Організація документів у межах архівного фонду і нефондового комплексу

3.5.1. Основні класифікаційні одиниці архівного фонду і нефондового комплексу

3.5.1.1. Основними класифікаційними одиницями організації документів у межах архівного фонду чи нефондового комплексу є справа, одиниця обліку, одиниця зберігання. Зазначені одиниці є також одиницями виміру кількості документів, в яких здійснюється їх облік.

3.5.1.2. Найнижчою структурно неподільною одиницею архівного фонду чи нефондового комплексу є один документ чи його частина, що має самостійне значення, або цілісна сукупність документів з однорідними носіями інформації, що об'єднані зв'язком походження, призначення, належністю до однієї події, теми, питання, об'єкта, наукової праці чи твору літератури, мистецтва. Для документів з паперовими носіями такою одиницею є справа, для документів зі спеціальними носіями - одиниця обліку.

Справа може формуватися з одного документа, частини одного документа або сукупності документів, що об'єднані за однією або декількома спільними ознаками. Основними ознаками для формування справ є: авторська, кореспондентська, номінальна, предметна (тематична), хронологічна, географічна.

Одиниця обліку може містити один документ або сукупність документів:

- що належать до одного фільму, журналу, спецвипуску, сюжету тощо - для кінодокументів;

- із записом одного сюжету (для відеодокументів), однієї події, одного твору літератури і мистецтва тощо чи кількох сюжетів, подій, творів, що об'єднані за авторською, тематичною чи іншою ознакою - для відео- і фонодокументів;

- із зображенням одного чи декількох споріднених певних зв'язком об'єктів (осіб, предметів, явищ) - для фотодокументів;

- що об'єднані за ознакою походження, призначення і/або змісту - для електронних документів.

Фотодокументи з паперовими носіями групуються у справи на загальних засадах.

Справа/одиниця обліку науково-технічних документів є окремим документом (аркушем креслення, текстовим чи табличним документом, мікроформою, файлом, що має самостійне значення) або сукупністю документів з однорідними носіями інформації, що стосуються певного питання.

3.5.1.3. Одиницею зберігання є один або декілька фізично відокремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаються разом, в окремому первинному пакованні (зброшурованому томі, папці, конверті, футлярі тощо).

Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа.

Одиницею зберігання документів зі спеціальними носіями є один фізично відокремлений носій інформації:

- рулон кіноплівки чи магнітної стрічки - для кінодокументів;

- рулон магнітної стрічки, касета, диск - для відеодокументів;

- рулон магнітної чи паперової стрічки, грамофонний оригінал, грамплатівка, валик, диск - для фонодокументів;

- негатив, контратип (на правах оригіналу), слайд, позитив, рулон діафільму - для фотодокументів(1);

- магнітна стрічка, диск, дискета - для електронних документів.

---------------

(1) Одиниця зберігання може складатися з декількох кадрів панорамної зйомки.

Одиниця зберігання документів з спеціальними носіями може містити одну частину однієї або декілька одиниць обліку. Відповідно, одиниця обліку таких документів може бути цілою одиницею зберігання або її частиною чи складатися з декількох одиниць зберігання.

3.5.2. Групування документів архівного фонду відповідно до схеми його систематизації

3.5.2.1. Формування і систематизація справ для документів офіційного походження здійснюється, як правило, у службах діловодства та архівних підрозділах юридичних осіб, для документів особового походження - в архівах.

3.5.2.2. Справи в межах архівного фонду групуються у вищі структурні групи за схемою систематизації фонду, що закріплюється описом/описами справ фонду.

Укладання схеми систематизації передбачає:

- вивчення історії (біографії) фондоутворювача, його структури, функцій, підпорядкованості, організації документів у діловодстві, історії формування фонду;

- укладання проекту схеми систематизації та його доопрацювання після завершення систематизації справ фонду.

3.5.2.3. Схема систематизації архівного фонду юридичної особи може відображати структуру фондоутворювача, його функції, склад фонду за видами і різновидами документів або їх основними темами.

Групування справ здійснюється переважно за такими ознаками:

- хронологічна (за періодами або датами створення документів);

- структурна (відповідно до структури фондоутворювача);

- функціональна, галузева, тематична, предметно-питальна (з врахуванням функцій або галузей діяльності, тем чи питань, відображених у документах);

- номінальна (за видами і різновидами документів);

- авторська (за назвами або прізвищами авторів);

- географічна (за географічними назвами, з якими пов'язано зміст документів);

- кореспондентська (за назвами або прізвищами одержувачів документів).

Систематизація справ здійснюється послідовно за однією, двома або поєднанням ознак, застосування яких буде визнано доцільним для всіх або окремих груп фонду. Ознаки групування справ обираються з врахуванням значення тієї чи іншої ознаки для повноти відображення діловодного та смислового зв'язку між справами.

Одиниці обліку групуються, як правило, окремими описами за видами носіїв інформації, всередині описів - за однією або декількома зазначеними ознаками із врахуванням особливостей носіїв інформації.

3.5.2.4. Поєднання структурної і хронологічної ознак дає найпоширеніші варіанти схеми систематизації: хронологічно-структурну і структурно-хронологічну.

Хронологічно-структурна схема систематизації (за хронологією створення справ, в межах кожної хронологічної групи - за структурними підрозділами), як правило, застосовується під час складання описів справ діючих юридичних осіб зі спрощеною структурою, а також ліквідованих осіб із часто змінюваною структурою.

Структурно-хронологічна схема систематизації (за структурними підрозділами, а в межах кожного з них - за хронологією створення справ) найчастіше застосовується у процесі складання описів справ ліквідованих юридичних осіб із стабільною і нескладною структурою.

Поєднання хронологічної і функціональної ознак дає хронологічно-функціональний і функціонально-хронологічний варіанти схеми систематизації.

Хронологічно-функціональна схема систематизації застосовується для юридичних осіб із часто змінюваною структурою. У разі застосування цієї схеми справи систематизуються за роками започаткування і далі за функціями діяльності з врахуванням їх значимості (організаційно-розпорядча, планування, фінансування тощо).

Функціонально-хронологічна схема систематизації передбачає первинне групування справ за функціями (напрямками, видами діяльності), а далі - за хронологією.

Для групування справ у незначних за обсягом фондах застосовуються хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації.

Хронологічно-номінальна або номінально-хронологічна схеми систематизації справ застосовуються здебільшого до документів невеликих безструктурних юридичних осіб.

3.5.2.5. Під час систематизації справ за схемою слід дотримуватися таких вимог:

- справи належать до того року, в якому започатковані у діловодстві або надійшли від іншої юридичної особи (структурного підрозділу) для продовження;

- справи, які започатковано в діловодстві одного структурного підрозділу і передано для завершення іншому структурному підрозділу, належать до останнього підрозділу;

- справи з планами незалежно від дати їх складання належать до року, на який їх укладено, довгострокові плани належать до першого року їх дії; звіти належать до того року, за який їх укладено, або до останнього звітного року;

- в межах року або хронологічного періоду справи систематизуються за структурою, значимістю функцій фондоутворювача.

Справи в межах нижніх щаблів систематизації розміщуються за ступенем їх значимості та хронологією створення документів. Якщо декілька справ мають одну початкову дату, спершу розміщують ті, які мають найраніші кінцеві дати.

Належність справи певній юридичній особі чи структурному підрозділу встановлюється за елементами діловодного або архівного оформлення, а також за змістом документів.

3.5.2.6. Як правило, організуються за окремими описами документи з особового складу, а також однотипна спеціальна документація: звіти з наукових тем у науково-дослідних установах, історії хвороб у медичних закладах, акти перевірянь у контрольних органах, рукописи у видавництвах тощо.

3.5.2.7. Структура об'єднаного архівного фонду, що складається з підфондів однотипних юридичних осіб, визначається внесенням кожного з них до такого фонду окремим описом і далі - значимістю утворювачів підфонду або із застосуванням географічної, номінальної та інших ознак.

Схеми систематизації справ підфондів, що ввійшли до об'єднаного архівного фонду, укладаються на засадах, визначених для окремих архівних фондів.

3.5.2.8. Документи фондів особового походження систематизуються за схемами, що відображають основні напрямки творчої, державної, політичної, службової, громадської та іншої діяльності особи, її приватного життя та кола захоплень.

Систематизація справ здійснюється за напрямками діяльності і далі - за тематичною, номінальною і авторською ознаками. Застосовуються також жанрова (наприклад, у фонді вченого, літератора, фольклориста), кореспондентська (в листуванні), тематична (в документах депутатської діяльності), хронологічна (в біографічних документах) та інші класифікаційні ознаки залежно від складу документів.

3.5.2.9. В архівних колекціях, як правило, зберігається внутрішня організація документів, обрана фондоутворювачами.

В архівних зібраннях організація документів визначається їх складом - за тематикою, всередині груп - за конкретними питаннями і далі - за хронологією або за географічною чи авторською ознаками.

3.5.3. Організація спеціальних видів документів в межах нефондових комплексів

3.5.3.1. Кіновідеодокументи систематизуються за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал, кіно-, відео-, телесюжет), всередині видів - за одиницями обліку (комплектами), роками виробництва, виробничими номерами, кольоровістю (чорно-білі, кольорові), форматом носія (форматом запису), типом відеокасет.

Фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів - за одиницями обліку (комплектами); за установами-виробниками і виробничими номерами або організуються за іншою прийнятою архівом схемою. Під видом фонодокументів розуміють документ, створений за допомогою певної системи запису звукової інформації: фонографічної, грамофонної, шоринофонної, фотографічної (оптичної), магнітної.

Комплект кіновідеофонодокументів складається з оригіналів і копій документів, віднесених до однієї одиниці обліку.

Фотодокументи систематизуються за видами (негативи певної кольоровості і розміру, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми), всередині виду негативи і слайди систематизуються за ознакою кольоровості (чорно-білі, кольорові); негативи додатково систематизуються за видом основи носія (скло, плівка) і його розмірами.

3.5.3.2. В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських документів внесені до його складу документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої під час розроблення проекту і закріпленої у специфікації.

Документи в межах комплексу архітектурно-будівельних проектів систематизуються за принципом "від загального до окремого" (будівельний майданчик і генеральний план, фасади і плани поверхів, окремі вузли - опалення, водопостачання тощо).

Комплекси проектно-кошторисних, конструкторських документів систематизуються за видами, номерами і абеткою найменувань проектів.

3.5.3.3. Карти і плани групуються за видами (фізико-географічні, адміністративно-політичні тощо), всередині видів - за територіальною ознакою і масштабом.

3.5.4.4. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні і жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за характером документної інформації.

Розділ 4