. Вибір завершальних речень є також дуже
важливим і залежить насамперед від змісту листа.
Можна повторити подяку, висловлену на початку
листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки
слово «дякую» — найуживаніше слово кожного по­
рядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ді­
лової людини.

Дозвольте ще раз подякувати Вам.^

Хочемо ще раз висловити свою щиру вдяч­ність...

Дякуємо за допомогу.

Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що....

Щиро дякуємо за...

Доречним і корисним наприкінці листа є запев­нення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розрахо­вувати на нашу підтримку.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція заціка­вить Вас.

Сподіваємося, що домовленість буде взаємо­вигідною.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну спів­працю.

Маємо надію на встановлення тісних контактів між: нашими установами.

Сподіваємося отримати Вашу відповідь най­ближчим часом.

Завершальним у листі може бути прохання:

Просимо Вас уважно ознайомитися з...

Просимо Вас терміново повідомити (зателефо­нувати).

Звичайно, буде ввічливо, якщо наприкінці листа ви повторите вибачення за турботи, затримку з опла­тою чи запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані незруч­ності.

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Щиро просимо вибачення за...

Не слід забувати про прощальну фразу. Най­частіше в листах уживаються такі форми:

З повагою...

З вдячністю і повагою...

З повагою і найкращими побажаннями...

Залишаємо з пошаною...

Бажаємо успіхів!

4. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про
те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою без­
доганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних

26 І директор школи

№ 46 (478), грудень 2007

 

бланках, які є «візитною карткою» вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості його — це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише ви­сокоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

5. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, ла­конічно.

6. Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід доби­рати мовні засоби, що відповідають нормам літера­турної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним.

Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід пам'ятати золоте правило ведення ділової ко­респонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість (див. зразки 36—40).

Зразок 36

Товариство з обмеженою