Реквізит – елемент документа. Текст як реквізит документа.Оформлення титульної сторінки

Реквізитами називають структурні елементи, з яких скла­дається документ.

Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній по­слідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової доку­ментації.

1. Для складання службових документи* в установах належить використовувати папір форматів ЛІ (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері до­вільного формату не дозволяється.

2. Як правило, усі службові документи мають оформля­тися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов'язковим додержан­ням таких правил:

— встановлюється два види бланків: бланк для листів і
загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

— бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити
заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої
межі площі) способом;

— бланки належить виготовляти друкарським способом
на білому папері або на папері світлих тонів;

— бланки документів повинні мати такі поля:

ліве — 20 міліметрів; верхнє — не менш як 10 міліметрів; праве і нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.

ГОСТ 6.38—90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпоряд­чих документах.

1 — Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2 — Емблема організації, підприємства, установи.

3 — Зображення нагород.

4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5 — Код форми документа за Українським класифікато­ром управлінської документації (УКУД).

6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7 — Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа.

8 — Найменування структурного підрозділу.

9 — Індекс підприємств зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.

10 — Назва виду документа.

11 — Дата.

12 — Індекс.

13 — Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14 — Місце складання або видання.

15 — Гриф обмеження доступу до документа.

16 — Адресат.

17 — Гриф затвердження.

18 — Резолюція.

19 — Заголовок до тексту.

20 — Відмітка про контроль.

21 — Текст.

22 — Відмітка про наявність додатків.

23 — Підпис.

24 — Гриф погодження.

25 — Візи.

26 — Печатка.

27 — Відмітка про засвідчення копій.

28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.

29 — Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30 — Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31 — Відмітка про надходження документа.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить до­кументи зручними для користування, спрощує обробку їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Рекві­зити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Кожний документ умовно можна поділити на три час­тини:

1) заголовна (до неї відносять усі реквізити, передбачені до тексту документа);

2) основна (реквізити: "Текст"; "Відмітка про наявність
додатків");

3) оформлення (реквізити, що розміщуються нижче від
додатків).

Розглянемо найзагальніші правила оформлення найваж­ливіших реквізитів організаційно-розпорядчих документів.

ГЕРБ. Згідно з Постановою Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. Державний герб України зображується на бланках державних установ, друкованих органів державної влади і державного управління, на службових посвідченнях, на штампах з обов'язковим додержанням пропорцій зобра­ження герба.

Діаметр зображення має бути не більше як 20 мм. Зобра­жують герб або посередині бланка, або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.

ЕМБЛЕМА ОРГАНІЗАЦІЇ — умовне символічне графіч­не зображення, що реєструється відповідним чином. Ембле­мою організації можуть бути діючий товарний знак, малю­нок, абревіатура, всілякі комбіновані зображення.

При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташо­вується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньо­му — посередині верхньої частини сторінки.

НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ пишеться строго відповідно до назви, зареєстрованої в установчих документах: у статуті підприємства чи в установчій угоді. Скорочене найменуван­ня вживається тільки в тому разі, коли воно офіційно зафік­соване у положенні про установу. На бланку скорочене найме­нування розміщується слідом за повним.

ІНДЕКС ПІДПРИЄМСТВА ЗВ'ЯЗКУ, ПОШТОВА І ТЕЛЕ­ГРАФНА АДРЕСА, НОМЕР ТЕЛЕТАЙПА, ТЕЛЕФОНУ, ФАК­СУ, РОЗРАХУНКОВОГО РАХУНКА В БАНКУ оформляють­ся відповідно до поштових правил.

 

Наприклад:

252053, Київ-53,

вул. Ю. Коцюбинського, 15

тел. [phone]; факс [phone]

На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Ці відомості потрібні для вико­нання розрахунково-грошових операцій та вивільнення від постійної інформації тексту документа. Наприклад:

Розрахунковий рахунок

№ 4276509 у Жовтневому УСБ

м. Києва, МФО 406632

НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА наводиться в усіх докумен­тах, крім листів, що сприяє прискореному сприйняттю змісту документа. Відповідно до найменувань виду документа ро­биться перелік необхідних для його оформлення реквізитів, визначаються структура тексту й особливості викладу, ступінь обов'язковості виконання його вимог.

Назва виду документа зазначається на бланку друкар­ським або машинописним способом. Вона має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

ДАТА. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прий­няття; для документа, що затверджується, — дата затвер­дження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, належить оформляти цифровим способом. Еле­менти дати наводяться тричленними числами з двох араб­ських цифр кожен елемент в один рядок у такій послідовності: день, місяць, рік. Наприклад, 13 січня 1998 року слід писати-13.01.98.

Якщо порядковий номер місяця або числа з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 1998 року слід писати: 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового харак­теру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 1998 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підпи­сує або затверджує, в момент підписання або затвердження Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з проходженням та виконанням їх (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на блан­ку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

ІНДЕКС. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереженість та контроль за виконанням.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реє­страції і вказують на місце складання, виконання та збері­гання документів.

Індекс документа включає тричленне число з арабських цифр — по дві у кожному елементі: перший елемент — індекс структурного підрозділу, другий — номер справи за номен­клатурою для підрозділу, третій — порядковий номер за жур­налом обліку. Наприклад: вхідний номер № 04-12/96, в яко­му 04 — шифр структурного підрозділу автора документа; 12 — номер справи, в якій зберігається копія вхідного доку­мента; 96 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

ПОСИЛАННЯ НА ІНДЕКС ТА ДАТУ ВХІДНОГО ДОКУ­МЕНТА. Цей реквізит включає дату й індекс, вказані в доку­менті організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь. Наприклад:

на № 10-28/36 від 10.05.98.

МІСЦЕ СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ. Цей реквізит включає назву міста чи іншого населеного пункту, де видається розпорядчий, організаційний чи колегіальний документ.

АДРЕСАТ. Документи адресуються установі, її структур­ним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі ад­ресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування їх подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ адресується конкретній посадовій особі, то назву установи та структурного підрозділу пишуть у на­зивному відмінку, а посаду і прізвище — у давальному, на­приклад:

Міністерство промислової політики України

Управління справами

Головному спеціалісту Шовкуну І.П.

Коли документ адресується керівникові установи або його заступнику, найменування установи включається до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України Корнієнку С.І.

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним органі­заціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Сло­во "Копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Коли документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відпові­дати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа одноразовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви України" 252110, МСП, Київ-110, вул. Солом'янська, 24

Кожен елемент реквізиту "Адресат" — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адре­са — друкується з нового рядка.

Коли документ надсилається громадянину, Міністерство зв'язку рекомендує оформляти адресу у зворотному по­рядку: прізвище та ініціали одержувача, а потім поштову адресу, хоча усталена раніше форма запису не вилучена, на­приклад:

Малаховій Г.С. Київське шосе, 67, кв. 4 327025, м. Миколаїв-25

Україна

Україна

327025, м.Миколаїв 25,

Київське шосе, 67, кв. 4

Малаховій Г.С.

У документах, які надсилаються органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їхня поштова адреса на конвертах зазначається друкованим способом. Тобто використовують конверти із заздалегідь надруковани­ми адресами.

ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ. Особливим способом засвід­чення документа після його підписання є затвердження. До­кумент затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою гри­фа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) мають затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, котра видала акт.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів-слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали І прізвище особи, яка затвердила документ, дата затверджен­ня, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ Наказ Міністерства фінансів України 20.04.97 № 15

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Документ, що підлягає затвердженню, набирає юридичної сили лише з моменту його затвердження.

РЕЗОЛЮЦІЯ — це напис на документі, зроблений керів­ником установи, що містить вказівки щодо виконання доку­мента.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище та Ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У тому разі, коли доручення стосується кількох посадових осіб, головним вико­навцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй на­дається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребу­ють додаткових вказівок, у резолюції зазначається: викона­вець, підпис автора резолюції, дата.

У резолюції, як правило, вказується рішення керівника з суті розглянутих у документі питань та шляхи його здійснен­ня. Формулювання резолюції мають вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказі­вок на те, що і як слід робити, це означає: приймати рішення мусить виконавець. Резолюції на зразок: "Прошу перегово­рити", "Прошу зайти до мене" не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за до­помогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам. Наприклад:

Терміново вжити заходів для забезпечення...

Про результати і вжиті заходи повідомте заявників...

Терміново відрядити...

Негайно підготуйте листа...

Як правило, на документі має бути не більше однієї резо­люції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюцію належить проставляти безпосередньо на до­кументі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основно­го тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або на спеціальних бланках допускаєть­ся тоді, коли документ підлягає поверненню або деталізуєть­ся порядок виконання документа й уточнюються виконавці.

ЗАГОЛОВОК до тексту документа, як усталено практи­кою, містить короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту.

Цей реквізит відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника про ( про що йдеться в документі). Наприклад:

Про придбання факсимільної техніки Про надання приміщення в оренду

Основна функція заголовка — прискорити процес оброб­ки документа та його проходження через структурні підроз­діли і службових осіб до реального виконавця.

До початку виконання документа з його змістом озна­йомлюються завідувач канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник та інші особи. Кожен з них не завжди має читати документ повністю, досить з'ясувати, про що йдеться (це доз­воляє зробити заголовок).

Заголовок, перенесений на реєстраційну картку, визначає роботу (рубрику) картотеки, куди її буде вміщено, й тим са­мим дає можливість знайти і використати документ у період його перебування в установі.

Заголовок граматично узгоджується з назвою документа, формується за допомогою віддієслівного іменника і відпові­дає на запитання про що?, чого?. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовок є невід'ємною частиною документа, що пишеться (друкується) на бланку або на аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він має бути лако­нічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, до­повнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, теле­грам та повідомлень.

Заголовок друкується малими літерами через один між­рядковий інтервал. Обсяг заголовка не може перевищувати 6 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друко­ваних знаків. Допускається продовження заголовка в разі його великого обсягу до межі правого поля документа.

ТЕКСТ документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматич­но та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів скла­даються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій — виснов­ки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення.

Форма анкети використовується тоді, коли викладається цифрова або словесна інформація про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організа­ційно-розпорядчих документах, у документах з матеріально-технічного постачання і збуту, у фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується, якщо викладаються цифрова або словесна інформація про кілька об'єктів за ря­дом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організацій­но-розпорядчих та інших документах.

Оформлення ДОДАТКІВ ДО ДОКУМЕНТІВ. Додатки до­повнюють, пояснюють окремі питання документа або доку­мент в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа має відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

1) додатки, які затверджуються або вводяться в дію роз­порядчими документами (додатки до розпорядчих доку­ментів);

2) додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

3) додатки, які є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки належить оформляти на стандартних аркушах із зазначенням усіх необхідних для конкретного виду доку­мента реквізитів.

У розпорядчому документі відомості про наявність до­датків зазначаються в тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплекс­ного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною у додатку 1".

У додатках до розпорядчого документа робиться відмітка з посиланням на цей розпорядчий документ, на його дату і номер. Відмітка розміщується на верхньому правому полі першого аркуша додатка.

ПІДПИС. Засвідчення документів здійснюється шляхом підписання, затвердження їх та поставлення печатки.

Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їхньої компетенції, встановленої чинними нор­мативно-правовими актами.

В установах, які діють на основі єдиноначальності, доку­менти підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їхніх повноважень.

Документи, що надсилаються організаціям галузі, підпису­ються керівником, його заступником, а також керівниками струк­турних підрозділів установи відповідно до їхньої компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, котра підписує документ (найменування повне, якщо документ на­друковано не на бланку, скорочене — якщо на документі, на­друкованому на бланку), з особистого підпису, ініціалів і прі­звища. Наприклад:

Начальник Головного архівного

управління при Кабінеті Міністрів

України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо документ надсилається одночасно кільком устано­вам вищого рівня, керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком органі­заціям, що належать до сфери управління установи, підпи­сується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а коли за зміст документа (акти, фінансові документи тощо) несуть відповідальність кілька осіб, — двома або більше особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

Директор інституту Головний бухгалтер

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо документ підписується кількома особами однако­вих посад, їхні підписи розміщуються на одному рівні, на­приклад:

Заступник Міністра юстиції України

Заступник Міністра охорони здоров'я України

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

(ініціали, прізвище) (ініціали, прізвище)

Голова комісії (підпис) Секретар комісії (підпис)

Коли посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, котра виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково назначається посада особи, яка підписала документ, і її прізви­ще (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: в.о., застп.).

Не допускається підписання документа з прийменником за або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ ТА ВІЗИ. Коли виникає потреба в оцінці діяльності документа, в його обґрунтованості та у вста­новленні відповідності законодавству, здійснюється погоджен­ня проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в установі (із струк­турними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їхньої компетенції займаються питаннями, порушеними у проекті документа), — внутрішнє, так і за її межами — зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проек­ту документа посадовою особою. Воно включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, котра візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного відділу (підпис) (ініціали, прізвище) Дата

Візи проставляються на примірниках документів, що зали­шаються в установі, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо для цього на ли­цьовому боці останнього аркуша документа не вистачає місця.

Зауваження і пропозиції до проекту документа виклада­ються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відпо­відна відмітка за такою формою:

Начальник юридичного відділу (підпис) (ініціали, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються Дата

Проекти нормативно-правових актів установи перевіря­ються працівниками юридичної служби установи на відпо­відність їх законодавству і візуються ними на першому при­мірнику зворотного боку останнього аркуша проекту акта.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту доку­мента і включає слово ПОГОДЖЕНО, найменування посадо­вої особи, з якою погоджується проект документа (включно з найменуванням установи), особистий підпис, ініціали, прізви­ще та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра економіки

України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійсню­ється колегіальним органом, то гриф погодження оформ­ляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України Дата, №

Коли зміст документа стосується більш ніж трьох уста­нов, складається Аркуш погодження, про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа

Найменування посади (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Найменування посади (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

 

ПЕЧАТКА

Печатка ставиться на документах, які вима­гають особливого засвідчення їхньої автентичності. Печатки можуть бути гербові та прості.

Гербова печатка прикладається до документів, що засвід­чують юридичні або фізичні права осіб; що встановлюють факти, які викликають витрату грошових засобів та матері­альних цінностей; до статутів, положень, що вимагають відпо­відно до нормативних актів наявності відбитка печатки.

Прості печатки можуть мати різні форми: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту початку ставлять на документах, які виходять за межі організації, у випадках розмноження примірників розпо­рядчих документів при розсиланні їх, на довідках з місця роботи і т. ін.

Печатку треба розміщувати таким чином, щоб вона за­хоплювала останні кілька літер найменування посади особи, котра підписала документ.