Класифікація бухгалтерських документів за призначенням

Документ – це письмовий доказ здійснення господарських операцій

Документи поділяються на різні види залежно від місця складання, призначення та інших ознак. Одною з ознак класифікації є:

За призначенням:

1) Виконавчі – підтверджують факт виконання операцій, служать підставою для облікових записів.

2) Розпорядчі (платіжне доручення, доручення на отримання матеріальних цінностей).

3) Документи бухгалтерського оформлення – виконують роль технічної підготовки даних, самостійного значення не мають, складаються на основі виконавчих документів (відомості, розрахунки).

4) Комбіновані (видатковий касовий ордер).

Класифікація бухгалтерських документів за способом охоплення господарських операцій та за обсягом відображення господарських операцій

За обсягом відображення господарських операцій документи поділяються на первинні та зведені. Первинні документи відображають господарські операції в момент їх здійснення. Усі документи, якими зафіксовано факти здійснення господарських операцій, для бухгалтерії є первинни­ми. Первинні документи різняться за формою і змістом і ця різниця не залежить від техніки їх оформлення та обробки чи місця складання. Зведені документи складаються на підставі первинних доку­ментів одного спрямування за відповідний звітний період. А тому вони характеризують певні зміни на підставі не однієї господар­ської операції, а цілого комплексу таких операцій. До цих доку­ментів належать: звіти матеріально відповідальних та підзвітних осіб (звіти касирів, авансові звіти, звіти комірників, завідувачів складів), розрахунково-платіжні відомості, відомості накопичен­ня витрат на виробництво продукції за її найменуваннями, відо­мості накопичення непрямих витрат. Зведені документи уза­гальнюють однорідні господарські операції на підставі первин­них документів і дають синтезовану та систематизовану інфор­мацію в розрізі необхідних для управління показників.

За способом охоплення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи відображають одну господарську операцію і таких більшість (акти, вимоги, накладні, рахунки-фактури, касові ордери та ін.).

Накопичувальні документи використовуються протягом пе­вного періоду (тиждень, декада, місяць) для відображення одно­рідних за змістом операцій, що часто повторюються. Такі опера­ції послідовно записують у відповідні відомості, журнали, карт­ки, а після закінчення звітного періоду підбивають підсумки за всіма операціями. При цьому бухгалтерські проведення оформ­ляються не за кожною окремою операцією, а загальним підсумком за звітний період. З-поміж накопичувальних документів найбільш поширеними є лімітно-забірні картки, акордні та бригадні наряди на виконання робіт, відомості випуску готової продукції.

Основні функції бухгалтерської документації

Документація – спосіб оформлення господарських операцій в відповідних документах, призначені для первинного спостереження засобами масової інформації. Документація надає БО юридичну силу.

Документ - письмове свідчення про здійснення господарської діяльності.

Функції бухгалтерської документації:

1. управлінська (розпорядження, доручення, вимоги)

2. контрольна

3. юридична (правова)- це письмовий доказ здійснення господарських операцій в суді.

Перевірка документів, їх зберігання. Виправлення помилок у первинних документах і реєстрах.

 

Складені в різних підрозділах облікові документи передаються в бухгалтерію в призначений термін. Обробка документів передбачає наступні операції:

1)Перевірка документів: законність операції, дотримання вимог щодо оформлення правильності арифметичних розрахунків

Види перевірки:

· перевірка по суті – полягає у встановленні доцільності здійснення операції, її законності, а також дотримання норм, розцінок, лімітів...

· формальна перевірка – полягає в перевірці повноти і правильності заповнення всіх реквізитів, достовірність всіх підписів, а також чіткість формування самого змісту операції, кількісних та вартісних показників

· арифметична перевірка – полягає в перевірці правильності підрахунків в документах

Після прийняття і перевірки документів вони підлягають подальшому опрацюванню:

2) розцінювання полягає у проставленні у відповідних графах документу ціни і суми

3) групування документів полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів і групування їх в спеціальних відомостях з метою визначення підсумку.

4) контирування полягає у зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких відображається дана операція, завдяки складанню бухгалтерських проводок. Відображається або на самому документі, або в меморіальному ордері.

Після повної обробки документів в бухгалтерії складання регістрів та звітності документи передаються до архіву під відповідальність головного бухгалтера. Архіви розрізняють: поточні і постійні.

При обліковій реєстрації можуть бути допущені помилки. Застосовують такі методи їх виправлення:

- коректурний – неправильний запис закреслюють тонкою рискою, поряд пишуть правильну суму, яку засвідчує підписом особа, що зробила виправлення та проставляють дату здійснення виправлення

- додаткових записів – застосовують у тих випадках, коли бухгалтерське проведення складене правильно, але в меншій сумі ніж фактично виконана операція

- червоного сторно – полягає у тому, що неправильний1 запис сторнують складанням такого самого бухгалтерського проведення і в тій самій сумі, тільки червоним чорнилом. Після сторнування роблять правильний запис, виправлення завіряють підписами.

Зовнішні документи додаються до правильних бухгалтерських записів та одночасно додається лист на відповідне підприємство.

 

Інвентаризація активів та зобов’язань.

 

Інвентаризація здійснюється згідно з наказом Мінфіну №69 від 11.06.94 р.

Інвентаризація – це елемент методу бухобліку, який використовується для забезпечення перевірки відповідності облікових даних, про засоби, їх джерела і розрахунки шляхом перевірки їх фактичної наявності в натурі або при проведенні співставлення документів і їх порівняння з даними обліку.

Інвентаризація здійснюється комісією, голова – директор, до складу входить головний бухгалтер.

Види інвентаризації:

1) Повна – охоплює всі види матеріальних цінностей розрахунків по всіх матеріально-відповідальних особах. Проводиться щорічно перед складанням щорічного звіту, але не раніше 1 жовтня

2) Часткова – це проведення інвентаризації по певній частині ТМЦ, або окремих матеріально-відповідальних особах

3) Суцільна – різновид повної інвентаризації, охоплює всі види засобів, які знаходяться на зберіганні однієї матеріально-відповідальної особи

Обов’язкова інвентаризація здійснюється в наступних випадках:

- передача держмайна в оренду;

- приватизація;

- корпоратизація;

- зміна матеріально відповідальної особи;

- встановлення факту крадіжки і зловживань;

- за розпорядженням судово-слідчих органів;

- при реорганізації або ліквідації.

При виникненні розбіжностей матеріально відповідальна особа дає письмові пояснення. Надлишок основних засобів підлягають оприбуткуванню й зарахування на фінансові результати господарської діяльності. Нестача матеріальних цінностей у межах затверджених норм списується на витрати виробництва, для бюджетних установ – для зменшення фінансування. Наднормативна нестача списується на збитки, коли не встановлена винна особа.

Інвентаризація коштів здійснюється по їх фактичній наявності.

Нестача повертається касирам, а надлишок оприбутковується в дохід підприємства.

Інвентаризація розрахунків з іншими підприємствами здійснюється на підставі контокорентних виписок з особових рахунків. Результати інвентаризації відображаються у бух обліку в 10-денний термін.