Організація робочого місця касира

 

Належне забезпечення робочого місця касира сприяє якісному і своєчасному виконанню ним своїх функціональних обов'язків. Од­ним з важливих моментів в організації праці касира є розробка карти організації його робочого місця (оргтехкарти).

У оргтехкарті робочого місця мають міститись наступні документи:

—деталізовані функціональні обов'язки касира;

—режими праці і відпочинку;

—табель-графік документообігу по касі;

—послідовність і способи виконання облікових операцій;

—нормативи часу на виконання виконавцем окремих видів робіт і розрахунок норм обслуговування;

— оплата праці та організація матеріального і морального стиму­лювання.

Всі ці документи бажано розмістити на стенді у приміщенні каси у місці зручному для їх прочитання. Документи мають бути затверджені в установленому на підприємстві порядку кожен окремо, або всі у цілому.

З нормативної бази у касі повинно бути Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене по­становою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637.

 

Таблиця 1.1.

Табель-графік документообігу по касі

 

№ з.п.

Назва документа

Шифр доку-мента

Створення документа

Обробка документа

Зберігання документа

Строк збері-гання

Операція, що реєст­рується та мета до­кумента

Відпові­дальна особа, що виписує документ

Підтвер-джуваль-ні підпи­си

Кількість ек­земплярів, та куди переда­ється кожен екземпляр

Строки передачі в обробку

Виконавець, який відпо­відає за обробку

Відобра­ження в регістрах обліку

Пото­чне місце збері­гання

Відпові­дальний за збері­гання

Прибутковий касовий ор­дер

КО-1

Надхо­дження готівки у касу

Бухгалтер з обліку касових операцій

Головний бухгал­тер

У день виконання

Касир

КО-3, КО-4, відомість 1.1 до жу­рналу 1

Бух­галте­рія

Бухгал­тер з об­ліку ка­сових операцій

3 роки

Видатковий касовий ор­дер

КО-2

Видача го­тівки з ка­си

Бухгалтер з обліку касових операцій

Керів­ник, Головний бухгал­тер

У день виконання

Касир

КО-3, КО-4, розділ 1 журналу І

Бух­галте­рія

Бухгал­тер з об­ліку ка­сових операцій

3 роки

Журнал ре­єстрації до­віреностей прибуткових та видатко­вих касових ордерів

КО-3

Виписані прибутко­ві та вида­ткові ка­сові орде­ри, дові­реності

Бухгалтер з обліку касових операцій

Про кі­лькість сторінок у журна­лі — ке­рівник, та головний бухгал­тер

Бухгалтер з обліку касо­вих операцій

Бух­галте­рія

Бухгал­тер з об­ліку ка­сових операцій

3 роки

Касова книга

КО-4

Виконані прибуткові та видат­кові касові ордери,

1 Касир

1 Касир, а про при­йняття відрив­ного ли­ста з ка­совими ордера­ми — бухгал­тер з об­ліку ка­сових операцій

У день виконання

Касир

Журнал 1, відомість 1.1 — звір­ка

Каса

Касир

роки

Книга обліку виданих та прийнятих касових ор­дерів*

КО-5

Для обліку грошей виданих довіреній особі, яка виплачує заробітну плату

Касир

Касир, Довірена особа

Записи у книзі на видачу та повернення грошей

Касир

Каса

Касир

роки

Платіжна ві­домість

П-49, П-53

Виплата зарплати та інші ви­плати

Бухгалтер по зар­платі

Керів­ник, голо­вний бухгалтер

1 — касиру

Після ви- конання, а по зарпла­ ті не піз­ ніше 3-го дня видачі зарплати

Касир

КО-4

Бух­галте­рія

Бухгал­тер з об­ліку ка­сових операцій

роки і

Заява на пе­реказ готів­ки

Поста­нова НБУ від 14 серпня 2003 року № 337

Здача го­тівки у банк

Бухгалтер з обліку касових операцій (касир)

Бухгал­тер з об­ліку ка­сових операцій (касир)

У день ви­конання

Касир

КО-2

Квиганція банку на прийняття грошей

Підтвер­дження здачі го­тівки у банк

Банк

Банк

І

У день ви­конання

Касир

КО-4, роз­діл І жур­налу 1

Бух­галте­рія

Бухгал­тер з об­ліку ка­сових операцій

3 роки

Чекова книжка

Отриман­ня готівки у банку

Бухгалтер з обліку касових операцій

Керів­ник, го­ловний бухгал­тер

У день ви­конання

Касир

КО-4, ві­домість 1.1 журналу 1

Бух­галте­рія

Бухгал­тер з об­ліку ка­сових операцій

3 роки

 

 

Порядок встановлення ліміту залишку готівки у касі

Відповідно до Положення про ведення касових операцій у націо­нальній валюті в Україні підприємства самостійно встановлюють ліміт залишку готівки у касі. Ліміт залишку готівки в касі — граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня. При встановленні (перегляді) ліміту каси враховується режим і специфіка роботи підприємства, віддаленість його від банків, обсяги касових оборотів, встановлені строки здавання готівки, тривалість операційного часу банку, наявність домовленос­тей підприємства з банком на інкасацію тощо.

Для встановлення ліміту залишку готівки в касі робиться розраху­нок за встановленою формою. Перед складанням розрахунку підпри­ємство аналізує касові обороти за останні 12 місяців, з яких обирає три місяці поспіль, в яких обсяг касових операцій був найбільшим. Розмір ліміту встановлюється у сумі, що потрібна для забезпе­чення роботи підприємства на початку робочого дня, але не бі­льше розміру середньоденного надходження чи середньоденної видачі (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів) готівки за обрані три місяці. Для підприємств, що розта­шовані в населених пунктах, де немає банків чи операторів поштово­го зв'язку, максимальна величина ліміту готівки у касі — п'ятикратний розмір середньоденних надходжень готівки (за три будь які місяці поспіль з останніх дванадцяти). Розрахована сума ліміту за­тверджується наказом чи розпорядженням по підприємству.

У разі не встановлення ліміту з будь-якої причини, ліміт залишку в касі вважається рівним нулю.

Усю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі під­приємства зобов'язані здавати у порядку і строки, встановлені дого­вором на розрахунково-касове обслуговування, для зарахування на їх рахунки.

Якщо підприємство має філії, а в філіях окремі каси, то ліміт за­лишку готівки в касі для філій встановлюється внутрішнім норматив­ним документом підприємства. При цьому робиться окремий розра­хунок ліміту залишку готівки у касі за кожною філією.

Слід зазначити, що Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні передбачений чіткий порядок перевір­ки дотримання підприємством ліміту каси контролюючими органами. Доречно положення цього порядку враховувати і при внутрішньому контролі дотримання ліміту каси.

Під час перевірки дотримання підприємством ліміту каси визнача­ється наявність самостійно встановленого ліміту каси та відповідність його розрахунку вимогам цього Положення, уточнюються за наказа­ми, розпорядженнями чи іншими розпорядчими документами суми самостійно доведених підприємством (юридичною особою) лімітів кас своїм відокремленим підрозділам.

Під час перевірок з'ясовується те, як підприємство дотримується встановленого ліміту каси, строків і порядку здавання готівкової ви­ручки. Крім того, має враховуватися те, що кошти, які одержані з ка­си банку або спрямовані з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, можуть відповідно до Положення протягом трьох—п'яти ро­бочих днів зберігатися в касі понад установлений ліміт каси.

Для визначення понадлімітних залишків готівки в касі порівню­ються записи про фактичні її залишки в касі за касовою книгою з установленим лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійс­нювалися в цей день касові обороти (надходження і витрати готівки) чи ні. Зразок розрахунку понадлімітних залишків готівки в касі наве­дено в табл. 1.2.

Таблиця 1.2.

Зразок розрахунку понадлімітних залишків готівки в касі

Дата	ЗЗали­шок готів­ки на поча­ток дня	ННадхо­дження готівки до каси	ВВидача готівки з каси	Залишок готівки на кінець дня	Утому числі за платіжними відомостями в дні виплат, пов'язаних з оплатою праці	Ліміт каси	Понадлімітні залишки за кожний день
04.10.2008					—
05.10.2008					—
06.10.2008		—	—		—
07.10.2008		—	—		—
08.10.2008					—		—
09.10.2008
10.10.2008
11.10.2008					—
Усього	X	X	X	X	X	X

 

Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то з'ясовується, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

За результатами внутрішнього контролю мають бути вжиті відпо­відні заходи.