Облік копій страхового фонду та фонду користування

6.12.1. В архіві здійснюється окремо облік страхових копій і копій фонду користування, відзнятих з:

- документів різних історичних періодів;

- документів з паперовою основою (копії на рулонній плівці або мікрофішах);

- кінодокументів;

- відеодокументів;

- фотодокументів;

- фонодокументів;

- електронних документів.

6.12.2. Обсяг страхового фонду вимірюється в одиницях обліку, одиницях зберігання, в кадрах (для документів з паперовою основою, фотодокументів), годинах звучання (для фонодокументів), метрах (для кінодокументів).

6.12.3. Облік здійснюється у книгах обліку надходжень страхового фонду і фонду користування (додаток 30) та в описах страхового фонду (додаток 19). Облікові відомості вносяться на підставі замовлень на виготовлення страхових копій фонду користування та актів передавання страхових копій.

6.12.4. До книг обліку надходжень щорічно складаються підсумкові записи із зазначенням кількості страхових копій, що надійшли протягом року.

6.12.5. У підсумкових записах до описів страхового фонду фіксується кількість облікованих в описах одиниць обліку (одиниць зберігання) страхового фонду та кількість скопійованих оригіналів. Внесення змін до підсумкових записів або укладання нових підсумкових записів здійснюється у порядку надходження страхових копій до спеціальних архівосховищ.

6.12.6. Опис страхового фонду складається у 3-х примірниках: перший передається разом із страховими копіями до спеціального сховища, два залишаються в архіві (один - недоторканий, у секторі обліку, другий - робочий, у сховищі).

6.12.7. Після проведення страхового копіювання в описах документів у графі "Примітки" описової статті скопійованої облікової одиниці проставляється штамп "СФ". Якщо усі документи опису скопійовано, штамп "СФ" проставляється тільки на титульному аркуші та обкладинці опису.

6.12.8. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на рулонній плівці та фонду користування ними

6.12.8.1. За одиницю зберігання і обліку страхового фонду, виготовленого у вигляді рулонного мікрофільму, приймається фізично відокремлений рулон мікрофільму незалежно від кількості знятих на ньому фондів, справ, документів.

За одиницю виміру страхового фонду приймається кадр мікрофільму.

Облік страхового фонду ведеться в книзі обліку надходжень страхового фонду і фонду користування (додаток 30) та описах страхового фонду (додаток 19).

6.12.8.2. Записи до книги обліку надходжень страхового фонду вносяться в порядку надходження рулонів мікрофільмів незалежно від фондової приналежності документів, обсягу включених у копію справ чи документів, кількості страхових копій. За книгою надходжень обліковим одиницям страхового фонду присвоюються порядкові номери.

У графі 3-й книги надходжень зазначаються номер і дата замовлення на виготовлення копій. Графи 5 і 6 заповнюються на підставі відповідних пунктів замовлення на виготовлення копій. В графах 9-11 обліковується фонд користування.

6.12.8.3. Графи опису страхового фонду заповнюються на підставі книги обліку надходжень страхового фонду і фонду користування, а також замовлення на виготовлення копій.

6.12.8.4. Залежно від конкретних умов описи можуть складатися на мікрофільми страхового фонду одного чи декількох фондів. Описи нумеруються у валовому (для архіву) порядку.

6.12.8.5. До опису страхова копія вноситься лише один раз. Порядковий номер, присвоєний страховій копії за описом, є її постійним номером. Нумерація страхових копій у єдиному опису страхових копій в цілому в архіві може продовжуватися до п'ятизначного номера, після чого складається новий опис.

Перенумерування страхових копій чи присвоєння звільнених номерів іншим копіям забороняється.

6.12.8.6. Опис страхового фонду повинен мати річні розділи, до яких складаються відповідні підсумкові записи (див. п. 6.12.5). Після закінчення записів у опису, а також у разі розподілу опису на томи (якщо страхові копії до спецсховища передаються частково) в кінці опису, тому також робиться підсумковий запис.

6.12.8.7. Архівним шифром одиниці обліку страхового фонду є назва архіву, номер опису страхового фонду, номер одиниці обліку страхового фонду з додаванням індексу "СФ". Шифр проставляється на контрольних кадрах страхової копії, на бланку етикетки на верхній кришці великої кінокоробки і бортах упакування.

6.12.9. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах та фонду користування ними

6.12.9.1. За одиницю зберігання і обліку страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах приймається одна або декілька мікрофіш, які відзнято з однієї справи і вкладено у один конверт.

6.12.9.2. За книгою обліку надходжень страхового фонду і фонду користування на мікрофішах кожному надходженню надається порядковий номер. Кількісні показники записуються із врахуванням фондової належності відзнятих копій за кожним фондом і описом окремо.

6.12.9.3. Описи страхового фонду на мікрофішах складаються окремо на страхові копії документів кожного фонду, один або декілька його описів.

6.12.9.4. Обліковим номером одиниці обліку страхового фонду і фонду користування на мікрофішах є обліковий номер відзнятої справи, архівним шифром - відповідно архівний шифр відзнятої справи з додаванням індексу "СФ" - для страхового фонду і "П" (позитив), "Д" (діазокопія) - для фонду користування.

6.12.10. Особливості обліку страхового фонду аудіовізуальних документів та фонду користування ними

6.12.10.1. Одиниці обліку та одиниці зберігання страхового фонду аудіовізуальних документів та фонду користування ними ідентичні одиницям обліку та одиницям зберігання аудіовізуальних документів, з яких створюються копії.

6.12.10.2. Облік страхових копій здійснюється за книгами обліку страхового фонду, що ведуться за видами документів (кіно, фото, фоно). Для кінодокументів копії фонду користування не створюються.

Облік музейних предметів

6.13.1. Музейні предмети, у тому числі комплекси музейних предметів, що є музейними колекціями, обліковуються в архіві на засадах, визначених для обліку музейних цінностей в державних музеях.

6.13.2. У разі надходження до архіву на зберігання музейних предметів у складі архівних фондів вони додатково обліковуються у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання (додаток 25).

Під час укладання опису документів фонду на музейні предмети складається перелік із зазначенням ідентифікаційних даних (назва, зовнішній вигляд, матеріал, техніка виконання, розмір тощо), який додається до архівного опису. До цього переліку укладається підсумковий запис щодо кількості назв і примірників внесених до нього предметів. У разі вибуття за відповідним актом внесених до переліку музейних предметів у графі "Примітки" проставляється штамп "Вибуло" і складається новий підсумковий запис.

6.13.3. Усі акти, що фіксують рух музейних предметів (акти приймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття з обліку; акти видавання у тимчасове користування за межі архіву), а також матеріали перевірянь наявності зберігаються у справі відповідного архівного фонду.

Облік бібліотечного фонду

6.14.1. Основними одиницями обліку бібліотечного фонду для всіх видів видань (крім газет) є примірник і назва. Основною одиницею обліку газет є річний комплект, додатковою - підшивка.

6.14.2. Бібліотечний фонд обліковується сумарно (кількісно) й індивідуально. Сумарний облік ведеться у книзі сумарного обліку, в якій фіксуються відомості про надходження, вибуття та підсумки руху фонду. Цьому виду обліку підлягають усі видання, що надходять до бібліотеки чи вибувають з неї, на підставі супровідних документів на надходження чи актів приймання або вибуття видань.

6.14.3. Індивідуальний облік ведеться в інвентарній книзі, куди записуються під порядковими (інвентарними) номерами видання, вартість яких приймається на баланс бібліотеки. До них належать книги та їх копії, у тому числі альбоми, атласи, ноти тощо обсягом понад 48 сторінок.

6.14.4. Зняття з обліку видань здійснюється на підставі актів, затверджених керівником архіву. Залежно від причин зняття видань з обліку щоразу укладаються окремі акти: через зношення (не підлягають реставрації); у зв'язку із зайвою дублетністю; видання, що не є профільними для архіву і не користуються попитом; застарілі за змістом (втратили свою актуальність, наукову та виробничу цінність); утрачені читачами.

6.14.5. Під час організації обліку бібліотечного фонду слід керуватися відповідними інструкціями й стандартами з бібліотечної справи.

6.14.6. Додатковий облік видань, що надійшли до архіву разом з документами, здійснюється за книгою обліку надходжень документів на постійне зберігання (додаток 25); в актах приймання-передавання документів на постійне зберігання (додаток 16) у графі "Примітки" зазначаються їх інвентарні номери. Під час укладання опису архівного фонду, до якого входять видання, вони вносяться до окремого переліку із зазначенням інвентарного номеру, автора, назви, вихідних даних та кількісної характеристики. Перелік підшивається до опису як додаток, супроводжується підсумковим записом про загальну кількість назв і примірників внесених до нього видань. Перелік засвідчується особою, відповідальною за облік. У разі вибуття за відповідним актом внесених до додатку видань у графі "Примітки" ставиться штамп "Вибуло" і укладається новий підсумковий запис.

Друковані видання з великою кількістю рукописних нотаток фондоутворювача або інших маргіналій включаються до архівних фондів як документи і до бібліотечного фонду не передаються.

6.14.7. Усі акти, що фіксують рух видань, прийнятих разом з документами (акти приймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття з обліку; акти видавання у тимчасове користування за межі архіву), а також матеріали перевірянь наявності, зберігаються у справі відповідного архівного