Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Поняття первинного документа, класифікація документів та порядок їх складанняСодержание книги
Похожие статьи вашей тематики
Поиск на нашем сайте
Бухгалтерський облік, відображаючи усі господарські операції безперервно в міру їх здійснення, перетворюється на організовану систему накопичення, обробки, зберігання, передачі та використання облікової інформації. Обов'язковою передумовою при цьому є складання відповідного документа на кожну операцію, незалежно від її змісту й обсягу. Технологічний процес бухгалтерського обліку розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документація виступає як спосіб первинного спостереження за діяльністю підприємства і є важливою ланкою технології обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, також від цього залежать повнота і достовірність облікової інформації. Документ -буквально означає свідчення, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, на якому, за допомогою різних засобів і способів, зафіксовано інформацію в доцільній для сприйняття формі. Бухгалтерський документ — письмове засвідчення певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення та підставою введення показників в облікову систему. Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документуванням, а результат — документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, служить для первинного спостереження за господарськими операціями. У ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" наведено визначення господарської операції та первинного документу. Господарська операція — дія або подія, яка зумовлює зміни в структурі активів, зобов'язань і власного капіталу підприємства. Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих (включених до обліку) документів протягом встановленого терміну несе власник (керівник) підприємства. Головний бухгалтер має забезпечити відображення на рахунках і в регістрах бухгалтерського обліку інформації про всі господарські операції. Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження й дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Власник (керівник) підприємства розпорядчим документом затверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати первинні документи. Регістри бухгалтерського обліку — це носії певного формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку як складову форми бухгалтерського обліку підприємства можуть вибирати (розробляти) на підставі ст. 8 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" самостійно. Наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 № 356 затверджено для застосування на підприємствах регістри бухгалтерського обліку (7 журналів, 17 відомостей, Головна книга), а наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003 № 422 затверджено регістри бухгалтерського обліку для застосування на малих підприємствах (1 книга або 5 відомостей і оборотно-сальдова відомість). "Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднання та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету. Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, створює умови для централізованого виготовлення бланків документів масовими тиражами, що здешевлює їх вартість. Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення. В Україні первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність мають складатися українською мовою, яка відповідно до Закону "Про мови в Україні" є мовою роботи, діловодства і документації. Якщо до бухгалтерського обліку приймаються первинні документи з фінансово-господарської діяльності підприємства, які складені іноземною мовою (банківські, товарні, транспортні документи, інвойси, коносаменти тощо), то має бути додано аутентичний переклад такого документа українською мовою. Первинні документи мають бути складені у момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів можуть бути складені зведені документи, які також слід відносити до первинних документів (авансові, товарно-грошові, матеріальні та інші звіти). Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити: 1) назва підприємства, установи, від імені яких складений документ; 2) код форми; 3) назва документа (форми); 4)дата і місце складання; 5) зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному та 6) посади осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції та складання первинного документа; 7) прізвища осіб, які дали дозвіл на здійснення господарської операції, та безпосередніх виконавців операції, їхні особисті підписи. Кожною стороною (підприємством), що брала участь у здійсненні господарської операції, мають бути отримані (використані) для записів у регістрах бухгалтерського обліку первинні документи, інформація в яких ідентично засвідчує зміст, обсяг і вартість здійсненої господарської операції. Цивільним кодексом України передбачено при здійсненні правочинів (дій особи, спрямованих на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків) використання факсимильного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, який має містити зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. При цьому відповідно до Умов і правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, затверджених наказом Міністерства внутрішніх справ України від 11.01.1999 № 17, факсиміле має бути виготовлено за клопотанням, підписаним керівником підприємства. Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний номер, номер документа, підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо. Головною складовою документу є інформація. Інформація може бути не документальною — не закріпленою, та документальною — закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та передавання в просторі та часі. Матеріальний об'єкт, спеціально призначений для запису, зберігання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа без матеріального носія неможливе. Функція матеріальних об'єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену переважно у вигляді книжок, брошур, журналів, газет, буклетів, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Однак спеціальна форма об'єкту також не може бути єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета або фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту. Сукупність реквізитів, розміщених у визначеній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, що встановлює сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності. Бланк — стандартна друкована форма документу з реквізитами, що містять постійну інформацію. Найбільш розповсюдженими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, службових листів, накладних, контрактів, договорів. У випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності (суворого обліку). Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Державним комітетом статистики за погодженням з Міністерством фінансів України, або міністерствами, відомствами за погодженнями з Державним комітетом статистики і Міністерством фінансів України, з обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюють міністерства і відомства. Порядок використання та обліку бланків суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких проводиться на таких бланках, встановлюються окремими нормативними актами. Виготовлення бланків цінних паперів і документів суворої звітності здійснюється тільки на державних спеціалізованих підприємствах, які охороняються органами внутрішніх справ. Контроль за додержанням Правил та роз'яснення щодо їх застосування здійснює Міністерство фінансів України. У бухгалтерському обліку документ — це безперечний письмовий доказ господарського факту, що здійснювався. Зміст документів відображається у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками подібності й відмінності. Класифікація документів є також однією з передумов раціональної організації і ведення обліку. Документи класифікують: за місцем складання, за призначенням, за способом охоплення фактів; за обсягом відображення операцій, за змістом господарських операцій; за технікою складання і опрацювання (рис. 2.2). За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні. Внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують, зовнішні складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. При надходженні їх обов'язково реєструють: вони оформлені, як правило, на бланках уніфікованих форм. За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані. Рис. 2.2. Класифікація документів Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо. Виконавчими (виправдними) є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін. Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів працівниками бухгалтерії. Самостійного значення вони не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін. Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника і головного бухгалтера про видачу готівки та підтвердження її фактичної видачі касиром та підписом особи, що отримала грошові кошти. За способом охоплення фактів документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.). Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна карта, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від одноразових, накопичувальні документи використовують з метою обліку запису останньої операції і підведення підсумку всіх записів. За обсягом відображення операцій документи поділяють на первинні й зведені. Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти приймання робіт та ін.). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та взаємної ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.). За змістом господарських операцій документи поділяють на матеріальні, грошові, розрахункові. Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна карта та ін.). Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки тощо. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.). Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємства зобов'язані за свій рахунок зробити копії таких документів на машинному носії. Підприємства, що складають облікові регістри на машинозчитуваних носіях, забезпечують технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді. Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийманням і видаванням грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, повинні одержувати від підприємств, установ, що виконують ці операції, копії первинних документів про таку операцію, в яких ідентифіковано з оригіналом наводяться дані про господарську операцію. Первинні документи складають на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених в установленому порядку. В умовах подальшої комп'ютеризації обліку і лібералізації прав підприємств в сфері облікової політики передбачається здійснення документування господарських операцій з використанням самостійно виготовлених бланків, якщо такі бланки не мають статусу бланків суворого обліку (наприклад, при здійсненні господарської операції безпосередньо на комп'ютері можуть бути надруковані прибутковий касовий ордер, накладна, акт введення в експлуатацію об'єкта основних засобів тощо). Однак самостійно виготовлені бланки повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм. Бланки форм первинних документів, на яких оформлюють окремі операції (надання послуг за готівку, видавання окремих товарно-матеріальних цінностей тощо), можна відносити до бланків суворої звітності. Вони підлягають обов'язковій централізованій нумерації одним із її способів. Важливим у документуванні є питання про способи і засоби заповнення первинних документів. Обов'язкова вимога при вирішенні цього питання полягає в тому, щоб було забезпечене збереження цих записів у документах протягом установленого періоду їх зберігання і запобігання внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Слід також виключити випадки заповнення документів чорнилом або іншими засобами червоним кольором, оскільки в бухгалтерському обліку традиційно цей колір використано для виправлення помилок (спосіб сторно). Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, для запобігання несанкціонованому втручанню в оформлення первинних документів та їх повторного використання вільні рядки в первинних документах і звітності обов'язково мають бути прокреслені, а документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, і документи з нарахування заробітної плати та інших подібних виплат підлягають погашенню штампом або надписом вручну "Одержано" чи "Сплачено" із зазначенням дати. Крім того, всі первинні документи, що пройшли обробку (тобто внесені записом до відповідного регістру бухгалтерського обліку), позначають датою запису до облікового регістру або перенесення до машинної системи. Первинні документи до внесення їх в регістри обліку обов'язково мають бути перевірені працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряють наявність у документі обов'язкових реквізитів і зміст господарської операції, логічну ув'язку та здійснюють математичну перевірку відповідних показників. Первинні документи на операції, які суперечать законодавству, нормативним актам і встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам, при надходженні до бухгалтерської служби підприємства мають бути передані головному бухгалтеру підприємства для ухвалення рішення про прийняття (неприйняття) їх до обліку. На підприємстві слід передбачити чітке розмежування відповідальності за оформлення, подання і обробку первинних документів серед посадових осіб і працівників підприємства Жодна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, не повинна уникнути документування. Однак документуванням господарських операцій займаються не тільки і не стільки працівники бухгалтерської служби підприємства, а насамперед ті, хто здійснюють господарські операції і дають доручення або дозвіл на їх проведення. Це — посадові особи виробничих, технологічних, інженерно-технічних та організаційно-розпорядчих служб і підрозділів підприємства. Тому законодавством визнано за необхідне зобов'язати керівника підприємства, організації забезпечити документування всіх господарських операцій, пов'язаних з одержанням і розподілом доходів, різними витратами, змінами в складі і стані майна, зобов'язань, капіталу тощо. Для виконання цього керівник підприємства з метою упорядкування документального фіксування фактів господарської діяльності затверджує перелік посадових осіб, яких він наділяє правом давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видавання особливо споживаних, дефіцитних, дорогих товарів і цінностей, бланків суворого обліку, має бути обмежена. Для уточнення переліку посадових осіб, які здійснюють господарські операції, а отже, та їх документування, із метою упорядкування переліку здійснюваних господарських операцій і строків їх оформлення первинними документами в різних службах або одержання від інших підприємств та передавання їх на обробку до бухгалтерської служби, керівник підприємства затверджує графік документообігу.
|
||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-09-20; просмотров: 546; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.144.98.61 (0.013 с.) |