Тема: вимоги до оформлення ділових паперів.

Мета: Закріпити і поглибити на практиці знання, отримані під час вивчення теми: Поняття про документ. Основні вимоги до оформлення ділових паперів у межах дисципліни «діловодство».

 

План розгляду теми

1. Функції документів.

2. Критерії класифікації документів.

3. Реквізити документів та їх розміщення.

4. Основні вимоги до укладання та оформлення документів.

5. Дотримання мовних норм при оформленні ділової документації.

6. Призначення документів.

 

ВСТУП

Еволюція мови є об’єктивним процесом обумовленим поступальним рухом людського суспільства і взагалі кожної нації зокрема. У свою чергу розвиток літературної мови нації залежить від її індивідів, які свідомо ставляться до слова, шліфування стилю через проникнення в лексичні скарби, ряд будову вербального складу мови через семантичне. Розширення наявних слів і творення нових – оказіонального вживання, які часто виходять за межі контексту і входять у загальновживану сферу.

Для формування менталітету, ділового іміджу сучасного українського інтелігента важлива роль відводиться знанню правил мовленнєвого етикету і використання їх у професійній діяльності, справо виробництво українською мовою, що, безумовно, впливає на авторитет ділової людини.

Знання основних вимог до укладання й оформлення документів, уміння правильно й безпомилково скласти їх – є запорукою успіху у професійній сфері.

 

Зміст розгляду питань навчально-ознайомчої практики

1. Документ та його функції.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробку, називається діловодством (справочнство).

Документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

У соціальному плані будь-який офіційний документ, поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольнити різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать: інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна.

До специфічних функцій документа належать: управлінська, правова, історична.

Дайте відповідь на питання.

1. Що таке справочинство?

2. Дайте визначення документа.

3. Що таке документування?

4. Назвіть загальні функції документа.

5. Які функції належать до спеціальних?

 

2. Критерії класифікації документів.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета чи адресата.

Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:

1. За найменуванням.

2. За змістом і спеціалізацією

3. За походженням.

4. За місцеи укладання.

5. За напрямом.

6. За способом виготовлення, структурними ознаками і степенем стандартизації.

7. За ступенем складності.

8. За стадіями створення.

9. За терміном використання.

10. За ступенем готовності.

11. За юридичною силою.

12. За технікою відтворення.

13. За терміном зберігання.

 

3. Реквізити документів та їх розміщення.

Реквізит –обов’язковий елемент документа. Розрізняють: постійні та змінні реквізити.

Постійні – наявні на бланку документа, а змінні вносять суб’єкти в процесі заповнення. Реквізити мають постійні закріплені місця на аркуші паперу, що сприяє зручності в процесі користування документом і його обробки.

Реквізити організаційно-розпорядчих документів (ГОСТ 6.38-90):

1. державний герб;

2. емблема організації чи підприємства;

3. зображення державних нагород;

4. код установи, організації, підприємства;

5. код форми документа;

6. назва міністерства або відомства;

7. повна назва організації, установи чи підприємства, автора документа;

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс;

13. посилання на індекс та дату вхідного документа;

14. місце складання або видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. резолюція, і.т.д.

 

4. Основні вимоги до документів.

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

Ø не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

Ø видаватися лише відповідними повноваженими органами або службовими особами, згідно з їх компетенцією;

Ø відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

Ø бути достовірними, переконливими й відповідати лише на завдання конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва;

Ø бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

 

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання. Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й обробити потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

 

5. Призначення документів.

За призначенням документи поділяються на 2 групи: документи в управлінській діяльності та спеціалізована документація.

Документи в управлінській діяльності поділяються на:

1. Організаційні – положення, статут, інструкція, правила.

2. Розпорядчі документи – постанова, ухвала, розпорядження, накази та витяги з наказу.

3. Довідково-інформаційні – акти, відгуки, висновки, довідки, доповідні й пояснювальні записки, службові листи, телеграми, факси, телефонограми.

4. Документи з кадрово-контрактних питань – автобіографії, заяви, контракти, особові листи, угоди.

5. Особисті офіційні документи – характеристики, доручення, заповіти, заяви, посвідчення.

 

Методика проведення підсумкового заняття з навчально-ознайомлювальної практики.

 

Ефективному закріпленню знань студентів сприяє не тільки засвоєння змісту проблем, які вивчаються під час практики, а й форма підсумкового знання (контролю) практики студентів.

Застосування інтерактивних методів навчання – ігрових, навчальних, тестових завдань – значно підкреслює рівень засвоєння студентами матеріалів навчально-ознойомчої практики.

 

Завдання для навчальної групи.

 

1. Підготуйте і проведіть презентацію наведеного вище матеріалу у формі брей-рингу (ділової гри). На основі методичних рекомендацій підготуйте сценарій брей-рингу.

2. Проведіть обговорення цього матеріалу, звернувши увагу на такі питання:

Ø Що таке документ і які його функції?

Ø Що таке бланк і формуляр?

Ø Які критерії класифікації документа?

Ø Яких вимог слід дотримуватися при укладанні та оформленні документів?

Ø Як поділяють документи за призначенням?

Ø Назвіть реквізити документів та їх розміщення

Ø Оформлення сторінки документа.

 

 

Під час проведення заняття

1. Розділіть учасників заняття на групи, роз’ясніть їм умови ділової гри – 10 хв.

2. Проведіть презентацію навчального матеріалу, застосовуючи мультимедійні засоби. (15 хв.).

3. Роздайте роз друки текстових завдань. Поясніть критерії оцінювання (10 хв.).

4. Надайте підгрупам час для обговорення поставлених вами питань всередині групи (10 хв.).

5. дайте можливість кожній групі, почергово надаючи слово представникам груп, висловити свою думку. (40 хв.)

6. У вашому заключному слові підбийте підсумки проведеної ділової гри, чітко сформулюйте висновки (10 хв.)

 

 

Тестові завдання.

 

ЗАВДАННЯ І ВПРАВИ

ДІЛОВІ ПАПЕРИ

 

Вправа № 1. Оформити документ, у якому йдеться про те, що:

А. Поліщук Павло Опанасович 17 вересня 1996 р. отримав у магазині “Канцтовари” товарів на суму 150 гривень.

Б. Студенти та викладачі запрошуються на лекцію професора Бостонського університету (США) Дена Макгіла “Світ сьогодні: перспектива співробітництва”, яка відбудеться 20 листопада 1996 р. о 15-й годині в актовому залі УДПУ ім. М. П. Драгоманова.

В. На зборах профспілки вчителів школи № 190 5 березня 1995 р. заслухали звітну доповідь голови профспілкового комітету п. Гринчук В. О. за 1994 р. і ухвалили затвердити звіт ПК.

 

Вправа № 2. Визначити вид документа:

А. Я, Самійленко Ганна Петрівна, доручаю Петровій Ірині Вадимівні отримати належну мені зарплату за січень 1996 р.

Б. Прошу надати мені відпустку з 10 по 20 вересня 1996 р. у зв’язку з сімейними обставинами.

В. Провести генеральне прибирання кабінетів — до 20 вересня. Відповідальні — класні керівники.

Утеплити вікна — до 1 жовтня. Відповідальні — техпрацівники.

Провести прибирання пришкільної території — до 1 жовтня. Відповідальні — класні керівники, вчителі праці, техпрацівники.

 

Вправа № 3. Оформити автобіографію, використати в ній наведені слова з апострофом або похідні від них:

А. Мар’яна, Лук’ян, В’ячеслав, сім’я, п’ять, дев’ять, м’яч, ад’ютант, люб’язний.

Б. Дем’ян, зв’язок, об’єднання, м’ясо, інтерв’ю, Кам’янець-Подільській, м’який, Саруф’янівкка.

 

Вправа № 4. Скласти звіт про роботу профспілкового комітету, використавши в ньому форми на –но, -то, утворені від поданих дієслів:

А. Витратити, переобрати, прийняти, закінчити, узгодити, асигнувати.

Б. Атестувати, призначити, зберегти, визначити, схвалити, затвердити.

 

Вправа № 5. Скласти діловий лист, використавши в ньому прикметники з Н та НН:

А. (Не)скінче..ий, осі..ій, півде..ий, завтраш..ій, бездога..ий, безпідстав..ий, сторо..ій, (не)вимуше..ий.

Б. (Не)оціне..ий, ефектив..ий, розчи..ий, (не)замі..ий, впевне..ий, твари..ий, штуч..ий.

Вправа № 6. Виправити помилки в оформленні документа:

А. Витяг