Облік праці, контроль за роботою і звітність

2.3.1. Облік праці працівників архіву здійснюється з метою контролю за виконанням запланованих робіт і використанням робочого часу у формах, встановлених директором архіву. В архіві також ведеться табель обліку робочого часу, що є основою для контролю за станом трудової дисципліни і нарахування заробітної плати.

2.3.2. Контроль за виконанням планів та якістю роботи є складовою частиною управління архівом і здійснюється керівництвом архіву та його структурних підрозділів, а також органами вищого рівня. Результати контролю розглядаються на засіданнях колегії і доводяться до відома колективу працівників архіву.

2.3.3. Звітність є формою контролю за виконанням планів роботи. В архіві складаються звіти про виконання планів, зазначених у пункті 2.2.2 цих Правил, а також паспорт архівної установи (додаток 1), звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях (додаток 2). Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, складають звіт про мережу місцевих архівних установ (додаток 3).

Звіти складаються за формами, затвердженими Держкомархівом України.

2.3.4. Звіти про виконання планів, зазначені у пункті 2.2.4 цих Правил, а також паспорт архівної установи, звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, а також звіт про мережу місцевих архівних установ подаються у визначені Держкомархівом України терміни органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства вищого рівня.

2.3.5. Звітні частини планів-звітів роботи архіву, структурного підрозділу і працівника заповнюються щоквартально, починаючи від індивідуального плану-звіту до плану-звіту архіву в цілому. Під час заповнення цих звітів архів може ввести графи для розрахунку % виконання плану % продуктивності праці тощо.

На підставі звітних даних хід виконання планів щоквартально розглядається в структурних підрозділах, на засіданнях колегії.

Організація праці в архіві

2.4.1. Ефективність праці в архіві забезпечується якісними підбором, розстановкою та використанням кадрів, систематичним підвищенням їх кваліфікації, нормуванням праці, створенням сприятливих умов для роботи працівників, раціональним використанням матеріально-технічних ресурсів.

2.4.2. Підбір кадрів, їх розстановка і використання здійснюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційних довідників посад. На основі структури і штатного розпису складається штатна розстановка, тобто розподіл працівників по структурних підрозділах і ділянках роботи, що затверджується директором архіву.

Підбір і розстановка кадрів здійснюються керівництвом архіву за участю керівників структурних підрозділів. При цьому враховується відповідність працівників кваліфікаційним вимогам, беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Підбір і прийняття працівників на посади державних службовців здійснюється відповідно до вимог законодавства про державну службу.

Під час прийняття працівників на роботу в архів його керівництво ознайомлює їх з посадовими обов'язками, правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці та її оплати, а також з цими Правилами.

Для визначення відповідності працівників займаній посаді періодично проводиться їх атестація. Склад атестаційної комісії і положення про неї затверджуються директором архіву.

2.4.3. З метою підвищення рівня знань і удосконалення професійних навичок систематично проводяться заходи з підвищення кваліфікації працівників архіву і післядипломної освіти його спеціалістів. Зазначені заходи (організація стажування, семінарів, лекцій, курсів, гуртків тощо) та участь у них працівників передбачаються в планах-звітах архіву, структурного підрозділу та працівника.

2.4.4. Розподіл праці в архіві, тобто розмежування діяльності працівників за характером функцій, що ними виконуються, здійснюється з метою прискорення та підвищення якості розв'язання завдань за рахунок одночасного виконання різних робіт та спеціалізації працівників.

Кооперація праці - об'єднання працівників для узгодженої спільної участі у виконанні єдиного завдання, встановлення взаємозв'язків між окремими працівниками у єдиному процесі праці.

Розподіл і кооперація праці в архіві закріплюються його структурою, штатним розписом та штатною розстановкою, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників, методичними посібниками з виконання певних робіт.

Формою кооперації праці в архіві є створення тимчасових трудових (творчих) колективів на час виконання певної роботи (розроблення науково-дослідної теми, підготовка збірника, виставки документів, довідника, виконання завдання органу вищого рівня тощо). До складу тимчасового трудового колективу можуть включатися працівники різних структурних підрозділів архіву і, в разі необхідності, фахівці інших установ.

Склад тимчасового трудового колективу, умови його діяльності, у тому числі фінансування, строки і порядок виконання роботи, затверджуються наказом директора архіву.

2.4.5. З метою кращої організації праці, раціонального використання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватися суміщення посад і розширення зон обслуговування, тобто виконання працівником протягом робочого дня крім обов'язків, установлених посадовою інструкцією, додаткової роботи за іншою посадою, що передбачена штатним розписом архіву. Суміщення посад або розширення зон обслуговування здійснюється за рахунок більш ефективного використання робочого часу, підвищення продуктивності праці і не повинно заважати виконанню працівниками їх основних обов'язків.

Суміщення посад або розширення зон обслуговування вводиться наказами директора.

2.4.6. Для розрахунку трудових і матеріальних ресурсів, необхідних для виконання завдань архіву, в ньому застосовується нормування основних видів робіт та операцій.

Норма часу - час, визначений для виконання певної роботи, тобто завдань, обов'язків чи операцій одним працівником.

Норма виробітку - це обсяг роботи (кількість одиниць продукції), що працівник повинен зробити за робочий день або годину.

За об'єктами застосування норми бувають операційними та укрупненими. Операційні норми регламентують одну робочу операцію (наприклад, нумерація аркушів, шифрування справ). Укрупнені норми розробляються для нециклічних видів роботи і охоплюють декілька (комплекс) взаємопов'язаних робіт або операцій, що передують одержанню кінцевого результату (наприклад, організація виставки, підготовка збірника документів). Укрупнені норми часу використовуються, як правило, у процесі розроблення плану-звіту архіву, операційні - під час індивідуального планування.

За порядком розроблення і затвердження норми бувають типовими та місцевими. Типові норми встановлюються на основні види робіт, що виконуються у державних архівах за стандартних організаційно-технічних умов праці. Типові норми затверджуються Держкомархівом України за погодженням з Центральним комітетом профспілки працівників державних установ України і є обов'язковими для застосування.

Місцеві норми можуть розроблятися в архіві на окремі види робіт і операцій, що не передбачені у типових нормах, або якщо умови праці в архіві суттєво відрізняються від стандартних умов. Місцеві норми розробляються на основі типових норм, класифікаційного переліку робіт, що виконуються в архіві, даних про затрати часу, отриманих шляхом хронометражу, фотографування та самофотографування робочого часу, відомостей облікових і звітних документів та результатів перевірянь виконання норм. Розроблені норми проходять апробацію і за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим трудовим колективом органом затверджуються директором архіву.

Періодично, у міру вдосконалення технології, появи нових видів робіт чи зміни умов їх виконання норми переглядаються, можуть доповнюватися і коректуватися.

2.4.7. Керівництво архіву забезпечує сприятливі умови і охорону праці працівників архіву. Для цього відповідно до діючих санітарних норм і правил з урахуванням раціонального використання робочих площ, характеру виконуваних робіт, розташування виробничо-технічних комунікацій та шляхів транспортування документів виділяються робочі місця працівників, що оснащуються необхідним обладнанням, засобами індивідуального захисту, безпеки та оргтехніки, інструктивно-методичними документами, матеріалами, формами тощо. В архіві забезпечуються дотримання правил протипожежної безпеки і правил користування засобами технічного оснащення, обов'язковий інструктаж працівників з протипожежної безпеки, техніки безпеки та охорони праці. На основі галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку в архіві наказом директора встановлюється розпорядок робочого дня, що передбачає раціональний режим праці і відпочинку працівників, додержання вимог трудової та виробничої дисципліни, зручність обслуговування відвідувачів. Керівництво архіву спільно з трудовим колективом і громадськими організаціями, що діють в ньому, дбають про впровадження естетики, створення і підтримання нормального психологічного клімату в колективі.

Адміністрація архіву і трудовий колектив в особі профспілкового чи іншого уповноваженого трудовим колективом органу з урахуванням галузевої угоди можуть укладати колективний договір, що містить взаємні зобов'язання регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, створення умов праці, забезпечення зайнятості, встановлення соціальних гарантій працівникам архіву тощо.