Обліково-фінансова документація

Акт — це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведен­ня випробувань нової техніки, при нещасних випадках, коли здають об'єкти.

Акти — це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організа­цій. Вони оформляються комісією, що її створює керівник установи, організації чи підприємства.

Текст акта мусить мати дві частини: вступну і констату­ючу.

У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.

Після слова «Підстава» вказується документ чи усне роз­порядження службової особи.

Після слова «Складений» перелічують осіб, які складали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт го­тувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавіт­ному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й вказується місце їх зберігання.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його скла­данні.

Отже, до формуляра акта входять такі реквізити:

1. Автор документа (назва відомства і організації).

2. Дата, номер і місце складання.

3. Гриф затвердження.

4. Заголовок.

5. Підстава (наказ керівника організації).

6. Склад комісії, присутні.

7. Текст.

8. Відомості про кількість примірників акта, їх місце­
знаходження.

9. Перелік додатків до акта.

10. Підписи членів комісії і присутніх.

Акти прийому-передання, обстеження чи ревізії набува­ють юридичної сили лише після затвердження вищою інс­танцією або відповідальним керівником установи чи орга­нізації.

Зразок акта: Професійно-технічне

училище № 38

АКТ

03.09.2002 №12

м. Київ

Передання матеріальних цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій.

Підстава: наказ по училищу № 10 від ЗО серпня 2003 р.

Складений комісією:

Голова комісії учитель-методист Матвійчук К. Л.

Члени комісії: викладачі Михно Т. М., Ненько С. Л., Со­рока М. П.

Комісія 3 вересня 2003 року перевірила наявність мате­ріальних цінностей у майстерні й вирішила передати Мих­но Т. М. такі матеріальні цінності:

1. Деревообробний верстат — 1 шт.

2. Електродриль — 4 шт.

3. Комп'ютерний монітор «Самсунг» — 1шт.
Складений у трьох примірниках:

1-й примірник — бухгалтерії;

2-й примірник — майстерні;

3-й примірник — Михно Т. М.

Голова комісії К. Л. Матвійчик

Члени комісії (підписи) Т. М. Михно

С. Л. Ненько

М. П. Сорока

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, доку­ментів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вка­зується назва документа, що підтверджує особу отриму­вача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва доку­мента, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, тер­мін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необ­хідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано ма­теріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

Розписка

Я, Медведєва Тамара Олексіївна, отримала від Юзв’яка Івана Зиновійовича гроші в сумі 250 (двісті п’ятдесят) гри­вень. Зобов’язуюсь повернути всю суму одноразово до 1 грудня 2009 р.

Домашня адреса: м.Полтава, вул. Лісна, 31, кв. 8.

Пас­порт серія МА № 630085, виданий Карлівським РУ МУ МВД України в Полтавській області 24 листопада 1998 р.

23 квітня 2009 р. (підпис) Т.О.Медвєдєва

Популярность: 37%

Доручення — це документ, за яким приватна чи посадоваособа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за­фіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знакитощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в ме­жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повнова­жень (управління й володіння рухомим і нерухо­мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис довірителя.

5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за­свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс­нюється за місцем роботи чи проживання довіри­теля або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.

3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

4. Термін дії доручення.

Текст генерального (спеціального) доручення складаєть­ся з таких частин:

1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (лі­терами й без скорочень).

2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.

3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).

4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані докумен­та, що посвідчує особу, якій видається доручення.

5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

6. Термін дії доручення (словами).

Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліво­руч літерами) за необхідності вказується:

1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.

2. Номер, під яким зареєстровано генеральне дору­чення.

ДОРУЧЕННЯ

Я, Гостищев Віктор Феліксович, слюсар-інструментальник цеху № 6, дійсно доручаю Шевчукові Юрію Дмитровичу от­римати в касі Харківського заводу транспортного обладнання належну мені заробітну плату за березень 2009 р. за його паспортом, серії МК № 634535, виданим Червонозаводським РУ МУ МВС України в м.Харкові 23 червня 1998 р.

04.03.2009 (підпис) В.Ф.Гостищев

Підпис Гостищева В.Ф. засвідчую.

Начальник відділу кадрів (підпис) Л.Д.Панова

(печатка)

06.03.2009 р.

Розпорядчі документи

Наказ — це розпорядчий документ, що видається керів­ником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку тако­го наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу такі:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

2. Назва виду документа.

3. Назва місця видання наказу.

4. Номер.

5. Дата підписання.

6. Короткий зміст наказу (заголовок).

7. Текст наказу.

8. Підстава для складання.

9. Підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен також мати позначення про безпосеред­нього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер теле­фону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено про­ект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих ви­падків, мають лише розпорядчу частину, починати яку реко­мендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що ого­лошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджу­ється з відповідними посадовими особами, коло яких вста­новлює керівник підприємства, установи, організації.

Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

1. номер наказу;

2. дата реєстрації;

3. короткий зміст;

4. ким підписано (прізвище, ініціали);

5. кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає де­кілька питань, рекомендується розміщувати їх у такій по­слідовності:

1. прийняття на роботу (призначення на посаду);

2. переведення на іншу постійну роботу (на даному підпри­ємстві, в установі, організації);

3. звільнення з роботи;

4. надання відпусток;

5. заохочення;

6. стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

Зразок наказу:

____________________________________________________________________________________ (найменування підприємства, установи, організації)

НАКАЗ
22.11.2003р. м. Козятин № 46-к

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1. ЗАЙЦЕВУ Ірину Борисівну на посаду провідного еко­номіста відділу економічного аналізу з 25 листопада 2003 р. з посадовим окладом ____________ грн на місяць.

Підстава: заява Зайцевої І. Б.

1.2. КОВАЛЕНКА Михайла Петровича на посаду заступ­ника головного бухгалтера за переведенням з Козятинського відділку Південно-Західної залізниці з посадовим окладом

грн на місяць.

Підстава: заява Коваленка М. П., лист підприємства від 10.11.2003р. №02/44.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. ГРИГОРЕНКО Ганну Михайлівну, бухгалтера II кате­горії відділу економічного аналізу, на посаду економіста І кате­горії цього самого відділу, за її згодою, з посадовим окладом

грн на місяць.

Підстава: заява Григоренко Г. М., згода керівників структурних підрозділів.

3. ЗВІЛЬНИТИ:

3.1. ГОРДІЄНКА Микиту Антоновича, провідного спеціа­ліста фінансового відділу, за переведенням до тресту «Чернігівпромбуд», п. 5 ст. 36 КЗпП України.

Підстава: заява Гордієнка М. А., лист тресту «Чернігів-промбуд» від 15.11.2003 р. № 02/261.

3.2. МОРЗЕ Катерину Василівну, бухгалтера II категорії, завласним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Підстава: заява Морзе К. В.

4. НАДАТИ:

4.1. МОВЧАНУ Олексію Федоровичу, заступнику началь­ника механічного цеху, щорічну відпустку на 24 робочі дні з 28 листопада по 24 грудня 2003 р. за період роботи з 5 бе­резня 2001 р. по 4 березня 2002 р. Підстава: графік відпусток.

Керівник: (ініціал(и), прізвище)

Підпис

Візи:

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ — правовий акт управління держав­ного органу. Видається одноособове керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення опе­ративних питань і є обов'язковим для громадян та органі­зацій, котрим він адресований.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, міс­цеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управлін­ня, адміністрація підприємства та закладу в межах наданих законом прав для вирішення оперативних питань.

Як правило, цей документ має обмежений термін дії і сто­сується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють рекві­зити ухвал:

1) Герб України;

2) назва органу управління, що видає розпорядження;

3) назва виду документа (розпорядження);

4) заголовок;

5) дата або дата й номер;

6) місце видання;

7) текст;

8) підпис відповідальної особи.

Розпорядження і наказ мають багато спільного. У право­вому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Тому іноді розпорядження видають нарівні з наказом. У цьому разі в тексті слово "НАКАЗУЮ" замінюють словами: "ЗОБО­В'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ". Ці два пра­вових акти відрізняються ще й тим, що накази пишуть із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження — з кон­кретних.

ЗРАЗОК

Україна

Державний комітет з медичної

та мікробіологічної промисловості

"ДЕРЖКОММЕДБІОПРОМ"

м. Київ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

12.07.96

Про роботу з проектами

документів для законодавчої

та виконавчої влади

При підготовці проектів документів, якими вносяться зміни до діючих законодавчих або нормативних актів (проекти постанов Кабі­нету Міністрів України, положень, наказів і т. п.), встановити такий порядок роботи:

1. Управління справами готує наказ (розпорядження) по Коміте­
ту, в якому визначаються персональний склад групи спеціалістів,
голова групи і його заступник у роботі над проектом документа.

2. Голова робочої групи та його заступник несуть персональну
відповідальність за вчасну підготовку і узгодження проекту доку­мента з органами законодавчої та виконавчої влади.

3. Управління справами спільно з управліннями Комітету, які готу­ють документ, здійснює контроль за вчасною підготовкою проекту
документа, його представленням адресату і рішенням щодо нього.

4. Працівники Комітету, причетні до підготовки необхідного до­кумента, постійно стежать за вчасним представленням проекту до­кумента владним структурам, сприяють прискореному його розгля­ду і, за необхідності, удосконалюють.

5. Контроль за виконанням розпорядження лишаю за собою.

Перший заступник (підпис)

Голови Комітету В.Т. Чумак

Контрольні запитання:

1. Які документи належать до інформаційних?

2. Що таке службовий лист?

3. Які виділяють листи за функціональними ознаками?

4. Назвіть реквізити листа та правила їх оформлювання

5. Що таке супровідний лист?

6. Запишіть типові мовні звороти, якими можна скористатися у листах-вибаченнях, подяках,вітаннях

7. Яких норм слід дотримуватися в гарантійних листах?

8. Які відомості слід указувати в рекомендаційних листах?

9. Які реквізити містить протокол?

10. Які документи належать до обліково-фінансових?

11. У яких випадках складають акт?

12. Що таке доручення?

13. Які ви знаєте види доручень?

14. Що таке розписка

Тема 6