Призначення та класифікація документів

 

Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснювати, викладати справу”.

Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, навчальний приклад, “взірець”. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” говориться, що “документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документа та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

У наш час термін “документ” є загальною назвою всіх юридично значущих джерел інформації. У сучасній літературній мові слово “документ” має кілька значень:

1. Матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта тощо).

2. Діловий папір, що підтверджує будь – який факт або право на щось; у праві – складений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт).

3. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка).

4. Історично достовірні писемні джерела (грамота, акт, малюнок).

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується у сфері управління. Тут документ є, насамперед, зафіксованим письмовим способом носієм інформації і, водночас, своєрідним “ матеріалом”, “ сировиною для обробки”. Ця “сировина” повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно давати інформацію. Це стосується, передусім, цифрової документації, обробка якої повністю комп’ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Документ має такі властивості:

- є носієм, і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше;

- має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

- уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі і доборі слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість, як така – відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стандартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

Усі ділові папери різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою документи поділяють на три групи.

1. Документи, котрі відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як правило, готуються заздалегідь і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками.

2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності й швидкості їх використання, обробки, частина інформації готується заздалегідь.

3. Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст, де мовні засоби автор – укладач добирає сам.

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом – оформлення документів визначено стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

В останні часи, за значного збільшення обсягів інформації, доля її на паперових носіях в діловодстві зменшилась. Цьому сприяє розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів у персональний комп’ютер, текстового і графічного видів обробки інформації в документах, що дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впровадження електронного транспортування, доступ до необхідної ділової інформації через бази даних тощо. Сучасні системи автоматизації процесів діловодства дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику. Алгоритмом також передбачено, що така система пам’ятає, де і в разі потреби нагадає про необхідність завершення роботи з ним.

 

Функції документів

 

Серед функцій документа виділяють загальні і спеціальні.

Загальними функціями документа є:

інформаційна: будь – який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію – причина укладання будь – якого документа;

соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною проблемою;

комунікативна: документ є засобом зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальними функціями документа є:

управлінська: документ єінструментом управління; цю функцію мають управлінські документи, що створені спеціально для реалізації завдань управління;

правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і право взаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і право взаємин, а також будь – які документи, які набувають правової функції на деякий час;

історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації.

Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначенням, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Можна виділити функціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації в цілому. У ній знайде відображення специфіка будь-якої сфери діяльності.