Облік надходжень документів до архіву на постійне зберігання

6.4.1. Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструються у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання. Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається аркуш фонду, картка фонду, картки покажчика до аркуша фонду і започатковується справа фонду. У разі нефондової організації аудіовізуальні документи обліковуються в аркушах обліку.

6.4.2. Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання

6.4.2.1. До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання (додаток 25) записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення необлікованих документів, що укладаються окремо на документи кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межах поточного року кожне надходження отримує один порядковий номер, незалежно від складу і виду документів.

6.4.2.2. Під час реєстрації надходження у відповідних графах книги зазначаються такі відомості: дата запису; назва, номер і дата акта-підстави; назва фонду; крайні дати (роки) документів, їх кількість (обсяг) з розбивкою за видами облікових одиниць, короткий зміст і характеристика їх стану; найменування особи власника чи уповноваженої ним особи, яка передала документи на зберігання, та її адреса; прізвище працівника архіву, який здійснив приймання; номер фонду.

6.4.2.3. У графі "Короткий зміст та характеристика стану документів" подається анотація прийнятих документів: ступінь упорядкування (надійшли за описом чи в неопрацьованому стані), номер опису та його тому, склад документів за видами (управлінська документація, з особового складу, особового походження тощо). Документи особового походження анотуються детальніше (творчий доробок, листування, біографічні матеріали тощо) з переліком найцінніших документів. Для документів зі спеціальними носіями зазначаються відомості про склад супровідної документації.

У графі "Номер фонду" записується номер фонду, до якого документи фондовано.

6.4.2.4. Друковані видання, музейні предмети, аудіовізуальні документи, що надходять до архіву в складі архівних фондів, реєструються також у відповідних допоміжних облікових документах (спеціальних книгах надходжень за видами документів тощо). В архіві з великим відсотком надходжень таких документів для зазначення їх кількості доцільно уводити відповідні підпункти у графі 7 книги обліку надходжень. В архіві з малим відсотком таких надходжень кількість документів може зазначатися в графі "Примітки".

Фотодокументи з паперовою основою, в тому числі фотоальбоми, що надійшли у складі архівних фондів, реєструються у складі цих фондів як документи з паперовою основою.

6.4.2.5. У разі нефондової організації попередня реєстрація надходжень аудіовізуальних документів здійснюється у відділі формування НАФ і діловодства. Після прийняття ЕПК рішення щодо віднесення їх до НАФ і приймання на зберігання документи реєструються у підрозділі обліку в книгах обліку надходжень, що ведуться окремо для надходжень кожного виду документів (кіно-, відео-, фото-, фоно). Замість назви фонду записується назва юридичної або найменування фізичної особи, документи якої надійшли на зберігання; замість номера фонду зазначаються облікові номери документів.

6.4.2.6. Попередній облік документів особового походження здійснюється у відділі формування НАФ і діловодства в книзі реєстрації приймання документів особового походження, до якої відомості вносяться з розписки, що видається архівом власникові переданих документів. Після проведення експертизи цінності та первинної систематизації документів укладається акт приймання. Після розгляду цього акта ЕПК і прийняття відповідного рішення документи знімаються з попереднього обліку і реєструються у підрозділі обліку в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

6.4.2.7. Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підбивається підсумок кількості документів, що надійшли протягом року, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами документації.

6.4.2.8. Книга обліку надходжень прошнуровується, аркуші пронумеровуються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

6.4.3. Список фондів

6.4.3.1. У списку фондів (додаток 26) архівний фонд реєструється тільки один раз під час першого надходження його документів до архіву. Порядковий (за валовою нумерацією) номер запису в списку фондів є обліковим номером фонду і складовою частиною його архівного шифру та архівних шифрів належних до нього документів.

Об'єднаному архівному фонду, утвореному з кількох самостійних фондів (підфондів), надається один з їх номерів з додаванням індексу "о. а. ф.".

6.4.3.2. Архівні фонди "дорадянського періоду" реєструються в окремому списку фондів без додавання літерних індексів до номерів фондів; архівні фонди інших груп (див. п. 3.2.5) - в окремому списку фондів із додаванням через дефіс літерного Індексу "Р" до номерів фондів "радянського періоду" (Р-1, Р-2). Шифри архівних фондів колишніх партійних архівів мають в архіві літерний індекс "П", що також відокремлюється від облікового номеру фонду дефісом.

6.4.3.3. Між двома записами у списку фондів залишається вільний рядок.

6.4.3.4. Не допускається внесення до списку фондів тих фондів, документи яких ще не надходили до архіву і зберігаються в архівних підрозділах джерел комплектування, а також фондів, прийнятих на депоноване зберігання.

6.4.3.5. Переукладання, перенумерація й передрукування списку фондів допускається як виняток тільки з дозволу Держкомархіву України. Під час передруковування списку фондів до нього вносяться назви, підстави й причини вибуття усіх фондів, номери яких використовувати не можна.

6.4.3.6. У графі "Назва фонду" записується: для фонду офіційного походження - перенесена з титульного аркуша опису назва фондоутворювача на момент першого надходження його документів до архіву; для фонду особового походження - продубльована з рішення ЕПК назва фонду; для об'єднаного архівного фонду - узагальнена назва фонду (див. пп. 3.4.4.3, 3.4.4.4).

Усі попередні й наступні назви фондоутворювача - юридичної особи, а також усі назви/найменування утворювачів підфондів об'єднаного архівного фонду зазначаються в аркуші та картці фонду, а також у картковому покажчику до аркуша фонду.

6.4.3.7. У графі "Категорія фонду" записується категорія фонду, зазначена у рішенні ЕПК.

Якщо фонд виділено з архівної колекції чи іншого фонду або передано з іншого архіву, то в графі "Колишній номер фонду" робиться відповідний запис.

6.4.3.8. Щорічно на 1 січня у списку фондів укладається підсумковий запис щодо кількості фондів, що надійшли й вибули протягом року (з розбивкою за видами: фонди офіційного і фонди особового походження), та загальної кількості фондів архіву (з розбивкою за видами), з переліком переданих, вибулих, об'єднаних, вільних номерів.

6.4.3.9. Список фондів до його заповнення підшивається (прошнуровується), оправляється у цупку обкладинку, аркуші нумеруються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

6.4.4. Аркуш фонду

6.4.4.1. Аркуш фонду (додаток 27) укладається на кожний фонд під час першого надходження його документів. У ньому обліковуються усі документи фонду, включаючи неописані, секретні.

6.4.4.2. У графі "Дата першого надходження фонду" зазначається дата першого надходження документів фонду до архіву відповідно до запису у книзі обліку надходжень; у графі "Дата надсилання картки фонду до вищого архівного органу" - рік надсилання (наступний за роком створення фонду), у графі "Категорія фонду" - надана фонду категорія, у графі "Місцезнаходження фонду" - назва архіву, в якому постійно зберігається фонд.

6.4.4.3. У графі "Крайні дати кожної назви фонду" зазначається початкова та кінцева дати існування юридичної особи - фондоутворювача під кожною назвою незалежно від наявності у фонді документів за цей період. Для об'єднаного архівного фонду, створеного за об'єктом діяльності чи підпорядкованості, зазначаються дати існування відповідного об'єкту чи керівного органу під кожною назвою, а для об'єднаного архівного фонду, створеного з документів однотипових юридичних осіб або таких, що послідовно замінювали одна одну, - початкова дата існування фондоутворювача, створеного першим, та кінцева дата існування фондоутворювача, ліквідованого останнім. Якщо фондоутворювач продовжує функціонувати, кінцева дата не проставляється.

Для фондів особового походження та архівних колекцій, сформованих колекціонерами, зазначаються дати народження і смерті фондоутворювача; для архівних зібрань - рік створення зібрання.

Дати найраннішого і найпізнішого (за часом створення) документів колекції зазначаються у графі "Крайні дати документів".

6.4.4.4. У графі "Назва фонду" у хронологічній послідовності подаються усі назви юридичної особи - фондоутворювача з моменту його утворення (реєстрації) із зазначенням безпосереднього підпорядкування (у тому числі власника, засновника) й місцезнаходження незалежно від наявності документів за цей період. Кожне перейменування фондоутворювача, останнє з яких є назвою фонду, записується з нового рядка. Для об'єднаних архівних фондів спочатку записується узагальнена назва фонду і далі послідовно зазначаються усі назви/найменування утворювачів усіх його підфондів.

6.4.4.5. Якщо фонд створено з двох або більше самостійних фондів, виділено з архівної колекції або з іншого фонду архіву, то в графі "Колишній номер фонду" зазначаються номери всіх фондів, до яких документи цього фонду було фондовано раніше. Якщо фонд надійшов з іншого архіву, зазначаються назва і місцезнаходження цього архіву та номер, під яким фонд було передано.

6.4.4.6. В аркуші фонду фіксуються усі реальні надходження описаних і неописаних документів до архіву, а також збільшення кількості облікових одиниць фонду внаслідок проведення в архіві окремих видів робіт (укладання нових або перероблення раніше укладених описів, звіряння облікових документів, перевіряння наявності тощо). Підставою для записів є: акт приймання-передавання документів на постійне зберігання (додаток 16), акт про виявлення необлікованих документів (додаток 37), акт описування документів, перероблення, вдосконалення описів, акти про технічні помилки в облікових документах (додаток 36) та уточнення облікових даних.

6.4.4.7. Усі надходження неописаних документів обліковуються у розділі "Облік неописаних документів" аркуша фонду, починаючи з фіксування дати запису. У графі "Надходження" зазначаються назва, номер і дата акта-підстави та кількість переданих документів; у графі "Наявність (залишок)" - сумарна кількість неописаних документів у фонді в цілому. Усі кількісні показники записуються у відповідних облікових одиницях. Після укладання опису, розгляду на ЕПК і затвердження його керівником архіву документи на підставі відповідних актів знімаються з обліку в розділі "Облік неописаних документів" з внесенням відповідного запису у графі "Вибуття", і беруться на облік в розділі "Облік описаних документів" аркуша фонду.

6.4.4.8. Описи, до яких внесено велику кількість справ, поділяються на окремі томи. До одного тому у фондах офіційного походження вноситься один або декілька річних завершених розділів, у фондах особового походження - один або декілька завершених розділів відповідно до схеми систематизації.

Облікові номери описам (томам) надаються у порядку їх укладання за аркушем фонду.

6.4.4.9. Усі надходження описаних документів обліковуються у розділі "Облік описаних документів" аркуша фонду. Усі кількісні показники записуються у відповідних облікових одиницях.

У графі "Надходження" зазначаються номери опису і тому опису, за якими документи надійшли; подається анотація документів або назва опису; записуються крайні дати та кількість переданих документів. Якщо склад переданих документів суттєво не відрізняється від складу документів, переданих за цим описом чи його томом раніше, то замість анотації записується "Без змін".

У графі "Наявність (залишок)" зазначається сумарна кількість справ за томом опису, усім описом, щодо якого зроблено запис, а також щодо фонду в цілому.

6.4.4.10. Якщо на аркуші фонду не залишається місця для наступних записів, укладається аркуш-продовження, у верхньому лівому куті якого зазначається "Продовження, ф. N ____, арк. 2", На першому аркуші робиться посилання "див. продовження на арк. 2 (3, 4 тощо)".

6.4.4.11. Аркуш фонду перескладається лише у випадках його невиправного пошкодження, уточнення назви фонду, приєднання документів до об'єднаного архівного фонду з наданням останньому номера приєднаного фонду. "Старий" аркуш фонду підкладається до справи фонду. У верхньому правому куті "старого" й "нового" аркушів фонду робиться помітка "Аркуш перескладено" із зазначенням дати перескладання, посади й підпису особи, відповідальної за облік.

6.4.4.12. Аркуші фондів зберігаються в порядку номерів фондів у папках з клапанами. До кожної папки укладається аркуш-засвідчувач із зазначенням початкових і кінцевих номерів та загальної кількості фондів, аркуші фондів яких зберігаються в папці.

6.4.4.13. Для об'єднаних архівних фондів особового походження, створених в архіві за ознакою характеру діяльності фондоутворювачів, укладається аркуш підфонду на документи кожного фондоутворювача та загальний аркуш фонду на фонд в цілому. Записи до аркуша підфонду вносяться під час кожної зміни в складі та обсязі віднесених до нього документів, а в аркуші всього фонду у кінці кожного року фіксується сумарна кількість документів, що надійшли і вибули протягом року. Аркуші підфондів кожного об'єднаного архівного фонду розміщуються в алфавітному порядку прізвищ фондоутворювачів і зберігаються в окремій папці з клапанами.

6.4.4.14. Аркуші обліку аудіовізуальних документів укладаються на кожний вид документів (кіно-, відео-, фото-, фоно-). Під час обліку кожного надходження зазначається: назва, номер і дата акта-підстави, порядковий номер опису, щодо якого здійснено запис, кількість облікових одиниць, що надійшли, та їх крайні облікові номери; сумарна кількість облікових одиниць за кожним описом та за видом документів у цілому.

6.4.5. Архівний опис

6.4.5.1. За архівним описом (додаток 6) ведеться поодиничний і сумарний (в межах опису) облік внесених до нього облікових одиниць документів. Як правило, різні види документів групуються окремо і описуються у різних описах (управлінська документація, документи з особового складу, науково-технічна документація, кінодокументи, відеодокументи, слайди, позитиви, негативи певного розміру, фотоальбоми, фонодокументи магнітного і грамофонного запису, електронні документи за певною формальною ознакою). Винятком є описи документів особового походження, до яких вносяться документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації.

Порядкові номери, надані описам за аркушем фонду (у разі нефондової організації за аркушем обліку), є їх обліковими номерами і складовими їх архівних шифрів.

6.4.5.2. Порядкові номери, під якими облікові одиниці внесено до опису відповідно до схеми систематизації, є їх обліковими номерами, що разом з номером опису, номером фонду (для фондових систем) та назвою архіву складають їх архівні шифри.

Для позначення належності документів до організаційно-класифікаційних груп, виокремлених за певною об'єктною або формальною ознакою, до номерів одиниць зберігання, що використовуються поза описом, через дефіс додаються: номер комплексу (науково-технічних документів); літерний індекс елемента комплекту (кінодокументів), формату запису (відеодокументів), системи запису (фонодокументів), виду за способом утворення (слайди, позитиви); цифровий індекс розміру негативів, номер позитивів у фотоальбомах тощо.

6.4.5.3. У кінці кожного примірника опису або його тому робиться підсумковий запис, у якому зазначається загальна кількість внесених до цього опису чи тому облікових одиниць (числами і в круглих дужках - словами), їх крайні облікові номери, а також усі літерні та пропущені номери. У підсумковому запису до опису документів особового походження, що містить документи з спеціальними носіями, додатково зазначається кількість таких облікових одиниць. Підсумковий запис укладає і підписує укладач опису/тому із зазначенням своєї посади і дати завершення робіт.

6.4.5.4. Після кожного надходження документів до архівосховища зберігач фондів укладає новий підсумковий запис до опису/тому, за яким документи надійшли, із зазначенням кількості облікових одиниць, прийнятих за цим надходженням, та загальної кількості прийнятих на державне зберігання облікових одиниць з числа внесених до цього тому і до опису в цілому.

6.4.5.5. Після першого передавання до архівосховища внесених до опису або його тому документів усі примірники цього опису або тому оправляються (підшиваються), аркуші нумеруються і укладається засвідчувальний напис.

Для фондових систем організації документів повний комплект описів складається з 4 примірників, перший з яких є контрольним і зберігається у підрозділі обліку; другий передається до читального залу архіву; третій - до відповідного архівосховища; четвертий - фондоутворювачу і/або власнику, який передав ці документи на державне зберігання. Після переукладання перший примірник "старого" опису долучається до новоукладеного опису останньою справою, а другий та третій примірники в установленому порядку вилучають для знищення.

Для нефондових систем організації документів комплект описів складається з 2 примірників, що зберігаються у підрозділі обліку та відповідному архівосховищі. У разі переукладання обидва примірники "старого" опису зберігаються, на їх титульних аркушах робиться помітка: "Опис переукладено 00.00.00. Див. опис N".

6.4.6. Реєстр описів

6.4.6.1. Облік (реєстрація) архівних описів здійснюється в реєстрі описів (додаток 28) із зазначенням у відповідних графах порядкового номера реєстраційного запису та дати його внесення, номера і назви фонду номера і назви опису, кількості внесених до нього облікових одиниць та їх крайніх дат і/або крайніх облікових номерів, а також кількості аркушів в опису. Порядковий номер опису за реєстром описів є його інвентарним номером.

6.4.6.2. Якщо опис складається з декількох томів, то усі його томи мають один інвентарний номер. Реєстраційний запис першого тому здійснюється у порядку, викладеному в п. 6.4.6.1; під ним з нового рядка вноситься запис щодо кожного наступного тому із зазначенням дати внесення запису, номера тому і кількості аркушів в ньому, а також кількості внесених до нього облікових одиниць та їх крайніх дат і/або крайніх облікових номерів.

Після реєстраційного запису опису (і наявних його томів) фонду офіційного походження, за яким документи продовжують надходити до архіву, рекомендується залишати вільне місце, достатнє для внесення записів щодо наступних томів цього опису. Якщо для таких записів вільного місця немає, вони вносяться до реєстру з посиланням до основного запису "Продовж. до N. Див. арк. ____", а на місці основного запису робиться помітка "Див. продовж. на арк. ____".

6.4.6.3. У верхньому лівому куті обкладинки кожного примірника опису/тому після зазначення облікових номерів фонду, опису, тому проставляються через дріб інвентарний номер (у числівнику) та номер примірника (у знаменнику).

6.4.6.4. Реєстр описів до його заповнення підшивається (прошнуровується), оправляється у цупку обкладинку, аркуші нумеруються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

6.4.7. Справа фонду

6.4.7.1. На кожний новостворений фонд започатковується справа фонду. До справи фонду вносяться документи, що стосуються історії формування і зберігання фонду та використання його архівної інформації: історична (біографічна) довідка про фондоутворювача, листування з фондоутворювачем (власником); акти й інші документи, що фіксують передавання документів на державне зберігання, зміни у назві, складі й обсязі фонду (у тому числі віднесення документів до категорій унікальних, особливо цінних), встановлення режиму обмеженого доступу, а також результати перевірянь наявності та стану документів; робочі інструкції, інші методичні посібники з укладання схеми систематизації документів фонду, довідкового апарату до нього тощо; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до комп'ютерних баз даних, копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); відомості про користування документами фонду тощо.

6.4.7.2. Акти та інші документи, що фіксують зміну назви, категорії фонду; кількості, складу і стану його документів, а також режиму доступу до них, приєднуються до справи фонду тільки з позначкою про внесення відповідних змін до облікових документів.

6.4.7.3. Якщо інформація, необхідна для внесення до справи фонду, міститься в документах, внесених до справи фонду іншого фонду або до складу архівних документів цього чи іншого фонду, то до справи фонду приєднується довідка з переліком цих документів та зазначенням їх архівних шифрів або номерів аркушів відповідних справ фондів.

6.4.7.4. Справи фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду, приєднуються до справи новоствореного об'єднаного фонду.

6.4.7.5. Для об'єднаного архівного фонду особового походження, створеного за ознакою характеру діяльності фондоутворювачів, справа фонду складається із справ усіх його підфондів.

6.4.7.6. Аркуші справи фонду нумеруються зі складанням аркуша-засвідчувача, підшиваються (прошнуровуються), оправляються у цупку обкладинку. На документи справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів розміщуються у порядку номерів фондів.

6.4.7.7. У разі нефондової організації документів започатковуються справи організації і/або справи документів, до яких вноситься уся письмова документація, що стосується історії утворювача документів та історії їх надходження на зберігання, складу, змісту, технічного стану документів, перевірянь наявності, їх каталогізації, виготовлення копій тощо.

6.4.8. Картка фонду (додаток 34) складається на кожний фонд, що вперше надійшов до архіву, і заповнюється на підставі аркуша фонду за станом на 1 січня кожного року.

Картки фондів, укладені на фонди, що надійшли до архіву або були створені в архіві протягом звітного року, а також перескладені картки фондів в установленому порядку подаються разом з "Відомостями про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року".

6.4.9. Облік руху документів ведеться протягом року також у книзі та картотеці руху фондів, описів, справ, документів та інших допоміжних облікових документах. Щорічно інформація про рух документів в межах кожного фонду та зміни в його назві і складі подається у "Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року" (додаток 33) та у картці фонду. Інформація про кількість і склад документів архіву, довідкового апарату, копій страхового фонду до них, а також бібліотечного фонду архіву відображається в паспорті архіву (додаток 1). Заповнюються ці документи відповідно до інструкцій, розроблених Держкомархівом України.

6.4.10. Для встановлення наявності в архіві того чи іншого фонду (підфонду), за відсутності відповідних облікових баз даних, складається картковий покажчик до аркушів фондів із зазначенням номерів і назв фондів. Для фондів офіційного походження картки укладаються на кожну назву фондоутворювача і розміщуються у картотеці відповідно до класифікаційної схеми. Для фондів особового походження картки укладаються на кожне найменування (справжні і набрані прізвища, псевдоніми тощо) фондоутворювача і розміщуються за алфавітом найменувань.

6.5. Облік вибуття документів (вилучених документів)

6.5.1. В облікових документах фіксуються всі вибуття документів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окремих видів робіт (проведення експертизи цінності, об'єднання справ під час перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку втрачених, невиправно пошкоджених справ тощо).

6.5.2. Документи може бути знято з обліку на підставі актів:

- про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню (додаток 7);

- про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву (додаток 8);

- приймання-передавання документів до іншого архіву (додаток 24);

- описування документів, перероблення архівних описів;

- про технічні помилки в облікових документах (додаток 36);

- акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено (додаток 38);

- про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано (додаток 39);

- про невиправні пошкодження документів (додаток 15).

6.5.3. Під час фіксування вибуття як неописаних, так і описаних документів у відповідному розділі аркуша фонду (додаток 27) у графі "Вибуття" записується назва, номер і дата акта-підстави та кількість вибулих облікових одиниць. При знятті з обліку описаних справ зазначається їх кількість за кожним описом і кожним його томом окремо.

В графі "Наявність (залишок)" у відповідних розділах аркуша фонду проставляється загальна кількість неописаних або описаних облікових одиниць, що залишилися на зберіганні в цьому фонді. Під час зняття з обліку описаних документів у графі "Наявність (залишок)" проставляється новий (залишковий) обсяг облікових одиниць за відповідним описом, томом опису, фондом в цілому.

6.5.4. У разі зняття з обліку описаних документів в архівних описах (додаток 6) у графі "Примітки" відповідних описових статей проставляється штамп "Вибуло". До опису чи його тому складається новий підсумковий запис, у якому зазначається: назва, номер і дата акта-підстави, номери і загальна кількість вибулих облікових одиниць; загальна кількість і номери облікових одиниць (у т. ч., пропущені, літерні), що залишилися на зберіганні.

6.5.5. Для аудіовізуальних документів внесення записів про вибуття документів до аркушів обліку та до описів здійснюється в аналогічному порядку.

6.5.6. У разі вибуття усіх документів опису його обліковий та інвентарний номери іншим описам не надаються і залишаються вільними. В реєстрі описів (додаток 28) у графі "Вибуття" зазначається, куди і на якій підставі опис вибув.

6.5.7. Якщо вибуває весь фонд, то в списку фондів (додаток 26) у графі "Відмітка про вибуття" зазначається назва, номер і дата акта-підстави та причина вибуття. У разі створення об'єднаного архівного фонду або уточнення фондування додатково зазначається номер фонду, до якого даний фонд перефондовано; у разі передавання фонду до іншого архіву - назва цього архіву.

6.5.8. Номери втрачених і переданих до іншого архіву фондів; номери фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду (за винятком номера, присвоєного самому об'єднаному архівному фонду), а також номери фондів, документи яких повністю вилучено для знищення, не може бути присвоєно іншим архівним фондам.

6.5.9. Якщо весь фонд приєднується до іншого фонду цього архіву, його справа фонду й аркуш фонду долучаються до справи нового фонду, до якого документи приєднано. На карткових покажчиках до аркуша фонду проставляється номер фонду, до якого документи перефондовано; картка вибулого фонду вилучається.

Якщо весь фонд передається до іншого архіву на постійне зберігання, разом з ним передаються описи фонду, аркуш фонду, справа фонду.