Структура рекомендаційного листа

Складання рекомендаційних листів — досить делікатна і непроста справа. Річ у тім, що в нашій країні тривалий час просто нехтували цим видом документів, хоча за кордоном такі листи завжди входили і нині входять до складу ділового листування. Отже, нині доводиться опановувати цей вид стосунків заново, спираючись на загальні правила листування та беручи до уваги досвід зарубіжних колег у цьому питанні.

Рекомендація (від лат. recomendatio — доручення) — письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а також вказівка або порада.

Рекомендаційні листи складаються з різних приводів: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, влаштування на нову роботу або збирання інформації про ділових партнерів. Може скластися помилкове враження, що рекомендація і характеристика виконують одну й ту саму функцію. Втім, це не так, оскільки рекомендаційний лист має кілька істотних відмінностей від характеристики або відгуку.

Рекомендація не завжди дається за місцем роботи. Отримати рекомендацію можна від людини, яка добре знає рекомендованого, його професійні та особистісні якості, коло інтересів, наукові досягнення тощо. Той, хто дає рекомендацію, повинен мати досить високий авторитет і визнання у своїй сфері діяльності, репутацію моральної людини. Це необхідні умови, оскільки йдеться про об’єктивність оцінки. А будь-яка організація заінтересована у кваліфікованих і лояльних співробітниках.

Рекомендації використовуються і в комерційному листуванні. На початку співробітництва з будь-якою компанією бажано зібрати інформацію про стабільність можливого партнера, його платоспроможність, репутацію керівництва тощо. Багато фірм, вперше звертаючись із замовленням до продавця, висилають йому назви і адреси кількох компаній, з якими співпрацюють, а також назву банку, в якому відкрито розрахунковий рахунок. Якщо виникають якісь сумніви щодо потенційного покупця, фірма-продавець робить запит на рекомендацію. У такому листі варто зазначити назву фірми, про яку хочете здобути інформацію, вартість замовлення, зробленого фірмою, і попросити поради. При цьому необхідно згадати, що вся отримана інформація залишиться конфіденційною. У бізнес-середовищі існує непорушне правило — на листи-запити про платоспроможність відповідають завжди. Відомості даються правдиві й точні, наскільки це можливо. Керівник будь-якої компанії розуміє, що він також може опинитися в такій ситуації, тому цих правил дотримуються всі учасники бізнес-процесу.

Реквізити:

• назва документа і заголовок;
• текст;
• підпис;
• печатка (необов’язковий реквізит);
• дата.

У першому абзаці тексту рекомендаційного листа варто зазначити, протягом якого часу ви знаєте людину, якій даєте рекомендацію, ким ви їй доводитесь. Якщо це ваш співробітник, то необхідно вказати тривалість його роботи у вашій організації, виконувані ним обов’язки, перелічити проекти, в яких він брав участь, ефективність діяльності та досягнуті результати. Наприкінці абзацу можна підбити підсумок усього зазначеного й висловити свою думку щодо рекомендованого.

У другому абзаці дайте більш докладну характеристику людини з погляду її професійних навичок: уміння виконувати певні завдання, роль у командній роботі, вияв як позитивних, так і негативних якостей.

У наступному абзаці варто зупинитися на особистісних якостях та особливостях поведінки: враження, яке людина справляє при спілкуванні та взаємодії з іншими членами колективу, відповідальність, лояльність, доброзичливість тощо. На завершення повідомте, чи маєте ви якісь зауваження щодо відповідності людини, яку рекомендуєте, тій посаді, на яку вона претендує: безумовно рекомендуєте, з деякими застереженнями, не рекомендуєте. Це варто зробити, оскільки склавши рекомендаційного листа, ви висловлюєте свою готовність нести певну відповідальність за людину, яку рекомендуєте.

Якщо рекомендація потрібна вам, зверніться до людини, яка вас добре знає й готова поручитися за вас своїм авторитетом і репутацією. Не варто просити рекомендацію в малознайомої людини, хоч би яку високу посаду вона обіймала, оскільки в цьому разі ви ставите в незручне становище і себе, і цю людину.

Наприкінці рекомендаційного листа зазвичай вказуються контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо.

 

Зразок «закритої» рекомендації

Шановний Сергію Петровичу!

Я одержав Вашого листа з проханням надати об’єктивну рекомендацію Міщенко Тетяні Олександрівні — кандидатові на посаду менеджера з персоналу у Вашій компанії.
Тетяну Олександрівну я знаю з 2000 року, відтоді, коли вона почала працювати в нашій фірмі. Безперечно, вона має авторитет, її поважають колеги. На нинішній посаді діловода вона досягла високих результатів. Тетяну Міщенко можна характеризувати як відповідального й старанного працівника. На жаль, незважаючи на те, що вона є відкритою й доброзичливою людиною, я не можу взяти на себе відповідальність рекомендувати її на посаду менеджера з персоналу.
Вважаю, що, пройшовши курси підвищення кваліфікації (перекваліфікацію), вона змогла б упоратися з відповідними посадовими обов’язками. Однак нині вона, швидше за все, не готова до виконання завдань, передбачених цією посадою.
Мені щиро шкода, якщо цим листом я розчарував Вас. Однак, беручи до уваги наше тривале знайомство й багаторічне співробітництво й розуміючи важливість вибору кандидатури на посаду менеджера з персоналу, вважаю своїм обов’язком надати Вам об’єктивну інформацію.

 

З повагою Фінансовий директор ТОВ «Дельта-плюс»

(особистий підпис)

Микита Зубенко

Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.

Реквізити особового листка такі:

1) назва виду документа;

2) прізвище, ім'я, по батькові;

3) дата й місце народження;

4) відомості про освіту;

5) відомості про наукові ступені, вчені звання;

6) якими мовами володіє;

7) трудова діяльність;

8) державні нагороди;

9) зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки;

10) відомості про родину;

11) паспортні дані;

12) домашня адреса;

13) особистий підпис;

14) дата заповнення документа.

Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково мусить наклеїти свою фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).

Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту військовому квитку та ін.

Резюме — це документ, в якому подаються короткі відо­мості про навчання, трудову діяльність та професійні успі­хи й досягнення особи, яка його складає.

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо роз­ташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає ре­зюме.

3. Мета складання резюме.

4. Досвід роботи.

5. Освіта.

6. Знання мов.

7. Контактний телефон.

Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спо­чатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, потім у зворотному хронологічному порядку перераховуються поса­ди, які ви обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.

Основна вимога до такого документа — вичерпність по­трібних відомостей і лаконізм викладу.

У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здій­снюється комп'ютерне вивчення резюме, що полягає у ви­діленні головних (стрижневих) слів: назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп'ютер «перегля­дає» резюме кожного із претендентів на вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає йому певний порядковий номер. Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких пра­вил:

· Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливе.

· Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що від­повідають посаді, яку ви хочете обійняти. Під час комп'ю­терного вивчення дієслова не читаються, а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.

· Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме ре­зюме.

· Намагайтеся не вживати такі слова, як «я», «ми». Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: орга­нізовував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

· Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

· Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

· Для передруку резюме використовуйте якісний папір стан­дартного розміру (ні в якому разі не крейдяний).

· Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому до­свіді роботи й набутих навичках.

Зразок резюме:

РЕЗЮМЕ

Шевченко Оксани Олексіївни

Мета: заміщення вакантної посади асистента у відділі мар­кетингу, менеджера з реклами та маркетингу.

Досвід роботи: упродовж 1994 року працювала на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу у концерні «Укравтохолдинг».

Маю досвід: 1) вивчення та аналізу ринку продажу авто­мобілів в Україні загалом та в Києві зокрема; 2) вивчення та аналізу попиту на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва (Київ і регіони); 3) розроблення та подальшої реалізації комплексних рекламних кампаній.

Набула досвіду співробітництва з газетами та журналами (розроблення макетів, визначення найефективніших для роз­міщення рекламних оголошень ЗМІ), радіо (написання рек­ламних текстів, визначення найефективніших для розміщен­ня рекламних оголошень радіоканалів), телебаченням. Упро­довж цього року вдалося досягти високих рівнів продажу.

З початку 1995 року переведена на посаду менеджера з питань реклами та маркетингу концерну «Укравтохол­динг» (обслуговування кафе-бару «Корона», нотаріальної кон­тори). Працювала над: 1) дослідженням та аналізом сфери відпочинку й розвагу м. Києві; 2) виготовленням поліграфічної продукції (представницька продукція, меню, рекламні листівки, проспекти тощо); 3) реалізацією комплексних рекламних кам­паній — окремо для кожної з гілок концерну (реклама у газе­тах та журналах, у тому числі й у регіональній пресі, реклама на радіо, у метрополітені, а також зовнішня реклама); 4) на­писанням рекламних текстів для реклами на радіо (маю досвід співробітництва із МІІ8ІС РАОІО, Гала радіо, радіо ЮТАР, Просто радіо, УР-1 та УР-2).

З початку 1996 року переведена на посаду директора відділу реклами концерну «Укравтохолдинг» (обслуговування кафе-бару «Корона», нотаріальної контори, охоронної фірми «Ангели», фірми з продажу автомобільних фарб «ОирІі-СоІог», розважального комплексу «Динамо-ШХ»). Обізнана з до­слідженням та аналізом ринку продажу автомобілів, ринку продажу автомобільних фарб, сфери відпочинку та розваг, сфери послуг (охоронні та нотаріальні послуги); розроб­кою комплексних рекламних кампаній з урахуванням специ­фіки діяльності кожної з перелічених фірм (реклама у газетах, журналах, у тому числі іміджева реклама, на радіо, у метро­політені, зовнішня реклама); розробкою та втіленням іміджу кожної з фірм (логотипи, представницька продукція, зокрема для розважального комплексу «Динамо-ШХ»). Маю досвід співпраці з рекламними агенціями та виробничими фірмами.

З жовтня 1998 року працювала на посаді прес-секретаря Української спілки підприємців малого та середнього бізнесу. Обізнана з: 1) підготовкою тематичних прес-конференцій (на­писання прес-релізів, запрошення журналістів); 2) написан­ням щоденних повідомлень для преси; 3) налагодженням співпраці з відомими газетами («День», «Україна молода», «Київські Відомості», «Діло», «Галицькі Контракти», «Вечірній Київ», «Україна Бізнес. Фінансовий тижневик»); 4) виготов­ленням поліграфічної продукції; 5) написанням ділової корес­понденції.

З квітня 1998 року працюю на посаді літературного ре­дактора газети «Київські Відомості». Маю досвід: 1) редагу­вання авторських і перекладних текстів російською та укра­їнською мовами; 2) редагування наукових текстів; 3) редагу­вання текстів, що пов'язані зі сферою економіки та банківської діяльності. За час роботи у газеті оволоділа технікою форму­вання газетних шпальт.

Працюю на комп'ютері.

Освіта:

1992-1997 — навчання на факультеті української філології Київського університету імені Тараса Шевченка. Кваліфікація: філолог, викладач української мови та літератури;

1992-1997 — навчання на факультеті іноземної філології Київського університету імені Тараса Шевченка (англійська філологія). Кваліфікація: перекладач;

1997 — розпочала навчання в аспірантурі Інституту укра­їнознавства Київського університету імені Тараса Шевченка (філологія).

Знання мов: вільно володію англійською, українською та.російською мовами.

Контактний телефон: [phone].

Договір — це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення госпо­дарських взаємовідносин. Договір може бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями. Цивільний кодекс передбачає різні типи договорів.

Трудовий договір — це угода між особою, щр наймається на роботу, та керівником установи, організації або уповно­важеним ним органом. За цим договором працівник зобов'я­зується виконувати певну роботу, а керівник — виплачувати йому заробітну плату та забезпечувати належні умови праці.

Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Зазначення місця укладання й дати.

3. Вступна частина (точні й повні назви сторін, їх пред­ставників (прізвище, ім'я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони діють).

4. Зміст договору.

5. Термін виконання договору.

6. Кількісні та якісні показники продукції.

7. Зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми.

8. Порядок виконання роботи.

9. Порядок розрахунків між сторонами.

10. Додаткові умови до договору.

11. Вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору.

12. Порядок і місце розв'язання суперечок.

13. Загальний термін дії договору.

14. Юридичні адреси сторін, що укладають договір.

15. Власноручні підписи сторін.

16. Печатки установи або обох сторін, які укладають до­говір.

Контракт — це особлива форма трудового договору, в якому термін його дії, права й обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального за­безпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору встановлюються угодою сторін. Сторонами в кон­тракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник.

Положення про порядок укладання контрактів під час прийняття (наймання) на роботу працівників, затверджене Кабінетом Міністрів України від 19 березня 1994 р. № 170, визначає порядок укладання контрактів з працівниками не­залежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності підприємства, установи.

Реквізити контракту такі:

1. Назва документа із стислим обґрунтуванням його при­
значення (на виконання обов'язків..., на управління під­приємством тощо).

2. Дата й місце підписання.

3. Орган, що наймає керівника.

4. Посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого най­мають.

5. Текст.

6. Підписи сторін — укладачів контракту.

7. Печатка.

Порядок укладання контракту

Контракт може укладатися як з ініціативи керівника під­приємства, установи, так і особи, яка наймається на роботу.

Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю Укра­їни контракт укладається у письмовій формі й підписується роботодавцем та працівником, якого наймають на роботу за контрактом.

Усі умови контракту обов'язково мають погоджуватися сторонами.

Оформляється він у двох примірниках, що мають одна­кову юридичну силу, і зберігаються у кожної із сторін конт­ракту.

Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті.

Контракт може бути змінений тільки за угодою сторін, складеною у письмовій формі.

Контракт є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу.

Структура тексту контракту

1. Загальні положення.

2. Обов'язки сторін, де зазначаються:

· основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її вико­нання, дотримання правил охорони праці;

· зобов'язання підприємства щодо організації вироб­ничого процесу, обладнання робочого місця, орга­нізації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додат­кові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкід­ливі.

3. Робочий час, де визначено умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиж­день тощо). Може наводитися конкретний графік роботи на
певний термін.

4. Оплата праці та соціально-побутове забезпечення пра­цівника, де зазначаються:

* посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;

* надбавка та інші виплати;

* компенсація у разі використання працівником влас­ного автомобіля для службових поїздок;

* щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися мате­ріальна допомога до щорічної відпустки;

* додаткові пільги, гарантії, компенсації.

5. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де за­значається:

* яку відповідальність несуть сторони у разі невико­нання чи неналежного виконання обов'язків;

* порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства.

6. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазна­чається:

* як можуть вноситися зміни та доповнення до конт­ракту;

* дострокове розірвання контракту;

* припинення дії контракту.

7. Термін дії та інші умови контракту. Контракт може бути укладено на термін до 5 років, але не менше ніж на 1 рік.