Членування та нумерація частин тексту

 

 

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерація тощо. Вона є зовнішнім виразом композиційної будови ділового документа.

Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Слово “абзац” позначається також частина тексту між двома такими відступами.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом абзац може складатися з одного речення (якщо цьому реченню надають особливого значення), а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках абзац повинен бути внутрішньо замкненою смисловою одиницею, бо інакше процес читання й обробки документа значно утруднюється.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

За комбінованої схеми нумерація може доповнювати абзацне членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) й застосуватися всередині абзаців. Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки – звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів абзацного членування та нумерації.

При використанні знаків різних типів комбінована система має будуватися за складаючою ознакою:

А Б В Г Д...

І ІІ ІІІ ІV V...

1 2 3 4 5...

1) 2) 3) 4) 5)...

а) б) в) г) д)...

Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумерують найчастіше римськими цифрами; підрозділи – арабськими, пункти всередині розділів – малими літерами.

Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й словесні найменування (параграф, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Тут діють такі правила:

- рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;

- однорідні засоби нумерації вимагають точного дотримання правил пунктуації.

Комбінована система нумерації майже неможлива без заголовків. Заголовок має:

- точно відповідати змістові документа або його частини;

- бути логічно повноцінним – недвозначним і несуперечливим;

- бути по можливості якнайкоротшим.

Суто цифрова система нумерації широко застосовується у діловодстві та науково-технічній літературі. Вона дає змогу обійтися без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт та ін.) і без заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:

- кожна складова тексту, яка відповідає поняттям “частина”, “розділ”, “пункт”, “Підпункт”, дістає свій номер;

- номери позначаються лише арабськими цифрами;

- після кожної цифри ставиться крапка;

- номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових вищих ступенів поділу. Так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (перший, другий, третій); підрозділи – 1.1; 1.2; 1.3; (перший підрозділ першого розділу та ін.); пункти нумеруються: 1.1.2; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу та ін.);

- номери найбільших за обсягом частин тексту – перший, найвищий ступінь поділу – складаються з однієї цифри;

- на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2);

- на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.

 

 

Правила оформлення заголовків і підзаголовків

 

 

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків.

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передає їй.

Текст від заголовка пишеться через 3 – 4 інтервали.

Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться у розрядку, тобто з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова.

Підзаголовки пишуться малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком – два інтервали, а від підзаголовка до тексту – три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування, підзаголовки пишуться ідентично, приміром:

Правила бібліографічного опису

Частини, елементи й ділянки опису

 

чи біля лівого поля:

Тексти з ілюстраціями

 

 

 

 

Практичне заняття 1-2

Тема. Історія розвитку діловодства.

План

1. Виникнення сварочинства.

2. Активне діловодство.

3. Козацьке діловодство.

4. Сучасне діловодство в Україні.

5. Текстове оформлення документів.

6. Функції документа.

7. Класифікація документів.

8. Організація діловодства в установах.

 

Практичне заняття 3-4

Тема. Оформлення реквізитів на документах.

Стилістика ділового мовлення.

План

1. Складання заголовка документа.

2. Датування на індексацію документів.

3. Адресування та оформлення тексту документа.

4. Загальні положення щодо написання тексту.

5. Класифікація документів за способом викладу матеріалу.

6. Особливості складання листів.

Практичне заняття 5-6

Тема. Складання документів із загальних питань

 

1. Розробка нормативно-правових документів.

2. Підготовка розпорядчих документів.

3. Складання організаційних документів.

4. Оформлення документів колегіальних органів.

5. Призначення довідково-інформаційних документів.

 

Теми для самостійного опрацювання

 

1. Наказове діловодство.

2. Виконавче діловодство.

3. Радянське діловодство.

4. Особливості створення документів.

5. Управління службою діловодства.

6. Вимоги до оформлення документів.

7. Вимоги до друкування документів.

8. Погодження та засвідчення документів.

9. Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні.

10. Документи з низьким рівнем стандартизації.

11. Документи з високим рівнем стандартизації.

12. Закони і підзаконні нормативно-правові акти.

13. Особливості складання розпорядчих документів.

14. Види документів, що відносяться до розпорядчих. Навести приклади.

15. Основні документи колегіальних органів.

16. Довідково-інформаційні документи.

17. Функції наказу.

18. Проаналізувати типові помилки, які трапляються в розпорядженнях.

19. Види службових листів.

20. Дати характеристику положення як правового акту.

21. Укладання договорів. Правова основа договору.

22. Подання претензій та оформлення позовних заяв.

23. Пропозиції. Відповіді на пропозицію.

24. Укладання контрактів.

25. Трудові угоди.

26. Реквізити документів та їх оформлення.

27. Розмноження документів.

28. Абревіатура та графічні скорочення в ділових документах.

29. Специфіка синтаксису в управлінському документуванні.

30. Особливості складання розпорядчих документів.

31. Таблиця як документ.

32. Відкриття рахунків у банку.

33. Написання доручень, довіреностей і розписок.

 

 

ІІ. Змістовий модуль

Лекційний матеріал з курсу. Управлінське документування як організаційна складова у становленні сучасного керівника навчального закладу