Організація документів НАФ у межах системи архівних установ

Організація документів у межах системи архівних установ визначає види архівів відповідно до їх правового статусу і профілю.

3.2.1. Організація документів за формою власності на них

Документи НАФ постійно зберігаються в архівних установах або архівних підрозділах, приватних архівних зібраннях. Порядок зміни місця постійного зберігання документів на підставі зміни форми власності на них визначається у п. 1.1.2 цих Правил. Документи НАФ, що належать юридичним і фізичним особам, можуть зберігатися в архівах на правах депозиту (див. п. 4.3.10).

3.2.2. Організація документів за строками зберігання

Документи НАФ, що належать державі, територіальним громадам, до передавання на постійне зберігання тимчасово зберігаються в архівних підрозділах своїх утворювачів у порядку, визначеному в п. 4.3.3 цих Правил.

3.2.3. Організація документів за ступенем їх цінності

3.2.3.1. На організацію документів на міжархівному рівні впливає ступінь інформаційної цінності документальних комплексів, що реалізується у віднесенні їх до комплексів загальнонаціонального та місцевого значення.

3.2.3.2. До комплексів загальнонаціонального значення належать документи, що нагромадилися за час діяльності:

- центральних органів державної влади і управління, а також юридичних осіб, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю територію України або значну її частину;

- провідних органів та установ української еміграції (еміграційних урядів, політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій);

- окремих місцевих установ, якщо склад і зміст документів відображає історію усієї України або значної частини її території, а також у випадках, коли документна інформація може бути використана у загальнодержавному масштабі;

- видатних діячів Українського народу або інших народів.

3.2.3.3. До комплексів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, що діяли (діють) на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо їх не віднесено до документів загальнонаціонального значення.

3.2.3.4. Віднесення документальних комплексів до комплексів загальнонаціонального або місцевого значення здійснює Держкомархів України спільно із зацікавленими архівними та іншими установами.

3.2.3.5. Документальні комплекси загальнонаціонального значення зберігаються, як правило, в центральних державних архівах; галузевих державних архівах та архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв і бібліотек загальнодержавного рівня.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державному архіві в Автономній Республіці Крим, в державних архівах областей, міст Києва і Севастополя, а також в інших місцевих архівних установах.

3.2.3.6. Документальні комплекси загальнонаціонального значення, що перейшли у власність держави, територіальної громади на підставі добровільного волевиявлення їх власників, можуть зберігатися в місцевих архівних установах, якщо місце постійного зберігання документів є волевиявленням власника і обумовлено власником у відповідному правовому акті (договорі купівлі-продажу, дарування, заповіті).

3.2.3.7. Передавання документальних комплексів з одного архіву постійного зберігання документів системи Держкомархіву України до іншого здійснюється за рішенням Держкомархіву.

3.2.4. Організація документів за їх належністю до певних адміністративно-територіальних одиниць

3.2.4.1. Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць.

3.2.4.2. Документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, а також інших юридичних осіб, що діють (діяли) на території певної адміністративно-територіальної одиниці в її сучасних межах, зберігаються в тому архіві, який здійснює управління архівною справою і діловодством на цій території.

3.2.4.3. Документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності юридичних осіб, діяльність яких поширюється (поширювалася) на декілька адміністративно-територіальних одиниць, зберігаються в тому архіві, до зони комплектування якого входить адміністративно-територіальна одиниця, де розміщено (було розміщено) центральний орган (головний офіс) цієї юридичної особи.

3.2.4.4. Документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади і управління, суду, прокуратури, органів місцевого самоврядування, що виконували свої функції на територіях ліквідованих адміністративно-територіальних одиниць, зберігаються в тому архіві, до зони комплектування якого входять населені пункти, що були центрами ліквідованих адміністративно-територіальних одиниць.

3.2.4.5. У разі зміни адміністративно-територіального поділу документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності юридичних осіб на територіях, включених до нових адміністративно-територіальних одиниць, як правило, передаються до архіву, до зони комплектування якого входять новоутворені одиниці. Залишення їх на попередньому місці зберігання можливе, якщо це забезпечує кращі умови зберігання документів та використання їх інформації.

3.2.5. Організація документів за історичними умовами, часом і місцем створення

3.2.5.1. Документи НАФ за історичними умовами і місцем їх створення поділяються на три групи:

- документальні комплекси, що нагромадилися на території сучасної України;

- документальні комплекси українського походження, що нагромадилися за межами України і повернулися до України на законних підставах;

- документальні комплекси іноземного походження, що утворилися на теренах інших держав і надійшли до України на підставі дарування, заповіту чи з інших обставин.

Документальні комплекси, що входять до складу першої групи, поділяються на три підгрупи під умовними назвами: "документи дорадянського періоду", "документи радянського періоду", "документи періоду незалежності".

3.2.5.2. До документів "дорадянського періоду" належать документальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах за час існування Київської Русі (X-XII ст.), Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньої Київської Русі (XII-XIV ст.), Гетьманщини (XVII-XVIII ст.), Запорозької Січі (XVI-XVIII ст.), Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920 рр.), Української Держави (1918 р.), Західно-Української Народної Республіки (1918-1919 рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.), входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця XIV до середини 40-х років XX ст., 1941-1944 рр.).

3.2.5.3. До документів "радянського періоду" належать документальні комплекси, що утворилися на територіях, що входять до складу сучасної України, в період входження цих територій до складу Української Радянської Соціалістичної Республіки.

Початкова дата цього періоду визначається для кожного регіону окремо і обумовлюється часом поширення радянської влади на його територіях. Кінцева дата - 24 серпня 1991 р.

3.2.5.4. До документів "періоду незалежності" належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після прийняття Акту проголошення незалежності України 24 серпня 1991 р.

3.2.5.5. Періодизація документальних комплексів офіційного походження, хронологічні межі яких охоплюють два або декілька періодів, здійснюється за датою створення фондоутворювачів.

Документальні комплекси особового походження належать до того періоду, на який припадає більш творчо (діяльно) насичена частина життя їх утворювачів.

3.2.5.6. Архіви постійного зберігання документів, що комплектуються, зберігають документальні комплекси усіх груп. Історичні архіви зберігають документальні комплекси "дорадянського періоду".

3.2.6. Організація документів за належністю до певних галузей і сфер життєдіяльності суспільства

Документальні комплекси загальнонаціонального значення розподіляються між центральними державними архівами за ознакою належності до певної галузі або сфери життєдіяльності суспільства. Ця ж ознака є основною для віднесення документів до профілю галузевих державних архівів.

3.2.7. Організація документів за видами носіїв інформації, способами і технікою закріплення інформації

Комплекси документів, виокремлені за ознакою виду носія, способів і техніки закріплення інформації, підлягають зберіганню в спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділах загальних архівів.

3.2.8. Організація доку ментів за категоріями доступу до них

За категоріями доступу документи НАФ поділяються на документи з відкритим (необмеженим) доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.