Управління архівною справою і діловодством в юридичних особах усіх форм власності та взаємовідносини з власниками приватних архівних зібрань

5.3.1. Форми і методи управління архівною справою і діловодством у взаємодії архіву з юридичними і фізичними особами

5.3.1.1. Архів у межах своїх повноважень здійснює нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, та контролює дотримання ними і власниками приватних архівних зібрань вимог законодавства у сфері архівної справи і діловодства.

5.3.1.2. Відповідно до форми власності майна, на якому засновано юридичну особу, права власності фізичної особи на документи, наявності у них документів НАФ або документів, що підлягають внесенню до НАФ, архів здійснює управління їх діяльністю у таких формах:

- організаційно-методичне керівництво архівними підрозділами, службами діловодства та ЕК органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій - джерел комплектування і контроль за діяльністю зазначених підрозділів, служб і комісій;

- сприяння діяльності архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК, контроль за організацією документів, проведенням експертизи їх цінності, обліком, забезпеченням збереженості документів на підприємствах, в установах і організаціях, заснованих на приватній власності, а також релігійних організаціях і об'єднаннях громадян - джерелах формування НАФ;

- сприяння в роботі з документами приватних архівних зібрань та контроль за станом збереженості в них і обліку документів НАФ;

- сприяння роботі архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК, передусім в роботі з документами з особового складу, інших юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

5.3.1.3. Архів надає юридичним і фізичним особам організаційно-методичну, консультативно-методичну та практичну допомогу. Контрольні функції здійснюються архівом у процесі схвалення описів справ постійного зберігання, анотованих переліків унікальних та переліків особливо цінних документів; погодження індивідуальних положень про служби діловодства і архівні підрозділи, індивідуальних номенклатур справ, описів справ з особового складу, актів про вилучення для знищення документів, а також в ході перевірянь.

5.3.1.4. Архів може надавати юридичним особам - джерелам свого комплектування методичну або практичну допомогу на договірних засадах.

Архів взаємодіє з іншими юридичними особами та власниками приватних архівних зібрань на підставі угод і, як правило, на платній основі.

Архів може надавати власнику документів НАФ безоплатну консультаційно-методичну і практичну допомогу за умови відкриття доступу до цих документів на встановлених для державних архівних установ засадах.

5.3.1.5. Архів створює за рахунок коштів Державного бюджету України копії унікальних та особливо цінних документів НАФ для страхового фонду і фонду користування з правом подальшого користування ними та використання їх інформації з дозволу власника, а також може надавати допомогу в поліпшенні умов зберігання, реставрації та створенні фондів користування іншими документами НАФ.

5.3.2. Напрямки взаємодії архіву з юридичними особами у здійсненні функцій управління архівною справою і діловодством

5.3.2.1. Архів взаємодіє з юридичними особами у таких напрямках:

- організація і вдосконалення роботи служб діловодства;

- організація і вдосконалення роботи архівних підрозділів;

- взаємодія з експертними комісіями;

- методична і практична допомога у виконанні робіт з документами;

- здійснення перевірянь роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій;

- проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства;

- підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій;

- організація державного обліку документів НАФ.

5.3.2.2. З метою організації і вдосконалення роботи служб діловодства архів:

- бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи служб діловодства, опрацюванні проектів розпорядчих документів і планів заходів з цих питань;

- бере участь у підготовці нормативно-методичних посібників, розробляє і впроваджує методичні посібники з питань діловодства;

- проводить наради, семінари і консультації, бере участь у підготовці розпорядчих документів з питань впровадження стандартів на документацію, систем документаційного забезпечення управління, уніфікованих систем документації та вносить пропозиції щодо вдосконалення цих документів;

- погоджує положення про служби діловодства, інструкції з діловодства, типові, примірні та індивідуальні номенклатури справ і надає методичну допомогу в їх розробленні.

5.3.2.3. Під час погодження інструкцій з діловодства та номенклатур справ архів перевіряє їх відповідність вимогам законодавства, державних стандартів на документацію, примірних і типових інструкцій з діловодства та правил роботи архівних підрозділів установ.

5.3.2.4. Юридичні особи протягом року з дня їх реєстрації в установленому законом порядку зобов'язані подати на погодження до відповідного державного архіву або архівного відділу міської ради номенклатуру справ. Номенклатура справ повторно розглядається і погоджується у міру потреби, у разі суттєвих змін основних функцій, завдань і структури юридичної особи, але не пізніше 5 років від дати її останнього погодження.

5.3.2.5. З метою організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів архів:

- бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів, складанні проектів розпорядчих документів та планів заходів з цих питань;

- бере участь у підготовці нормативних актів, розробляє та впроваджує методичні посібники з питань експертизи цінності і відбору документів на зберігання, забезпечення їх збереженості та з інших напрямків роботи архівних підрозділів;

- погоджує положення про архівні підрозділи, надає методичну допомогу в їх розробленні;

- схвалює описи справ постійного зберігання, анотовані переліки унікальних документів та переліки особливо цінних документів;

- погоджує описи справ з особового складу, акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

- погоджує графіки подання описів на розгляд ЕПК та графіки передавання документів НАФ до архіву (для джерел комплектування);

- проводить наради, семінари і консультації з питань роботи архівних підрозділів.

Положення про архівні підрозділи розробляються на основі типових і примірних положень, що затверджуються Держкомархівом.

5.3.2.6. Взаємодія з експертними комісіями

Архів розглядає і погоджує положення про ЕК, надає допомогу у розробленні цих положень та інших нормативно-методичних документів, що регламентують діяльність комісій, бере участь у роботі ЕК, у разі необхідності організовує спільні засідання ЕК та ЕПК, заслуховує звіти ЕК.

5.3.2.7. Допомога у проведенні поточних робіт

Архів надає організаційну і практичну допомогу у проведенні робіт та розробленні методичних рекомендацій з:

- експертизи цінності документів;

- науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з особового складу (систематизація, уточнення походження, авторства, дат, укладання заголовків тощо);

- укладання основних облікових документів для централізованого державного обліку;

- забезпечення збереженості документів;

- укладання довідкового апарату;

- організації користування документами та використання документної інформації, у тому числі публікації документів;

- підготовки до передавання документів із структурних підрозділів до архівного підрозділу та передавання документів НАФ до архіву тощо.

5.3.2.8. Проведення перевірянь роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій

Архів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевіряння роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій юридичних осіб.

Комплексні перевіряння проводяться не рідше, ніж один раз на п'ять років.

Тематичні перевіряння проводяться у міру потреби, але не частіше, ніж раз на два роки.

Контрольні перевіряння здійснюються у разі потреби через рік після проведення комплексного або тематичного перевіряння за рішенням колегії або ЕПК (ЕК) архіву. Замість проведення контрольного перевіряння архів може зробити запит на одержання від юридичної особи письмових відомостей про хід усунення недоліків, виявлених у процесі комплексного або тематичного перевіряння.

5.3.2.9. Комплексне перевіряння здійснюється за планом, затвердженим керівником архіву. У плані обумовлюються завдання й основні питання перевіряння, послідовність і строки його проведення, склад комісії. Архів попередньо повідомляє юридичну особу про мету і терміни проведення перевіряння.

5.3.2.10. У ході комплексного перевіряння обстежуються і аналізуються:

- організаційно-правовий статус архівного підрозділу, служби діловодства, ЕК та їх відповідність нормативним вимогам;

- робота служби діловодства: стан організації документів у діловодстві, стан впровадження стандартів на документацію, системи документаційного забезпечення управління та уніфікованих систем документації, наявність інструкцій з діловодства та якість їх укладання (в тому числі інструкцій з діловодства за зверненнями громадян), правильність оформлення службових документів, наявність номенклатур справ, якість їх укладання та стан впровадження у практику роботи; правильність формування справ відповідно до номенклатур, повнота складу документів у справах постійного зберігання, наявність картотек і покажчиків до документів, дотримання правил зберігання документів у діловодстві; стан роботи з підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах;

- організаційні засади роботи архівного підрозділу: дотримання встановленого порядку планування, звітності, нормування й обліку праці, здійснення архівним підрозділом юридичної особи, яка має мережу підлеглих організацій, внутрішнього контролю за забезпеченням збереженості, упорядкуванням і своєчасним передаванням документів НАФ на постійне зберігання, заходи щодо підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами тощо;

- організація роботи ЕК з експертизи цінності документів;

- забезпечення збереженості документів НАФ та документів з особового складу: наявність спеціально обладнаних архівосховищ, створення і дотримання умов та режимів зберігання, фізичний стан документів тощо;

- стан обліку документів, порядок ведення основних облікових документів, наявність і якість довідкового апарату, сумісність і наступність системи облікових документів та довідкового апарату до документів НАФ, у тому числі апаратного і програмного забезпечення облікових та довідкових баз даних, створюваних засобами EOT;

- дотримання порядку і строків передавання документів із структурних підрозділів до архівного підрозділу та підготовка документів НАФ до передавання на постійне зберігання;

- організація користування документами, використання їх інформації та дотримання режиму доступу до них, а також забезпечення збереженості документів у процесі користування ними тощо.

5.3.2.11. Під час підготовки та проведення комплексних перевірянь вивчаються наглядові справи юридичних осіб (див. п. 5.4.6), розпорядчі і методичні документи з архівної справи та діловодства, плани, звіти і паспорти архівних підрозділів та інші облікові документи, протоколи засідань ЕК, описи справ постійного зберігання та з особового складу, аналізується склад документів, оцінюються ступінь та якість їх упорядкування.

Результати перевірянь розглядаються на засіданнях колегії архіву.

5.3.2.12. Тематичні перевіряння роботи архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК проводяться з метою оцінки стану окремих напрямків роботи з документами (забезпечення збереженості, якість експертизи цінності, організація користування документами, дотримання режиму доступу до них тощо) за програмами, затвердженими керівником архіву.

Питання щодо перевіряння у певній системі (мережі) юридичних осіб погоджується з відповідним органом вищого рівня у цій системі.

5.3.2.13. З метою аналізу стану усунення недоліків, виявлених за підсумками комплексних і тематичних перевірянь роботи з документами, архів у плановому порядку проводить контрольні перевіряння.

5.3.2.14. Результати перевірянь оформлюються довідкою, в якій фіксується прізвище та посада працівників, що здійснювали перевіряння, дата проведення, завдання перевіряння, результати перевіряння відповідно до затвердженого плану, виявлені недоліки, загальні висновки про підсумки перевіряння, пропозиції щодо усунення недоліків, строки реалізації пропозицій.

Результати перевіряння доводяться до відома керівника юридичної особи й обговорюються на нараді працівників архівних підрозділів, служб діловодства та членів експертних комісій. За підсумками наради розробляється план заходів щодо поліпшення роботи з документами, який затверджується керівником юридичної особи. Примірник цих заходів подається архіву, який здійснив перевіряння.

5.3.2.15. У разі виявлення фактів недбалого зберігання, псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконної передачі іншій особі документів НАФ або документів, що підлягають внесенню до нього, незаконного доступу до зазначених документів та інших порушень законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи посадові особи юридичних осіб, а також власники документів НАФ, винні у цих порушеннях, за поданням архіву можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності. За фактами вчинення тяжких порушень винні можуть бути притягнуті до кримінальної відповідальності.

Застосування адміністративного стягнення або кримінального покарання не звільняє винного від обов'язку відшкодувати шкоду, заподіяну власнику документів НАФ або державі.

Діяльність архівних підрозділів, що не забезпечують збереженість документів НАФ або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів, може бути зупинена у порядку, встановленому Держкомархівом України.

За позовом архіву власник документів НАФ, який не забезпечує їх належної збереженості, може бути за рішенням суду позбавлений права власності на ці документи.

5.3.2.16. Проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства

Архів організовує огляди стану діловодства і архівної справи в юридичних особах, що перебувають у зоні його комплектування. Він також бере участь у проведенні таких оглядів, які організовують центральні і місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування.

Архів бере участь у:

- визначенні організаційних форм оглядів (галузевих, територіальних, тематичних тощо);

- встановленні строків їх проведення;

- розробленні умов оглядів, положень про оглядові комісії та у роботі цих комісій;

- підготовці підсумкових документів за результатами оглядів.

Архів може організовувати конкурси на кращий архівний підрозділ, кращу службу діловодства, кращу експертну комісію, кращий опис тощо.

5.3.2.17. Підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій

Архів самостійно або з іншими установами і організаціями організовує підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів та членів ЕК.

Основними формами підвищення кваліфікації є:

- постійно діючі курси підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами, за навчальними планами та програмами, що затверджуються Держкомархівом України;

- короткотермінові курси для працівників архівних підрозділів, служб діловодства та членів ЕК юридичних осіб однієї або кількох споріднених галузей, сфер діяльності за програмами, що затверджуються відповідним архівом;

- постійно діючі семінари з окремих основних питань роботи архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК з урахуванням контингенту слухачів (керівники архівних підрозділів, служб діловодства, голови ЕК тощо);

- разові семінари всіх працівників архівних підрозділів, служб діловодства та членів ЕК для ознайомлення з новими нормативними актами з питань діловодства та архівної справи тощо;

- вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи кращих архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК, складання аналітичних документів, публікація в архівознавчих виданнях, проведення нарад і семінарів.

Для проведення заходів щодо підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами, використовуються можливості архіву, різних навчальних закладів, а також наради, семінари, які проводять органи державної влади, органи місцевого самоврядування.

5.3.2.18. Організація державного обліку документів НАФ

Архів контролює ведення основних облікових документів архівними підрозділами юридичних осіб та фізичними особами - власниками приватних архівних зібрань.

Юридичні особи та власники приватних архівних зібрань у встановленому Держкомархівом України порядку подають документи для централізованого державного обліку (див. п. 6.3.4) до архіву, де їх документи пройшли державну реєстрацію.

Архів щорічно проводить паспортизацію архівних підрозділів юридичних осіб. Паспорт архівного підрозділу відбиває його стан на 01.01 кожного року. Паспортизація передбачає:

- розсилку бланків паспортів у 2-х примірниках;

- проведення семінарів, консультацій з працівниками архівних підрозділів щодо порядку заповнення паспортів;

- надання практичної допомоги, у тому числі на договірних засадах, щодо заповнення паспортів;

- вибіркове перевіряння на місцях правильності заповнення паспортів;

- проведення нарад з працівниками архівних підрозділів за підсумками паспортизації;

- підготовку методичних посібників з ведення паспортів архівних підрозділів.