Організація документування операцій з дебіторською заборгованістю

 

Підставою для відображення дебіторської та кредиторської заборгованості в бухгалтерському обліку є господарські договори та первинні документи, що засвідчують факт здійснення господарської операції.

Організуючою ланкою організації документування операцій з дебіторською заборгованістю є графік (табель-графік) документообігу.

Основні документи з виникнення та погашення дебіторської забо­ргованості наведені в табл. 7.2, а структура організації синтетичного та аналітичного обліку за розрахунками з покупцями і замовниками — на рис. 7. 3.

Таблиця 7.2.

Документування операцій за дебіторською заборгованістю

№ з.п.	Вид дебіторської заборгованості	Документи
	За майно, що пере­дано у фінансову оренду	Договір оренди, акту приймання-передачі основних засобів (нарахування заборгованості з фінансової оренди), довідка бухгалтерії (переведення заборгованості до складу поточної)
	Векселі одержані	Вексель, акт приймання-передачі векселя, прибутковий ка­совий ордер, виписка банку
	Розрахунки з вітчи­зняними покупця­ми	Накладна, рахунок-фактура, рахунок, акт прийнятих робіт, послуг, податкові накладні, товарно-транспортні накладні (ТМ-1), товарні накладні, виписки банку
	Розрахунки з іно­земними покупця­ми	Комерційні документи (рахунки-фактури — іпуоісє), транс­портні накладні (ОМК — залізнична накладна, авіа наклад­на, коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи), платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на розрахунки митних установ.
	Резерв сумнівних боргів	Бухгалтерська довідка-розрахунок
	Розрахунки за ви­даними авансами	Платіжне доручення, виписка банку
	Розрахунки з під­звітними особами	Авансовий звіт з доданими виправдовуючи ми документами, прибуткові касові ордери, видаткові касові ордери
	Розрахунки за на­рахованими дохо­дами	Бухгалтерська довідка-розрахунок
	Розрахунки за пре­тензіями	Претензія, акт приймання вантажу, рішення судових органів, (арбітражу), письмова згода постачальника на пред'явлену претензію, виписка банку
	Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків	Протокол засідання інвентаризаційної комісії, наказ керів­ника, документи, що підтверджують внески по відшкоду­ванню матеріальної шкоди (накладна, прибутковий касовий ордер тощо)
	Розрахунки за по­зиками членам кре­дитних спілок	Договір між членами кредитних спілок, видатковий касовий ордер, платіжні доручення, авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинні докумен­ти про отримання майна (копії накладної, квитанції до при­буткових ордерів тощо)
	Розрахунки з ін­шими дебіторами	Прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, на­кладна, рахунок, виписка банку тощо

 

 

Рис. 7.3. Загальна схема організації бухгалтерського обліку розрахунків з покупцями та замовниками

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ве­деться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред'явленим до сплати рахунком. Регістром аналітичного обліку розрахунків з де­біторами є реєстр дебіторів. В ньому відображаються назви дебіторів, дата і документ, що засвідчує виникнення заборгованості, сума, дата і документ, що засвідчують погашення дебіторської забор­гованості.

Аналітичний облік дебіторської заборгованості організовується у розрізі, наведеному в табл. 7.3.

Таблиця 7.3.

Аналітичний облік дебіторської заборгованості

 

Шифр та назва рахунку	Аналітичний облік
16"Довгострокова дебі­торська заборгованість"	Аналітичний облік довгострокової дебіторської заборго­ваності ведеться за кожним дебітором, за видами заборго­ваності, термінами її виникнення й погашення
34 "Короткострокові век­селі одержані"	Аналітичний облік за вексельними операціями ведеться за кожним одержаним векселем у такому розрізі: векселі, строк сплати по яких ще не настав; векселі враховані бан­ком; векселі, не оплачені у встановлений термін
36 "Розрахунки з покуп­цями і замовниками"	Побудова аналітичного обліку повинна забезпечити отри­мання даних про заборгованість, строк сплати по якій ще не настав, а також заборгованість не сплачену в строк. Аналітичний облік розрахунків з покупцями і замовника­ми ведеться за кожним покупцем та замовником, за кож­ним пред'явленим до сплати рахунком
37 "Розрахунки з різним дебіторами"	Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за ви­дами заборгованості, термінами її виникнення й погашен­ня. Аналітичний облік при розрахунках з підзвітними особа­ми ведеться за кожною підзвітною особою, за позиками членам кредитних спілок — за кожним членом спілки, за розрахунками з працівниками — за кожним працівником
38 "Резерв сумнівних бор­гів"	Аналітичний облік ведеться в розрізі боржників або за строками непогашення дебіторської заборгованості зале­жно від того, за яким методом здійснюється нарахування резерву сумнівних боргів

 

Обліковим регістром за рахунками 16, 37, 38 є журнал 3. Аналіти­чний облік операцій за рахунком 37 ведеться у відомості 3.2 до жур­налу 3.

Для узагальнення інформації про стан дебіторської заборгованості, списаної з балансу внаслідок неплатоспроможності боржників, та про суми невідшкодованих недостач і втрат від псування оборотних і не­оборотних активів призначений субрахунок 071 "Списана дебіторська заборгованість" позабалансового рахунка 07 "Списані активи". Зара­хування сум на цей субрахунок здійснюється одночасно зі списанням суми сумнівної дебіторської заборгованості. Сума списаної дебітор­ської заборгованості обліковується на субрахунку протягом не менше трьох років з дати списання для спостереження за можливістю її стя­гнення у випадках зміни майнового стану боржника. Остаточно спи­сується дебіторська заборгованість з цього субрахунка після надхо­дження суми в порядку відшкодування з одночасними записами за дебетом рахунків грошових коштів чи інших рахунків обліку активів і кредитом субрахунка 716 "Відшкодування раніше списаних актині" або у зв'язку із закінченням строку обліку такої заборгованості.

Аналітичний облік на позабалансовому рахунку 071 "Списана дебіторська

заборгованість" ведеться за кожним боржником.Обліковими регістрами за рахунком 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками", є журнал 3 (І розділ) та відомість 3.1, в якій дані пред­ставлені в аналітичному розрізі.

Заборгованість, що відображається на субрахунках 163, 377 "Розрахунки з іншими дебіторами", включає різні за своїм економічним і змістом розрахунки з юридичними та фізичними особами. Економічний зміст розрахункових операцій розрахунків з іншими дебіторами наведено в табл. 7.4.

Таблиця 7.4.

Економічний зміст розрахункових операцій за субрахунками

розрахунків з іншими дебіторами

Категорії дебіторів та кредиторів	Економічний зміст розрахунків
Підприємства та ор­ганізації	За операціями некомерційного характеру (за роботи та послуги, виконані установами зв'язку, навчальними закладами, науково- дослідними організаціями тощо), згідно з виконавчими докуме­нтами судових органів
Персонал підприємства	Згідно з виконавчими документами судових органів, по наданих безпроцентних позиках
Квартиронаймачі	3 оплати житлово-комунальних послуг