Облік запасів на складі та його зв'язок з обліком у бухгалтерії

Матеріали на склад від місцевих і іногородніх постачальників доставляє експедитор відділу постачання, або уповноважена на це особа за дорученням (типова форма М-2). Керівником підприємства затверджується перелік посад, зайняття яких надає відповідним працівникам право підписувати довіреність на одержання цінностей, та призначається особа, що здійснює виписування та реєстрацію виданих, повернутих та використаних довіреностей. З матеріально відповідальними особами для забезпечення наявності цінностей укладають договори про матеріальну відповідальність. Приймаючи вантажі від транспортних організацій (залізниці, пристані), особлива увага приділяється перевірці стану тари, пломб, а у випадку їхніх ушкоджень проводиться перевірка і решти вантажу.

У момент передачі експедитором матеріалів на склад матеріально відповідальна особа (завідуючим складом, комірник) перевіряє відповідність кількості, якості й асортименту матеріалів, що надійшли, документам постачальника. Матеріальні цінності оприбутковуються у одиницях виміру, що вказані у прибуткових документах. Якщо у прибуткових документах вказана одиниця виміру запасів, що не співпадає з одиницею виміру яка застосовується на підприємстві тоді облік в первинних документах і аналітичних регістрах ведеться у двох одиницях виміру.

При надходженні запасів може виникнути ситуація, коли матеріальні цінності поступають на підприємство без документів, такі поставки називаються невідфактурованими. Матеріалами у дорозі називаються такі поставки, по котрим надійшли документи, а матеріали на склад по ним ще не надходили.

Порядок обліку матеріалів на складах і в бухгалтерії залежить від методу обліку матеріалів. Метод передбачає порядок і послідовність ведення обліку матеріалів, види облікових регістрів, їхню кількість, взаємозвіряння показників. Методи обліку запасів наведені на схемі.

 

Найбільше прогресивним і раціональним є оперативно-бухгалтерський метод обліку.

Основні принципи оперативно-бухгалтерського методу:

· оперативність і бухгалтерська достовірність кількісного обліку на складі за допомогою карток складського обліку, що ведуть матеріально відповідальні особи;

· систематичний контроль робітників бухгалтерії безпосередньо на складі за своєчасністю документування операцій по руху матеріалів і веденням складського обліку матеріалів; надання бухгалтерам права перевіряти відповідність фактичних залишків матеріалів у натуральному виразі даним поточного складського обліку;

· здійснення бухгалтерією обліку руху матеріалів тільки в грошовому виразі в розрізі груп матеріалів і місць їх зберігання;

· систематичне підтвердження (взаємозвіряння) даних складського і бухгалтерського обліку шляхом зіставлення залишків матеріалів за даними складського (кількісного)обліку із залишками матеріалів за даними бухгалтерського обліку.

Оперативно-бухгалтерський метод обліку матеріалів припускає ведення на складах тільки кількісно-сортового аналітичного обліку руху матеріалів. До місця збереження матеріальних цінностей прикріплюється матеріальний ярлик (типова форма м-16). Кількісно-сортовий облік ведеться матеріально-відповідальними особами з застосуванням карток складського обліку матеріалів - типова форма N м-12

Відкриває картки бухгалтерія на кожний номенклатурний номер матеріалу і передає їх матеріально відповідальним особам (зав. складом, комірнику)під розписку у книзі "Реєстр карток складського обліку", що веде бухгалтерія по кожному складу. Ця книга повинна бути прошнурована, пронумерована, опечатана сургучною печаткою, кількість аркушів завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Кожній картці складського обліку присвоюється порядковий номер. У картотеці складу картки розміщуються по синтетичних рахунках, субрахунках і групам матеріальних цінностей. Для звіряння даних картотеки складу, книга "Реєстр карток складського обліку" і Відомість обліку залишків матеріалів на складі повинні бути побудовані в єдиній послідовності.

В міру надходження на склад матеріалів комірник виписує прибуткові ордери (типова форма N м-4) і реєструє їх в картці складського обліку матеріалів. Прибуткові ордери виписуються на фактично прийняту кількість цінностей при їхньому надходженні від постачальників або з переробки, придбанні підзвітними особами; від ліквідації основних засобів і малоцінних та швидкозношуваних предметів (на підставі актів ліквідації); як надлишки, виявлені при інвентаризації (на підставі порівнювальних відомостей по інвентаризації). При одержанні матеріальних цінностей за дорученням уповноважена особа здає доставлені вантажі на склад завідувачу складом під розписку на квитанції транспортного документа і на товарно-транспортній накладній.

Якщо матеріальні цінності, що надійшли, по якості, кількості й асортименту не відповідають зазначеним у документах постачальника, то приймальною комісією оформляється акт про приймання матеріалів (типова форма N м-7). Матеріали, прийняті для переробки - давальницькі матеріали або сировина, яка не оплачується одержувачем і залишається власністю замовника, обліковуються на складах окремо по їхніх власниках, найменуванням і цінам відповідно до договорів. При прийманні запасів комірником на тимчасове відповідальне зберігання оформляється охоронна розписка. Такі матеріали зберігаються окремо від власних і не можуть витрачатися.

Надходження матеріалів на підприємство контролює в першу чергу відділ постачання, що стежить за виконанням постачальниками договірних зобов'язань, пред'являє їм претензії по якості і нестачам матеріалів, розшукує вантажі, якщо вони своєчасно не прибули на підприємство. Відділ постачання або бухгалтерія для контролю за надходженням матеріальних цінностей веде на підставі транспортних і відвантажувальних документів, прибуткових ордерів, актів про приймання матеріалів "Журнал обліку вантажів, що надійшли"(типова форма N м-1).

Приймання матеріалів, повернутих із виробництва або таких, що надійшли у порядку внутрішнього руху, оформляється накладною-вимогою типової форма N М-11. За цією ж накладною відображається приймання на склад продукції, виготовленої в допоміжних і підсобних виробництвах підприємства.

На підставі видаткових документів у картці складського обліку реєструється витрачання матеріалів. При багаторазовому, протягом місяця, одержанні матеріалів цехами зі складів виписуються лімітні-забірні картки. На понадлімітний відпуск матеріалів у виробництво виписується акт-вимога на заміну (додаткова відпустка) матеріалів - типова форма N м-10. При відпуску матеріалів, потреба в який виникає періодично, оформляється накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів. При витраті давальницьких матеріалів складається акт по типовій формі N м-23. Відпуск матеріалів на сторону провадиться за накладною на відпуск товарно-матеріальних цінностей - типова форма N м-20,

Завідуючим складом (комірник) робить записи в картках складського обліку по приходу, витрачанню і виводить залишки матеріалів після кожної операції. У картках порядкові номери ставляться з початку року. Рознесення з лімітно-забірних карт у картки складського обліку матеріалів даних про відпуск матеріалів може провадитися в міру закриття карт (якщо вони на одну позицію матеріалів), але не пізніше 1-го числа наступного за звітним місяця. У цьому випадку лімітні карти протягом місяця зберігаються разом із відповідними картками складського обліку. Виправлення в картках завіряються підписом завідуючого складом (комірника).

У обов'язки комірника входить запис облікових цін у документи на прихід і витрату матеріалів і номеру запису по складській картотеці. У терміни, установлені графіком, затвердженим керівником підприємства, але не рідше одного разу в декаду, комірник здає в бухгалтерію первинні документи. Приймання-здача первинних документів оформляється реєстром типової форми N м-13 " Реєстр приймання - здачі документів"

Реєстри документів по приходу і витраті матеріалів складаються із зазначенням кількості документів, їхніх номерів і груп матеріалів, до яких вони відносяться. Бухгалтер приймає від матеріально відповідальної особи документи при реєстрах безпосередньо на складі, перевіряє відповідність відображення основних реквізитів документів у картках складського обліку: номенклатурний номер, кількість, залишок і завіряє перевірку своїм підписом, після чого картка набуває сили бухгалтерського регістра. По закінченні року залишки, що значаться в них, переносяться в нові відкриті картки, а старі картки здаються в бухгалтерію і потім в архів.

Прийняті від матеріально відповідальних осіб документи бухгалтерія після перевірки таксує по встановлених цінах. Потім документи групуються по видах операцій, джерелам надходження або напрямкам використання матеріалів і по кореспондуючих рахунках. По кожній групі матеріалів підраховуються результати по приходу і витрачанню, що заносяться в накопичувальні відомості Ці відомості ведуться щомісяця по матеріально відповідальних особах. Станом на 1-е число кожного місяця матеріально відповідальна особа переносить кількісні залишки з карток у книгу обліку залишків матеріалів (відомість). Ця книга відкривається бухгалтерією на рік по кожному складу. Зберігається вона в бухгалтерії і видається комірнику за один день до закінчення місяця, а 2-го - 3-го числа такого місяця вона повертається в бухгалтерію.