Тема 2.2. Проведення зборів та нарад

 

План розгляду теми

1. Організаційна підготовка зборів.

2. Ведення зборів.

3. Оформлення протоколу зборів.

4. Витяг з протоколу.

 

Організаційна підготовка зборів

Проведенню зборів передує значна організаційна робота, що передбачає:

· по-перше, створення підготовчої групи, яка здійснює підготовку зборів, виконуючи всі наступні завдання;

· по-друге, підготовка оголошення та своєчасне доведення його змісту до членів колективу (не пізніше, ніж за тиждень до зборів);

· по-третє, підготовка доповіді та інших необхідних інформаційних матеріалів;

· по-четверте, написання сценарію ведення зборів;

· по-п’яте, визначення кола осіб, виступи яких доцільно заслухати на зборах, домовленість з ними про виступи;

· по-шосте, підготовка проекту рішення зборів.

Завдання для робочої групи:

1. Перед проведенням заняття:

· Сформулюйте за власним вибором тему зборів, які ви проведете на занятті. При цьому зверніть особливу увагу на те, щоб тема була цікавою для групи і давала можливості для дискусії.

· Виконайте всі організаційні заходи, перелічені вище, у тому числі підготовку потрібних документів.

· Підготуйте мультимедійну презентацію підготовлених вами документів.

· Розподіліть між собою ролі: голова зборів, доповідач, секретар, виступаючі.

2. На практичному занятті проведіть підготовлені вами збори, залучаючи студентів до виступів. Проведіть презентацію підготовлених вами документів. Проведіть обговорення цього матеріалу в групі, звернувши увагу на такі питання:

· Які організаційні моменти необхідно врахувати при проведенні зборів?

· Чому важливою є уважність і точність у веденні записів під час протоколювання зборів?

· На які особливості ефективного ділового спілкування слід звернути увагу при проведенні зборів?

· Які основні правила прийняття рішень зборів?

· Чи має право кожен член колективу ознайомитися з протоколом зборів?

Протокол – це документ, у якому відображено порядок і зміст обговорення різних питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях колегіальних органів. Протокол ведуть обрані на зборах (засіданнях) секретарі.

Такі протоколи, як протоколи узгодження розбіжностей щодо поставки товарів, протоколи балансової комісії, протоколи засідань комісії з трудових спорів, протоколи профспілкового комітету з питань звільнення мають важливе значення для комерційної діяльності установи, фірми.

Саме тому надзвичайно важливе значення має правильне ведення протоколу, оскільки юридичної сили набувають лише ті рішення зборів, засідань, які відображені у протоколі. Крім того, правильне ведення протоколів дає можливість перевірити законність прийнятих рішень і здійснювати контроль їх виконання.

■ Що важливо врахувати при створенні робочої групи?

■ Психологи відзначають низку загальних характеристик процесу групової діяльності:

1. Міра близькості в групі опосередковує адаптаційний період та взаємне пристосування учасників.

2. Робота в колі близьких нейтралізує незграбність, ніяковість.

3. В ході спільної роботи відбувається подальший розвиток міжособистісних позитивних стосунків, що послаблює напругу в діяльності групи.

4. Позитивний емоційний тонус у групі дозволяє формувати процеси взаєморозуміння: кожен вільно висловлюється й розраховує, що буде вислуханий і оцінений.

5. Обсяг інформації є широким, діапазон думок – ще ширшим, прийняття рішення – швидшим [Комінко С., Курант Л. та ін. Психологія в менеджменті. Навчальний посібник. – Тернопіль, 1999. – 400 с.].

У ході практичного заняття рекомендуємо використати «Методику виявлення «комунікативних та організаторських схильностей» (КОС-2), яка допоможе вам у виявленні уміння чітко та швидко налагоджувати ділові та товариські контакти з людьми, бажання розширити контакти, участь у групових заходах, уміння впливати на людей, проявляти ініціативу. Методика включає 40 запитань.

Методика виявлення

“Комунікативних та організаторських схильностей (здібностей)” (КОС-2)

Ця методика призначена для виявлення комунікативних та організаторських схильностей особистості (уміння чітко та швидко налагоджувати ділові та товариські контакти з людьми, бажання розширити контакти, участь у групових заходах, уміння впливати на людей, проявляти ініціативу і т. д.) Методика включає 40 запитань, на кожне з яких досліджуваний повинен дати відповідь “так” або “ні”. Час виконання методики – 10–15 хв. При цьому окремо визначається рівень комунікативних та організаторських схильностей.

ЗАПИТАННЯ

1. Чи є у вас потяг до вивчення різних людей та встановлення з ними знайомств?

2. Чи подобається вам займатися громадською роботою?

3. Чи довго турбує вас почуття образи, що завдав вам хто-небудь із товаришів?

4. Чи завжди вам важко орієнтуватися в критичній ситуації, що склалася?

5. Чи багато у вас друзів, з якими ви постійно спілкуєтеся?

6. Чи часто вам вдається схилити більшість своїх товаришів до прийняття ними Вашої думки?

7. Чи правда, що вам приємніше і простіше проводити час за книжками або за яким-небудь іншим заняттям, а ніж із людьми?

8. Якщо виникли певні перешкоди у здійсненні ваших намірів, чи легко вам відмовитися від них?

9. Чи легко ви встановлюєте контакти з людьми, значно старшими від вас?

10. Чи любите ви придумувати й організовувати зі своїми товаришами різноманітні ігри та розваги?

11. Чи важко вам включатися в нові для вас компанії (колективи)?

12. Чи часто ви відкладаєте на інші дні справи, котрі слід було б виконати сьогодні?

13. Чи легко вам вдається встановлювати контакти і спілкуватися з незнайомими людьми?

14. Чи прагнете ви, щоб ваші товариші діяли згідно з вашою думкою?

15. Чи важко вам освоюватися в новому колективі?

16. Правда, що у вас не буває конфліктів із товаришами через невиконання ними своїх обіцянок, зобов’язань, обов’язків?

17. Чи прагнете ви, якщо обставини сприяють цьому, познайомитися і поспілкуватися з незнайомою людиною?

18. Чи часто у вирішенні важливих справ ви берете ініціативу у свої руки?

19. Чи дратують вас оточуючі люди, чи виникає у вас бажання побути на самоті?

20. Чи правда, що ви, як правило, погано орієнтуєтесь у незнайомій для вас обстановці?

21. Чи подобається вам постійно пербувати серед людей?

22. Чи виникає у вас відчуття дискомфорту, якщо вам не вдається завершити розпочату справу?

23. Чи важко вам проявити ініціативу, щоб познайомитися з іншою людиною?

24. Чи правда, що ви втомлюєтеся від постійного спілкування з друзями?

25. Чи подобається вам брати участь у колективних іграх?

26. Чи часто ви проявляєте ініціативу під час вирішення проблем, які зачіпають інтереси ваших друзів?

27. Чи правда, що ви відчуваєте себе невпевнено серед незнайомих?

28. Чи правда, що ви не прагнете до того, щоб довести справедливість своїх дій чи слів?

29. Чи вважаєте ви, що вам не важко внести пожвавлення в незнайоме товариство?

30. Чи брали ви участь у громадському житті школи (вузу, фірми)?

31. Чи прагнете ви обмежити коло своїх знайомих?

32. Чи правда, що Ви не прагнете відстоювати свою думку чи рішення, якщо його не зразу прийняли друзі?

33. Чи відчуваєте ви себе комфортно, потрапивши в незнайому компанію?

34. Чи охоче ви беретеся до організації різних заходів для своїх товаришів?

35. Чи правда, що ви губитеся, коли треба говорити щось великій кількості людей?

36. Чи часто ви спізнюєтеся на ділові зустрічі, побачення?

37. У вас багато друзів?

38. Чи часто ви буваєте в центрі уваги своїх друзів?

39. Ви відчуваєте дискомфорт під час спілкування з малознайомими людьми?

40. Чи правда, що ви не дуже впевнено почуваєтеся себе в оточенні великої групи своїх друзів?

КЛЮЧ

для опрацювання даних за методикою «КОС-2»:

КОМУНІКАТИВНІ (+) «Так» 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25, 29, 33, 37;

ЗДІБНОСТІ (-) «Ні» 3, 7, 11, 15, 19, 23, 27, 31, 35, 39.

 

ОРГАНІЗАТОРСЬКІ (+) «Так» 2, 6, 10, 14, 18, 22, 26, 30, 34, 38;

ЗДІБНОСТІ (-) «Ні» 4, 8, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36, 40.

Дальше підраховується кількість відповідей з кожного розділу методики, які збігаються з ключем. Оцінюючий коефіцієнт (К) комунікативних або організаторських здібностей виражений через відношення кількості відповідей з кожного розділу, що збігається, до максимально можливої кількості відповідей, які збіглися:

К=Х/20,

де: К – величина оцінюючого коефіцієнта;

Х – кількість відповідей, що збіглися з ключем.

ОЦІНКА РЕЗУЛЬТАТІВ

Показники, отримані за цією методикою, можуть коливатися від 0 до 1. Показники, близькі до 1, свідчать про високий рівень комунікативних чи організаторських здібностей, близькі до 0 – про низький рівень. Оціночний коефіцієнт (К) – це первинна кількісна характеристика матеріалів випробування. Для якісної стандартизації результатів дослідження використовуються шкали оцінок, у яких тому чи іншому діапазонові кількісних показників К відповідає визначена оцінка. Наприклад, у вас кількість відповідей, що збіглися, виявилась 19 за шкалою комунікативних здібностей і 16 – за шкалою організаторських здібностей. Користуючись формулою, вираховуємо:

Кк=19/20=0,95 й Ко=16/20=0,8.

Записуємо отримані результати в бланк відповідей і порівнюємо їх зі шкалами оцінок комунікативних та організаторських здібностей.

ШКАЛА