Бухгалтерська обробка документів.

 

Більшість документів, як правило, складають у різних структурних підрозділах підприємства або надходять зі сторони (від інших підприємств, організацій, установ, фізичних осіб). Документи після виконання господарських операцій, зафіксованих у них, передаються до бухгалтерії для подальшої обробки.

Бухгалтерська обробка документів полягає у їх перевірці, розцінці (таксуванні), групуванні і контируванні (рис.6.4).

 

Її мета – підготувати документи до наступних записів на рахунках, регістрах синтетичного і аналітичного обліку і т.д.

 

перевірка

розцінка (таксування)

групування

контирування

по суті

за формою

арифметично

Рис.6.4. Бухгалтерська обробка документів

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік.

Перевірка по суті – це перевірка документів на доцільність здійснених господарських операцій, відповідність їх чинному законодавству, установчим документам підприємства, встановленим лімітам тощо.

Перевірка за формою – це перевірка повноти і правильності заповнення всіх реквізитів документів, справжності підписів відповідальних осіб, своєчасності складання документа і передачі його до бухгалтерії.

Арифметична перевірка – це перевірка арифметичних підрахунків, здійснених у документах (правильності визначення суми господарської операції).

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать нормативно-правовим актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані керівнику підприємства, установи для прийняття рішення. Якщо в результаті перевірки внутрішніх документів встановлено недоліки в їх заповненні (неправильно складені або неповністю оформлені), такі документи підлягають дооформленню або заповненню вдруге особами, які їх склали. Якщо виявлено помилки у зовнішньому документі, підприємству, що його склало, надсилають повідомлення про необхідність виправлення помилок. При цьому бухгалтер складає довідку-розрахунок до даного документа і робить правильний бухгалтерський запис.Після перевірки документи підлягають розцінці (таксуванню). Розцінка (таксування) документів – це оцінка господарської операції, оформленої даним документом, у грошовому вимірнику, тобто це проставляння ціни і суми у відповідних графах документа. Групування документів – це об’єднання однорідних за змістом первинних документів у групи і запис у накопичувальні та групувальні відомості для визначення загального підсумку за кожною групою, що значно спрощує і скорочує подальші реєстраційні операції. Контирування документів – це зазначення у документах кореспонденції рахунків (у спеціального відведених для цього графах або у вільних місцях). Документи із зазначеними проводками використовують для відображення господарських операцій, оформлених даними документами, в регістрах синтетичного і аналітичного обліку.Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати
відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання:- при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр;- при обробці на обчислювальній установці – відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку, або відмітку, придатну для її оброблення електронними засобами.Усі документи, що додаються до прибуткових та
видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою
для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат,
підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом
«Одержано» або «Сплачено» із зазначенням дати (числа, місяця,
року).

На цьому практично завершується бухгалтерська обробка документів.

Документо­обіг та його організація.

Документообіг – це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів.З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання
для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом
керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання
від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до
обліку, передача в обробку та до архіву. Графік документообороту на підприємстві, в установі повинен: Ø забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ;Ø визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі;Ø сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або
переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що
виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також
усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів
виконання робіт.Працівники підприємства, установи створюють і подають
первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за
графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх
подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються
ці документи. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

Документообіг на підприємстві можна представити схематично (рис.6.5):

Рис. 6.5. Процес документообігу на підприємстві

Зберігання документів.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли
обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. До передачі їх до архіву підприємства вони повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах,
металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх
схоронність. Документи в електронному вигляді повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку
ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру,
комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву. Зберігання документів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. За його рішенням можлива видача документів із архіву або бухгалтерії працівникам інших структурних підрозділів. У разі зникнення або знищення документів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення.Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих
органів, охорони і державного пожежного нагляду.Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Терміни зберігання документів зазначені у Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41. Наприклад, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах, облікові регістри зберігають 3 роки.Бухгалтерські звіти і баланси, пояснювальні записки до них, додатки до балансу, спеціалізовані форми: річні – постійно, квартальні – 3 роки.Договори про матеріальну відповідальність – 5 років.Особові рахунки працівників – 75 років.