Про Основні правила роботи державних архівів України

Р І Ш Е Н Н Я

03.02.2004

Про Основні правила роботи державних архівів України

Розділ 1

Національний архівний фонд і державні архіви

Державний архів

1.2.1. Державний архів(1) як у станова, що забезпечу є формування Національного архівного фонду(2), облік і зберігання його документів та використання їх інформації

---------------

(1) Далі - архів, крім випадків, коли державний архів треба відрізнити від інших видів архівних установ.

(2) Далі - як правило, НАФ.

1.2.1.1. Архів є установою, що створена і фінансується державою та призначена для формування НАФ, обліку і зберігання його документів, забезпечення використання їх інформації.

1.2.1.2. Відповідно до призначення і мети діяльності архів за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснює певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною НАФ, що належить державі і зберігається у зазначеному архіві згідно з його профілем і рангом (див. п. 1.2.1.5, 1.2.3.6). Архів може зберігати також документи НАФ, що не належать державі, і за дорученням їх власників здійснювати певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

1.2.1.3. Архів зберігає документи НАФ постійно. Частина місцевих архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня, з наступним передаванням зазначених документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання. У разі зміни форми власності на документи такі передавання оформлюються угодами.

1.2.1.4. Архів зберігає документи НАФ в особливому режимі, що забезпечує їх збереженість і збереженість інформації, що міститься в них, цілісність упорядкованих документальних комплексів (архівних фондів, архівних колекцій, архівних зібрань тощо), доступність їх для користувачів. Для цього архів веде комплектування, здійснює заходи щодо забезпечення збереженості документів, створює і вдосконалює довідковий апарат, забезпечує умови для користування документами, задовольняє інформаційні запити органів державної влади, інших юридичних осіб, забезпечує реалізацію конституційних прав фізичних осіб щодо одержання архівної інформації, з власної ініціативи здійснює використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах, а також регулює доступ до документів, що спеціально охороняються законодавством.

1.2.1.5. За своїм профілем - основним видовим складом документів, що підлягають зберіганню в них, - архіви поділяються на загальні та спеціалізовані, такі, що комплектуються, та історичні.

Загальні архіви зберігають документи незалежно від часу їх створення, галузевої належності, виду носіїв інформації, способу і техніки закріплення інформації.

Спеціалізовані архіви зберігають документи, що обмежуються тематикою, належністю до певних галузей чи сфер діяльності, видами носіїв інформації, способом і технікою закріплення інформації. До спеціалізованих архівів належать Центральний державний архів громадських об'єднань України, Центральний державний кінофотофоноархів України ім. Г.С. Пшеничного, Центральний державний науково-технічний архів України, Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України, галузеві державні архіви.

Залежно від того, чи здійснюють архіви систематичне поповнення своїх архівних фондів документами, що утворилися в їхніх джерелах комплектування, чи зберігають закриті архівні фонди установ попередніх історичних епох, архіви поділяються на такі, що комплектуються, та історичні.

Профіль архіву визначається за погодженням з державною архівною установою вищого рівня органом, що його утворює, і закріплюється у положенні про архів (див. п. 2.1.3).

1.2.1.6. Окремі архіви через унікальність документальних комплексів загальнонаціонального значення, що в них зберігаються, в установленому порядку віднесено до соціально-культурних установ, що мають особливу суспільну значущість.

1.2.2. Державний архів як інформаційна система у структурі інформаційних ресурсів

Архів є інформаційною системою - організаційно упорядкованою сукупністю архівних документів, довідкового апарату, включаючи бази і банки даних, та інформаційних технологій. Документи, що зберігаються в архіві, належать до архівних інформаційних ресурсів, які є складовою частиною національних інформаційних ресурсів України.

Архів як інформаційна служба і суб'єкт інформаційних відносин бере участь у реалізації державної політики у сфері інформаційних відносин, здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної інформації. Документи, що зберігаються в архіві, є об'єктом інформаційних відносин, права власності, авторського та суміжних прав.

1.2.3. Архівні установи системи Держкомархіву України. Ранги архівів

1.2.3.1. Держкомархів України є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та водночас архівною установою системи архівних установ України.

Держкомархів України в межах повноважень у сфері архівної справи і діловодства, визначених законом, бере участь у формуванні та забезпеченні реалізації державної політики, здійснює нормативно-правове регулювання відносин, визначає перспективи та пріоритетні напрями розвитку, здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання та міжнародне співробітництво. Він також контролює діяльність архівних установ і служб діловодства, організовує нормативно-правове, науково-методичне, інформаційне забезпечення їх діяльності, формування вимог до комп'ютеризації діловодства і архівної справи та до створення, реєстрації, обліку, зберігання електронних організаційно-розпорядчих документів. Держкомархів України розпоряджається НАФ, організовує його формування, державну реєстрацію, державний облік та зберігання його документів, використання інформації, що в них міститься.

1.2.3.2. До системи архівних установ Держкомархіву України входять центральні державні архіви України, інші центральні державні архівні установи і місцеві державні архівні установи.

Центральні державні архіви України є установами безпосереднього підпорядкування Держкомархіву України, що створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для постійного зберігання документів Національного архівного фонду загальнонаціонального значення відповідно до свого профілю, виконання завдань та функцій держави з управління архівною справою і діловодством у межах своїх зон комплектування.

Для здійснення науково-дослідної, інформаційної, виробничої, обслуговуючої, іншої допоміжної діяльності у сфері архівної справи і діловодства у системі Держкомархіву України функціонують спеціалізовані архівні установи, підприємства, організації.

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя є місцевими державними архівними установами, що підзвітні і підконтрольні відповідному органу виконавчої влади і Держкомархіву України. Вони здійснюють управління архівною справою і діловодством у відповідній зоні комплектування та постійне зберігання документів НАФ, що мають місцеве значення.

Центральні державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя є науково-методичними центрами у сфері архівної справи і діловодства (див. п. 10.3.1).

Архівні відділи районних державних адміністрацій підзвітні і підконтрольні головам районних державних адміністрацій, Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державному архіву області, міста Києва і Севастополя відповідно, а також Держкомархіву України. Ці місцеві державні архівні установи складають низову ланку установ системи Держкомархіву України і здійснюють управління архівною справою і діловодством у своїй зоні комплектування та тимчасове або постійне зберігання документів НАФ, що мають районне значення.

1.2.3.3. Архівні відділи міських рад міст республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного значення, що утворюються відповідними міськими радами, виконують делеговані повноваження місцевих державних архівних установ щодо зберігання документів НАФ та управління архівною справою і діловодством у своїй зоні комплектування.

З питань здійснення цих повноважень архівні відділи міських рад підконтрольні відповідно Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, а також Держкомархіву України.

1.2.3.4. Зоною комплектування архіву є сукупність юридичних і фізичних осіб, розташованих на території певної адміністративно-територіальної одиниці, на яких поширюються повноваження архіву відповідно до його профілю і рангу.

1.2.3.5. До місцевих архівних установ належать також трудові архіви - архівні установи, що у порядку, передбаченому законодавством, створюються місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до НАФ і утворилися в діяльності суб'єктів господарювання, розташованих на певній території.

Місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад контролюють діяльність трудових архівів щодо зберігання, упорядкування і обліку архівних документів, використання їх інформації, надають консультативно-методичну допомогу у цих питаннях.

1.2.3.6. Ранг архіву - належність архіву до певного рівня системи архівних установ: загальнодержавного, республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного, міського, районного - визначається рівнем органу, який утворив цей архів, і складом документів, що у ньому зберігаються та підлягають зберіганню.

1.2.4. Державні архівні установи, що не входять до системи Держкомархіву України

Державне зберігання документів НАФ та інформаційну діяльність в сфері архівної справи і діловодства здійснюють також державні архівні установи, що не входять до системи Держкомархіву України: галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

Галузеві державні архіви створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для централізованого в межах галузі або системи установ зберігання геологічних, гідрометеорологічних, картографічних та інших специфічних видів архівних документів, які потребують особливих умов їх зберігання і використання відомостей, що містяться в них.

Архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек (відділи рукописів та інші структурні підрозділи) створюються в порядку, встановленому законодавством, для постійного зберігання документів НАФ, що нагромадилися у сховищах цих установ, та інших профільних документів.

1.2.5. Правова база діяльності державних архівів

Правовою базою діяльності архівів є законодавство про Національний архівний фонд та архівні установи, інші акти законодавства України та міжнародні правові акти, згоду на обов'язковість яких надано Верховною Радою України.

Законодавство про Національний архівний фонд та архівні установи складається із Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", інших актів законодавства України, прийнятих відповідно до нього.

1.2.5.1. Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" визначає поняття НАФ як однієї із загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об'єкт права, закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням НАФ, та інші основні питання архівної справи.

Архіви у своїй діяльності керуються також Основами законодавства України про культуру, законами про інформацію2657-12, про державну таємницю3855-12, про авторське право та суміжні права3792-12, про обов'язковий примірник документів595-14, іншими законами, а також указами Президента України, що регулюють відповідні питання функціонування архівів.

1.2.5.2. Діяльність державних архівів та інших місцевих архівних установ регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в межах їх компетенції та згідно із законодавством.

Нормативно-правові акти органів виконавчої влади і місцевого самоврядування визначають правовий статус відповідних архівів та їх працівників, регулюють порядок діяльності зазначених архівів як суб'єктів права, їх взаємовідносини з іншими юридичними і фізичними особами, питання реалізації загальних нормативних та методичних принципів організації архівної справи стосовно конкретних умов діяльності відповідних архівів.

Нормативно-правові акти Держкомархіву України, державних архівних установ - органів виконавчої влади, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації.

Розділ 2

Організація роботи архіву

Управління архівом

2.1.1. Під управлінням архівом мається на увазі організація виконання працівниками завдань і функцій та реалізації повноважень архіву Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади (місцевого самоврядування) вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву організаційно-розпорядчими, економічними, соціальними і виховними методами.

2.1.2. Управління архівом здійснюється на основі Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших центральних та відповідних місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування.

Відповідно до цих нормативно-правових актів розробляються основні нормативні документи з організації роботи архіву: положення про архів і його структурні підрозділи, структура та штатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові інструкції працівників.

2.1.3. Положення про архів визначає його статус як юридичної особи, порядок створення і підпорядкування, правову базу діяльності, профіль, завдання, функції, права і порядок управління.

Положення про архів затверджується органом виконавчої влади (органом місцевого самоврядування) вищого рівня. Положення про місцеві державні архівні установи затверджуються на підставі типових положень, затверджених Кабінетом Міністрів України.

2.1.4. Структура архіву - документ, що визначає склад структурних підрозділів, розробляється з урахуванням завдань і функцій архіву та умов і особливостей його роботи.

Структура архіву затверджується директором архіву за погодженням з органом вищого рівня.

В архівах, що не мають структури, можуть створюватися групи працівників за напрямками діяльності, які очолюють відповідні спеціалісти.

2.1.5. Положення про структурні підрозділи архіву визначають завдання, функції, повноваження й організацію діяльності підрозділів. Ці положення розробляються на основі положення про архів, його структури та з урахуванням примірних положень про структурні підрозділи архівів, затверджених Держкомархівом України.

Положення про структурні підрозділи затверджуються директором архіву.

2.1.6. Штатний розпис архіву - документ, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їхньої заробітної плати відповідно до умов оплати праці.

Штатний розпис складається згідно із структурою архіву в межах встановленої йому граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і затверджується керівником органу вищого рівня.

2.1.7. Кошторис надходжень і витрат архіву - документ, що визначає загальний обсяг, цільове надходження, використання і поквартальний розподіл коштів архіву. Кошторис складається на календарний рік та затверджується керівником органу вищого рівня.

2.1.8. Посадові інструкції складаються на всіх працівників архіву і визначають їхні обов'язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції складаються на підставі кваліфікаційних довідників посад працівників і положень про структурні підрозділи та затверджуються директором архіву.

2.1.9. Директор (керівник) архіву здійснює керівництво діяльністю архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів та інших працівників архіву.

2.1.10. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції архіву, в ньому на правах дорадчого органу створюється колегія. Склад колегії, положення про неї (регламент) затверджуються відповідним органом вищого рівня.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора.

2.1.11. В архіві на правах науково-дорадчих органів створюються із залученням представників інших установ та наукової громадськості:

- науково-методична рада - для розгляду питань науково-методичної та видавничої роботи (див. п. 10.4);

- експертно-перевірна (експертна) комісія - для розгляду питань, пов'язаних з визначенням цінності документів, віднесення їх до НАФ, визначення складу документів архіву, грошової оцінки документів НАФ;

- комісія по розсекречуванню документів - для зняття обмежень доступу до документів архіву.

У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші постійно діючі чи тимчасові ради та комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються директором архіву.

Планування роботи архіву

2.2.1. Планування роботи архіву - це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до призначення і мети діяльності архіву.

2.2.2. В архіві складаються такі планові документи на рік:

- план розвитку архівної справи;

- план науково-дослідної та методичної роботи;

- план науково-видавничої роботи;

- план впровадження наукових і методичних розробок;

- план-звіт роботи архіву;

- план-звіт роботи структурного підрозділу;

- план-звіт роботи працівника.

Плани складаються за формами, затвердженими Держкомархівом України, і супроводжуються пояснювальними записками.

Залежно від напрямів діяльності, штатної чисельності та наявності структурних підрозділів окремі види планових документів можуть не складатися. Разом з тим архів може розробляти окремі плани розвитку певних напрямів діяльності.

2.2.3. Планування здійснюється архівом самостійно на основі аналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвитку архівної справи і діловодства та програм за окремими напрямами діяльності, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, з врахуванням рекомендацій і доручень органів вищого рівня.

Планування в архіві починається з розроблення планової частини планів-звітів роботи структурних підрозділів.

2.2.4. План розвитку архівної справи, план науково-дослідної та методичної роботи, план науково-видавничої роботи, план впровадження наукових і методичних розробок включають показники, виконання яких контролюється Держкомархівом України. Ці плани затверджуються директором архіву і надсилаються Держкомархіву України в установлені ним терміни.

2.2.5. План розвитку архівної справи складається на основі плану-звіту роботи архіву. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім показників архіву у відповідних графах до плану включають зведені показники архівних відділів районних державних адміністрацій і міських рад, а також зведені показники в цілому по республіці (області, місту).

2.2.6. План-звіт роботи архіву є основним внутрішнім плановим документом, що визначає виконувані види робіт, їх обсяги і виконавців, вирішує питання координації діяльності структурних підрозділів, фіксує розрахунок бюджету робочого часу, потрібного для виконання запланованих обсягів робіт, і передбачає організаційні заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.

План-звіт роботи архіву складається з табличної частини за формою, затвердженою Держкомархівом України, і текстової частини, в якій за встановленими напрямами розвитку архівної справи коротко обгрунтовуються і конкретизуються види й обсяги робіт, визначаються їх кінцеві результати, основні організаційно-методичні заходи, їхні терміни та виконавці. Текстова частина не повинна дублювати табличну (розрахункову).

У табличній частині на основі планової штатної чисельності працівників архіву і діючих норм часу (виробітку) проводиться розрахунок бюджету робочого часу; передбачається резерв часу на виконання позапланових робіт.

Проект плану-звіту архіву розробляється працівником, який відповідає за планування та звітність, на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів і після обговорення на засіданні колегії затверджується директором архіву.

2.2.7. План-звіт роботи структурного підрозділу архіву розробляється керівником структурного підрозділу, включає профільні підрозділу основні показники плану-звіту роботи архіву, а також обсяги і види робіт, що контролюються лише керівником підрозділу. Після затвердження плану-звіту роботи архіву, складеного на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів, останні, в разі необхідності, доопрацьовуються і подаються на затвердження директору архіву.

2.2.8. План-звіт роботи працівника складається на основі плану-звіту роботи структурного підрозділу і затверджується керівником підрозділу.

Організація праці в архіві

2.4.1. Ефективність праці в архіві забезпечується якісними підбором, розстановкою та використанням кадрів, систематичним підвищенням їх кваліфікації, нормуванням праці, створенням сприятливих умов для роботи працівників, раціональним використанням матеріально-технічних ресурсів.

2.4.2. Підбір кадрів, їх розстановка і використання здійснюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційних довідників посад. На основі структури і штатного розпису складається штатна розстановка, тобто розподіл працівників по структурних підрозділах і ділянках роботи, що затверджується директором архіву.

Підбір і розстановка кадрів здійснюються керівництвом архіву за участю керівників структурних підрозділів. При цьому враховується відповідність працівників кваліфікаційним вимогам, беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Підбір і прийняття працівників на посади державних службовців здійснюється відповідно до вимог законодавства про державну службу.

Під час прийняття працівників на роботу в архів його керівництво ознайомлює їх з посадовими обов'язками, правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці та її оплати, а також з цими Правилами.

Для визначення відповідності працівників займаній посаді періодично проводиться їх атестація. Склад атестаційної комісії і положення про неї затверджуються директором архіву.

2.4.3. З метою підвищення рівня знань і удосконалення професійних навичок систематично проводяться заходи з підвищення кваліфікації працівників архіву і післядипломної освіти його спеціалістів. Зазначені заходи (організація стажування, семінарів, лекцій, курсів, гуртків тощо) та участь у них працівників передбачаються в планах-звітах архіву, структурного підрозділу та працівника.

2.4.4. Розподіл праці в архіві, тобто розмежування діяльності працівників за характером функцій, що ними виконуються, здійснюється з метою прискорення та підвищення якості розв'язання завдань за рахунок одночасного виконання різних робіт та спеціалізації працівників.

Кооперація праці - об'єднання працівників для узгодженої спільної участі у виконанні єдиного завдання, встановлення взаємозв'язків між окремими працівниками у єдиному процесі праці.

Розподіл і кооперація праці в архіві закріплюються його структурою, штатним розписом та штатною розстановкою, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників, методичними посібниками з виконання певних робіт.

Формою кооперації праці в архіві є створення тимчасових трудових (творчих) колективів на час виконання певної роботи (розроблення науково-дослідної теми, підготовка збірника, виставки документів, довідника, виконання завдання органу вищого рівня тощо). До складу тимчасового трудового колективу можуть включатися працівники різних структурних підрозділів архіву і, в разі необхідності, фахівці інших установ.

Склад тимчасового трудового колективу, умови його діяльності, у тому числі фінансування, строки і порядок виконання роботи, затверджуються наказом директора архіву.

2.4.5. З метою кращої організації праці, раціонального використання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватися суміщення посад і розширення зон обслуговування, тобто виконання працівником протягом робочого дня крім обов'язків, установлених посадовою інструкцією, додаткової роботи за іншою посадою, що передбачена штатним розписом архіву. Суміщення посад або розширення зон обслуговування здійснюється за рахунок більш ефективного використання робочого часу, підвищення продуктивності праці і не повинно заважати виконанню працівниками їх основних обов'язків.

Суміщення посад або розширення зон обслуговування вводиться наказами директора.

2.4.6. Для розрахунку трудових і матеріальних ресурсів, необхідних для виконання завдань архіву, в ньому застосовується нормування основних видів робіт та операцій.

Норма часу - час, визначений для виконання певної роботи, тобто завдань, обов'язків чи операцій одним працівником.

Норма виробітку - це обсяг роботи (кількість одиниць продукції), що працівник повинен зробити за робочий день або годину.

За об'єктами застосування норми бувають операційними та укрупненими. Операційні норми регламентують одну робочу операцію (наприклад, нумерація аркушів, шифрування справ). Укрупнені норми розробляються для нециклічних видів роботи і охоплюють декілька (комплекс) взаємопов'язаних робіт або операцій, що передують одержанню кінцевого результату (наприклад, організація виставки, підготовка збірника документів). Укрупнені норми часу використовуються, як правило, у процесі розроблення плану-звіту архіву, операційні - під час індивідуального планування.

За порядком розроблення і затвердження норми бувають типовими та місцевими. Типові норми встановлюються на основні види робіт, що виконуються у державних архівах за стандартних організаційно-технічних умов праці. Типові норми затверджуються Держкомархівом України за погодженням з Центральним комітетом профспілки працівників державних установ України і є обов'язковими для застосування.

Місцеві норми можуть розроблятися в архіві на окремі види робіт і операцій, що не передбачені у типових нормах, або якщо умови праці в архіві суттєво відрізняються від стандартних умов. Місцеві норми розробляються на основі типових норм, класифікаційного переліку робіт, що виконуються в архіві, даних про затрати часу, отриманих шляхом хронометражу, фотографування та самофотографування робочого часу, відомостей облікових і звітних документів та результатів перевірянь виконання норм. Розроблені норми проходять апробацію і за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим трудовим колективом органом затверджуються директором архіву.

Періодично, у міру вдосконалення технології, появи нових видів робіт чи зміни умов їх виконання норми переглядаються, можуть доповнюватися і коректуватися.

2.4.7. Керівництво архіву забезпечує сприятливі умови і охорону праці працівників архіву. Для цього відповідно до діючих санітарних норм і правил з урахуванням раціонального використання робочих площ, характеру виконуваних робіт, розташування виробничо-технічних комунікацій та шляхів транспортування документів виділяються робочі місця працівників, що оснащуються необхідним обладнанням, засобами індивідуального захисту, безпеки та оргтехніки, інструктивно-методичними документами, матеріалами, формами тощо. В архіві забезпечуються дотримання правил протипожежної безпеки і правил користування засобами технічного оснащення, обов'язковий інструктаж працівників з протипожежної безпеки, техніки безпеки та охорони праці. На основі галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку в архіві наказом директора встановлюється розпорядок робочого дня, що передбачає раціональний режим праці і відпочинку працівників, додержання вимог трудової та виробничої дисципліни, зручність обслуговування відвідувачів. Керівництво архіву спільно з трудовим колективом і громадськими організаціями, що діють в ньому, дбають про впровадження естетики, створення і підтримання нормального психологічного клімату в колективі.

Адміністрація архіву і трудовий колектив в особі профспілкового чи іншого уповноваженого трудовим колективом органу з урахуванням галузевої угоди можуть укладати колективний договір, що містить взаємні зобов'язання регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, створення умов праці, забезпечення зайнятості, встановлення соціальних гарантій працівникам архіву тощо.

Кодекс етики архівістів

2.7.1. Працівники архіву у своїй діяльності керуються крім нормативно-правових актів також професійними етичними нормами, схваленими Міжнародною радою архівів у вигляді Кодексу етики архівістів (додаток 4).

Розділ 3

Фондування документів НАФ

3.4.1. Практичне здійснення організації документів НАФ за фондовою системою називається фондуванням.

Фондування полягає у визначенні або уточненні фондової належності документів; утворенні архівних фондів, наданні їм назв та визначенні їх меж.

Фондування документів здійснюється:

- у діловодстві юридичних осіб у процесі формування справ та відбору документів для передавання архівним підрозділам;

- в архівних підрозділах юридичних осіб на стадії підготовки документів для постійного зберігання;

- в архівах у випадку потреби науково-технічного опрацювання документів, перероблення описів, створення об'єднаних архівних фондів та архівних зібрань.

3.4.2. Визначення фондової належності документів та утворення архівних фондів

Визначення фондової належності документів полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної юридичної чи фізичної особи. Це здійснюється на основі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документів.

3.4.2.1. Вхідні документи належать до фонду тієї юридичної особи, яка їх отримала; їх фондова належність визначається за адресатом, реєстраційним штампом, резолюцією і помітами про виконання, змістом документів.

Копії вихідних документів (відпуски) належать до фонду юридичної особи - автора; їх фондова належність визначається на підставі підписів, діловодних поміт, змісту документів.

Внутрішні документи належать до фонду юридичної особи, яка їх склала; фондова належність визначається за назвою установи, підписами, змістом документів.

Справи, що велись послідовно двома юридичними особами, належать до фонду тієї особи, де вони були закінчені діловодством. У випадку ліквідації юридичної особи з наданням її функцій новоутвореній особі, закінчені діловодством справи належать до фонду попередника, а незакінчені справи, передані правонаступнику, - до фонду останнього.

3.4.2.2. Під час визначення фондової належності документів особового походження береться до уваги зміст документів, звернення в листах, підписи, почерк тощо.

Особові фонди започатковуються для осіб:

- життя і діяльність яких отримали високе суспільне визнання або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства;

- типових представників своєї соціальної групи, якщо склад їх документів є досить повним, або пересічних громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію.

3.4.2.3. У разі виявлення в архівному фонді помилково віднесених до нього документів, що належать до інших фондів, документи приєднуються до тих фондів, до яких вони повинні належати.

З фондів особового походження документи державних юридичних осіб можуть бути вилучені і приєднані до фондів цих осіб лише за умови, що зазначені фонди зберігаються в цьому ж архіві і ніяк не пов'язані з діяльністю фізичної особи, до фонду якого їх віднесено. Не підлягають вилученню документи громадських об'єднань, партій тощо з фондів осіб - керівників і членів цих організацій.

3.4.3. Утворення об'єднаних архівних фондів і архівних колекцій

3.4.3.1. Об'єднані архівні фонди можуть створюватися з документів:

- однорідних за функціями і цільовим призначенням однойменних юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній території;

- керівного органу і підпорядкованих йому юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній території;

- органів державної влади, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм юридичних осіб;

- юридичних осіб, що пов'язані об'єктом діяльності;

- юридичних осіб, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались наступникам;

- двох або більше фізичних осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними.

Приклади:

1. Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова

2. Спілка письменників України та її Київська організація

3. Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки

4. Крушельницький М.П. та Петрова Є.О. (подружжя українських акторів)

5. Діячі українського театру та кіно

3.4.3.2. Не допускається створення об'єднаних архівних фондів офіційного походження з окремих фондів:

- органів законодавчої, виконавчої та судової влади, передбачених Конституцією України;

- цих органів та виборчих комісій по виборах до них;

- юридичних осіб, що належать різним власникам.

3.4.3.3. Утворення об'єднаних архівних фондів передбачає виконання таких робіт: перевіряння наявності документів, вибір одного номеру фонду, перешифрування описів, справ, складання відповідних облікових документів, розміщення документів в одному місці сховища та, у разі необхідності, пересистематизацію описів і справ.

3.4.3.4. Архівні колекції, що надходять до архіву від їх власників, залежно від ступеня цінності колекції та значення особи-утворювача організовуються або як окремий самостійний комплекс, або як структурна група архівного фонду їх утворювача. В обох випадках колекція може поповнюватися новими надходженнями документів. На архівні колекції поширюється дія принципу неподрібнення архівного фонду.

Склад архівних зібрань може змінюватися, розформування їх може здійснюватися як виняток лише за умови, що документи не увійшли до наукового обігу.

3.4.4. Назви архівних фондів

3.4.4.1. Назва архівного фонду офіційного походження складається з офіційної повної та скороченої (що записується в дужках) назви фондоутворювача з усіма перейменуваннями (у хронологічній послідовності), його підпорядкування, місцезнаходження та крайніх дат існування під кожною з назв.

Назва вищого в порядку підпорядкування органу зазначається в назвах фондів юридичних осіб, що знаходяться у власності держави і фінансуються з державного бюджету. В назвах фондів недержавних юридичних осіб можуть зазначатися їх власники або засновники.

3.4.4.2. Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи (метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів тощо, що записуються в дужках), визначення сфери діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури та крайніх дат життя особи. В окремих випадках у назві фонду можуть зазначатися родинні стосунки особи, її посада та звання.