Облік особливо цінних і унікальних документів

6.6.1. Облік особливо цінних та унікальних документів (див. п. 4.2.9) ведеться відповідно за переліком особливо цінних документів (додаток 10) та анотованим переліком унікальних документів (додаток 9), форми яких заповнюються пофондово за результатом кожного виявлення унікальних і/або особливо цінних документів.

6.6.1.1. У переліку особливо цінних документів зазначаються лише номер і назва фонду, номери описів і справ, що містять такі документи, а також номери скопійованих справ та одиниць зберігання страхового фонду (див. п. 6.12.8.5).

6.6.1.2. Записи в анотованому переліку унікальних документів розміщуються у порядку зростання номерів описів, а в межах опису - в порядку номерів справ. Кожний запис містить описання окремої справи (див. п. 7.2.3.2), в якій зберігається унікальний документ (документи), номер одиниці зберігання страхового фонду та відомості про страхування документів.

6.6.1.3. Відомості про страхове копіювання та страхування документів вносяться до відповідних граф переліку після проведення страхування документів та у міру створення страхового фонду їх копій.

6.6.2. Переліки формуються в архіві у спеціальні справи окремо за категоріями цінності.

6.6.2.1. До кожної справи заповнені форми переліків підкладаються у порядку зростання номерів фондів і нумеруються в межах кожного фонду.

6.6.2.2. До кожної заповненої форми переліку укладається підсумковий запис із зазначенням загальної кількості внесених до неї справ та номерів і кількості описів, до яких справи належать. У міру створення страхових копій до підсумкового запису вносяться відомості про кількість скопійованих справ.

6.6.2.3. До кожного фонду укладається окремий аркуш-засвідчувач, у відповідних графах якого зазначаються: номер фонду, кількість форм переліків, номери і кількість описів фонду, що містять особливо цінні або унікальні документи, загальна кількість справ з такими документами у фонді та скільки з них скопійовано.

6.6.2.4. До кожної справи з переліками укладається загальний аркуш-засвідчувач, у відповідних графах якого зазначаються: кількість форм переліків, внесених до справи; номери і загальна кількість фондів і справ (по архіву в цілому), облікованих в цих формах, кількість скопійованих справ з такими документами.

6.6.2.5. Після кожного виявлення особливо цінних або унікальних документів та після кожного вилучення документів з числа зазначених, а також після кожного надходження страхових копій в аркушах-засвідчувачах робляться відповідні записи.

6.6.3. В облікових документах до номерів фондів і описів, що містять особливо цінні або унікальні документи, додається відповідно індекс "ОЦ" або "УД". Такий індекс проставляється на обкладинках та в описах (у графі "Примітки" описових статей) справ з такими документами. Індекс "ОЦ"/"УД" є службовим і до архівних шифрів фондів, описів та справ не входить.

6.6.4. Архів у встановленому порядку подає усі відомості для централізованого державного обліку особливо цінних та унікальних документів.

6.6.4.1. Другий примірник анотованого переліку унікальних документів надсилається до Держкомархіву України і є підставою для заповнення розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання. Відомості про страхове копіювання та страхування документів зазначаються додатково у Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів (додаток 33).

6.6.4.2. Загальна кількість справ з особливо цінними та унікальними документами, що зберігаються в архіві, кількість скопійованих справ, інші кількісні показники по страховому фонду архіву відображаються у паспорті архіву (додаток 1); загальна кількість справ (з них - скопійованих) у фонді по кожній категорії цінності зазначається в картці фонду (додаток 34).

6.6.5. Документи знімаються з обліку як особливо цінні на підставі рішення ЕПК архіву.

Документи вилучаються з Державного реєстру національного культурного надбання і знімаються з обліку як унікальні за рішенням Держкомархіву України на підставі вмотивованого подання ЕПК архіву.

Облік документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності

6.7.1. Облік документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, ведеться в інвентарній книзі обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності (додаток 29).

6.7.2. Інвентарна книга ведеться в трьох примірниках: перший зберігається у підрозділі, який здійснює облік документів, другий - у матеріально відповідальної особи, третій - в бухгалтерії.

6.7.3. Документи вносяться до інвентарної книги в порядку зростання облікових номерів фондів і описів, а в межах опису - в порядку облікових номерів справ. Номер реєстраційного запису є інвентарним номером справи, за яким її обліковано в інвентарній книзі. На обкладинці справи її інвентарний номер проставляється через дріб з архівним шифром:

інв. N 7 ЦДАВО, ф. 25, оп. 3, спр. 11

6.7.4. Після кожного надходження або вибуття до інвентарної книги укладається підсумковий запис, у якому цифрами й словами зазначається кількість справ, внесених до книги, дата укладання підсумкового запису, посада і прізвище особи, яка здійснила запис.

6.7.5. Інвентарну книгу до її заповнення має бути прошнуровано, аркуші пронумеровано, укладено засвідчувальний напис та скріплено печаткою з підписом керівника архіву.

Облік документів з обмеженим доступом

6.8.1. Облік секретних і розсекречених справ і документів

6.8.1.1. Облік секретних документів ведеться відповідно до вимог спеціальної інструкції. В облікових документах і архівних шифрах повністю секретні фонди, описи та справи позначаються умовним індексом "с", а частково секретні фонди і описи - індексом "сч".

6.8.1.2. Об'єднання в одній справі секретних і несекретних документів не допускається.

6.8.1.3. У всіх кількісних показниках облікових документів кількість секретних справ проставляється через дріб у знаменнику, а загальна кількість справ - у чисельнику.

6.8.1.4. Передавання документів на секретне зберігання та передавання розсекречених документів на загальне зберігання оформлюються актами приймання-передавання.

6.8.1.5. В описах загального зберігання до справ, переданих на секретне зберігання, описові статті не укладаються, а зазначаються лише їх облікові номери. Якщо на секретне зберігання передається справа вже внесена до опису загального зберігання, усі графи описової статті цієї справи, окрім її номера, закриваються.

У підсумковому запису до описів загального зберігання зазначаються номери справ, що не надходять до загального архівосховища. На такі справи укладається секретний опис із своєю нумерацією справ та зазначенням їх номерів за описами загального зберігання.

6.8.1.6. У разі передавання на загальне зберігання усіх розсекречених справ за секретним описом опис також розсекречується і передається на загальне зберігання за тим самим номером, але без індексу "с". У правому верхньому куті обкладинки й титульного аркуша опису проставляється штамп "Розсекречено". Якщо секретний опис і опис загального зберігання були помилково обліковані під одним номером, то під час передавання на загальне зберігання колишньому секретному опису надається новий обліковий номер за аркушем фонду.

6.8.2. Облік документів з конфіденційною інформацією, доступ до якої обмежено у встановленому законом порядку, та облік документів, доступ до яких обмежено їх власниками (див. пп. 9.1.3, 9.1.4), здійснюється у допоміжних облікових документах - книгах та картотеках довільної форми або у відповідних облікових базах даних. Обов'язковими елементами облікового запису є: пошукові дані документів, форма обмеження, період обмеження, документ-підстава. Усі відомості про такі документи подаються до відділу забезпечення збереженості та до читального залу (сектору користування документами архіву).