Документальне оформлення руху виробничих запасів

Первинні документи з обліку запасів складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Документи, що слугують підставою для приймання і видачі товарно-матеріальних цінностей підписуються керівником підприємства і головним бухгалтером або особами, ними на те уповноваженими. Надання права підпису документів цим особам повинно бути оформлено наказом по підприємству. Зазначені вище документи без підпису головного бухгалтера або осіб, їм на те уповноважених, вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання матеріально-відповідальними особами і робітниками бухгалтерії даного підприємства. Приймати до виконання й оформлення документи по операціях, що суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, збереження і витрачання товарно-матеріальних цінностей забороняється головному бухгалтеру.

Документи по обліку руху матеріалів можна розділити на дві групи: прибуткові і видаткові. Розрізняють документи однопозиційні - виписані на окрему номенклатурну позицію матеріалів і багатопозиційні - на декілька номенклатурних позицій матеріалів одночасно.

Типові форми з обліку виробничих запасів та порядок їх застосування наведені у таблиці 2.

Таблиця 2

Типові форми з обліку сировини та матеріалів

Форма та найменування документа	Порядок застосування
М-1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли"	Застосовується для обліку та контролю за надходженням та оприбуткуванням матеріальних цінностей. Записи в журналі виконуються відділом постачання в міру надходження матеріальних цінностей на склад підприємства на основі товарно-транспортних документів, прибуткових ордерів, актів приймання матеріалів. У журналі також роблять відмітки про запитання, що пов'язані з розшуком вантажів, які не надійшли. У графі "Примітка" записують дані про оплату рахунків, відмову від акцепту або суми часткового акцепту та інш.
М-2 "Довіреність"	Застосовується для оформлення права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів. Відноситься до бланків суворої звітності.
М-2а "Акт списання бланків довіреностей"	Складається не рідше одного разу на квартал із зазначенням їх нумерації і кількості. Затверджується керівником підприємства (організації).
М-3 "Журнал реєстрації довіреностей"	Застосовується для реєстрації виданих довіреностей та розписки про їх одержання.
М-4 "Прибутковий ордер"	Застосовується для обліку матеріалів, які надходять на підприємство від постачальників чи з переробки. Прибутковий ордер в одному примірнику складається матеріально відповідальною особою у день надходження цінностей на склад. Графа "Номер паспорта" заповнюється при оформленні господарських операцій щодо матеріальних цінностей, які містять дорогоцінні матеріали та каміння.
М-7 "Акт про приймання матеріалів"	Застосовується для оформлення приймання матеріальних цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника; складається також при прийманні матеріалів, які прибули без документів. Після приймання цінностей акти з прикладанням документів (товарно-транспортних накладних) передаються: один до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей, а другий - відділу постачання або юридичному відділу для направлення листа-претензії постачальнику. Необхідні додаткові дані, які не відокремлені у формі окремими рядками, записуються у розділі "Інші дані". Акт у 2-х примірниках складається приймальною комісією з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи та представника відправника (постачальника) або представника незацікавленої організації. Акт затверджується керівником підприємства (організації) чи особою, яка на те уповноважена.
М-8 "Лімітно-забірна картка"	Використовуються для оформлення відпуску матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби та є виправдувальним документом для списання матеріальних цінностей зі складу. Лімітно-забірні картки виписуються відділом постачання або плановим відділом на одне або декілька найменувань матеріалів (номенклатурних номерів) у двох примірників. Один примірник до початку місяця передається цеху (дільниці) - споживачу матеріалів, другий - складу або кладовій цеху (дільниці). Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється складом при пред'явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної картки. Комірник відмічає в обох примірниках дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту за кожним номенклатурним номером матеріалів. В лімітно-забірній картці цеху (дільниці) розписується комірник, а в лімітно-забірній картці складу - представник цеху (дільниці). Для скорочення кількості первинних документів, там, де це доцільно, рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках складського обліку. В цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалів не оформлюються, а сама операція здійснюється на основі лімітних карток, які виписуються в одному примірнику та не мають характер бухгалтерських документів. Ліміт відпуску можна вказати і в самій картці. Представник цеху при одержанні матеріалів розписується безпосередньо в картках складського обліку, а в лімітно-забірній картці розписується комірник. По лімітно-забірній картці ведеться також облік матеріалів, що не були використані у виробництві (повернення). При цьому інших додаткових документів не складається. Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника підприємства (організації), головного інженера або осіб, ними на те уповноважених. При цьому виписується акт-вимога (форма N М-10). Зміна ліміту здійснюється тими ж особами, яким надано право його встановлення. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється з тих складів, які позначені в лімітно-забірній картці. Комірник відмічає в лімітно-забірній картці дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту з кожного номенклатурного номера матеріалів. Здача складом лімітно-забірних карток в бухгалтерію здійснюється після використання ліміту. Бланк лімітно-забірної картки з частковим заповненням реквізитів може бути складено за допомогою засобів обчислювальної техніки. Лімітно-забірна картка призначена: Форма N М-8 - для багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів на один місяць. Форма N М-9 - для чотирьохразового відпуску лімітованих матеріалів, що відносяться на один вид витрат (замовлення на один місяць та на різноманітні види витрат (замовлень). В останньому випадку заповнюється графа "Кореспондуючий рахунок". Форма N М-28 для відпуску матеріалів на будівельні об'єкти ведеться протягом усього періоду будівництва і знаходиться у виконавця робіт. Одночасно складається щомісячна лімітно-забірна картка за формою N М-28а, що знаходиться на складі. При відпуску матеріалів зі складу комірник розписується в лімітно-забірній картці форми N М-28, а одержувач - в лімітно-забірній картці форми N М-28а. Наприкінці місяця виконавець робіт за результатами інвентарізації заповнює графу 14 форми N М-28. Фактична витрата матеріалів за місяць визначається шляхом підрахунку по кожному рядку (за відрахуванням повернення та залишку на об'єкті на кінець місяця). Оформлені лімітно-забірні картки разом з первинними документами подаються до матеріального звіту та здаються комірником і виробником робіт в бухгалтерію. В бухгалтерії згідно зі звітом складу перевіряється правильність списання матеріалів на виробництво по кожному об'єкту та ділянці в цілому і одночасно визначаються дані про витрату матеріалів в лімітно-забірній картці форми N М-28 з початку будівництва кожного об'єкту. Лімітно-забірні картки з незакінчених (що переходять на наступний місяць) об'єктів повертаються виконавцю робіт. Форма N М-28 - для обліку відпуску матеріалів будівельним об'єктам з центрального складу чи складу ділянки. Лімітно-забірна картка виписується на кожний об'єкт на один місяць.
М-9 "Лімітно-забірна картка"
М-28 "Лімітно-забірна картка N ________"
М-28а "Лімітно-забірна картка N _______"

 

М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів"	Використовується для обліку відпуску матеріалів понад встановленого ліміту або при заміні матеріалів і є основою для списання матеріалів зі складу. Акт-вимога виписується на один вид матеріалів та його багаторазовий відпуск у межах ліміту у двох примірниках: один примірник для одержувача (цеху, дільниці та т.п.), другий - для складу. Комірник відмічає в обох примірниках акту-вимоги дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок. В акті-вимозі одержувача (цеху, дільниці та т.п.) розписується завідуючий складом (комірник), в акті-вимозі складу - представник одержувача (цеху, дільниці). Здача актів-вимог до бухгалтерії або на обробку засобами обчислювальної техніки здійснюється після видачі всієї кількості матеріалу, що вимагається. Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалу іншими допускається тільки з дозволу директора підприємства (організації), головного інженера або осіб, на те уповноважених, і після погодження з відповідними відділами підприємства.
М-11 "Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів"	Використовується для обліку руху матеріальних цінностей в середині підприємства та їх відпуску господарствам свого підприємства, що розташовані за межами його території, а також стороннім організаціям. Накладна-вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою. У випадку відпуску матеріалів господарствам свого підприємства один примірник передається одержувачам (цеху, дільниці та т.п.), другий - складу, який потім передається до бухгалтерії. У випадку внутрішнього переміщення матеріалів накладну-вимогу складає матеріально відповідальна особа складу (цеху), що здає цінності. Один примірник служить складу (цеху), що здає, основою для списання цінностей, а другий - складу (цеху), що приймає для оприбуткування цінностей. Графа 9 "Інвентарний номер" заповнюється в тому випадку, якщо облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться за інвентарними номерами. У випадку відпуску матеріальних цінностей господарствам свого підприємства, що розташовані за межами його території, або стороннім організаціям накладну-вимогу виписують на основі договорів, нарядів і інших відповідних документів. Перший примірник передають складу як основу для відпуску матеріалів, другий - одержувачеві матеріалів. При відпуску матеріалів самовивозом накладну-вимогу підписану одержувачем, комірник передає в бухгалтерію для виписки розрахунково-платіжних документів, якщо матеріали відпускалися із наступною оплатою.
М-12 "Картка N ______ складського обліку матеріалів"	Застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально відповідальною особою (комірником, зав. складом). Записи у картці виконують на підставі первинних прибутково-видаткових документів у день, коли відбувається операція.
М-13 "Реєстр N ______ приймання - здачі документів"	Застосовується для реєстрації прибутково-видаткових документів, які здаються до бухгалтерії. Реєстр складається в одному примірнику матеріально відповідальною особою та здається до бухгалтерії підприємства (організації) разом з первинними документами та необхідними додатками.
М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі"	Ведеться на підприємствах (в організаціях), які обліковують матеріали за оперативно-бухгалтерським методом. Відомість обліку залишків заповнюють за даними карток складського обліку, перевірених бухгалтерією. Вірогідність перенесення залишків до відомості підтверджується підписом особи, яка перевіряє.
М-15 "Акт про приймання устаткування"	Форма N М-15 використовується для оформлення устаткування, що надійшло на склад для встановлення. При здійсненні монтажних робіт підрядним способом до складу приймальної комісії входить також представник підрядної монтажної організації. В цьому випадку складається окремий акт на передачу устаткування на відповідальне збереження, уповноважений представник монтажної організації розписується безпосередньо в акті, і йому передається копія акту. У випадку неможливості забезпечити якісне приймання устаткування при його надходженні на склад, "Акт про приймання устаткування" (форма N М-15) є попереднім, що складається за зовнішнім оглядом.
М-15а "Акт приймання - передачі устаткування до монтажу"	Якщо в момент надходження устаткування монтажу організація ще не намічена або не приступила до роботи, наступна передача їй обладнання оформляється "Актом приймання-передачі обладнання до монтажу" (форма N М-15а).
М-16 "Матеріальний ярлик"	Матеріальний ярлик призначений для характеристики матеріалів кожного номенклатурного номера, що знаходиться в місцях зберігання. Бланк ярлика заповнюється зав. складом на кожний номенклатурний номер матеріальних цінностей. Заповнений усіма необхідними даними ярлик прикріплюється до місця зберігання матеріальних цінностей та служить для них паспортом.

 

М-17 "Акт N _______ про виявлені дефекти устаткування"	На дефекти, що виявляються в процесі ревізії, монтажу або випробування устаткування, складається "Акт про виявлені дефекти устаткування" (форма N М-17).
М-18 "Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу"	Використовується для контролю за відхиленням фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу і для контролю залишків матеріалів, що знаходяться без руху. Довідка складається в одному примірнику завідуючим складом (комірником), який повинен своєчасно повідомити відділу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановленої норми запасу та про залишки матеріалів, що знаходяться без руху. Довідка заповнюється на підставі даних складського обліку матеріалів (типова форма N М-18). Критерій для включення даних у довідку встановлює відділ матеріально-технічного постачання підприємства (організації).
М-19 "Матеріальний звіт"	Застосовується в будівельних організаціях у тих випадках, коли матеріально відповідальною особою є начальник дільниці (виконавець робіт). Матеріальні звіти складаються матеріально відповідальними особами тільки у кількісному виразі та в одному примірнику і подаються до бухгалтерії по закінченню місяця. Розцінка надходження та використання матеріалів проводиться бухгалтерією безпосередньо у матеріальному звіті. До матеріальних звітів, як правило, повинні включатися усі матеріали, які були та є у наявності на складі (коморі), незалежно від того був чи не був рух цих матеріалів за звітний місяць. Разом із матеріальним звітом до бухгалтерії подаються усі первинні документи на прибуток та видаток матеріалів з вказівками про кількість документів та їх номерів окремо за прибутком та видатком.
М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей"	Накладна є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей підприємством, що здійснило їх відпуск, для оприбуткування їх підприємством-одержувачем та для дозволу на вивіз їх з території підприємства-постачальника, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку. Накладна виписується підприємством, що здійснює відпуск товарно-матеріальних цінностей, у трьох примірниках на підставі договору (контракту), нарядів, інших відповідних документів та підписується особою, яка надала дозвіл на відпуск товарно-матеріальних цінностей, і головним бухгалтером. Перший примірник надається підприємству-одержувачеві товарно-матеріальних цінностей як супровідний документ і як підстава для їх оприбуткування, другий - залишається на складі підприємства-постачальника і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей підприємством, що здійснило їх відпуск, третій - передається пропускному пункту для контролю за вивозом товарно-матеріальних цінностей за межі території підприємства (філії, відділення, відособленого підрозділу). Другий та третій примірники вказаними службами передаються до бухгалтерії для включення до обліку. Заповнення здійснює відповідний структурний підрозділ центрального апарату управління підприємства або інша посадова особа, призначена керівником цього підприємства, а рядок "Усього відпущено" та графу 8 заповнює матеріально відповідальна особа, яка здійснила відпуск товарно-матеріальних цінностей.
М-21 "Інвентаризаційний опис N______"	Складається при знятті натуральних залишків в товарно-матеріальних цінностей по кожному окремому складу, дільниці, об'єкту, які знаходяться у матеріально-відповідальних осіб. В опису вказуються: найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності. В кінці інвентаризаційного опису підписуються усі члени комісії та матеріально-відповідальні особи.
М-23 "Акт N _____ про витрату давальницьких матеріалів"	Застосовується для оформлення витрат матеріалів відкритого зберігання, які належать замовнику, але витрачаються будівельною або монтажною організацією, яка виконує роботи.
М-26 "Картка обліку устаткування для установлення"	Картку складають у відділі обладнання або бухгалтерії підприємства, яке будується (або у відділі капітального будівництва діючого підприємства).
форма N 1-ТН "Товарно-транспортна накладна"	Товарно-транспортну накладну виписують у чотирьох примірниках: перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей. Другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, передають водію; другий примірник водій здає вантажоодержувачу, він є підставою для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей; третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, водій передає перевізнику. Третій примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; четвертий примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водію.

 

В окремих випадках, встановлених законодавством, бланки первинних документів класифікують як бланки суворої звітності.