Організація документів у межах архіву

3.3.1. Фондова система організації документів

3.3.1.1. У межах архіву документи організуються в архівні фонди. Архівний фонд є однією з основних класифікаційних одиниць НАФ. Деякі групи аудіовізуальних, електронних та науково-технічних документів організуються за нефондовою системою (див п. 3.3.2).

3.3.1.2. У процесі діяльності юридичної та фізичної особи накопичується сукупність утворених та зібраних нею документів, що складає документальний фонд цієї особи. Юридична чи фізична особа, за час діяльності якої нагромаджується документальний фонд, визначається як утворювач документального фонду.

Частина документального фонду, що за висновками відповідної експертизи має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає зберіганню, визначається як архівний документальний фонд.

Частина архівного документального фонду, що за висновками експертизи цінності підлягає внесенню до НАФ, в архіві відповідно до правил і принципів фондування (див. пп. 3.4.2-3.4.3), права власності (див. п. 3.3.3) та волевиявлення власників (див. п. 3.2.3.6) може організовуватися як:

- архівний фонд НАФ;

- автономна частина (підфонд) архівного фонду НАФ.

Під архівним фондом НАФ розуміється нагромаджена за час діяльності однієї чи декількох юридичних або фізичних осіб сукупність архівних документів, об'єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв'язку, що підлягають постійному зберіганню.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем документального фонду і відповідно архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом НАФ або включена до складу архівного фонду НАФ, називається фондоутворювачем.

3.3.1.3. Ознакою фондоутворювача - юридичної особи є його юридична і організаційна самостійність, що підтверджується наявністю:

- правового акту (закону, постанови, наказу, розпорядження, свідоцтва, статуту, положення або інших установчих документів) про утворення, реєстрацію, компетенцію, порядок діяльності, функції тощо;

- самостійного балансу (кошторису);

- розрахункового рахунку в банках;

- штатного розпису;

- печаток;

- атрибутів власного діловодства, а також документів, що підлягають постійному зберіганню.

Ознакою фондоутворювача - фізичної особи є наявність його архівного документального фонду та ступінь цінності утворених (зібраних) ним документів.

3.3.1.4. Архівні фонди, фондоутворювачами яких є юридичні особи, складають групу архівних фондів офіційного походження. Архівні фонди, фондоутворювачами яких є фізичні особи, складають групу архівних фондів особового походження.

Кожна з цих груп, у свою чергу, поділяється на: окремі архівні фонди установ або осіб; об'єднані архівні фонди та архівні колекції.

3.3.1.5. Архівний фонд офіційного походження, утворений одним фондоутворювачем, називається архівним фондом установи.

Архівний фонд особового походження, що складається з документів, утворених і зібраних одним фондоутворювачем, та долучених до них документів, пов'язаних з його життям, творчістю і вшануванням його пам'яті, називається особовим архівним фондом.

3.3.1.6. Архівний фонд офіційного чи особового походження, створений як сукупність архівних фондів декількох фондоутворювачів, між якими простежуються історичні або логічні зв'язки, однорідність функцій, підпорядкування, спільність об'єкту і часу діяльності, місцезнаходження, правонаступність тощо, а для фізичних осіб - родинні, професійні, творчі зв'язки, участь в одних подіях тощо - називається об'єднаним архівним фондом.

Різновидами об'єднаного архівного фонду особового походження є родинні і родові архівні фонди.

Частина об'єднаного архівного фонду, що має одного фондоутворювача, є підфондом у складі об'єднаного архівного фонду.

3.3.1.7. Сукупність окремих архівних документів різного походження (належних до різних архівних документальних фондів), об'єднаних за тематичною, хронологічною, авторською, номінальною, об'єктною, географічною чи іншою ознакою або їх поєднанням, називається архівною колекцією. Архівна колекція, утворена архівом, називається архівним зібранням.

Утворювачем архівної колекції може бути як фізична, так і юридична особа. Архівні колекції, сформовані юридичними особами, належать до архівних фондів офіційного походження, а сформовані фізичними особами - до архівних фондів особового походження. Належність архівних зібрань до кожної з цих груп визначається складом їх документів.

3.3.2. Нефондова система організації документів

3.3.2.1. Аудіовізуальні та електронні документи, що утворюються в процесі документування діяльності фондоутворювача (кінозйомки урочистих подій, звукозаписи засідань колегіальних органів, конференцій, кіновідеофотодокументи і звукозаписи в фондах особового походження тощо), організуються складовою частиною архівних фондів відповідних фондоутворювачів, обліковуються в облікових документах архівного фонду і лише їх фізичне зберігання відокремлюється відповідно до вимог забезпечення збереженості.

3.3.2.2. Окремі групи наукової, технічної, проектної, конструкторської документації, а також аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом виробничої діяльності установ (кінофотостудій, студій звукозапису тощо), організуються в спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділах загальних архівів за нефондовою системою.

Комплекси технічних документів проектної (конструкторської) організації можуть включатися до її архівного фонду окремою частиною.

3.3.2.3. В основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, відеоплівка).

3.3.2.4. В основу організації фотодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), форми організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носії інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері тощо).

Ознакою внутріжанрового класифікаційного розподілу є: для хронікальних фото - тематика (громадсько-політична, народногосподарська, наукова, культурна, спортивна тощо); для портретів і пейзажів - об'єкт і місце зйомки (індивідуальні, групові, студійні, позастудійні портрети; сільські, міські, індустріальні пейзажі тощо).

3.3.2.5. В основу організації фонодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанрова належність записаного матеріалу (хронікального, мемуарного характеру, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо); форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо); місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звука (механічна, фотооптична, магнітна); носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо).

3.3.2.6. В основу організації електронних документів покладаються такі класифікаційні ознаки: тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені, характер змісту та мета використання документної інформації.

3.3.2.7. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною ознакою. Організація цих документів може здійснюватися також за територіальною або тематичною ознакою.

3.3.3. Організація документів за правом власності на них і термінами зберігання

3.3.3.1. На рівні архіву дія принципу збереження цілісності архівного документального фонду обмежується правом власності на документи. Не дозволяється об'єднувати в одному архівному фонді НАФ документи, що належать різним власникам, навіть якщо такі документи є частиною одного архівного документального фонду.

3.3.3.2. Архівні документи, що зберігаються в архіві на правах депозиту, організовуються у тимчасові архівні фонди відповідно до того, як їх було фондовано власником (див. п. 6.9.1).

3.3.4. Організація документів за ступенем цінності

3.3.4.1. Архівні фонди за ступенем цінності поділяються на три категорії (див. п. 4.2.8). Категорія фонду є підставою для застосування диференційованого підходу під час фондування документів (утворення окремих або об'єднаних архівних фондів), їх організації в межах фонду, а також здійснення інших видів робіт з ними в архіві.

3.3.4.2. За ступенем цінності документи НАФ поділяються на цінні, особливо цінні і унікальні (див. п. 4.2.9). Особливо цінні та унікальні документи організуються на загальних засадах фондування чи віднесення до нефондових комплексів. На рівні опису, фонду, архіву та НАФ в цілому зазначені документи додатково організуються за окремою системою обліку (див. п. 6.6).

3.3.5. Організація документів за історичними умовами, часом і місцем їх створення

Документи, віднесені до класифікаційних груп за ознакою "історичні умови, час і місце створення" (див. п. 3.2.5), організуються в архіві на загальних засадах, але на рівні фонду, архіву і НАФ в цілому додатково виокремлюються за відповідною системою обліку (див. п. 6.4.3.2).

3.3.6. Організація документів за категоріями доступу

3.3.6.1. Документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу організуються на загальних засадах і підлягають окремому обліку у відповідних допоміжних облікових документах (див. п. 6.8.2).

3.3.6.2. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних засадах.

Фондування документів НАФ

3.4.1. Практичне здійснення організації документів НАФ за фондовою системою називається фондуванням.

Фондування полягає у визначенні або уточненні фондової належності документів; утворенні архівних фондів, наданні їм назв та визначенні їх меж.

Фондування документів здійснюється:

- у діловодстві юридичних осіб у процесі формування справ та відбору документів для передавання архівним підрозділам;

- в архівних підрозділах юридичних осіб на стадії підготовки документів для постійного зберігання;

- в архівах у випадку потреби науково-технічного опрацювання документів, перероблення описів, створення об'єднаних архівних фондів та архівних зібрань.

3.4.2. Визначення фондової належності документів та утворення архівних фондів

Визначення фондової належності документів полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної юридичної чи фізичної особи. Це здійснюється на основі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документів.

3.4.2.1. Вхідні документи належать до фонду тієї юридичної особи, яка їх отримала; їх фондова належність визначається за адресатом, реєстраційним штампом, резолюцією і помітами про виконання, змістом документів.

Копії вихідних документів (відпуски) належать до фонду юридичної особи - автора; їх фондова належність визначається на підставі підписів, діловодних поміт, змісту документів.

Внутрішні документи належать до фонду юридичної особи, яка їх склала; фондова належність визначається за назвою установи, підписами, змістом документів.

Справи, що велись послідовно двома юридичними особами, належать до фонду тієї особи, де вони були закінчені діловодством. У випадку ліквідації юридичної особи з наданням її функцій новоутвореній особі, закінчені діловодством справи належать до фонду попередника, а незакінчені справи, передані правонаступнику, - до фонду останнього.

3.4.2.2. Під час визначення фондової належності документів особового походження береться до уваги зміст документів, звернення в листах, підписи, почерк тощо.

Особові фонди започатковуються для осіб:

- життя і діяльність яких отримали високе суспільне визнання або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства;

- типових представників своєї соціальної групи, якщо склад їх документів є досить повним, або пересічних громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію.

3.4.2.3. У разі виявлення в архівному фонді помилково віднесених до нього документів, що належать до інших фондів, документи приєднуються до тих фондів, до яких вони повинні належати.

З фондів особового походження документи державних юридичних осіб можуть бути вилучені і приєднані до фондів цих осіб лише за умови, що зазначені фонди зберігаються в цьому ж архіві і ніяк не пов'язані з діяльністю фізичної особи, до фонду якого їх віднесено. Не підлягають вилученню документи громадських об'єднань, партій тощо з фондів осіб - керівників і членів цих організацій.

3.4.3. Утворення об'єднаних архівних фондів і архівних колекцій

3.4.3.1. Об'єднані архівні фонди можуть створюватися з документів:

- однорідних за функціями і цільовим призначенням однойменних юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній території;

- керівного органу і підпорядкованих йому юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній території;

- органів державної влади, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм юридичних осіб;

- юридичних осіб, що пов'язані об'єктом діяльності;

- юридичних осіб, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались наступникам;

- двох або більше фізичних осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними.

Приклади:

1. Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова

2. Спілка письменників України та її Київська організація

3. Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки

4. Крушельницький М.П. та Петрова Є.О. (подружжя українських акторів)

5. Діячі українського театру та кіно

3.4.3.2. Не допускається створення об'єднаних архівних фондів офіційного походження з окремих фондів:

- органів законодавчої, виконавчої та судової влади, передбачених Конституцією України;

- цих органів та виборчих комісій по виборах до них;

- юридичних осіб, що належать різним власникам.

3.4.3.3. Утворення об'єднаних архівних фондів передбачає виконання таких робіт: перевіряння наявності документів, вибір одного номеру фонду, перешифрування описів, справ, складання відповідних облікових документів, розміщення документів в одному місці сховища та, у разі необхідності, пересистематизацію описів і справ.

3.4.3.4. Архівні колекції, що надходять до архіву від їх власників, залежно від ступеня цінності колекції та значення особи-утворювача організовуються або як окремий самостійний комплекс, або як структурна група архівного фонду їх утворювача. В обох випадках колекція може поповнюватися новими надходженнями документів. На архівні колекції поширюється дія принципу неподрібнення архівного фонду.

Склад архівних зібрань може змінюватися, розформування їх може здійснюватися як виняток лише за умови, що документи не увійшли до наукового обігу.

3.4.4. Назви архівних фондів

3.4.4.1. Назва архівного фонду офіційного походження складається з офіційної повної та скороченої (що записується в дужках) назви фондоутворювача з усіма перейменуваннями (у хронологічній послідовності), його підпорядкування, місцезнаходження та крайніх дат існування під кожною з назв.

Назва вищого в порядку підпорядкування органу зазначається в назвах фондів юридичних осіб, що знаходяться у власності держави і фінансуються з державного бюджету. В назвах фондів недержавних юридичних осіб можуть зазначатися їх власники або засновники.

3.4.4.2. Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи (метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів тощо, що записуються в дужках), визначення сфери діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури та крайніх дат життя особи. В окремих випадках у назві фонду можуть зазначатися родинні стосунки особи, її посада та звання.

3.4.4.3. Назва об'єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви фондів, що ввійшли до його складу, або із назви керівної юридичної особи і загальної назви підпорядкованих їй осіб.

3.4.4.4. В назві родинного чи родового фонду зазначається загальне прізвище всіх фондоутворювачів, їх належність до національної культури та загальна сфера діяльності; потім записується найменування кожного фондоутворювача на засадах, визначених для особового фонду.

В назвах об'єднаних архівних фондів особового походження, утворених на підставі будь-якого іншого зв'язку між фондоутворювачами, дається загальна назва, що ідентифікує цей зв'язок.

Приклади:

1. Свідки і жертви голодомору 1932-1933 рр. на Вінниччині

2. Видатні спортсмени Донецької області

3.4.4.5. В назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції і назва (найменування) утворювача, а також крайні дати життя утворювача (якщо утворювач - фізична особа) або крайні дати періоду формування колекції (якщо утворювач - юридична особа).

Приклад:

Народні пісні, зібрані Ячницьким Генадієм Львовичем (1871-1968).

В назві архівного зібрання відображається ознака, покладена в основу організації документів, період накопичення документів.

Приклад:

Твори усної народної творчості (1974-1976).

3.4.5. Відзначення меж архівних фондів

3.4.5.1. Архівні фонди перефондуванню не підлягають. Перефондування допускається як виняток у випадках виявлення грубих помилок фондування.

3.4.5.2. Межі архівного фонду охоплюють період його формування фондоутворювачем і, як правило, визначаються крайніми датами існування (життя) фондоутворювача. Межами фондів є:

- архівного фонду офіційного походження - офіційні дати утворення (реєстрації) і ліквідації фондоутворювача;

- особового архівного фонду - дата народження і смерті фондоутворювача;

- об'єднаного архівного фонду офіційного походження - дата утворення (реєстрації) фондоутворювача, створеного у часі першим, та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх утворювачів цього фонду;

- об'єднаного архівного фонду особового походження - дати народження фондоутворювача, що народився раніше всіх, та дати смерті фондоутворювача, що помер пізніше всіх утворювачів цього фонду;

- архівної колекції, сформованої фізичною особою - дати народження і смерті фондоутворювача;

- архівної колекції, сформованої юридичною особою (у тому числі архівного зібрання) - крайні дати періоду формування колекції.

3.4.5.3. Крайні дати документів архівного фонду офіційного походження можуть не співпадати з датами створення і ліквідації фондоутворювача через наявність у фонді документів попередників або документів, створених іншими особами і завершених розглядом фондоутворювачем, а також через неповноту складу документів.

Крайні дати документів фонду особового походження можуть не співпадати з датами життя особи (сім'ї, роду) в зв'язку з наявністю документів генеалогічного характеру, вшанування пам'яті, спогадів та ін.

3.4.5.4. Залежно від чинників, що визначають створення, статус, організацію і характер діяльності юридичної особи, документи цієї особи можуть бути приєднані до її фонду, вже сформованого раніше, фондовані окремим самостійним фондом або увійти під фондом до об'єднаного архівного фонду. Чинниками, що визначають хронологічні межі діяльності фондоутворювача як самостійної юридичної особи і слугують орієнтиром для визначення меж архівного фонду офіційного походження, є:

- зміна конституційних основ держави;

- зміна адміністративно-територіального поділу;

- зміна форми власності фондоутворювача;

- реорганізація фондоутворювача;

- ліквідація фондоутворювача.

3.4.5.5. Визначення меж архівних фондів у зв'язку із змінами конституційних основ держави

Документи органів влади і органів місцевого самоврядування Київської Русі, Галицько-Волинського та інших князівств, Гетьманщини, Запорозької Січі, Центральної Ради і Директорії, Української Народної Республіки, Української Держави, Західно-Української Народної Республіки, Карпатської України за весь період функціонування цих органів на українських землях складають єдині архівні фонди. Документи органів, створених на українських землях Російською імперією та іншими державами і використаних зазначеними державними утвореннями як апарат влади і управління, складають єдині архівні фонди.

Документи еміграційних урядів Української Народної Республіки, Західно-Української Народної Республіки та їх органів тощо складають нові архівні фонди.

Документи органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, створених на українських землях у період їх входження до складу інших держав, у тому числі СРСР, з моменту утворення до ліквідації цих органів складають єдині архівні фонди.

Документи органів, створених на українських землях однією державою (державним утворенням) і використаних іншою державою (державним утворенням) як апарат влади і управління на цій же території, з моменту утворення і до ліквідації цих органів складають єдині архівні фонди.

Документи вищих органів державної влади незалежної України, що діють відповідно до Конституції України - Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого Господарського суду України, - складають нові фонди. Початкові хронологічні межі цих фондів визначаються відповідно до моменту введення поста Президента України та моменту створення відповідних органів.

Документи міністерств, комітетів та інших органів виконавчої влади незалежної України, створених на базі ліквідованих міністерств та інших управлінських структур УРСР, складають нові фонди, навіть у випадках визнання їх правонаступності.

Документи міністерств, комітетів та інших управлінських структур, що діяли до і після проголошення незалежності України, складають різні архівні фонди. Розмежувальна дата між фондами встановлюється на підставі відповідних законодавчих актів.

Документи місцевих органів державної влади УРСР і документи місцевих органів влади незалежної України, що діяли або діють в межах певної адміністративно-територіальної одиниці, складають різні архівні фонди. Розмежувальні дати між ними встановлюються на підставі відповідних правових актів.

Документи місцевих рад народних депутатів УРСР та їх виконкомів складають об'єднані архівні фонди.

Документи місцевих державних адміністрацій, створених на підставі правових актів незалежної України, складають нові архівні фонди.

Документи органів місцевого самоврядування, створених на підставі законодавства України, складають нові архівні фонди.

Документи виборчих комісій по виборах органів державної влади та органів місцевого самоврядування, створених відповідно до законодавства України, організуються в окремі архівні фонди. Допускається створення об'єднаних архівних фондів із документів виборчих комісій за територіальною ознакою.

Документи Прокуратури УРСР та Прокуратури України складають різні архівні фонди. Документи інших прокуратур складають єдині архівні фонди.

У випадку зміни статусу суб'єкта держави, його органи державної влади до і після зміни статусу складають окремі архівні фонди. Наприклад, документи органів державної влади Кримської області і документи органів державної влади Автономної Республіки Крим складають різні архівні фонди.

Документи державних підприємств, фінансових, судових, наукових, медичних, навчальних та ін. установ і організацій, що діяли до і після змін конституційних основ держави без зміни форми власності із збереженням своїх основних функцій, продовжують архівні фонди, раніше прийняті від цих юридичних осіб.

Документи юридичної особи та громадських організацій (профспілкових та ін.), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об'єднання, фондуються разом.

Документи юридичної особи та громадських організацій, що існують при ній з моменту реєстрації цих громадських організацій відповідно до чинного законодавства, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об'єднаного архівного фонду.

3.4.5.6. Визначення меж архівних фондів у зв'язку із змінами адміністративно-територіального поділу

Документи місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування, створених у зв'язку із введенням нового адміністративно-територіального поділу або змінами територіальних меж існуючих адміністративно-територіальних одиниць, складають нові архівні фонди.

У випадках збереження меж адміністративно-територіальної одиниці під час зміни меж більшого територіального утворення, до складу якого вона входила, а також зміни назви або статусу адміністративно-територіальної одиниці без суттєвої зміни її внутрішнього поділу, документи місцевих органів державної влади і органів місцевого самоврядування нових архівних фондів не утворюють.

Фондування документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування міста, селища, села, органів управління та установ спеціальних відомчих округів (військових, гірничих, водних, лісових, залізничних і т. п.) від змін адміністративно-територіального поділу не залежить.

Документи територіальних об'єднань громадських організацій (профспілкових, спортивних, наукових, культурно-освітніх та ін.) та органів їх управління до і після зміни адміністративно-територіального поділу фондуються різними архівними фондами, якщо ці зміни відбулися в період існування УРСР, і фондуються разом, якщо ці зміні відбулися після зміни державного устрою України.

Фондування промислових і сільськогосподарських підприємств, банківських, господарських, наукових, медичних, навчальних та інших установ і організацій від зміни адміністративно-територіального поділу не залежить.

3.4.5.7. Визначення меж архівних фондів у зв'язку зі зміною форми власності фондоутворювача

Документи державних юридичних осіб, що перейшли у приватну власність, складають з моменту їх акціонування або приватизації нові архівні фонди. Документи, що були створені до зміни форми власності і зберігаються в архівних підрозділах наступників, є державною власністю і підлягають внесенню до архівних фондів попередників. Під час наступних змін власників юридичних осіб без зміни форми власності та істотних змін їх функцій нові архівні фонди не утворюються.

Документи спільних підприємств і організацій змішаних форм власності, у статутному капіталі яких переважає частка державної власності, що були утворені на базі колишніх державних підприємств і організацій, складають з їх документами єдині архівні фонди. Документи спільних підприємств і організацій змішаних форм власності, у статутному капіталі яких частка державної власності не є переважною, утворюють нові архівні фонди.

3.4.5.8. Визначення меж архівних фондів у зв'язку з реорганізацією фондоутворювача

Розширення або звуження повноважень юридичної особи, що призводить до докорінної зміни її компетенції і функцій, є обов'язковою підставою для розмежування її документів на два архівні фонди.

Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви юридичної особи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставою для розмежування її документів на два архівні фонди.

Якщо на базі міністерства або іншої управлінської структури створюється юридична особа виробничого профілю діяльності, то їх документи організуються окремими архівними фондами.

Виділення з юридичної особи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для виокремлення архівних фондів новостворених осіб. Документи юридичної особи, що реорганізується, до і після реорганізації фондуються разом.

Документи філіалів, дочірніх організацій, відділень з документами своїх основних організацій утворюють один фонд, якщо зберігаються в одному архіві.

3.4.5.9. Визначення меж архівних фондів у зв'язку з ліквідацією фондоутворювача

У разі ліквідації юридичної особи з наданням всіх або частини її функцій одній або декільком особам, документи кожної з них утворюють нові архівні фонди.

Документи юридичних осіб, що тимчасово припинили свою діяльність через ліквідацію, об'єднання, роз'єднання або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими ж функціями, складають єдині архівні фонди.