Особливості оформлення тексту

Закріплення за реквізитами постійних місць робить до­кументи зручними для зорового сприймання, спрощує оформ­лення їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й вико­нання.

Бланк — це аркуш паперу з відтвореними на ньому рек­візитами, які містять постійну інформацію. Найпоширені­шими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів та ін.

Текст — головний елемент документа, який складається й логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. У вступі ад­ресат готується до сприйняття теми (обґрунтовуються причи­на укладання документа, історія питання та ін.). У доказі роз­кривається суть питання. У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елемен­ти, — складним.

Членування тексту на складові частини, графічне розме­жування частин, а також використання заголовків, нумерації та ін. називають рубрикацією. Рубрикація є зовнішнім ви­раженням композиційної побудови ділового документа.

Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це підступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом абзац позначається також частина тек­сту між двома такими відступами. Абзац вказує на перехід під однієї думки до іншої. Він може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкрива­ють складну думку.

Послідовність розташування складових частин тексту позначається числовою (а також буквеною) нумерацією. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту

Є дві системи нумерації: традиційна і нова. Традиційна базується на використанні різноманітних типів позначок — римських і арабських цифр, великих літер, поєднаних з абза­цами відступами. Нова використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності. Вибір того чи іншого кон­кретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, від його обсягу та складу. У простіших випадках використову­ються тільки однотипні знаки — звичайні арабські цифри або малі літери.

Документи складного характеру часто вимагають засто­сування комбінованих способів членування та нумерації. Як правило, великими літерами користуються рідко: значні за обсягом частини тексту нумеруються найчастіше римськи­ми цифрами; підрозділи — арабськими, пункти всередині розділів — малими літерами.

Більші за абзац рубрики можуть набувати і словесних найменувань (параграф §, розділ, частина та ін.), які теж ну­меруються.

Нова система нумерації широко застосовується у науко­во-технічній літературі й діловодстві. Це суто цифрова сис­тема нумерації частин тексту без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту*

Базується система на таких правилах:

n кожна складова частина тексту, яка відповідає понят­тям частина,розділ, пункт, підпункт, наділяється своїм номером;

n номери позначаються лише арабськими цифрами;

n після кожної цифри ставиться крапка;

n номер кожної складової частини містить всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: так, розділи нумерують 1., 2., 3. (це — перший, другий,третій);
підрозділи

— 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого роз­ділу; другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумерують так: 1.1.2.; 3.1.2. (другий
пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт
першого підрозділу третього розділу);

— номери найбільших за обсягом частин тексту — пер­
ший, найвищий ступінь поділу — складаються з однієї цифри (І.);

— на другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (1.2.);

— на третьому ступені поділу складові частини мають
номери з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.

Вказані вимоги до складання й оформлення текстів до­кументів стосуються усіх видів документів, про які йтиме мова в наступних розділах.

Документація з кадрово-контрактних питань

Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з вико­ристанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), мо­же адресуватися кільком посадовим особам чи організа­ціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у на­зві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вка­зується, від кого подається заява: посада, зван­ня, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

ПРИКЛАДИ

1.Мотивована заява

Деканові економічного факультету НАУ
Морозову О. М.
студента II курсу економічного
факультету групи 22 МЕ
Петренка Сергія Івановича

(по центру, з великої букви) Заява

(з нового рядка) Прошу надати мені відпустку з 03.04.2009 р. до 09.04.2009 р. у зв’язку з участю в обласних змаганнях із важкої атлетики.

01.04.2005 р. (підпис)

2.Складна заява

Ректору Львівської гуманітарної
академії проф. Морозову С.С.
студента Київського національного
університету ім. Т. Г. Шевченка
Глинця Олега Ігоровича

(по центру, з великої букви) Заява

(з нового рядка) У зв’язку з переїздом моїх батьків до м.Львова на пос­тійне проживання прошу зарахувати мене студентом III кур­су економічного факультету ЛГА із спеціальності «Міжна­родна економіка».

Додаток: 1) витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.;

2) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.;

3) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

20.07.2005 р. (підпис) О. І. Глинець

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).

Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу(у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівником установи й керів­ником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.

Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.

3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.

4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст.

6.Дата укладання характеристики.

7. Підпис керівника установи (другим може бути під­пис керівника структурного підрозділу, інших по­садових осіб).

8. Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані:

- короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;

- відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);

- оцінка ділових і моральних якостей особи, став­лення до колег, риси характеру, відомості про стяг­нення, заохочення, нагороди;

- висновки про особу, на яку складається характе­ристика;

- місце, куди подається характеристика.

Приклад характеристики

(по центру) Характеристика

Іванова Віктора Петровича, учня
11 класу ЗОШ І-ІІІ ступенів № 2
м. Прилуки Чернігівської області,
1983 року народження, українця,
освіта середня.

Іванов Віктор Петрович з 1990 до 2001 року навчався в ЗОШ І — III ступенів м.Прилуки Чернігівської області. За час навчання в школі зарекомендував себе здібним дисциплінованим учнем. До навчання ставиться сумлінно, має глибокі й міцні знання з усіх предметів, усебічно роз­винений. Багато читає художньої літератури. Останні три роки очолював шкільний драматичний гурток. Брав активну участь у культурно-масових заходах.

На «відмінно» закінчив курси машинопису та користувача персональним компьютером.

Брав участь у районних олімпіадах з української мови та літератури, фізики, де посідав 1—2 місця. Захоплюється футболом. Виступав за збірну команду школи.

Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки това­ришів і відверто про це говорить. Доброзичливий, стрима­ний, урівноважений.

Характеристика видана для подання в приймальну ко­місію Харківського державного педагогічного університету ім. Г.С.Сковороди.

Директор школи (підпис) І.П.Аксьонов
(печатка)
Класний керівник (підпис) К. П. Гур’їна
(дата)

 

Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Зразок автобіографії

Автобіографія

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1973 року в м.Лозова Харківської області.

1980 року пішов у перший клас ЗОШ І — III ступенів № 3 м. Лозова.

1990 рокуі після закінчення школи всту­пив до Харківського державного університету на філологіч­ний факультет, відділення «Українська мова та література».

1995 року закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Українська мова та література». Після закінчення університету присвоєно мені кваліфікацію вчи­теля української мови та літератури. З вересня 1997 року й до цього часу працюю вчителем у ЗОШ І—III ступенів № 199 м. Харкова.

З вересня 2005 року заочно навчаю­ся в аспірантурі при кафедрі української мови філологіч­ного факультету Харківського національного університету ім. В.М. Каразіна.

Маю перший розряд із шахів, кандидат у майстри спорту з важкої атлетики. У 2001 році став переможцем конкурсу «Кращий учитель року Харківщини».

Батько, Шевченко Павло Вікторович, 1956 року народ­ження, працює інженером-механіком в АТП-20164 у місті Лозова Харківської області.

Мати, Шевченко Надія Олегівна, 1959 року народження, працює директором ЗОШ І — III ступенів №2 м. Лозова Харківської області.

Склад сім’ї:

Дружина, Шевченко Ольга Іванівна, 1975 року народ­ження, працює вчителем української мови та літератури в ЗОШ І-ІІІ ступенів № 106 м. Харкова; донька, Шевченко Олеся Василівна, 1999 року народження.

Зараз проживаю із сім’єю за адресою: 12986, м. Харків вул. П. Сагайдачного, 9, кв. 12. Тел. 11-23-45. Паспорт серія ММ, № 178254, виданий РУ МВС України в м. Харкові 9 березня 1999 року.

30 березня 2009 року (Підпис)