Наукова обробка документів. Порівняльна характеристика дайджеста і досьє.

Найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а кон­кретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді, є аналі­тичні документи. Довгий час аналітичні документи зарахо­вували до оглядових, об’єднуючи в групу оглядово-аналітич­них документів. У зв’язку зі зростаючою суспільною потребою в аналітичній інформації, специфікою складання, розмаїттям аналітичних документів, їх доцільно розглядати як самостійний вид вторинного документа.

Нині немає загальноприйнятої класифікації аналітичних документів. Однак основною ознакою класифікації вважається глибина аналізу змісту першоджерела. На цій основі виділя­ють такі види аналітичних документів: огляд стану питання, критичні, аналітичні, прогнозні огляди, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тема­тичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін.

Для класифікації аналітичних документів особливо важ­ливими є такі ознаки: функціональне призначення (предмет) аналізу; характер питань, що розглядаються; цільове і читацьке призначення; зміст (тематичні межі); глибина ретроспекції; форма викладу; спосіб розповсюдження, періодичність підго­товки і видання. Ця загальна класифікація, охоплюючи як

неопубліковані аналітичні документи, так і опубліковані, які видають бібліотеки, органи НТІ, центри інформаційного аналі­зу, видавництва та інші організації, значно полегшує орієнту­вання фахівців, учених, інформаційних фахівців у потоці пер­винних документів.

Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного ана­лізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тен­денцій розвитку проблеми, що розглядається. їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інфор­мації, що в них міститься. Для аналітичного документа ха­рактерною є наявність “аналітичної частини”, яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа.

Аналітичні документи дають змогу уявити інформаційну модель проблеми.

Це, перш за все, аналітичний огляд, інформа­ційно-аналітична довідка, інформаційний звіт про діяльність тощо. Саме ці документи, створювані внаслідок аналітико-син- тетичної переробки інформації з первинних документів, дають змогу всебічно висвітлити проблемну ситуацію. Для створен­ня таких документів застосовують як загальнонаукові мето­ди, так і інформаційно-прогностичні методики (контент-аналіз, івент-аналіз, моделювання, когнітивне карторування і т. ін.).

У загальному вигляді методика створення аналітичних документів — це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації. Більшість із зазначе­них інформаційних документів мають містити так звані вивідні знання про тенденції розвитку проблеми та шляхи її вирішення. Наявність нового (вивідного) знання в таких до­кументах породжує суперечність щодо зарахування їх до вто­ринних. Методи, які застосовують для створення аналітичних оглядів, інформаційно-аналітичних довідок, аналітичних за­писок та інших інформаційних документів, широко викори­стовують у процесах науково-пізнавальної діяльності. Саме тому аналітично-синтетична обробка документів належить до рівня наукової обробки документів. Аналітичні документи допома­гають зорієнтуватися не лише в потоці первинних документів, а й у змісті проблеми в цілому.

Цільове призначення аналітичного документа визначаєть­ся рішенням, яке споживач має прийняти на його основі. У зв’язку з цим інформаційні потреби для вирішення конкрет­них завдань можуть бути різноманітними, зокрема:

· отримати уявлення про зміст первинних документів з певної проблеми з метою відбору цінних джерел для поглиб­леного вивчення;

· оцінити стан і шляхи розвитку відповідної галузі на­уки і техніки з метою визначення місця проблеми, яка вирі­шується, поміж інших проблем;

· використати новітні досягнення своєї й інших галузей науки і техніки з метою підвищення ефективності створюва­ної техніки і технології;

· звернути увагу на проблему, яку вивчають з метою пока­зу позитивних і негативних сторін досліджень, що проводяться;

· оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі на­уки з метою визначення найперспективніших рішень постав­леного завдання;

· визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

· встановити наукову значущість ідей, теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирі­шенні конкретного завдання;

· виявити тенденції розвитку основної і суміжних галу­зей науки і техніки та встановити оптимальні технічні й еко­номічні показники нових об’єктів, які створюють.

Структура аналітичних документів має багато спільного, однак є і певні особливості кожного виду.

Огляд стану питання — це огляд, що містить систематизо­вану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розгля­дається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об’єкта, організації і т. ін.).

Огляд стану питання (проблеми, теми) складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст. Підкреслені елементи є обов’язковими, а решта — факультативними.

У вступі обґрунтовують вибір теми (вказують наукову і практичну значущість та актуальність теми (проблеми, пи­тання), її зв’язок з іншими галузями науково-практичної діяль­ності), визначають цільове призначення огляду, часові межі аналізованого періоду, види використаних документів, підкрес­люють особливості огляду порівняно з існуючими оглядами з певної тематики, вказують тематичні межі аналізу питання, що розглядається.

Аналітична частина огляду містить аналіз, оцінку й уза­гальнення систематизованих даних і фактів, які характеризу­ють стан об’єктів наукових досліджень (явищ, процесів, речо­вин), що розглядаються в огляді; існуючі концепції, погляди, положення, невирішені питання, методи і засоби дослідження; стан досліджень і розробок пристроїв, технологічних процесів, матеріалів тощо; стан досліджень науки і виробництва (до­сягнутий рівень, організаційно-технологічна та економічна ситуація, тенденції розвитку).

· При підготовці оглядів слід дотримуватися таких основ­них положень:

· в огляді мають відображатися всі погляди на питання, що аналізуються, незалежно від власної концепції автора;

· особливу увагу слід приділяти аналізу нової інформації, нових даних, нових проблем і шляхам вирішення їх;

· недопустимим є використання застарілих відомостей, або тих, що викликають сумніви;

· суперечливі відомості, що містяться в первинних доку­ментах, мають виділятися і спеціально обговорюватися;

· усі порівняльні характеристики мають зіставлятися за допомогою табличної чи графічної форми надання даних.

Критичний аналітичний огляд містить систематизова­ну, яку критично (науково, технічно, економічно) оцінив і уза­гальнив автор огляду, інформацію про стан питання, що роз­глядається. Його основна мета — оцінка стану, визначення основних тенденцій і перспективних шляхів розвитку питання (проблеми, теми), що розглядається, а також синтез нового наукового знання. В оглядово-аналітичному документі обо­в’язковими є зіставлення й авторська оцінка новизни, науко­вої і практичної значущості питання. Критичний огляд може містити висновки про невирішені проблеми, нову інтерпрета­цію відомих положень, нові ідеї, концепції та інші форми на­укового знання. Саме ці характеристики критичного огляду часто ставлять під сумнів його зарахування до вторинних до­кументів.

Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.

Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відобра­жає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його струк­тури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об’єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.

Прогнозний огляд складають для інформування про перс­пективи розвитку об’єкта на 5—10 років уперед і передбача­ють аналіз:

· підстави для створення вторинного документа;

· стану і структури об’єкта прогнозування, сукупності па­раметрів, які визначають науковий (технічний) рівень і перс­пективність його розвитку;

· вивчення опублікованих і неопублікованих вітчизняних та зарубіжних прогнозів й оцінок авторитетних учених та організацій, проблем, тенденцій і перспектив розвитку певної галузі;

· розвитку фундаментальних і прикладних досліджень, результати яких можуть вплинути на усунення причин, що стримують вирішення проблеми;

· підготовленості сфери до використання нових наукових ідей, принципів, матеріалів, процесів і т. ін.

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об’єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

Інформаційний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферата з коротким викладом завдання дослі­дження та отриманих результатів і зі вступу, в якому харак­теризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджу­ваної проблеми. У самому тексті звіту викладають зміст зав­дання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі ме­тоди і способи вирішення, розрахунки і результати експери­ментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та ана­лізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцін­кою результатів і шляхів використання їх.

Модифікацією аналітичного документа за цільовим при­значенням та методикою створення є такі інформаційні доку­менти, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.

Тематичні підбірки як вид аналітичних документів — це синтезована сукупність первинних документів, частин тек­сту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібра­них з певного питання (проблеми). їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел.

Основними етапами складання тематичної підбірки є:

· ознайомлення з темою, складання рубрикатора, тобто пе­реліку розділів, підрозділів;

· виявлення опублікованих документів з теми, складання бібліографічного списку;

· копіювання текстів документів, їхніх частин, анотацій, рефератів, перекладів, фактографічних даних;

· групування текстів документів;

· оформлення змісту тематичної підбірки і списку пере­глянутих джерел, написання передмови.

Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформа­ції, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріала­ми; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел.

Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест.

Дайджест — це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікаві­ших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжува­ними. Дайджестом також називають короткий виклад чого- небудь. Це фрагменти текстів багатьох документів (цитати, витяги, конспекти, інколи реферати), підібрані з певної теми, не забезпеченої узагальнюючими публікаціями, яка є у сфері постійних інтересів споживачів. Часто їх складають для керів­ників. Особливо вони популярні в системі вищої школи, коли немає навчальних посібників з нових розділів курсу.

Авторське бачення укладачів дайджестів виявляється:

· у панорамному баченні проблеми, що на початковому етапі може бути недостатньо чітко окреслена;

· у пошуку інформації;

· в екстрагуванні, тобто у вилученні необхідних фрагментів тексту;

· у групуванні інформації і наданні її в зручній для спожи­вачів формі.

Дайджест — це вторинний документ, результат аналітико- синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст “під завдання”: під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педа­гога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т. д.

Дайджест має проблемно-тематичне спрямування. Його специфіка, на відміну, наприклад, від проблемно-тематичних покажчиків, полягає в тому, що одиницями групування є не документи загалом, а фрагменти їхніх текстів (іноді досить невеликі за обсягом). Для дайджестів характерним є:

· вузькість тематики;

· різність аспектів розгляду проблеми;

· різниця в термінології, яку застосовують фахівці різних галузей;

· можливі розбіжності у відомостях, незбігання поглядів авторів.

Усе це зумовлює особливі вимоги до аналізу та синтезу, а також групування матеріалів і форми подання їх, яка має бути оглядовою, що полегшує сприйняття інформації завдяки ак­центуванню уваги на ідеях, що не збігаються, на концепціях, висновках або результатах.

Кожний фрагмент, який вилучають з тексту первинного документа, має супроводжуватися посиланням на першодже­рело. Це особливо важливо, позаяк запозичення чужих ідей, концепцій і висновків без посилань на автора першоджерела вважається плагіатом, порушенням авторського права.

Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділе­ний на параграфи; список використаних джерел; додатки — ілюстративний матеріал (таблиці, графіки, діаграми, які роз­кривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідністі).

Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.

Прикладом аналітичного вторинного документа є досьє. Досьє — це формалізований, тобто складений за певним пла­ном вторинний документ, який містить розгорнуту характе­ристику об’єкта (окремої особи, організації, товару або послу­ги і т. д.).

Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної перероб­ки значної кількості первинних документів і постійно актуалі­зують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.

Роботу зі створення досьє розпочинають із складання плану - макету, який часто запозичують з довідників, каталогів, путі­вників, фактографічних баз даних, адаптуючи до специфіки об’єкта. Зміст досьє диференціюють залежно від того, ство­рюється воно на особу, організацію чи на програму.

Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу “Хто є хто в науці”), то в ньому фіксується: прізвище, ім’я, по бать­кові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.

Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну осо­бу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану органі­зацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, ком­прометуючі відомості); членство в міжнародних, національ­них і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації.

Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); на­зва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіо­нальна, галузева); організації-учасники (розробники); коорди­натор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапа­ми); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний мо­мент; джерела виявлених відомостей.

Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матері­алів виставок, рекламних проспектів, ресурсів інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.

Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.

Прес-реліз — листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації.

До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:

· зацікавленість споживачем (інформативність);

· змістовність (інформаційна місткість);

· яскравість у рекламному оточенні (контрасність);

· виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);

· запам’ятовуваність (вторинна фіксація уваги — зворот­на інформація);

· вчасність — необхідність для певних споживачів у по­трібний час.

Останнім часом, складаючи вторинні документи, щораз ширше використовують інформаційні технології. Фактично більшість операцій, які підлягають формалізації, можуть здійснюватися за допомогою комп’ютерних і телекомуніка­ційних технологій. До них можна зарахувати відбір первин­них документів з електронних баз даних, складання бібліо­графічних описів, анотацій і рефератів, відбір більшості вто­ринних документів. Самі процеси створення вторинних доку­ментів, здійснювані за допомогою ЕОМ, приводять до створен­ня якісно нових інформаційних продуктів — баз даних. Од­нак комп’ютерна і телекомунікаційна технологія є лише засо­бом наукової обробки документів. Порівняльна оцінка, відбір документів, аналітико-синтетична обробка їх за змістовою оз­накою — прерогатива референтів-аналітиків, бібліографів, ін­ших інформаційних посередників-професіоналів. Вони визна­чають тематичні межі, цільове і читацьке призначення та оста­точний відбір документів.