Як розпоряджаєтеся своїм часом?

Декілька висловів різних авторів про значення менеджменту часу:

«Найважливіше у вашому житті — це зрештою Ваш час». «Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя; той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя» (Алан Лекейн).

«Час – самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпорядитися нічим іншим».

Успішні люди володіють різними рисами вдачі та якостями. Але одна якість об'єднує їх всіх:

Вони свідомо і системно використовують свій час.

Замисліться над цим! Сьогодні починається перший день решти вашого життя!

Живіть у часі усвідомлено:

· ЗНАХОДЬТЕ ЧАС ДЛЯ РОБОТИ, ЦЕ – УМОВА УСПІХУ.

· ЗНАХОДЬТЕ ЧАС ДЛЯ РОЗДУМІВ, ЦЕ – ДЖЕРЕЛО СИЛИ.

· ЗНАХОДЬТЕ ЧАС ДЛЯ ГРИ, ЦЕ – СЕКРЕТ МОЛОДОСТІ.

· ЗНАХОДЬТЕ ЧАС ДЛЯ ЧИТАННЯ, ЦЕ – ОСНОВА ЗНАНЬ.

· ЗНАХОДЬТЕ ЧАС ДЛЯ ДРУЖБИ, ЦЕ – УМОВА ЩАСТЯ.

· ЗНАХОДЬТЕ ЧАС ДЛЯ МРІЇ, ЦЕ – ШЛЯХ ДО ЗІРОК.

· ЗНАХОДЬТЕ ЧАС ДЛЯ ЛЮБОВІ, ЦЕ – ІСТИННА РАДІСТЬ ЖИТТЯ.

· ЗНАХОДЬТЕ ЧАС ДЛЯ ЗАБАВИ, ЦЕ – МУЗИКА ДУШІ.

 

Робочий стиль, який ви дотепер практикували (самоаналіз)

Передумовою того, що у вашому особистому робочому стилі взагалі що-небудь зміниться, є перш за все уявлення про те, куди йде ваш час, що конкретно і як ви робите. Часто це уявлення буває цілковито помилковим.

Аналіз використання часу

Перший крок — складання інвентарного опису всіх видів діяльності, в яких ви брали участь.

У центр аналізу ви можете поставити або позитивні, або негативні аспекти.

Таким чином виходять дві початкові сфери, з якими ви можете працювати.

Аналіз сильних сторін

Кожен працівник володіє безліччю технічних прийомів, що ведуть до успіху, – інакше він би не зміг день за днем справлятися з лавиною справ.

Аналіз слабких сторін

Як тільки ви розкриєте свої особисті слабкі сторони, ви зможете розробити початкові пункти і стратегію по їх подоланню. Помічником і порадником при цьому послужить методична допомога, яку ви тримаєте в руках.

Аналіз тимчасових втрат

За допомогою наступної самоанкети проаналізуйте робочий стиль, який ви практикували дотепер і визначте, в яких сферах ви втрачаєте час.

Втрати часу при постановці мети

Так – ні

· Чи маю я систематичний огляд задач, які виникають у сфері моєї діяльності?

· Чи доводиться мені виконувати дуже багато різних справ?

· Чи займаюся я водночас багатьма різними справами?

· Чи працюю я регулярно над собою: чи розвиваю нові ідеї чи розширюю свої знання, чи удосконалюю навички?

Втрати часу при плануванні

Так – ні

· Чи знаю я зразковий розподіл часу (у процентному співвідношенні), необхідний для виконання майбутніх справ?

· Чи готовий я до можливих труднощів при виконанні роботи?

· Чи передбачаю я резервний час для непередбачених випадків, криз і перешкод?

· Чи вживаю належні заходи, щоб запобігти перешкодам?

· Чи записую я терміни, задачі і активність в щоденнику часу?

Втрати часу при виробленні рішень

Так – ні

· Чи оцінюю я роботу, перш ніж приступити до неї (чи варта вона витрат часу)?

· Чи встановлюю пріоритетність справ залежно від їх важливості?

· Чи приділяю я окремим справам потрібну кількість часу відповідно до їх значення (важливості та терміновості)?

· Чи приділяю я забагато уваги дрібним незначним справам?

· Чи забагато займаюся я під час виконання завдання деталями при тому, що знаю про важливіші для мене речі?

Втрати часу через погану організацію роботи

Так – ні

· Чи працюю я надто довго над однією проблемою так, що віддача стає все меншою?

· Чи схильний я до того, щоб все робити самому?

· Чи завалений постійно паперами мій письмовий стіл?

· Чи використовую я сучасні допоміжні засоби, які можуть полегшити мою працю?

· Чи дбаю я про систематичне спрощення праці в моїй сфері діяльності?

· Чи виникають у мене в певних життєвих ситуаціях одні і ті ж труднощі?

Втрати часу на самому початку роботи

Так – ні

· Чи планую я вже напередодні увечері свій майбутній день?

· Чи базікаю я здрузями, перш ніж приступити до роботи?

· Чи займаюся я в першу чергу особистими справами?

· Чи потрібний мені на початку кожної справи певний час, щоб приступити до роботи?

· Чи починаю я кожну справу спонтанно, без того, щоб її заздалегідь продумати?

· Чи відкладаю я часто важливі справи?

· Чи займаюся важкими проблемами або задачами у середині або кінці дня?

· Чи відкладаю я розпочату справу, не довівши її до кінця?

Втрати часу при складанні розпорядку дня

Так – ні

· Чи знаю я свій особистий трудовий ритм і графік продуктивності?

· Чи знаю я, коли я більш продуктивний: вранці або увечері?

· Чи відповідає розпорядок мого робочого дня моєму ритму продуктивності?

· Чи планую я сприятливий час дня для найважливіших задач, щоб повною мірою використовувати мої продуктивні здібності?

· Чи займаюся я в години своєї найвищої вищої продуктивності рутинною роботою, сторонніми справами або не важливими проблемами?

Втрати часу при обробці інформації

Так – ні

· Чи вибираю я матеріал для читання з урахуванням його важливості?

· Чи перевіряю я цілі розмови співрозмовників і свої власні, щоб виключити марну витрату енергії і часу?

 

Який виявився ваш результат?

Хай вас не бентежить велика кількість відзначених вами слабких місць.

Спробуйте тепер по-новому розташувати окремі пункти відповідно до їх важливості.

Найважливіші причини втрат часу:

1. _____________________

2. _____________________

3. _____________________

4. _____________________

5. _____________________

Аналіз «поглиначів» часу

Спробуйте на закінчення ідентифікувати п'ять причин втрат часу, які повторюються.

1. Прогляньте наступний список, що складається з 30 найістотніших «поглиначів» часу і відзначте «свої» п'ять найважливіших:

2. Нечітка постановка мети.

3. Відсутність пріоритету в справах.

4. Спроба дуже багато зробити за один раз.

5. Відсутність повного уявлення про майбутні задачі і шляхи рішення.

6. Погане планування трудового дня.

7. Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл.

8. Недолік мотивації (індиферентне ставлення до роботи).

9. Пошуки записів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів.

10. Телефонні дзвінки, що відривають від справ.

11. Нездатність сказати «ні».

12. Неповна, запізніла інформація.

13. Відсутність самодисципліни.

14. Невміння довести справу до кінця.

15. Відволікання (наприклад, шум).

16. Відсутність зв'язку (комунікації) або неточний зворотний зв'язок.

17. Базікання на приватні теми.

18. Надмірна комунікабельність.

19. Синдром «відкладання».

20. Бажання знати всі факти.

21. Тривалі очікування (наприклад, домовленої зустрічі).

22. Поспіх, нетерпіння.

 

Замисліться над цим:

Здолавши свої п'ять найважливіших «поглиначів» часу, ви зможете добитися значного підвищення своєї продуктивності. І якщо у вас нібито немає часу, то візьміть у себе час, щоб більше мати його!

 

Кейс

Хтось, гуляючи по лісу, зустрів дроворуба, який довго і наполегливо пиляв повалене дерево. Перехожий підійшов ближче, щоб роздивитися, чому робота йде так тяжко й повільно, і сказав: «Вибачте, але мені здається, що ваша пилка абсолютно притупилася! Чом би вам її не загострити?» На це дроворуб простогнав: «Для цього у мене немає часу — я повинен пиляти!»

А як йде справа у вас? Коли ви збираєтеся «загострити свою пилку»?

ПОСТАНОВКА ЦІЛЕЙ

Щоб поставити мету, треба подумати про майбутнє. Традиційне мислення в рамках конкретних завдань загрожує тим, що ви загубитеся в дрібницях. Мислення в масштабах цілей сприяє тому, що частковості підкоряються цілому:

Стає ясно, в якому напрямі рухатися і яким повинен бути кінцевий результат.

Щодня, виконуючи свою роботу, ставте собі питання:

Чи наближає мене те, що я в даний момент роблю, до досягнення відповідної моєї мети?

Випадкові успіхи добрі, але рідкісні.

Заплановані успіхи кращі, оскільки вони керовані і трапляються частіше.

Передумова планування – а значить, і успіху – полягає в точному знанні того,

що,

коли,

у яких масштабах

необхідно досягти. Постановка мети є безумовною передумовою планування, ухвалення рішень і щоденної роботи.

Якщо ви звичайно приходите на роботу з уявленням типу «Я працюватиму над тим, що саме на сьогодні важливе», то покиньте це!

Поставте однозначну мету для себе (і для своїх співробітників) і трудіться за принципом:

Я працюватиму над тим, чого я сьогодні хочу досягти!

Добийтеся ясності мети!

Спробуйте встановити цілі, які можуть бути перетворені в безпосередні дії.

Приклад:

1. Як не треба: Я хочу вести здоровіший спосіб життя.

Як треба: Я хочу щодня робити 15-хвилинну пробіжку на свіжому повітрі.

2. Як не треба: Я хочу уміти краще контактувати з своїми співробітниками.

Як треба: Я хочу для кожного співробітника кожного тижня зарезервувати годину додаткового часу, щоб поговорити з ним на професійні і особисті теми.

Подібні конкретні, орієнтовані на певні дії цілі можна безпосередньо планувати, наприклад, фіксувати в щоденнику часу по певних днях або тижнях і реалізовувати по етапах.

· Точно опишіть те, чого ви конкретно хочете досягти.

· Диференціюйте свої життєві цілі за часовими критеріями..

· Встановлюєте конкретні терміни і формулюйте очікувані результати.

ПЛАНУВАННЯ: ЯК ГОТУВАТИ ВИКОНАННЯ СВОЇХ ЗАВДАНЬ

Планування покликане забезпечити ефективне використання найціннішого надбання – часу, а саме:

· або наявний час витратити для плідної і успішної діяльності (максимальний критерій);

· або досягти поставлених цілей з можливо меншою витратою часу (мінімальний критерій).

Хто регулярно протягом 10 хвилин

готує свій робочий день,

той зможе щодня заощадити 2 години,

а також краще упоратися з важливими справами.

Принципи і правила планування часу

· Складайте план лише на певну частину свого робочого часу, як показує досвід, краще всього на 60 %.

· Події, які важко передбачити, відволікаючі моменти (поглиначі часу), а також особисті інтереси і потреби не можуть бути заплановані цілком без залишку. Відповідно свій час треба розподіляти між трьома блоками.

· Основне правило планування часу

60 % – запланована активність;

20 % – непередбачена активність (резерви часу і незаплановані дії);

20 % – спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

· Фіксуйте в планах результати або цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.

Приклад:

замість: «подзвонити п. Бакаїмові»

краще: «погодити з п. Бакаїмом програму для ЕОМ».

Таким чином, ваша активність буде спочатку скерована безпосередньо на досягнення якоїсь вашої мети, і ви зумієте уникнути ескалації позапланової діяльності, наприклад, обговорення того, що вам спонтанно спадає на думку.

· Постійно ставте собі питання:

У чому мета цієї розмови, цієї роботи і т.п.? Чого я хочу досягти?

· Встановлюйте часові норми, передбачайте в своєму плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки вона справді потребує. Досвід показує:

На роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Якщо ви, наприклад, призначили на проміжок між 10 і 12 годинами нараду, то воно продовжиться саме 2 години, хоча її мета може бути досягнута набагато швидше.

· Встановлюйте точні терміни виконання для всіх видів діяльності. Таким чином ви привчаєте себе до самодисципліни, уникайте нерішучості, зволікання і відкладання подій.

· Усуньте з свого ужитку невизначені, неточні формулювання типу «Якнайскоріше». Що, власне, це означає? За годину? Протягом дня? Наступного тижня? Через 2 – 3 тижні? Без фіксації точних термінів при домовленості з іншою стороною ви створюєте живильне середовище для такого роду докорів і конфліктів: «Ви ж обіцяли мені прислати це якнайскоріше! Я чекаю вже третій день!» Укладайте конкретні домовленості щодо терміну закінчення робіт. Питайте або говоріть, до якого терміну завдання повинне бути виконане, і заручайтеся при цьому згодою іншої сторони. Якщо ваші пропозиції не співпадають, ви можете дійти іншої, реалістичнішої угоди.

· Точно визначайте, якій справі якого роду пріоритети ви віддаєте. Свідомо встановлюйте однозначні пріоритети, послідовно і системно виконуйте завдання, включені в план, відповідно до їх черговості!

Вчіться відрізняти найважливіше від спішного і позбавляйтеся від «тиранії» спішних справ. Найтерміновіша справа не завжди буває найважливішою, проте саме спішні і «невідкладні» справи забирають часто велику частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» спішного коріниться в забутті пріоритетів, в перевазі неважливого над важливим, і лише це тому, що внаслідок недостатнього планування неважливі справи стають терміновими.

 

Принцип Ейзенхауера

Залежно від ступеня терміновості і важливості завдань розрізняються чотири можливості їх оцінки:

Термінові/важливі справи.

За них слід братися негайно і самому їх виконувати.